Inconvenientes en las empresas: utilice checklists y planes de acción para resolverlos

Para identificar los inconvenientes, es necesario estandarizar los procesos. Por eso, el uso de checklists y planes de acción es fundamental, tanto para reconocer el problema como para resolverlo.

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Inconvenientes en las empresas: utilice checklists y planes de acción para resolverlos

Las empresas de éxito son expertas en promover la mejora continua de sus procesos. Los proyectos siempre están sujetos a errores, fallas o ejecución inadecuada. Una auditoría que monitorea el trabajo es fundamental para el tratamiento de los inconvenientes.

Saber identificar errores en los procesos, es decir, inconvenientes, y tener un método definido para solucionarlos es uno de los secretos de la eficiencia. En cualquier segmento, se deben seguir las recomendaciones. Algunos están relacionados con el control de calidad, mientras que otros están relacionados con la seguridad. 

Independientemente del nivel de los inconvenientes, actuar directamente sobre el problema es lo que nos permite alcanzar los resultados esperados. En este post comprenderás mejor cómo hacer esto, además de descubrir cómo los checklists pueden ayudarte en esta tarea. ¡Verifique!

¿Qué son inconvenientes y por qué debería conocerlos?

Los inconvenientes se refieren a cualquier procedimiento, práctica o resultado del trabajo que no se encuentra dentro de los parámetros aceptables y esperados. Estos puntos se pueden observar en una actividad de auditoría o en una rutina de inspección normal.

El incumplimiento de las reglas o normas de seguridad y las normas establecidas internamente en una empresa están directamente vinculadas a los inconvenientes. Son, por tanto, procesos que generan resultados insatisfactorios, que pueden resultar en un empeoramiento de la calidad de los productos o servicios entregados a los clientes.

Para controlar los procesos evitando inconvenientes, es necesario adoptar padrones a seguir en el día a día de la organización. Idealmente, cada empresa debería tener claros los parámetros necesarios para el servicio, producción y gestión. Con este cuidado, es posible tener como resultado:

  • reducción de retrabajos;
  • prevención de pérdidas;
  • mejor uso de los recursos de la empresa;
  • mayor seguridad contra pérdidas y accidentes;
  • disminución del riesgo de falta de productos o materias primas;
  • ganancia de productividad.

Sin embargo, no basta definir cuáles son los padrones a seguir en cada proceso. Es decir, es fundamental consolidar un sistema de control, capaz de verificar si, en la práctica, se están siguiendo los parámetros.

¿Cómo identificar los inconvenientes con checklists?

El tratamiento de inconvenientes se realiza en varias etapas que garantizan la corrección del problema. Desde la identificación de lo que está fuera de lo deseado hasta la solución, hay varios pasos que garantizan que la corrección traerá el resultado esperado. 

Una forma muy eficaz de reconocer los inconvenientes es mediante checklists. La aplicación de este sistema permite verificar las lagunas en el proceso. Pero, ¿cómo poner esto en práctica? Hay tres pasos principales que se deben considerar en esta tarea: realizar la verificación, identificar los problemas y analizar las causas. ¿Vamos a ellos? 

1. Realice la verificación

El gerente debe tener el checklists con todos los puntos a verificar. El cuestionario se puede realizar mediante preguntas, que sirven para orientar el chequeo. 

Cada segmento estructura sus elementos, según las necesidades del área. Por ejemplo: “¿Está iluminado el escaparate de la tienda?”; “¿Los vendedores están dirigiendo al cliente hacia la puerta?”; “¿está organizado el stock?”; “¿la temperatura del congelador es inferior a 2 grados?”; entre otras.

2. Identifique los inconvenientes

El segundo paso en una auditoría o inspección es identificar los problemas, es decir, concretamente, los inconvenientes. Para cada tipo de proyecto u obra habrá diferentes categorías de este problema y deben registrarse.

Cuando se identifica el problema, el control de los registros de ese proyecto será mucho más claro y evitará que se repitan otros errores más adelante. Esto mejora la comunicación entre funcionarios y garantiza el mejor resultado. Los inconvenientes deben estar rigurosamente justificados.

3. Analiza las causas

El auditor necesita identificar cuáles fueron las causas del problema. El tratamiento de inconvenientes también está enfocado en la continuidad, es decir, evitar que el error vuelva a ocurrir. Al señalar la causa, se entiende más ampliamente que el problema genera ganancias futuras.

Diferentes causas pueden haber generado inconvenientes y esto depende del trabajo realizado. Corresponde al auditor ser preciso a la hora de identificar esta causa y reportarla de la mejor manera. Esto ayudará a resolver el problema.

Una vez identificados los inconvenientes, deben resolverse. Para eso, la empresa necesita organizarse en dos aspectos: la preparación del equipo y las acciones para hacer frente a los problemas encontrados. ¿Vamos a descubrir cómo hacer esto?

¿Cómo preparar al equipo para hacer frente a los inconvenientes?

Para optimizar los procesos, el equipo debe estar alineado. Es necesario seguir algunos pasos para que los procedimientos sean efectivos. Por eso, presentamos a continuación algunas actividades para organizar a tu personal:

1. Establezca soluciones

Una vez que se ha identificado el problema y se ha entendido adecuadamente la fuente, es hora de trabajar en el problema. La solución debe ser establecida por el profesional responsable y competente. Si tiene las herramientas y los recursos necesarios, él mismo puede hacer una corrección de emergencia.

Posteriormente, se debe proponer la solución al equipo responsable. El siguiente paso es trabajar los inconvenientes de acuerdo con las recomendaciones y, luego, devolver la demanda al auditor o responsable de la supervisión de la obra.

2. Entrene a los funcionarios

El tratamiento de los inconvenientes es fundamental, pero los trabajos de preparación y prevención pueden evitar estos problemas. Suelen retrasar el desarrollo, generar costos, entre otros problemas. Para evitarlos, el entrenamiento es la mejor salida para el funcionario y la empresa.

Antes de cada proyecto, se recomienda una capacitación para que todos los involucrados sepan qué parámetros, padrones y requisitos deben respetar. Esta es una acción previa, pero reduce la incidencia de inconvenientes, evitando retrabajos.

3. Defina las responsabilidades

Una vez que se identifica un problema, es muy importante definir quién será responsable de trabajar para corregir ese problema. Esto debe ser realizado por el profesional que está a cargo del proyecto, ya que conoce el rol de cada uno en la ejecución del proceso.

Los auditores no siempre tienen este conocimiento, por lo que la comunicación entre estos dos profesionales es fundamental. Este es un paso importante en el tratamiento de inconvenientes y, cuanto más rápido se realice, mejor para la finalización del proyecto dentro de los parámetros.

4. Utilice herramientas

Tratar con trabajos que involucran muchas etapas de ejecución no es sencillo. En estos casos, algunas herramientas ayudan tanto en el cumplimiento de cada fase como en el tratamiento de los incumplimientos. Una solución de checklist digital puede ofrecer un apoyo objetivo y práctico en estos asuntos.

Deja más claro los inconvenientes y permite notas generales sobre el problema. Así, la descripción de la ocurrencia, el registro de la causa y el nombramiento de los responsables de la corrección pueden ser consultados por todos los involucrados.

5. Haga el monitoreo de planes de acción

Los checklists también brindan soporte para el monitoreo completo de cada proyecto, involucrando a todos los funcionarios que trabajan en él. Cuando se detectan inconvenientes, el plan de acción es fundamental para orientar los siguientes pasos en la solución.

Una herramienta de checklist informa todos los pasos necesarios en el tratamiento del inconvenientes. Por lo tanto, a medida que se completan los pasos, simplemente indique de manera positiva cuando se resuelven los problemas.

¡Problemas reconocidos y equipo capacitado! Pero todavía falta un punto: ¿cómo actuar? Es hora de elaborar un plan para que el equipo calificado corrija las brechas señaladas. ¿Qué tal averiguar cómo hacer esto?

¿Cuál es la mejor forma de actuar ante los inconvenientes?

1. Crea el plan de acción

Al identificar los inconvenientes, el gerente debe crear un plan de acción. Este plan se puede desarrollar utilizando la propia herramienta Checklist Fácil, siguiendo, por ejemplo, el formato 5W2H, basado en 7 preguntas:

  • What: qué se hará (etapas);
  • Why: por qué se hará (justificación);
  • Where: dónde se hará (lugar);
  • When: cuándo se hará (tiempo);
  • Who: quién lo hará (responsabilidad);
  • How: cómo se hará (método);
  • How much: cuánto costará hacerlo (costo).

El campo del plan de acción se propone automáticamente para resolver el problema.

2. Registre los inconvenientes

Para elaborar el plan de acción, el gerente o funcionario que identificó los inconvenientes debe primero registrar la situación, lo cual puede hacerse mediante una foto o video. Este registro debe ser incluido en el sistema, así como el plan de acción, el cual debe ser propuesto en esta misma etapa.

3. Envíe el informe

Una vez respondido todo el checklist, el proceso se puede finalizar, guardar y sincronizar, generando un informe que se enviará a la nube. A partir de entonces, las preguntas sobre inconvenientes se incluyen en el plan de acción y se envían automáticamente al gerente de área.

4. Haga la conferencia

Al recibir el informe, el gerente de área debe revisar el proceso en el que se identificaron los inconvenientes, verificar la resolución del problema y tomar una nueva foto, registrando la solución resuelta.

5. Envíe para evaluación

Cuando se registra la solución, se notifica al auditor responsable, quien debe aprobar o desaprobar la solución registrada. En caso de desaprobación, la solicitud vuelve al gerente para que realice los ajustes necesarios, con las pautas adecuadas para corregir los inconvenientes.

6. Consolide los procesos

Todos estos pasos generan un flujo de trabajo, consolidando los procesos en el sistema de verificación, y apareciendo a todos los responsables de realizar las actividades. De esta forma, se crea la rutina y la estandarización se vuelve cada vez más efectiva.

¿Cómo el sistema controla los procesos para evitar inconvenientes?

En el sistema Checklist Fácil, todos los controles los definen los propios gestores. Esto es posible gracias a una amplia gama de configuraciones, desde el momento en que se preparó el cuestionario. En él, es posible definir las preguntas que necesitan ser respondidas durante la ejecución de los procesos.

A partir de la respuesta, se pueden crear nuevos flujos. Cuando un proceso es respondido con “no”, indicando inconvenientes, el sistema puede ser programado para requerir que el funcionario cree un plan de acción. Si esta opción está habilitada, no podrá completar el checklist sin completarla.

La solicitud para crear el plan de acción en sí misma puede contener orientación del auditor sobre cómo debe realizarse este proceso. Otra posibilidad es que estos campos están precargados. De esta forma, el auditor solo podrá leer lo definido y guardar el plan de acción para proceder con la auditoría.

Para evitar errores en la configuración del plan de acción, el funcionario puede completar con anticipación todos sus campos, bloqueando su edición.

¿Cómo adaptar el sistema a la organización?

Es importante destacar que el sistema debe personalizarse según las necesidades de la organización. Un ejemplo es la inclusión de consejos en cada pregunta. Son información adicional que puede traer pautas, imágenes y videos para indicar cuál es la situación ideal para cada proceso.

La personalización es un punto central del sistema porque cada empresa tiene un proceso de verificación diferente. Por ejemplo: la tienda departamental A tiene un equipo muy grande para verificar padrones en las unidades, mientras que la tienda B tiene un equipo más restringido para esta función.

Esto generará diferentes modelos de verificación. Para la empresa A, es importante que cuando finalice el checklist, los planes de acción se dirijan a un supervisor; él leerá el checklist completo y decidirá si aprueba o desaprueba el plan de acción. Si opta por reprobar, el plan de acción puede reabrirse y devolverse para que el auditor lo rehaga.

La empresa B, en cambio, no depende de un supervisor dedicado exclusivamente a la aprobación o desaprobación del checklist. Tampoco es necesario registrar soluciones. Basta que el funcionario identifique los inconvenientes y que él mismo realice los ajustes, creando los planes de acción y concluyendo la verificación en secuencia.

En todos los casos, una cosa es cierta: la calidad de tus productos y servicios depende del control de los inconvenientes.

¿Quieres saber, ahora, cómo adoptar en tu empresa el monitoreo de inconvenientes que describimos en este artículo? Comprenda cómo Checklist Fácil puede contribuir a tu empresa a continuación.

¿Cómo el Checklist Fácil puede ayudar?

Checklist Fácil puede ayudar en el tratamiento de inconvenientes. Esto es posible gracias a la posibilidad de personalizar diferentes etapas de una lista, es decir, de acuerdo a lo necesario para solucionar el problema de ese proyecto.

Además de ser personalizables, los elementos de los checklists se encuentran dentro de una plataforma móvil a la que se puede acceder desde cualquier computadora o en una aplicación móvil. Esto hace que sea mucho más fácil registrar información en tiempo real, incluido el envío de comentarios y fotos. Así, todos los involucrados en el proyecto tienen acceso a la información ingresada.

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Escribo contenido para ayudar a las empresas a lograr la estandarización de los procesos mediante la gestión de no conformidades: hacer que las empresas sean más eficientes y los empleados más felices 🙂
Luciana Silva

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