¿Cómo hacer una gestión de equipo externo eficiente?

Quienes trabajan con servicios saben que gestionar el equipo externo es todo un desafío. ¿Es este tu caso? ¡Así que sigue leyendo que tenemos consejos de oro para que pongas en práctica ahora mismo!

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¿Cómo hacer una gestión de equipo externo eficiente?

Realizar la gestión de un equipo externo es uno de los principales retos que enfrentan a diario las empresas que prestan servicios. Si la gestión presencial ya es complicada, imagínese desde la distancia.

El profesional responsable debe conocer una serie de factores, desde la jornada laboral hasta la correcta ejecución de las actividades. Debido a esta diversidad de tareas, la tecnología aparece como un gran aliado, especialmente en lo que respecta a la estandarización de procesos.

Pero, ¿cómo gestionar el equipo externo? Continúa leyendo, pues te traemos 7 consejos prácticos para que lo hagas a partir de ahora. ¡Vamos!

¿Cuáles son los principales desafíos en la gestión de equipo externo?

Antes de saber gestionar un equipo externo, es importante conocer los retos que conlleva esta práctica. Sobre todo porque son ellos los que deben guiar todas las acciones futuras.

Una de las dificultades más comunes es el monitoreo del trabajo de los funcionarios. Como no es posible ver de cerca lo que están haciendo, no siempre es fácil detectar fallas en tiempo real. 

El tema de las horas de trabajo también crea un pequeño dolor de cabeza. Sobre todo si la empresa no tiene procesos claros, ni cuenta con una tecnología que permita el control remoto de puntos.

La alineación de la comunicación es otra dificultad señalada en la gestión de un equipo externo. La información importante a menudo termina restringida a quienes trabajan internamente. Con esto se pueden producir ventas erróneas, por ejemplo, precisamente por desconocimiento del escenario.

Conociendo estas dificultades, comunes a las empresas de cualquier segmento, ¿cómo gestionar un equipo externo eficiente? ¡Mira nuestros consejos a continuación!

7 prácticas importantes para la gestión de equipo externo

Ser transparente

Como mencionamos, el intercambio de información es esencial, y esto debe hacerse de la manera más transparente posible. En algunos casos, un simple correo electrónico es suficiente para que los colaboradores externos se mantengan al día con las novedades.

En el caso de decisiones y definiciones adoptadas por el administrador, se pueden registrar en una carpeta de acceso común. Así, todos pueden consultar en cualquier momento. Lo mismo ocurre con los materiales de apoyo, que deben estar siempre a mano.

Recuerda que la comunicación y la transparencia son la clave del éxito. ¡Intenta mejorar tu comunicación!

Estandarizar procesos clave

Tener procesos estandarizados y claros es uno de los pasos más importantes para asegurar una buena gestión del personal externo. Esto se debe a que permite a los profesionales saber exactamente lo que necesitan hacer y, con ello, son capaces de organizar su guión.

No obstante, debe tenerse en cuenta que a diario pueden ocurrir imprevistos. Sin embargo, cuando hay procesos y planificación claros, la improvisación se convierte en una excepción, no en una regla.

Checklist Fácil puede ayudar en esta estandarización de procesos, ya que permite la creación y programación de checklists esenciales para tu negocio.

Desarrollar el liderazgo del equipo

Esta es una buena práctica que no se limita a la gestión de un equipo externo, sino a cualquier situación. Un líder es aquel que inspira a otros y puede transmitir mejor el enfoque del trabajo.

Por lo tanto, desarrollar el liderazgo dentro del equipo puede ayudar a mantener a los profesionales comprometidos con el logro de resultados. Además, se convierten en un referente, imprescindible para aclarar dudas y otras pautas rápidas.

Monitorear de cerca la jornada laboral

Aunque el trabajo a distancia implica una mayor flexibilidad, mantener el control sobre él es fundamental. Aquí, no solo estamos planteando la importancia de tener claro los horarios. ¡Al contrario!

La gestión de un equipo externo implica el desarrollo de metas, plazos e indicadores para medir el desempeño del equipo. Algunos ejemplos son:

  • Visitas realizadas;
  • Ventas consolidadas;
  • Tiempo de entrega de mercancías.

Pero ojo: las metas deben establecerse y transmitirse a todo el equipo. De lo contrario, no hay forma de saber qué espera la empresa de él. 

Monitorear el desplazamiento

¿Sabías que es posible rastrear en tiempo real la ubicación de los profesionales que trabajan de forma remota? Es decir, ¿asegurarse de que, de hecho, estén en la ubicación planificada?

Esta es otra característica de Checklist Fácil que ha hecho que la gestión de equipos externos sea cada vez más eficaz. Usando GPS, es posible capturar la localización del usuario cuando está conectado a la aplicación, por ejemplo. Incluso es posible hacer obligatorio que esto se haga para la aplicación de checklists.

Además, te permite crear una especie de cerca digital. Consiste en definir un radio de distancia mínimo desde una localización determinada para que la aplicación sea posible.

Invertir en la formación de equipos

Entre las tareas esenciales de la gestión de equipos externos se encuentran el monitoreo del desempeño individual y la promoción de la formación continua. Además de los cursos en el área en cuestión, es posible ofrecer opciones que mejoren otras habilidades.

El líder también debe estar al tanto de las noticias y las oportunidades del mercado. Así, es capaz de proponer formaciones que permitan optimizar aún más los resultados del equipo.

Vea la tecnología como tu aliada

La tecnología es capaz de acortar la distancia física entre las personas. A través de él, es posible contactar directamente con equipos externos, así como planificar las actividades que se deben realizar.

Checklist Fácil es una innovación que ayuda sustancialmente en la gestión del personal externo. Con él, organizas checklists por sectores, asegurando que todas las actividades de la empresa se están realizando correctamente.

¿Quieres ver cómo se usa? Digamos que tienes un equipo de posventa. Agregue puntos a tu checklist que deben ser auditados en cada visita, como:

  • Satisfacción con la funcionalidad del producto;
  • Necesidades satisfechas;
  • Posibilidad de realizar una nueva compra.

Si la satisfacción es baja, por ejemplo, puede ser obligatorio que el vendedor complete un plan de acción. Por lo tanto, también es responsable de planificar acciones para superar los problemas encontrados.

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Escribo contenido para ayudar a las empresas a lograr la estandarización de los procesos mediante la gestión de no conformidades: hacer que las empresas sean más eficientes y los empleados más felices 🙂
Luciana Silva

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