¿Ya sabes que la metodología 5W2H es la forma ideal de poder configurar planes de acción cada vez más efectivos para tu empresa? Si aún no conoces los detalles, recomendamos que primero leas nuestro artículo sobre el tema. Sin embargo, después de leerlo, regresa aquí para aprender cómo configurar tu plan de acción
Después de comprender mejor cómo funciona este método, ¿lograste notar que el título de este artículo también está fundamentado en la estructura 5W2H? Acompaña el ejemplo a seguir para comprenderla mejor:
- Quién (Who): tú
- Qué (What): aprender a configurar un plan de acción
- Cuándo (When): ahora
- Cómo (How): por la plataforma
- Dónde (Where): Checklist Fácil
- Por qué (Why): para utilizar el modelo 5W2H
- Cuánto cuesta (How much): tiempo de lectura
Este ejemplo ilustra cómo puede ser sencillo implementar esta metodología en las operaciones cotidianas de tu empresa. Además, es aún más fácil si optas por utilizar una herramienta que te permite gestionar todos los planes de acción en un solo lugar, sin depender del uso de papeles.
Por esta razón, vamos a presentarte cómo puedes usar la plataforma Checklist Fácil, la mejor solución para encontrar y gestionar los inconvenientes mediante checklists electrónicos.
¿Por qué debería crear un plan de acción para los inconvenientes?
Encontrar inconvenientes en la operación diaria de tu negocio representa una señal de advertencia. Esto indica que algo no se encuentra conforme a lo que debería ser.
Pero, ¿cómo encajar la configuración de un plan de acción en mi empresa? Es sencillo: el plan de acción es la forma más segura para señalar las acciones necesarias para la resolución de este inconveniente.
Observa un ejemplo:
En una industria, el responsable de verificar el uso de EPP se da cuenta de que el 15% de todos los que trabajan en el sector que exige el uso de cascos no usan ese equipamiento. La justificación es que la empresa no tiene esos equipos disponibles.
Por esta razón, este tipo de verificación requiere que el responsable cree un plan de acción para notificar a los gerentes del sector sobre ese problema. Una vez que se crea el plan, es necesario hacer una solicitud al departamento de compras, responsable de reemplazar los equipamientos que faltan.
¿Te das cuenta de que sin un plan de acción registrado en una plataforma compartida, esta solicitud podría perderse y, por lo tanto, el problema no se resolvería con la velocidad necesaria? Este es solo un ejemplo que demuestra la importancia de utilizar Checklist Fácil para estos procesos.
3 pasos para configurar un plan de acción en la plataforma Checklist Fácil
Ahora que comprendes que crear un plan de acción es esencial para cualquier organización, observa el paso a paso que puedes seguir al usar Checklist Fácil.
En la plataforma puedes configurar un plan de acción en el modelo 5W2H, que incluye toda la información importante y necesaria para resolverlo. Esto es un requisito fundamental de cualquier negocio con una estructura sólida.
1. Accede al área de PA (Plan de Acción)
Cuando tengas acceso a la plataforma Checklist Fácil, busca el área de configuración del checklist para incluir un plan de acción específico para cada lista de verificación.
El primer paso es hacer clic en el ícono de la columna Modificar. De esta manera, tendrás acceso al área de la plataforma para registrar los planes de acción.
La siguiente pantalla tendrás la opción de crear un plan de acción (PA) para todo el sector o para cada división. Es crucial establecer esta distinción, especialmente al designar a alguien como encargado de llevar a cabo el plan de acción.
2. Registra las informaciones del método 5W2H
Cuando accedas a la pantalla del Plan de Acción, puedes ver la estructura completa de la metodología 5W2H lista para completarse. Por lo tanto, solo inserta lo que cada campo indica para que la persona responsable de aplicar el checklist tenga visibilidad de los puntos que necesita observar.
En el lado derecho de las preguntas, hay 3 columnas (opciones) de configuración:
- Exhibir: puedes seleccionar esta área para mostrar o no la pregunta al crear el plan de acción. Por lo tanto, no todos deben completarse si no hay necesidad;
- Obligatorio: al seleccionar este campo se definirá si la pregunta debe ser obligatoria al concluir el plan de acción. Por lo tanto, dejarlo sin marcar mostrará que la opción es opcional;
- Bloquear: permite bloquear o desbloquear para evitar ajustes en el plan de acción descrito.
3. Selecciona elementos de configuración avanzada
Además, la plataforma Checklist Fácil tiene una serie de configuraciones avanzadas.
Entre ellos, existe la opción de incluir un archivo obligatorio para comprobar la conclusión del plan de acción. También es posible incluir comentarios sobre la aprobación o rechazo.
Luego, la persona a cargo ya será notificada sobre la existencia de este problema pendiente para aplicar el plan de acción.
¿Viste que configurar un plan de acción a través de Checklist Fácil es supersencillo?
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- Interacción completa entre empleados;
- Registro de planes de acción remotamente;
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