Aplicación 5w2h: verifique los beneficios de esta herramienta y cómo aplicarla en la práctica

Sin dudas, el método genera beneficios significativos a lo largo del tiempo, ya que garantiza una mayor eficiencia y reduce las tasas de retrabajo dentro de las empresas. ¡Descubre aquí qué es y cómo aplicarlo!

Tempo de leitura: 8 minutos
Aplicación 5w2h: verifique los beneficios de esta herramienta y cómo aplicarla en la práctica

Desarrollada en la industria automotriz japonesa, la aplicación 5W2H, una importante herramienta de productividad, se ha utilizado ampliamente en empresas de diversos segmentos.

La idea es simple: agilizar los procesos de trabajo y facilitar la implementación de mejoras.

Y para ayudarte, ahora presentaremos los conceptos del método 5W2H, describiendo sus usos y ventajas. Además, mostraremos cómo se puede aplicar la herramienta y 6 pasos, generando grandes ganancias y aumentando su competitividad.

¿Qué es la aplicación 5w2h?

El 5W2H consiste en una lista de preguntas que necesitan ser respondidas para dirigir el razonamiento de los gerentes, facilitando el desarrollo de soluciones y la toma de decisiones.

Ayuda a organizar ideas, permitiendo que cada etapa de un proyecto sea pensada de manera clara y objetiva.

Este nombre se basa en las 7 pautas principales de la herramienta, que son:

  • 5W
    • What? (¿qué hacer?)
    • Why? (¿por qué hacer?)
    • Where? (¿dónde se hará?)
    • Who? (¿por quién se hará?)
    • When? (¿cuándo se harán?)
  • 2H
    • How? (¿cómo hacer?)
    • How Much? (¿cuánto va a costar?)

Al definir cada uno de estos puntos, puedes tener un plan de acción completo y bien dirigido. A continuación, vea los detalles de lo que representa cada uno de estos elementos en la práctica.

What (¿Qué?)

Cuando decidimos hacer algo, es porque hay una dificultad para resolver o un desafío para superar. Este campo sirve precisamente para describir el problema o la razón de la existencia de un proyecto.

Para facilitar la comprensión de todos, la respuesta siempre debe ser breve y precisa.

Why (¿Por qué?)

Este campo debe completarse con las posibles causas del problema a resolver o las ventajas que la empresa puede tener al invertir en un determinado proyecto.

De todos modos, es una provocación alentar la reflexión de los involucrados y alentarlos a hacer sugerencias.

Where (¿Dónde?)

Debe basar la respuesta en esta W en otras preguntas, como:

  • ¿Se está desarrollando el plan de acción dirigido a todas las áreas de la empresa o debería llevarse a cabo solo en sectores específicos?
  • Si la empresa tiene sucursales, ¿cuáles son parte del proyecto?

Finalmente, defina exactamente los departamentos en los que impactará el proyecto.

When (¿Cuándo?)

Cualquier proyecto debe tener una fecha límite para comenzar y finalizar. El propósito de este campo es limitar el tiempo disponible para la ejecución de todas las tareas. ¡Sea lo más específico posible!

Who (¿Quién?)

En este paso, enumeraremos a todos los participantes del proyecto, aquellos que serán responsables de llevar a cabo las tareas, monitorear los resultados y proponer cambios, si es necesario.

Por lo tanto, pueden ser líderes, gerentes o directores de las áreas participantes, por ejemplo.

How (¿Cómo?)

En este campo, uno debe enumerar los métodos que se utilizarán para poner en práctica el proyecto, además de los indicadores de desempeño elegidos para monitorear su progreso.

Es esencial explicar claramente cómo deben actuar los responsables para entregar los resultados y cómo serán evaluados.

How Much (¿Cuánto?)

El último paso de la aplicación 5W2H es estimar los costos que las soluciones propuestas tendrán para la empresa. Esto ayudará a evaluar la viabilidad de cada idea presentada.

Con las preguntas respondidas, habrá suficiente información para elaborar una tabla en la que se organizarán todas las sugerencias, facilitando la visualización.

El siguiente paso será distribuir las tareas de acuerdo con las responsabilidades de las áreas involucradas.

¿Cuáles son las ventajas de la aplicación 5W2H?

Al completar este checklist de actividades, será más fácil tener una comprensión amplia del problema a resolver. En consecuencia, todos los involucrados tendrán más claridad sobre la participación de cada persona para resolverlo.

Las pautas de 5w2h pueden responder cualquier pregunta que surja durante la ejecución de las tareas.

Al aplicar correctamente esta metodología, la optimización de procesos internos será mucho más efectiva y consistente. Sin duda, su empresa ahorrará tiempo y aumentará la productividad, ya que el equipo estará en mejores condiciones para trabajar en sinergia.

4 acciones que puedes hacer con la aplicación 5W2H

5w2h es una herramienta tan simple que podemos aplicarla a cualquier tipo de empresa o incluso en la vida personal.

A continuación, enumeramos algunas situaciones comunes en las que el método puede ser útil para aprovechar los índices de calidad en la industria y otras áreas.

1. Gerencia de proyectos

Como las diversas etapas de un proyecto ocurren simultáneamente, su éxito depende mucho de la alineación entre todos los participantes. 5w2h es una herramienta interesante para estas situaciones, ya que informa los detalles del proyecto directamente.

De esta manera, se hace más fácil identificar divergencias y corregir direcciones cuando algo va diferente de lo planeado.

Como el método es muy versátil, se puede aplicar el mismo concepto a cualquier proyecto sin importar el tamaño.

En el sector industrial, que involucra situaciones más complejas, se indica el uso de otras herramientas de gestión para mejorar los procesos y complementar la aplicación 5W2H.

2. Optimización de equipamientos

Para que una industria siga siendo competitiva, su equipo debe estar en línea con las últimas tendencias del mercado.

Sin esto, su productividad estará fuera de sintonía y tendrá un gran impacto en los resultados a largo plazo.

Es por eso que 5W2H puede ayudar a eliminar las fallas en la producción más rápidamente, detallando los puntos de la línea de producción que necesitan más atención.

3. Reducción de costos operativos

Todos los gerentes del sector industrial saben que, para estar siempre un paso por delante de la competencia, se debe perfeccionar la padronización de los procesos de trabajo y buscar constantemente la reducción de costos.

El 5w2h se puede utilizar, por ejemplo, para localizar y reformular procedimientos que generan desperdicio de materia prima.

El ahorro de recursos ocurre de varias maneras. Pequeños cambios en el diseño de la línea de producción o inversiones en sistemas de prevención de pérdidas pueden generar ganancias significativas.

4. Mayor eficiencia energética

El concepto de eficiencia energética ha ganado fuerza en las últimas décadas y debería estar entre las prioridades más altas de la industria. Las demandas de la sociedad de un comportamiento sostenible por parte de las empresas están creciendo.

Por lo tanto, es importante encontrar formas de optimizar y utilizar cantidades cada vez menores de energía.

El 5W2H se puede aplicar para comprender cómo los diferentes departamentos de la empresa pueden trabajar de forma integrada para reducir el consumo de energía.

Además, es posible elaborar planes de acción y evaluar la viabilidad de invertir en fuentes sostenibles de energía a mediano y largo plazo.

6 pasos para desarrollar un plan de acción con la aplicación 5W2H

El método 5w2h es funcional e intuitivo. Al comprender la importancia de cada una de las siete preguntas del modelo, es más fácil desarrollar un plan de acción para lograr cualquier objetivo.

Por ejemplo, se puede adoptar con el propósito de mejorar la gestión de inventario en la industria. En este caso, es posible elaborar todo el proceso de mejora a través del plan de acción.

Pero, a pesar de la viabilidad del método, los resultados pueden mejorarse siguiendo algunos pasos adicionales. A continuación, presentamos los 6 pasos principales para la elaboración del plan de acción utilizando el método 5W2H. ¡Verifique!

1. Establezca objetivos antes de la aplicación 5W2H

Todo proceso de cambio debe ser estratégico en una empresa, 5W2H debe tener un propósito que cumplir.

Para eso, no es suficiente tener objetivos no especificados. Es esencial ser claro acerca de los objetivos a alcanzar. Luego comience centrándose en este aspecto: ¿a qué quiere llegar? ¿Qué objetivos necesitas alcanzar?

2. Haga un diagnóstico de la situación

Ahora, es hora de comprender un poco más la situación, lo que se puedes hacer a través de un diagnóstico más preciso.

Volviendo al ejemplo de la reducción de gastos, la evaluación del escenario debe aclarar la condición de la empresa o sector actual. ¿Cuáles son todos los costos involucrados? ¿Cómo impactan los resultados financieros de la compañía?

Si el objetivo es diferente, como mejorar la productividad operativa, se deben analizar otros datos, incluidos todos los indicadores posibles relacionados con la capacidad productiva de la empresa y los trabajadores.

Lo importante es tener en cuenta que la situación a enfrentarse debe entenderse completamente. Solo entonces, es posible comenzar a desarrollar medidas efectivas para corregir problemas o aprovechar las oportunidades.

3. Utilice aplicaciones o sistemas de control

Los datos recopilados en el análisis deben analizarse antes, durante y después de la ejecución del plan de acción.

Idealmente, toda esta información debería reunirse en un entorno de fácil acceso y actualización. Entre las posibles herramientas a adoptar se encuentran las planillas y los sistemas de gestión.

Hoy, usando aplicaciones, es posible hacer este monitoreo. La clave es adoptar una solución que haga que el proceso sea más eficiente. Cuanto más automatizada sea la captura y evaluación de datos, mejor.

4. Estructura el plan de acción

El plan de acción es una lista de medidas que deben tomarse para lograr un objetivo determinado. Con este concepto en mente, es fácil ver que necesitarás seguir un checklist para alcanzar tu objetivo.

La cuestión crucial, en este punto, es saber cómo rastrear exactamente todas las acciones necesarias para llevar a cabo la planificación.

Es común que surjan dudas o incluso que se dejen de lado aspectos importantes. Pero eso no debería sucederle a aquellos que han dominado el método 5W2H.

Tenga en cuenta que se desarrolló, precisamente, para dar como resultado un plan de acción eficaz y eficiente. Responder a cada una de las preguntas del método es, en resumen, organizar su plan de acción.

5. Monitorea resultados

Con el plan descrito, es hora de ponerlo en práctica y realizar un seguimiento del rendimiento. Para esto, es esencial definir bien las métricas y los métodos de análisis.

La comparación de resultados, por ejemplo, debe hacerse desde la misma base de referencia y regresar al mismo período evaluado. Esto hace que sea más fácil medir los resultados constantemente.

6. Promueva la mejora continua

A partir de los resultados obtenidos, verás si el plan está alcanzando tus objetivos o no. La ventaja del método 5w2h es que es flexible y permite una visualización eficiente de la información.

Desde el mismo punto de vista, es posible identificar más fácilmente qué aspectos deben modificarse para mejorar el rendimiento.

Podemos decir que 5w2h facilita la adopción del ciclo de mejora continua en la industria, porque logra delinear todas las medidas necesarias para que sea posible mejorar constantemente los procesos, reduciendo así la ocurrencia de inconvenientes.

Ejemplo de cómo hacer la aplicación 5W2H

¿Necesitas un ejemplo de cómo sería la tabla de información de la aplicación 5W2h? Luego, vea a continuación cómo cada elemento se ajusta a las necesidades del proyecto:

What?Lo que se haráEn principio, se deben describir los objetivos a alcanzar con el plan de acción. Es importante ser objetivo en esta etapa, pero vale la pena señalar cuál es la situación actual y cuál debería ser el escenario al final de la ejecución del plan de acción.
Why?Por qué se hará estoTan importante como saber a dónde va a ir es comprender la relevancia de los cambios propuestos. Sea más específico en este paso y use indicadores y proyecciones.
Where?Dónde se hará¿Las acciones planificadas se aplican a un área específica del negocio o una unidad? Por lo tanto, esto debe quedar muy claro en el plan. En otras palabras, lo que se pretende definir es el alcance del plan de acción.
When?Cuándo se hará estoDel mismo modo que el plan trae objetivos a alcanzar, también debe establecer la fecha límite para hacerlo. Al pensar en los plazos, es importante no centrarse solo en el resultado final, sino en todas las etapas.
Who?Quién hará estoLa atribución de responsabilidades es indispensable para el plan de acción. En este punto, las personas que coordinarán y ejecutarán el plan deben estar definidas.
How?Cómo se hará¿Cómo se pondrá en práctica el plan de acción? Al responder esta pregunta, tenga un alcance de los procedimientos y métodos que deben adoptarse, recordando establecer criterios de evaluación y calidad.
How much?Cuánto costará hacerloOtro punto esencial para el plan de acción es la estimación del precio. Todos los costos directos, indirectos, fijos y variables deben ser considerados. Solo entonces es posible tener la dimensión más precisa sobre el impacto.

¿Hay alguna herramienta que me pueda ayudar?

Conociendo todos estos puntos con respecto a la metodología 5W2H, está claro que la planificación para ponerla en práctica debe hacerse bien. Por otro lado, el problema es que la mayoría de las compañías todavía intentan usar métodos manuales para esto.

Pero hoy, no se puede confiar en acciones que involucren solo papel y lápiz. Es necesario tener soluciones que faciliten el trabajo y la vida diaria dentro de las organizaciones.

Inmediatamente, queda clara la necesidad de buscar una solución que ayude en la aplicación 5W2H. Y nada mejor que una herramienta simple e intuitiva para eso, ¿verdad?

Es por eso que Checklist Fácil es reconocida como la mejor solución para llevar a cabo la aplicación 5W2H. Ya hay más de 420 clientes en 16 países diferentes que utilizan una solución que funciona en línea o sin conexión, en cualquier plataforma (web, iOS o Android).

Ahora que has aprendido cómo la aplicación 5W2h puede beneficiar a tu empresa, ¿qué te parece comenzar a optimizar tus procesos y resultados utilizando un checklist electrónico? Hable con uno de nuestros consultores y programe una demostración.

Escribo contenido para ayudar a las empresas a lograr la estandarización de los procesos mediante la gestión de no conformidades: hacer que las empresas sean más eficientes y los empleados más felices 🙂
Luciana Silva

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