Quienes trabajan en el área de transporte y logística ya deben haber enfrentado problemas como retrasos en la entrega y daños en las mercancías. Por esa razón, el control de carga y descarga es tan importante para una empresa.
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Cuando hablamos de control, nos referimos a hacer un seguimiento más cercano y a optimización de los procesos. Para ello, la mejor alternativa es el uso de tecnologías de la información, porque permiten un acceso rápido y seguro a datos e indicadores.
¿Quiere saber más sobre la actividad de control de carga y descarga y cómo llevarla a cabo de manera eficiente? Sigue tu lectura y te lo contamos todo.
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es el control de carga y descarga?
En primer lugar, es necesario aclarar los conceptos de carga y descarga. Carga es el proceso de llevar productos a un vehículo para que sean transportados. Mientras que la descarga consiste en retirarlos cuando llegan a su destino final.
Por lo tanto, el control de carga y descarga es la actividad que tiene como objetivo que todo esto ocurra correctamente. Es decir, en el tiempo estimado, con seguridad y conservando la mercadería transportada.
Este procedimiento está directamente relacionado con la calidad de la entrega y con la satisfacción del cliente. Esto se debe, si no se toman las precauciones necesarias, los productos pueden dañarse o romperse en una de las etapas.
Así que, el control de carga y descarga tiene como principal objetivo asegurar el cumplimiento de los procesos. Se genera más beneficios para el negocio, el consumidor y para la salud y seguridad de los profesionales involucrados en el proceso.
¿Cuál es la importancia de realizar el control de carga y descarga?
Como mencionamos anteriormente, este control es importante para asegurar el cumplimiento de los procesos de la carga y descarga. Con este proceso, se asegura la conservación de los productos y se evita pérdidas.
Uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas que tienen una logística propia, es de como proceder con la pérdida de carga. Eso ocurre por diversas razones: por el manejo inadecuado de la carga o por no cumplir la ruta establecida, por ejemplo.
Cuando se pierde carga, los clientes no son atendidos y compromete la reputación de la marca. Eso genera un costo de envío mayor y puede conducir a una reducción de ventas.
Para evitar esa situación, es fundamental adoptar buenas prácticas en el control de carga y descarga porque se obtiene una ventaja más estratégica y competitiva para el negocio.
Además, cuando este proceso es monitoreado, los profesionales saben exactamente lo que deben hacer y son conscientes de que están siendo observados. Así, la empresa tiene un mejor desempeño y reduce las ocurrencias que podrían derivar en despidos.
En resumen, podemos señalar que los principales beneficios de esta acción:
- Mejorar la productividad de los empleados;
- Optimizar y acelerar los tiempos de entrega;
- Reducir los gastos indebidos;
- Disminuir las pérdidas de productos.
¿Cuáles son los problemas más comunes en el proceso de carga y descarga?
Antes de saber cómo optimizar el control de carga y descarga, es crucial señalar los problemas que pueden ocurrir durante ese proceso. Queremos ayudarte a evitar y resolver cada uno, ya que pueden ser perjudiciales para las empresas.
No hay lugares para estacionar
Los centros de distribución y las grandes avenidas son lugares de gran movimiento de vehículos y no siempre cuentan con áreas que permitan paradas. Encontrar un punto seguro para estacionar y esperar su turno para cargar o descargar puede volverse agotador.
Por lo tanto, los conductores se ven obligados a esperar en puntos sujetos a multas, accidentes o robos y ponen en riesgo la integridad y seguridad de la carga.
Daños al vehículo durante la carga y descarga
Los golpes, rayones y abolladuras son comunes durante el proceso de carga y descarga. Eso ocurre porque los trabajadores no están atentos o por la estructura deteriorada del lugar.
Es un punto que las empresas deben tener en cuenta que ofrecen ese servicio, ya que puede provocar insatisfacción en los trabajadores.
Duración del proceso de carga y descarga
Otra queja habitual es el tiempo perdido durante la carga y descarga. Esto es perjudicial para el trabajador, que tiene una determinada cantidad de entregas a realizar, y para la empresa, que deberá pagar horas extras.
Si el tiempo de entrega es muy demorado, también causará molestias a los clientes. Para evitar estos problemas, existen Leyes Laborales para el conductor que efectúa esta actividad a diario en México. Aprende más a continuación.
¿Qué ley se debe seguir en esta actividad?
Por más que la empresa cuente con normas y procedimientos internos de carga y descarga, el responsable del control debe estar atento a lo que la ley determina.
En este caso, debes conocer el Código Federal de Trabajo, creado en 2010, que establece normas que deben ser seguidas en el día a día.
Los principales puntos son:
- Cálculo de indemnización del tiempo de espera: señala que debe multiplicarse el ingreso mínimo mensual por 1,5 y su resultado dividirlo por 180 (máximo de horas posibles de trabajar) y luego multiplicarlo por el número de horas que se destinó al tiempo de espera, teniendo en cuenta que hay un tope de 88;
- Jornada de trabajo: no excederá de 180 horas mensuales y no pueden ser distribuidas en menos de 21 días;
- Tiempo de reposo: el trabajador deberá tener un descanso mínimo ininterrumpido de 8 horas dentro de cada 24 horas. Las restantes pueden ser disfrutadas en las 16 horas restantes;
- Exámenes: los trabajadores deben hacer exámenes médicos periódicos determinados por leyes y demás normas de trabajo.
La intención de esta ley es ofrecer condiciones laborales más adecuadas a los profesionales. No debemos olvidar que los trabajadores, además de levantar mucho peso, pasan por momentos de estrés en el tráfico y tienen que cumplir metas.
Por ello, es importante que el responsable de este control de carga y descarga sepa sus funciones muy bien para evitar multas y garantizar la seguridad del equipo.
¿Cómo llevar a cabo un control eficiente de carga y descarga?
Ahora sabes que el control de carga y descarga es una actividad que debe tratarse como una prioridad, es hora de dar el siguiente paso. ¿Cómo promover mejoras en este proceso?
A seguir tienes algunas buenas prácticas y pasos que te ayudarán en esta misión:
1. Planea el proceso de carga y descarga con anticipación
¿Sabías que una de las principales razones de los retrasos en la carga y descarga es la falta de planificación? Eso hace que las empresas sean obligadas a recolectar o entregar bienes sin tener toda la información que necesitan.
No ejecutes nada sin planearlo primero. Para ello, es importante tener en manos todos los datos relevantes, como horarios y rutas. Recuerda que en algunas ciudades existe una restricción a la circulación de algunos vehículos.
Es indispensable utilizar un sistema que integre datos y ofrece análisis en tiempo real para ejecutar este proceso. Checklist Fácil, por ejemplo, cuenta con dashboards personalizados para que puedas gestionar los controles, inspecciones y auditorías que se realizan durante la carga y descarga.
Con los gráficos generados, identificas automáticamente las recurrencias del registro de no conformidades en este proceso y optimizas la rutina de tu equipo.
2. Agrupa entregas por categoría
Esta actividad es fundamental porque hacer el control de carga y descarga más estratégico, evitando desplazamientos innecesarios y pérdidas de tiempo. ¿Pero como hacerlo? Un consejo es agrupar tus colectas por características, que pueden ser:
- Tamaño de la carga;
- Región de descarga;
- Orden de entrega.
Si tienes alguna carga peligrosa, como sólidos inflamables y materiales corrosivos, es importante tener especial cuidado y aislarlos de los demás. Si tienen contacto con algún alimento, por ejemplo, pueden dañar la salud de personas o animales.
3. Es importante estar presente durante todo el proceso.
El responsable debe vigilar de cerca el proceso de carga y descarga, para evitar retrasos y otros problemas que puedan ocurrir.
¿Quieres un ejemplo? Algunos conductores aprovechan las paradas para hacer otras actividades, mientras mantienen el camión estacionado en la empresa. Otros no utilizan elementos de seguridad (EPP) que tienen como objetivo evitar que ocurran accidentes durante esta tarea. Si el gerente está cerca, ¡nada de esto sucederá!
Por otro lado, si surge un problema en la verificación de un documento, un daño a la mercancía u otro incidente, se puede resolver rápidamente.
Una característica de Checklist Fácil que ayuda en este punto es la posibilidad de completar un plan de acción cuando se detecta una no conformidad en la aplicación del checklist.
Si el problema es la falta de uso de equipos de protección y la justificación es que la empresa no los puso a disposición, es posible tener esta información en el plan de acción. Así, los sectores competentes podrán distribuirlos.
4. Revisa los documentos
No existe control de carga y descarga sin verificar la documentación. Los documentos deben estar de acuerdo con la carga transportada, para evitar fallas en la entrega o problemas legales.
Por lo tanto, revisa si todo está en orden y verifica el estado de los paquetes, si están empaquetados de acuerdo con las instrucciones.
Recuerde que la falta de control de la carga puede ocasionar retrasos en el momento de la entrega de los artículos. Es una acción preventiva que sin duda genera grandes beneficios.
5. Entrena a tu equipo
Es fundamental que tus empleados comprendan el proceso en su conjunto, para que sean igualmente responsables.
Lo que significa que necesitan conocer los pasos que se deben seguir, los equipos que se consideran esenciales y sus derechos y deberes, de acuerdo con la ley.
También deben estar actualizados sobre las normas de tráfico, para evitar multas, accidentes y otros problemas que puedan ocurrir durante el viaje.
6. Utiliza soluciones tecnológicas
La tecnología es una aliada para reducir la burocracia en el control de carga y descarga y para agilizar el proceso operativo.
No nos referimos solo a las máquinas y robots que hacen el trabajo pesado. También estamos hablando de innovaciones que permiten la gestión de datos y procesos, para hacer la rutina de tu empresa más eficiente.
El Checklist Fácil es un ejemplo de una herramienta que automatiza los procedimientos esenciales para tener un control ágil. Con el software puedes realizar inspecciones online e integrar todos tus datos.
De esta manera, puedes monitorear los procesos relacionados con el control de carga y descarga y agilizar las entradas y salidas, además de reducir el tiempo de generación de informes.
Nuestro software se puede utilizar en otros procesos, como:
- Gestión de Equipos Externos;
- Gestión de riesgos;
- Inspección de daños;
- Inspecciones técnicas para Seguridad Laboral;
- Control de flota;
- Gestión de rutas.
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