Checklist para transportistas: cómo mejorar la operación logística

Una herramienta de checklist puede ayudar tu empresa a volver los procesos más organizados y aplicables, algo satisfactorio a mediano y largo plazo. Por lo tanto, en esta publicación mostraremos cómo un checklist para los transportistas facilita las operaciones y garantiza la velocidad de la rutina comercial. ¡Vea!

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Checklist para transportistas: cómo mejorar la operación logística

Las operaciones de un transportista deben estar estratégicamente organizadas para alcanzar el pico en términos de capacidad. Por lo tanto, las rutinas más exitosas se adhieren a protocolos productivos y hacen un uso continuo de un checklist para los transportistas.

Una herramienta de checklist puede ayudar tu empresa a dejar los procesos estandarizados y organizados. De esta manera, es posible ver resultados satisfactorios a mediano y largo plazo.

Por lo tanto, en esta publicación mostraremos cómo un checklist para transportistas facilita las operaciones, optimiza el tiempo y aporta agilidad a la rutina comercial. ¡Vea!

¿Cuáles son las ventajas de un checklist para transportistas?

Dadas las especificidades del transporte por carretera, el checklist es una buena alternativa para aumentar los niveles de calidad en este tipo de servicio y, en consecuencia, en la satisfacción de los clientes atendidos.

El checklist identifica, por ejemplo, cuando hay comentarios negativos del cliente atendido. Además, es posible acceder al registro de las acciones realizadas durante el proceso de transporte.

Así, la identificación gana agilidad, con la posibilidad de obtener una visión general del servicio realizado, con acceso a los datos de operación. ¿Vamos a conocer más beneficios del checklist para transportistas?

Permite una visión real del inventario

Una empresa de transporte debe tener un buen control de los componentes de su inventario. Por lo tanto, los materiales utilizados para el soporte, tales como artículos de embalaje y artículos para el mantenimiento de vehículos de transporte, deben estar en buenas condiciones.

El uso de un checklist para verificar estos elementos significa que los niveles de existencias de dichos materiales nunca están por debajo del mínimo esperado. Esto asegura la fluidez del suministro y el soporte necesario.

El checklist para transportistas ayuda en la prevención de accidentes

Uno de los atributos más ventajosos de usar un checklist para los transportistas es la reducción de accidentes. Antes de cada salida, los vehículos se someten a inspecciones monitoreadas por checklists.

Esto garantiza que se revisen los elementos de seguridad principales, lo que brinda a los conductores más seguridad. Estas verificaciones también reducen los costos de mantenimiento correctivo, ya que las piezas desgastadas pueden identificarse y reemplazarse antes de partir.

Permite la reducción de pérdidas por robo

El checklist también sirve para garantizar que los transportistas no sufran pérdidas por sus productos. Con los artículos de seguridad del vehículo monitoreados a través de la tecnología, la compañía conoce exactamente el camino tomado por los productos que componen el inventario.

Esto ayuda a contener los gastos, teniendo en cuenta que las pérdidas se reducen casi a cero. En la práctica, el propio checklist es vital para el proceso de mantenimiento de los artículos de soporte de inventario durante los procedimientos de rutina.

¿Cuáles son las aplicaciones del checklist para transportistas?

Como se explicó, el checklist aparece como una herramienta de optimización capaz de garantizar diferentes beneficios para su empresa. ¡Ahora que has visto algunas de estas ventajas, consulte dónde aplicar el checklists en el transportista!

Mantenimiento de la flota

Realizar un mantenimiento eficiente de la flota es esencial dentro de la gestión de un transportista. Además de proporcionar una mayor seguridad para los trabajadores y la carga, las intervenciones ayudan a reducir los impactos negativos de la corporación.

Sin recibir la atención necesaria, una flota se vuelve vulnerable a eventos imprevistos, lo que puede comprometer el presupuesto de la organización. Por lo tanto, es importante realizar un seguimiento de las actividades e identificar los problemas de antemano.

La herramienta de checklist es un factor clave en este punto. Con él, el gerente almacena y analiza información sobre las intervenciones realizadas en los vehículos, lo que ayuda a tomar las siguientes decisiones. Las posibilidades son muchas, por ejemplo:

  • envío recordatorios más importantes al equipo de mecánicos;
  • checklist de mantenimiento preventivo del vehículo;
  • programación de mantenimiento periódico;
  • verificación del estado de los neumáticos.

Crear órdenes de trabajo

Útil para informar sobre el trabajo interno que debe llevarse a cabo, las órdenes de trabajo son fundamentales para la optimización del flujo operativo y de comunicación de un transportista.

Sin embargo, para que sea eficaz, el “OS” debe presentar datos de identificación básicos, como el número y la fecha, así como la firma de la persona responsable de crear el documento.

En este contexto, la herramienta de checklist puede mejorar no solo la preparación de las órdenes de trabajo en sí, sino también en el proceso general. Algunas aplicaciones en este punto son:

  • informe de órdenes de trabajo pendientes y plazos para resolución por placas;
  • establecer plazos, contadores y recordatorios automáticos;
  • Integración ERP para apertura automática de OS;
  • registro de inconvenientes por foto, video y audio;
  • opción para generar OS para cada elemento del checklist.

Control de la documentación del conductor y del vehículo

Tan relevante como gestionar el mantenimiento de la flota es mantener actualizada la documentación del vehículo y del conductor. De hecho, la segunda acción aparece como un punto vital, ya que funciona como una especie de garantía de la aptitud de circulación de los medios de transporte.

Al descuidar la verificación de documentos, la compañía es susceptible a problemas con la inspección, lo que puede resultar en grandes pérdidas financieras. En un bombardeo de carretera, por ejemplo, la falta de documentación correcta resulta en la incautación del vehículo, la carga e incluso el conductor.

Sin embargo, al implementar el checklist, el gerente prácticamente extingue estas posibilidades. La herramienta ayuda en los puntos centrales de un monitoreo, tales como:

  • comprobación de la documentación del conductor (validez de la licencia del conductor);
  • inspección de artículos obligatorios (rueda de repuesto, triángulo, otros);
  • verificación de la documentación de la flota.

Seguridad del conductor (informes de eventos e incidentes)

En un transportista, una buena parte de los servicios se desarrolla externamente, con los conductores moviéndose a diferentes puntos con las cargas. De hecho, esta realidad presenta varios peligros para la seguridad del profesional, la carga y el equipo de la empresa.

Por esta razón, uno de los mayores diferenciales de una herramienta de checklist de alto padrón es el hecho de que su uso no se limita a pasos internos. Entre otras cosas, el checklist permite a los empleados registrar eventos e incidentes que ocurrieron fuera de la empresa, tanto en viajes largos como en ubicaciones cercanas.

La solución es excelente para brindar mayor seguridad al conductor y facilitar la resolución de problemas. En la práctica, la herramienta permite:

  • mostrar la ubicación del incidente capturado por el GPS;
  • registrar eventos a través de fotos, audios y videos;
  • informar cualquier incidente a través de la aplicación;
  • activar la oficina de forma remota.

Registro de punto/horarios de trabajo

Otro aspecto de gran dificultad en las empresas con funcionarios externos es el registro de punto. Debido a que no están continuamente dentro de las instituciones, algunos profesionales no pueden informar sus horas de manera convencional.

Ciertamente, este tipo de situación siempre es perjudicial tanto para el trabajador como para la empresa, que necesita basarse en notas básicas para cerrar los informes mensuales.

Sin embargo, gracias a los desarrollos tecnológicos, han surgido soluciones como el checklist para los transportistas para transformar esta situación. De hecho, los cambios aquí son significativos:

  • el conductor puede registrar tiempos de descanso a través de la aplicación;
  • a herramienta captura la fecha/hora y la ubicación del conductor mediante GPS;
  • se crea un informe mensual consolidado de horas de trabajo.

Checklist de salida y regreso de flota

El seguimiento de la información de entrada y salida del vehículo es una forma de garantizar que todos los procesos funcionen según lo planeado.

De esta forma, controlar estos datos le permite al gerente analizar, por ejemplo, el rendimiento del equipo, la eficiencia de la planificación de rutas, entre otros.

No tiene sentido pensar y crear estrategias sin monitorear los resultados efectivos de cada idea. Por lo tanto, la herramienta actúa como soporte en varios frentes. A continuación, enumeramos ejemplos.

Módulo de ruta para ayudar al gerente a:

  • planificar la ruta teniendo en cuenta factores como el tiempo de entrega;
  • confirmar la mejor ruta entre las diferentes paradas programadas del día;
  • establecer horarios de comida y descanso del conductor;
  • generar informes de reembolso.

Checklist comparativo entre salida y retorno:  

  • cuando el vehículo regresa, el sistema presenta el checklist de la salida en la aplicación para comparación y validación;
  • registro de kilometraje y otra información del vehículo para comparación de salida y regreso.

Validación de carga (cantidad y productos) a través de la aplicación:

  • integración con el ERP para lectura de elementos NF y generación automática del checklist.

Informe de ruta del vehículo:

  • el sistema registra la fecha/hora y la ubicación en cada check-in;
  • el conductor se registra cada entrega.

Relatórios indicadores

Los informes de indicadores tienen un papel extremadamente importante en la alineación de los servicios desarrollados con los resultados previstos. Es a través de ellos que los gerentes y funcionarios organizan la lectura del desempeño organizacional y las metas de cada empleado o equipo.

Sin embargo, para que sea efectivo, un buen informe debe ser fácil de entender y monitorear. Los documentos de acceso o información altamente complejos no llegan a todos, lo que dificulta la homogeneización de las actividades.

El checklist permite a la empresa crear informes claros y eficientes, a los que se puede acceder de manera simple, por ejemplo, ingresando el número de matrícula, el nombre del conductor o incluso el número del grupo de equipamientos. Los tipos de registros creados también son variados:

  • informe de tiempos de descanso de cada conductor;
  • estado de la documentación del vehículo y del conductor;
  • artículos de flota que generan más mantenimiento;
  • estado de cada orden de servicio abierta;

¿Cómo Checklist Fácil facilita la creación y ejecución de checklists para transportistas?

Principal referencia en el mercado, la herramienta Checklist Fácil, ejecuta todas las aplicaciones mencionadas anteriormente. Y las acciones se pueden desarrollar sin ninguna dificultad, porque la solución ofrece:

  • calendario de actividades del equipo (diario, semanal, etc.);
  • aplicación a través de la web o tablet/smartphone (aplicación fuera de línea);
  • almacenamiento en la nube (Amazon Web Service);
  • integración con Active Directory (Windows);
  • firma digital.

¿Ves cómo un checklist para transportistas es una solución buena y rápida para tu empresa, mejorando enormemente la administración? ¡Recuerda que los checklists son herramientas completamente computarizadas e integradas con tu plataforma de gestión!

¿Necesitas crear planes de acción para inconvenientes encontrados? Con Checklist Fácil, es posible poner esto en práctica, notificar a los responsables y registrar evidencia a través de fotos y comentarios. ¡Verifique los detalles y comience a usar lo antes posible!

Escribo contenido para ayudar a las empresas a lograr la estandarización de los procesos mediante la gestión de no conformidades: hacer que las empresas sean más eficientes y los empleados más felices 🙂

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