El diagrama de flujo del proceso es una representación visual de los pasos secuenciales de un proceso. Esta herramienta utiliza símbolos, como rectángulos, diamantes y flechas, para ilustrar procesos, documentos, decisiones en uno o más departamentos de una empresa.
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Un diagrama de flujo de procesos es una herramienta importante para mapear tareas y actividades dentro de un contexto empresarial. Ayuda a visualizar cómo ocurren los procedimientos, desde el ingreso de la demanda hasta su entrega.
Esto se debe a que es una herramienta completamente visual, que presenta esquemáticamente un flujo operativo, que podría ser producción, servicio, transporte, tránsito de bienes e insumos, ejecución, entre otros.
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es un diagrama de flujo de proceso?
El diagrama de flujo de procesos es una herramienta utilizada para documentar, de forma esquemática e ilustrativa, los pasos que forman parte de los procedimientos, ya sean operativos o intelectuales.
Está diseñado para representar el flujo de tareas necesarias para entregar un producto final, que puede ser un bien físico, un servicio, un documento o una acción.
Creada en 1921, por Frank B. Gilbreth, ingeniero, consultor y especialista norteamericano en eficiencia y movimiento en la industria, esta metodología utiliza símbolos geométricos y elementos visuales para marcar la ejecución paso a paso de una actividad.
Por lo tanto, el diagrama de flujo de procesos es una forma de ilustrar, de forma lógica, la secuencia de tareas que forman parte de un proceso, simplificando la comprensión de las actividades y valorando la importancia de cada paso para el mejor resultado.
¿Para qué sirve el diagrama de flujo del proceso operativo?
El diagrama de flujo de procesos tiene innumerables usos en una empresa, sirviendo como ayuda en varios frentes. Por ello, se considera una excelente herramienta en la gestión de la calidad, tanto en la fase de búsqueda de la certificación como en la de mantenimiento de los certificados.
Con él es posible mapear procesos de forma muy descriptiva y detallada, permitiendo una mayor comprensión del conjunto.
A partir de eso, comprende los principales usos del diagrama de flujo de procesos:
Documentar las etapas
Disponer de un diagrama de flujo de procesos documentado permite a cualquier directivo o auditor comprender cómo se lleva a cabo una determinada operación, visualizándola claramente paso a paso, para sugerir mejoras cuando sea necesario.
Estandarizar procesos
Documentar los pasos de producción, en forma de flujo ilustrativo, facilita que todos conozcan el orden en el que se realiza cada tarea, entendiendo el trabajo del equipo como el montaje de un rompecabezas. Donde cada uno es esencial para la entrega del todo.
De esta manera, en caso de ausencia de un colaborador, otro puede sustituirlo sin comprometer la marcha de la actividad.
Tener diseñado claramente cómo se realizan las tareas también ayuda a mantener la calidad, incluso si es necesario cambiar de equipo.
Entender la secuencia de actividades y su conexión
Con el diagrama de flujo dibujado correctamente, todos pueden entender el orden ideal de acciones que componen la ejecución de un proceso, para que el resultado u objetivo final sea lo más perfecto posible.
Implementar la mejora continua
Al mapear una por una las etapas de ejecución de una actividad, el diagrama de flujo ayuda en la revisión constante de los procesos, permitiendo verificar oportunidades de mejora, analizando las consecuencias de los últimos cambios y midiendo resultados.
También permite la localización de fallas, problemas y cuellos de botella que podrían causar pérdidas a la empresa.
De esta manera, ningún proceso queda estancado y el equipo puede actualizarse continuamente, implementando nuevos métodos y metodologías de gestión de procesos.
Valorar cada tarea para el desempeño empresarial
El diagrama de flujo de procesos ayuda a los empleados a visualizar la importancia de sus tareas dentro del contexto de la empresa, valorando su participación en la realización de la actividad principal de la organización.
Por ello, se busca explicar la relevancia de cada uno en el proceso general, involucrando al equipo para que cada uno haga lo mejor que pueda.
Verificar la necesidad de insumos
A través de una mirada detallada de cada tarea en el micro contexto, es posible recolectar datos sobre los insumos necesarios para realizar las tareas, organizando las necesidades de inventario y reposición de herramientas que permitan realizar las actividades.
La simple falta de un bolígrafo en un momento necesario puede resultar en la pérdida de un valioso tiempo de un empleado en medio de un proceso.
Fomentar una mayor productividad
Con pasos claros y bien definidos, cada empleado entiende dónde comienza y termina su responsabilidad, buscando realizar su tarea de la mejor manera posible.
También se aclaran diferentes situaciones que pueden surgir, no dejando lugar a dudas que provoquen retrasos en la producción.
Así, el aumento de la productividad se demuestra en la rutina operativa del día a día.
¿Cuáles son los pasos en un diagrama de flujo de proceso?
El diagrama de flujo del proceso se puede dividir en varios etapas, con muchos símbolos diferentes. Pero hacerlos demasiado complejos puede resultar contraproducente.
1. Etapas iniciales y finales
Las etapas de inicio y fin son esenciales en cualquier proceso, para comprender la generación de acciones y el resultado de la entrega.
Esta etapa está marcada por el símbolo que imita la forma de una pastilla. En definitiva, el principio es el insumo de la demanda y el final, el producto.
Imaginemos, por ejemplo, la cocina de un restaurante. El comienzo sería el pedido del cliente y el final sería la entrega del plato en la mesa.
Por lo tanto, es fundamental que estos pasos aparezcan en todos los diagramas de flujo.
2. Decisión
Los momentos que requieren decisión están marcados con diamantes. Cuando aparecen, significa que es necesario tomar una decisión clara entre dos o más caminos diferentes.
Esta figura geométrica normalmente va acompañada de flechas que indican dos posibilidades, por ejemplo: SÍ y NO.
En el caso del restaurante, si el cliente pide excluir la cebolla de su plato, el empleado debe saber cuál es el siguiente paso, en caso de realizar esta petición, sin dudarlo.
En la industria, pensando en el sector comercial, en el diagrama de flujo posterior a la etapa de envío de cotización al cliente, la secuencia será “cotización aprobada”, en caso afirmativo, la secuencia será una tarea. Si la respuesta es NO, será diferente.
Ambos casos ilustran un momento de decisión en el diagrama de flujo del proceso operativo.
3. Proceso
El paso del proceso se ilustra con un rectángulo. Y, dentro del mismo, se especificará el paso a realizar en el proceso.
Por ejemplo, utilizando la misma cocina de un restaurante, el proceso podría ser “asar la carne”, “dorar la cebolla”, “picar el tomate”, considerando que cada plato ofrecido en el menú requerirá su propio diagrama de flujo.
En una industria los pasos pueden ser “recibir el pedido”, “separar los insumos”, “pintar la pieza”, “coser partes de una prenda”, “encajonar el producto”, entre otros.
4. Proceso predefinido
Cuando aparece un rectángulo con bordes laterales más oscuros, significa que, en este punto, el paso sugerido ya ha sido validado en otro diagrama de flujo.
De esta manera, se puede saber que esta etapa ya forma parte de otros flujos operativos.
5. Operación manual
El símbolo de un trapezoide invertido resalta la necesidad de operación manual.
Un ejemplo es el caso de una industria de confección, donde en una determinada etapa del proceso de confección de prendas de vestir, es necesario aplicar manualmente algún detalle o accesorio más delicado.
6. Conector
El círculo y representa la conexión entre pasos muy largos o flujos diferentes. En esta situación, reemplazan las flechas para asegurar una mayor comprensión.
7. Documento
El símbolo utilizado para este paso es un rectángulo con una onda que forma la base o el lado inferior. Se utiliza para delimitar la necesidad de generar un documento, que puede ser un informe, una lista de verificación o un certificado, por ejemplo.
Si se requiere más de un documento, este símbolo aparecerá repetidamente.
8. Flujo de línea
Para indicar la dirección del flujo de actividades, se utilizan flechas.
Aclaran la secuencia en la que se deben realizar los pasos para obtener el mejor resultado y determinan la dirección del flujo.
Descubre los principales tipos de diagramas de flujo de proceso
Los principales tipos de diagramas de flujo en las empresas son los diagramas de flujo de procesos lineales y los diagramas de flujo de procesos funcionales.
Diagrama de flujo de proceso lineal
Se utilizan regularmente para ilustrar procedimientos y actividades simples, con un comienzo, pasos y final explícitos, agregando algunos puntos de decisión durante el flujo.
Diagrama de flujo del proceso funcional
Su objetivo es aclarar procedimientos más complejos, que involucran a más de un sector de la empresa.
En este tipo, los pasos se dividen entre departamentos, dejando claro quién es el responsable de cada actividad. Aunque tiene un único punto de entrada y salida.
Muchas organizaciones creen que el diagrama de flujo funcional es ideal para alinear a los empleados de diferentes áreas para que interactúen entre sí con el fin de entregar un único producto o servicio.
Diagrama de flujo de decisión
Se utiliza para mapear decisiones en el orden en que deben llevarse a cabo. Aquí se incluyen preguntas que pueden responderse con “sí” y “no”.
Diagrama de flujo del producto
Se encarga de ilustrar el orden de desarrollo de un producto o la mejora de uno existente.
Diagrama de flujo de documentos
Ilustra cómo se transmiten o procesan los documentos en un sistema, mejorando el control.
Diagrama de flujo de datos
Ampliamente utilizado en contabilidad, el diagrama de flujo de datos representa el flujo de información en un sistema.
¿Cómo crear un diagrama de flujo de proceso operativo?
Para elaborar un diagrama de flujo de procesos operativos, hemos listado valiosos consejos, que sirven como guía paso a paso para poner en práctica esta herramienta en tu empresa.
- Define un objetivo: antes de comenzar a diseñar tu diagrama de flujo, necesitas definir el alcance y el propósito del proceso. Además, podrás definir plazos y otra información importante;
- Elige una herramienta: utiliza herramientas en línea para optimizar el proceso de creación de diagramas de flujo. Estos sistemas suelen ofrecer plantillas listas para usar que se pueden personalizar;
- Organiza actividades y agrega símbolos: enumera los pasos y ordénalos según el flujo del proceso. Aprovecha este momento para involucrar al equipo y dibujar un borrador. Luego, utiliza los símbolos según sus aplicaciones;
- Conecta los pasos: use las líneas y flechas para conectar cada paso y hacer que el flujo sea más accesible;
- Revisa y valida: por último, revisa el diagrama de flujo para asegurarse de que todo esté correcto. Solicitar opiniones de los involucrados y compañeros para mejorar
Preguntas para hacer durante cada paso del diagrama de flujo de procesos
El momento en que quienes intervienen en el armado del diagrama de flujo del proceso deben agudizar su visión crítica para analizar fríamente el proceso diseñado, planteándose preguntas sobre cada paso para validarlos asertivamente.
Algunas preguntas que se pueden hacer en cada etapa son:
Etapa de procesos
- ¿Es esta tarea realmente importante?
- ¿Hay alguna posibilidad de mejora?
- ¿Es posible hacerlo de una forma más sencilla?
Etapa de decisión
- ¿Es necesaria una decisión en este momento?
- ¿Es esta una decisión basada en datos?
- ¿Es claro y objetivo o deja lugar a la interpretación?
Etapa de documentación
- ¿Qué importancia tiene este documento?
- ¿Debería archivarse para referencia posterior?
- ¿Es información pertinente y única?
Etapa de espera
- ¿Es imprescindible esta espera?
- ¿Es factible reducir este tiempo?
- ¿Esta espera podría significar retrasos o pérdidas?
Tras estas preguntas, el equipo estará seguro de la necesidad de cada etapa y de las posibles mejoras que se pueden realizar.
¿Por qué un checklist es esencial para monitorear estos procesos?
Como hemos visto, para crear un diagrama de flujo de procesos es necesario mapear todas las actividades necesarias para que se lleve a cabo un procedimiento, se produzca un producto o se entregue un servicio.
En el medio, se enumeran muchos detalles de pasos y tareas.
Por lo tanto, una herramienta de lista de verificación es fundamental para la calidad de la operación, ya que será utilizada para controlar y monitorear el cumplimiento del proceso, de acuerdo a lo acordado con el equipo al armar el diagrama de flujo.
Con una herramienta como el Checklist Fácil es posible medir objetivamente los resultados de las mejoras implementadas, con datos actualizados, informes e históricos registrados y documentados.
Es más: con el Checklist Fácil podrás desarrollar planes de acción, estandarizar procesos de verificación y ganar un aliado importante en las auditorías de calidad.
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