Contar con listados de control eficientes y prácticos te permitirá alcanzar grandes avances, como:
- Padronización de procesos;
- Control operacional;
- Disminución de pérdidas de inventario;
- Optimización de la gestión de información.
Por suerte, resulta más sencillo de lo que piensas contar con un checklist fácil para las diferentes tareas y procesos de las franquicias.
Simplemente, toma en cuenta las 5 acciones profundas que explicaremos en las próximas líneas.
1. Migración del papel al mundo digital
Éste es un aspecto elemental para contar con un checklist fácil, así que es oportuno mencionarlo en primer lugar.
Los listados de control tradicionales e, incluso, los realizados en Excel, dejan de ser útiles cuando las franquicias crecen y se consolidan.
Al existir diferentes sucursales y almacenes, entre otras cosas, es importante contar con una herramienta que les permita a todos los auditores y gerentes de tiendas visualizar los planes de acción.
Es por ello que necesitas implementar de forma directa un software específico de checklist, que preferiblemente que trabaje con la tecnología de la nube.
De esa forma tanto tú como el personal clave de la organización tendrán la posibilidad de seguir las tareas desde diferentes lugares y dispositivos.
¿Cómo se logra esto? Sencillo: esta tecnología aloja la información en servidores remotos que sirven como una base centralizada, y por ello no se necesita de un computador o dispositivo específico para visualizarla.
Por ejemplo, gracias a esta dinámica los gerentes de tienda simplemente ingresarán a la plataforma a través de un smartphone o Tablet para saber qué deben hacer y cuáles funciones tienen que delegar durante la jornada de trabajo.
Por otro lado, un buen software de checklist se caracteriza por ser intuitivo y contar con un diseño amigable.
Para acceder a sus funcionalidades se necesita colocar un usuario, generalmente el correo electrónico, y una clave.
Después, simplemente hay que seleccionar las opciones y ventanas de interés, que están muy bien identificadas y distribuidas.
Sumado a esto, para contar con un checklist fácil de calidad tienes que ser muy específico en el diseño de las líneas de acción.
Para que un checklist sea efectivo y cumpla sus objetivos debe definir, entre otras cosas, por qué se realizarán determinadas tareas, en qué lugar y quiénes serán sus responsables.
2. Diagnósticos profundos
Otra acción profunda que debes realizar para lograr un checklist fácil es un minucioso diagnóstico.
Lo única forma de diseñar un plan de acción coherente y útil es conociendo antes la realidad operacional y los problemas de las franquicias.
Lo primero que debes saber, en relación a los diagnósticos, es que parten de los planteamientos.
Por eso, es necesario que te hagas diversas preguntas relacionadas a la eficacia operativa, entre ellas:
- ¿Cuáles son las entradas de los procesos?;
- ¿Cuáles son los recursos necesarios para realizar el proceso?;
- ¿Cómo se controla el proceso?;
- ¿Cuáles son las salidas del proceso?;
- ¿Cómo se comprueba la eficacia del proceso?
Al valorar estas interrogantes habrás dado el primer paso para realizar una profunda investigación aguas abajo, que te brinde información precisa sobre las diferentes áreas del negocio.
Luego, simplemente tendrás que realizar un informe con base a los resultados y tomarlos en cuenta a la hora de definir nuevos métodos de trabajo, planes de acción y tareas por cumplir.
3. Informa y capacita el personal
Para lograr tener un checklist fácil y efectivo se necesita que todos los miembros de la organización comprendan los motivos de su uso y beneficios de su uso.
Si bien un buen proveedor de tecnologías capacitará a los empleados, es conveniente que los propietarios, gerentes y coordinadores le expliquen al talento humano cómo cambiarán las cosas con la implementación del software.
Entre otras cosas, es importante hablar sobre las nuevas metodologías de trabajo y la agilidad que brindan estos sistemas.
Recuerda que se trata de un proceso de modernización interno, del que todos deben ser parte.
Sumado a esto, también es importante que el proveedor del software te brinde apoyo técnico y asesoría contante, pues de otra forma no podrás sacar el máxima provecho del checklist.
4. Incluye indicadores de problema
Otro aspecto que te permitirá contar con un checklist efectivo son los indicadores de problemas.
Al incluirlos tendrás facilidades para realizar seguimiento a lo que sucede en las diferentes sucursales o tiendas.
En caso de que detectes problemas, a través del sistema, podrás diseñar planes de acción para solucionarlo a distancia, ¡y esa es una gran ventaja!
Para identificar estos contratiempos, los softwares se basan en los checklist históricos, ya que de esa forma pueden detectar tareas pendientes.
Como ves, las diferentes funcionalidades de una solución tecnológica tienen un patrón común: brindan un mayor control operacional.
5. Vigila capacitadores de rendimiento
Otra forma de evaluar la efectividad de la gestión de un checklist, con la finalidad de alcanzar un máximo aprovechamiento, es a través del seguimiento de determinadas métricas.
De hecho, un buen sistema tecnológico incluye un módulo de indicadores de performance, que te dará la posibilidad de medir el rendimiento de las diferentes tiendas o unidades.
Mientras mayor sea el seguimiento de estos datos, contarás con mayores posibilidades de tomar decisiones correctas y diseñar planes de acción que verdaderamente necesita el negocio.
¡Eso es todo! Si nos acompañaste hasta aquí ya sabes cómo lograr un checklist fácil en tu franquicia.
Por último, recuerda la importancia de dar estos pasos con el apoyo de un equipo de expertos, que realmente esté comprometido con la modernización y optimización del negocio.
Sólo con los aliados ideales alcanzarás la padronización de procesos, la integración y otros objetivos que debe plantearse toda franquicia que aspire a perdurar en el tiempo y aumentar la rentabilidad.
¿Ahora sabes la importancia y los beneficios de tener la solución Checklist Fácil? ¡No pierdas más tiempo y completa tus datos ahora mismo para hablar con uno de nuestros consultores!
