La competitividad en el comercio está cada vez más intensa y la transformación digital tiene un fuerte impacto en ello. Los consumidores cambian la forma en que prefieren adquirir productos o servicios con el avanzo de las tecnologías. Es por eso que la automatización comercial es un tema importante en el mundo empresarial.
Aliarse con la tecnología es una forma de aumentar la productividad y brindar una mejor experiencia al cliente. Ante la alta demanda del comercio, la necesidad de estandarizar procesos y eliminar desperdicios, la automatización representa más que un simple avance, se convierte en una inversión indispensable para las empresas.
Descubre qué es la automatización comercial y cómo aplicarla en tu empresa para lograr mejores resultados.
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es la automación comercial?
La automación comercial es la utilización de herramientas tecnológicas para automatizar procesos comerciales.
Pero, ¿qué significa? Por medio de la tecnología es posible llevar a cabo procesos de forma más precisa y optimizada. Los procedimientos pueden ser operativos o actividades estratégicas.
En otras palabras, es la aplicación de tecnología en comercios, tiendas y PDV para dar soporte a los procedimientos operacionales, generando informaciones precisas para tomadas de decisión.
¿Para qué sirve la automación comercial?
La automatización comercial sirve para optimizar los procesos diarios del área comercial de las empresas, principalmente en el sector minorista. De esta manera, los procesos operativos se vuelven más ágiles, ya que son realizados por máquinas.
Por ejemplo, la generación de facturas, se vuelve rápida y con menos errores, ya que no depende de la entrada de datos de un empleado.
De esta forma, la automatización también facilita el análisis de datos, porque el sistema almacena informaciones sobre cada acción automatizada. Esto proporciona más seguridad y previene pérdidas en la tienda.
La gestión es responsable por analizar los datos generados para los procesos decisivos. Por esa razón, gracias a la automatización, es posible mejorar la inteligencia de tu negocio.
La reducción de costos es una consecuencia muy provechosa en la automatización comercial de empresas. Con ella, es posible guiar los procesos de manera mucho más productiva, identificar cuellos de botella, minimizar errores y analizar datos de manera estratégica.
¿Cuál es el objetivo de la automatización comercial?
Es importante destacar que la automatización comercial no tiene como objetivo reemplazar a los humanos por máquinas. De hecho, la automatización consiste en proporcionar el soporte tecnológico necesario para estandarizar procesos y hacerlos más eficientes.
De esta manera, el trabajo humano no desaparece, sino que se transforma. Deja de limitarse a actividades repetitivas para ser más estratégico y analítico, ya que es necesario supervisar lo que las máquinas están generando y obtener datos valiosos para el negocio.
Sin la automatización, los procesos manuales son propensos a errores y retrasos. La modernización de tareas abarca varios sectores del mercado, y en el comercio no es diferente. Por lo tanto, el objetivo de la automatización comercial es modernizar los procesos para hacerlos más eficientes.
¿Cuál es la importancia de la automatización comercial en el comercio minorista y mayorista?
La automatización reemplaza montañas de papeles y hojas de cálculo difíciles de entender, que requieren más tiempo para completarlos y organizarlos.
Además, esas hojas de cálculo no se actualizan de inmediato y los datos no son integrados entre departamentos dependientes. Así, la actualización puede demorarse por el tráfico constante de nuevas informaciones. Además, el uso compartido en línea puede poner en riesgo la seguridad de los datos de la empresa.
Es importante recordar que casi todos los sectores de una tienda pueden ser automatizados. Algunos ejemplos son las rutinas, como el registro de empleados, clientes, hojas de asistencia y pedidos de compra.
Con la automatización generas más transparencia y agilidad, incluso para el consumidor, que tendrá una mejor experiencia de compra.
¿Cómo funciona la automatización comercial?
La automatización comercial es formada de equipamientos y software. Es decir, puedes automatizar tanto el espacio físico de la tienda (equipamientos) como también el sistema del funcionamiento del negocio (software).
Ejemplos de la automación comercial
Hemos traído algunos ejemplos para comprender en qué rutinas se puede aplicar la automatización comercial:
Flujo de caja
Existen sistemas de automatización que permiten un control financiero más preciso. Esto significa seguir las entradas y salidas en tiempo real, con total precisión. Al seguir los indicadores de rendimiento generados, es posible anticiparse a los cuellos de botella y tomar planes de acción.
Además, un software de gestión financiera genera informes y gráficos a partir de los datos recopilados e integra esta información con otros departamentos. El departamento financiero es primordial en las organizaciones y la automatización es fundamental para mantener los procesos debidamente instruidos.
Todas las actividades, como cumplimiento de obligaciones fiscales, vencimientos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar y datos de ventas, pueden ser seguidas automáticamente. El propio sistema emite alertas cuando sea necesario para evitar retrasos y morosidad.
Contratos
La gestión de contratos es fundamental para el comercio mayorista y minorista porque es como se determinan las relaciones entre la empresa, clientes y proveedores.
Sin un buen control de documentos, toda la operación puede recibir multas o acciones legales.
Además, la organización de contratos a menudo requiere el cumplimiento de ciertas obligaciones, como certificados y firmas digitales, por ejemplo. Un sistema ayuda a hacerlos más seguros y evitar fraudes.
De igual modo, las cuestiones pendientes pueden ser visualizadas con más facilidad, para abordarlas de manera más ágil y precisa.
Marketing
Actualmente, los clientes tienen productos y servicios al alcance de sus manos, gracias a la diversidad de aplicaciones y recursos digitales. De esta manera, la forma en que las empresas llevan a cabo la prospección y la relación con el cliente también deben ser adaptadas a la tecnológica.
Esto puede lograrse por herramientas de marketing, por correo electrónico, redes sociales y anuncios en la web.
Existen sistemas que permiten hacer un seguimiento del historial de compras del cliente, una función muy utilizada por las tiendas en línea para enviar descuentos y crear programas de fidelidad.
Atención
El tiempo de espera es determinante para la satisfacción en el servicio posventa. Si el cliente necesita resolver algo, debe ser atendido de inmediato y debe ser de buena calidad.
Automatizar la atención evita las filas, ya sea por teléfono o en persona, y algunas etapas se pueden realizar en el propio sistema. La tienda puede organizarse mejor para atender al cliente de la mejor manera posible, porque tendrá informaciones del pedido o servicio en manos.
Con las empresas de venda de pasajes de avión, el check-in puede ser efectuado por el propio pasajero a través de internet. Los centros de salud también permiten hacer citas en línea. Incluso, el paciente puede solicitar recolección de muestras en un laboratorio de forma remota.
Los chatbots, por otro lado, funcionan en sitios web y redes sociales y brindan una respuesta rápida al consumidor. Él puede resolver sus dudas con el propio robot en lugar de recibir atención de un soporte humano en cualquier momento y desde cualquier lugar.
¿Cuáles son las ventajas de la automatización comercial?
Las principales ventajas de la automatización comercial son:
Estandarización de procesos
Los procesos organizados son más rápidos y eficientes y, para mantener la organización, la estandarización es fundamental.
La estandarización facilita la ejecución de los procesos diarios y favorece un análisis mucho más claro de toda la operación. También facilita la parametrización de tareas, ya sea en inventario, en caja o en atención al cliente.
Reducción de costos
Las tareas manuales hacen que el flujo de trabajo sea lento y con más posibilidades de errores. Eso tiene un costo elevado para la empresa, pero puede ser corregido con la automatización.
Además, el uso de sistemas elimina las impresoras, tinta, papel y cajas para almacenar documentos.
Análisis de dados
Los gestores pueden seguir de cerca el desempeño de los negocios. De esta manera, es posible identificar puntos estratégicos de mejora, así como eliminar cuellos de botella fácilmente.
Integración
Como mencionamos, un software centraliza e integra los datos entre todas las áreas y optimiza todo el flujo de información.
Logística
La organización logística de una empresa puede beneficiarse de la automatización, especialmente cuando se trata de comercio. Debido a que es necesario vigilar los artículos en inventario para comprar nuevos artículos de los proveedores.
Esto es de suma importancia para que la empresa calcule correctamente su demanda, por ejemplo.
Fidelización del cliente
Finalmente, lo más importante: automatizar los procesos ayuda a brindar una mejor experiencia de compra al consumidor. De esta manera, la empresa se destaca frente a la competencia y se convierte en una de las marcas de confianza del cliente. Esto es fundamental para que vuelva a comprar en su tienda o la recomiende a conocidos.
¿Cuáles son los equipamientos y herramientas utilizados en la automatización comercial?
Como hemos observado antes, cualquier herramienta tecnológica que optimice las rutinas de una tienda es considerada un recurso de automatización comercial.
Por ejemplo, tecnología en mostradores y autoservicio, como en supermercados y panaderías; cajones, balanzas y lectores de códigos de barras. También software más completo, como la lista de verificación digital para la tienda y el ERP.
¿Qué procesos puedo optimizar con la automatización comercial?
Los procesos internos que pueden beneficiarse con la tecnología son:
Mantenimiento y limpieza
Para el consumidor, mantener el ambiente limpio es una parte importante para hacer una tienda deslumbrante y confiable. Por eso, es necesario contar con un proceso estructurado de verificación regular de mantenimiento y limpieza.
Es posible crear checklists y planes de acción para estas tareas e identificar las no conformidades que surgen a lo largo de estos procesos.
Control de calidad
Según la ISO (Organización Internacional de Normalización), la calidad es la conformidad con los requisitos establecidos por la norma y los clientes en relación con un producto o servicio.
Esto significa que la calidad es el nivel de eficiencia de un producto específico, servicio o incluso de un proceso llevado a cabo por la empresa.
La calidad es algo que todas las organizaciones deben buscar. Es decir, el control de calidad no se limita al sector industrial, sino que también es esencial para empresas de comercio, mayoristas y minoristas.
Al estructurar estándares para tus procesos, también estableces parámetros de seguimiento de calidad. De esta manera puedes identificar fallos y puntos de mejora.
La tecnología brinda más eficiencia a través de una aplicación de inspecciones de verificación, que permiten elevar la calidad de los productos y servicios.
Prevención de pérdidas
La estandarización de procesos también ayuda a prevenir pérdidas, especialmente en el inventario. Ejemplo: el inventario de una tienda de conveniencia, donde hay productos perecederos y con diferentes formas de almacenamiento y manipulación.
Al acceder a los registros de checklists aplicados, es posible tener una visión general de los movimientos de la empresa. De esta manera, el gerente puede revisar actividades y monitorear indicadores.
Seguridad laboral
Las auditorías de seguridad laboral también pueden ser automatizadas. Garantizar la salud y el bienestar del trabajador también es una tarea que se puede automatizar por medio de checklists basados en las regulaciones oficiales.
En este sentido, la empresa evita penalizaciones y mantiene la integridad de los empleados.
Todas estas acciones se pueden llevar a cabo con Checklist Fácil, el checklist digital utilizado por Adidas, Submarino, Todeschini, C&A, Assaí y otras grandes empresas de comercio, minoristas y mayoristas.
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