Los procesos de auditoría son una actividad esencial para empresas de cualquier perfil. Estas son las responsables de identificar y determinar si las tareas se están desarrollando de acuerdo con lo planeado y conforme a los objetivos de la empresa.
Una buena gestión implica en una serie de procesos y adaptaciones a las normas y leyes reglamentarias. Desde obligaciones tributarias hasta laborales, contables, todas deben someterse a alguna validación. Es por ello que existen varios tipos de auditorías.
La auditoría es el proceso adecuado para garantizar la seguridad y minimizar los riesgos comerciales. Sin ella, es imposible evaluar si los procesos se están llevando a cabo correctamente. A partir de lo encontrado en cada una de estas auditorías, es posible certificar si existe conformidad en los procesos, de acuerdo a la estrategia de cada organización.
Para optimizar el control de tus rutinas, consulta los principales tipos de auditoría, por qué es importante implementarlas en tu empresa y cómo realizarlas en 7 pasos.
Podrás leer en este artículo:
¿Cuáles son los tipos de auditoría más comunes en las empresas?
Como mencionamos, la auditoría es una herramienta esencial para garantizar una buena gestión organizacional. Pero, ¿qué tipos puedes adoptar en tu empresa?
En primer lugar, es necesario aclarar que podemos separar los tipos de auditorías de dos maneras diferentes.
- Como se lleva a cabo, es decir, interna o externa;
- Según el sector o actividad.
Así, podemos estructurar los tipos de auditoría de la siguiente manera:
Auditoría interna
Es la modalidad en la que una persona o un equipo de profesionales de la propia empresa es responsable por las auditorías.
El objetivo es verificar si los procesos de contabilidad y control interno son efectivos. De esta manera, se preserva la estandarización entre los procedimientos internos y las políticas definidas por la empresa.
Dentro de este tipo de auditoría podemos tener:
Auditoría contable
Su principal objetivo es preservar el patrimonio de la empresa. Evalúa si el patrimonio de la organización está siendo generado de acuerdo con los direccionamientos establecidos por la empresa. Y, aún, si están en conformidad con los principios de la contabilidad.
Su objetivo es reducir los índices de irregularidades corporativas.
En este sentido, la auditoría contable es el procedimiento que examina minuciosamente los registros y documentos de la empresa. Para verificar que la información es correcta y si hay cambios a realizar o correcciones a ajustar.
Los contadores tienen la práctica de verificar documentos, registros y cruzar datos. Por lo tanto, el examen de desempeño de las operaciones contables a través de archivos y el cruce de información para verificar si hay inconsistencias ya son procesos básicos de auditoría.
Este tipo de trabajo es bastante común y solo requiere que la organización cuente con un buen contador, que trabaje con un enfoque en el análisis de procesos y resultados.
Auditoría fiscal y tributaria
La auditoría fiscal tiene como objetivo seguir las leyes, reglamentos, normas y organismos asociados al derecho tributario. Es un punto muy importante para la seguridad jurídica de la empresa.
Es por ello que la auditoría fiscal también se incluye en este esfuerzo. Al fin y al cabo, los documentos fiscales también sirven para certificar la regularidad de la operación, siguiendo las directrices de los órganos de control.
Para que tu gestión sea un éxito, es importante mapear las obligaciones tributarias y fiscales relacionadas con tu negocio, así como definir un profesional o un equipo especializado en la organización de documentos, asuntos, etc.
Auditoría operacional
Aquí, el objetivo es evaluar el funcionamiento de la rutina de la empresa, produciendo un diagnóstico operativo y proponiendo soluciones para una mayor eficiencia y ahorro de recursos.
El principal factor a evaluar es la relación entre los procesos internos y el uso de los recursos.
Auditoría de sistemas
Sabemos que la tecnología es un gran aliado de las operaciones. Por eso, muchas empresas han adoptado software de gestión para lograr el éxito y el crecimiento y mantener la autoridad entre otras organizaciones.
En este sentido, estas tecnologías también necesitan ser auditadas. Después, es necesario evaluar la eficiencia y el desempeño de las soluciones tecnológicas adoptadas por la empresa.
Auditoría de calidad
La auditoría de calidad evalúa si los productos o servicios de la empresa están de acuerdo con las pautas establecidas por la misma.
Además, verifican si cumplen con estándares externos, como los emitidos por las autoridades públicas responsables de la vigilancia sanitaria. O, incluso, por normas de estandarización internacional, como la ISO 9000.
Auditoría ambiental
Como su nombre lo indica, este tipo de auditoría se ocupa del impacto que las actividades de la empresa tienen en el medio ambiente. Consiste en investigar las normas o parámetros de una empresa en relación con su interacción con el medio ambiente.
Así, la elección de proveedores que contaminen menos o que no promuevan las pruebas de laboratorio en animales serían ejemplos de soluciones en este sentido.
Este tipo de auditoría sirve para verificar que la empresa está cumpliendo con las normas establecidas por las leyes enfocadas a la protección del medio ambiente. Esto se debe a que, en algunos casos, se puede acabar dejando de lado el aspecto ecológico para obtener más beneficios.
Auditoría de compliance
Compliance es la conformidad con criterios y padrones establecidos, así como los acuerdos firmados por la empresa y su respectiva misión, visión y valores.
Es una auditoría que tiene como objetivo orientar todos los niveles jerárquicos de la empresa con el fin de mantener el cumplimiento en la rutina de los empleados.
De esta forma, se asegura una supervisión adecuada, atenta a las transgresiones y faltas que puedan ir en contra de los objetivos de la empresa, desde normas de conducta hasta faltas graves, como el fraude.
Esta auditoría debe aplicar acciones y capacitaciones para sensibilizar al equipo y preservar la imagen institucional. Eso también ayuda en el control de riesgos y agrega valor a la marca, que opera bajo estándares éticos.
Auditoría Externa
La auditoría externa es realizada por auditores independientes, sin relación laboral con la empresa auditada.
Al igual que la auditoría interna, su función también es evaluar los sistemas internos de la empresa. Por lo tanto, el auditor externo debe trabajar en asociación con el auditor interno.
Los tipos de auditoría que la auditoría externa realiza no son diferentes a los que se promueve internamente. Así, también hace uso de auditorías contables, tributarias, fiscales, operativas, ambientales, etc.
Sin embargo, lo que cambia es el enfoque de cada una. Generalmente, cuando la auditoría es externa, la intención es obtener una certificación de calidad ISO. Es por ello que el profesional evaluará si se están siguiendo todos los puntos requeridos.
Por otro lado, la auditoría interna es la que velará, en el día a día, que los procesos se ajusten estrictamente a las normas. Es decir, preparar a la empresa para este cuidadoso análisis por parte de terceros.
La auditoría externa también funciona como una consultoría. Por lo tanto, su enfoque es precisamente evaluar la confiabilidad de los registros contables.
Solo a través de las auditorías es posible saber si existe una incongruencia entre la teoría y la práctica. Además, con ellos entenderemos qué se debe hacer para aprovechar mejor los recursos de la empresa y alcanzar los objetivos marcados.
¿Cómo preparar a tu empresa para cualquier tipo de auditoría?
Si tu empresa está por recibir una auditoría externa, vale la pena analizar los procesos desde adentro y comenzar con una auditoría interna para optimizar las rutinas de gestión y control en busca de las no conformidades que necesitan ser ajustadas.
Entonces, consulta esta guía paso a paso para implementar esta práctica en tu negocio.
Crea un plan de acción
Para que se pueda realizar la auditoría, primero es necesario elaborar un documento con toda la rutina de la organización.
Esto implica la integración de todos los sectores de la empresa. Con el fin de resaltar cuáles son los procesos a analizar, los motivos de esta investigación, quiénes son los responsables de cada uno de ellos, los plazos para su realización y demás interrogantes sobre el trabajo de auditoría.
Es interesante que este plan de acción abarque todo el año de operaciones, es decir, que tenga una vigencia de 12 meses y se revise anualmente. Esto facilitará la programación y control de cada auditoría, así como la entrega de informes finales.
Formaliza la planificación
Este plan de acción debe ser conocido por todos los empleados. Los involucrados deben conocer las reglas y políticas del negocio. Este debe ser parte de la cultura de la empresa, y no solo ocurrir en momentos cercanos a las auditorías.
Por lo tanto, documenta todas las acciones para registrar y explicar todo. También es interesante designar un profesional responsable para la orientación y aclaración de dudas sobre los procedimientos definidos en el plan.
Identifica sectores y relaciona sus acciones
¿Qué áreas deben ser auditadas? ¿En qué procesos? Este mapeo es importante porque, aunque la mayoría de los procesos están interconectados entre más de un sector, los requisitos para cada área son diferentes.
Por lo tanto, es necesario identificar los sectores y establecer objetivos de desempeño para obtener buenos resultados en las auditorías.
Estandariza procesos
La estandarización es fundamental para que los análisis se realicen de manera coherente. Además, aumentan las posibilidades de buenos resultados en las auditorías, ya que todo está debidamente ordenado.
Crea un cronograma
Cada uno de estos tipos de auditorías será ejecutado a largo plazo, es decir, no se resuelven de un día al otro. Al tratarse de procesos continuos que deben respetar plazos, es necesario establecer fechas según el orden de prioridad de cada proceso.
La organización es responsable por el éxito de la auditoría. Por lo tanto, la elaboración de un cronograma permite a los empleados entregar las tareas necesarias a tiempo, así como desarrollar buenas prácticas para la rutina operativa.
Usa checklists
La adopción de un checklist en línea le permite al gerente monitorear las operaciones de una manera mucho más accesible. Esto se debe a que la tecnología favorece la aplicación de cuestionarios, la programación y la extracción de datos para su análisis.
De esta manera, se optimiza tanto la rutina como el proceso de auditoría. La empresa comienza a seguir las mejores prácticas y estandarizar sus procesos.
¿Cuál es la importancia de promover las auditorías?
La promoción de las auditorías es importante para las empresas por varias razones. En primer lugar, podemos señalar que permite a los administradores una imagen fiel de la marcha del negocio.
Esto facilita la identificación de los procesos que están correctos y también los puntos críticos, así como todo lo que necesita medidas más urgentes.
En este sentido, la auditoría:
- Permite una comprensión más amplia, ya que abarca todas las áreas de la empresa;
- Presenta sugerencias para mejorar el control interno;
- Ayuda a eliminar desperdicios, promoviendo la reducción de costos;
- Mejora la calidad operativa, aumentando la productividad;
- Asegura que los procedimientos sean ejecutados correctamente;
- Evalúa si los datos contables y los informes de gestión reflejan o no la realidad de la empresa;
- Identifica fraudes, pérdidas y desviaciones que están impactando la planificación financiera de la empresa;
- Evalúa las actividades desarrolladas internamente y también por terceros;
- Ayuda en la búsqueda de la eficiencia operativa.
Y, en medio de todas estas atribuciones, podemos señalar 3 principales beneficios de incluir los tipos de auditoría en tu día a día:
1. Control interno mejorado
Cuando la auditoría analiza los procesos internos, identifica fallas para que puedan ser subsanadas rápidamente. Esto contribuye directamente a optimizar el control.
Después, permite monitorear el desempeño y corregir estrategias ineficientes con el fin de promover la mejora continua.
2. Reducción de fallas y desviaciones
Si se realizan periódicamente, las auditorías permiten promover mejoras para reducir la ocurrencia de fallas.
En consecuencia, la tendencia es que las desviaciones financieras también disminuyan. Considerando que es necesario acreditar los gastos para coincidir con lo dicho anteriormente.
3. Estimula las buenas prácticas
El gran beneficio de la auditoría es el hecho de que crea un entorno más transparente, porque todas las entregas son auditadas. También facilita el descubrimiento de inconsistencias.
De esta forma, los propios empleados se sienten más motivados a adoptar actitudes éticas. No solo porque serían descubiertos, sino porque estarán siguiendo la misma línea de actuación que el negocio como un todo.
Entonces, ¿estás listo para optimizar el proceso de auditoría en tu empresa? Estandariza la realización de diferentes tipos de auditorías con Checklist Fácil.
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