7 pasos para crear un informe de auditoría eficiente

Cada vez más, las empresas medianas y grandes necesitan depender de los informes de auditoría. Ayudan a los gerentes a monitorear sus actividades. Ya sea verificando el avance de los procesos, monitoreando los resultados o levantando alguna falla.

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Este tipo de documento también les permite acceder a datos actualizados. Y, con esta información completa, pueden tomar decisiones ágiles y precisas, algo esencial para un mercado altamente competitivo.

En este artículo explicaremos mejor qué es un informe de auditoría, su importancia y las diferencias entre el informe de auditoría interna y externa. También mostraremos cómo realizar un informe eficiente en 7 sencillos pasos.

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¿Qué es un informe de auditoría? 

El informe de auditoría es un documento elaborado por los auditores con el fin de registrar las ocurrencias y eventos planteados en el proceso de auditoría. Puntuando, aún, la metodología utilizada y las recomendaciones pensando en mejoras.

En este material, los responsables del trabajo presentan todos los datos recopilados durante la investigación. También indican actividades, áreas y procesos que no cumplen con las normas internas, padrones regulatorios, políticas organizacionales o legislación vigente.

El informe de auditoría tiene como objetivo proporcionar suficientes subsidios para que los gerentes evalúen si la empresa está logrando los resultados planificados. Teniendo esto en cuenta, para reducir los riesgos de fallas en los procesos internos, que pueden afectar el negocio de la empresa.

Esta herramienta debe resaltar hechos positivos y negativos, así como sus conclusiones. Para que los positivos sirvan de ejemplo y sean reconocidos. Mientras que los negativos, se corrigen lo antes posible.

Una de las características de los informes de auditoría eficientes es la presentación clara, objetiva e imparcial de todos los elementos planteados. Con esto, se vuelve de suma utilidad direccionar las acciones administrativas oportunas.

Es fundamental que este instrumento técnico se base en pruebas contundentes. Y para formalizar los resultados de la auditoría. Presentar los eventos detectados, por ejemplo. Así como informar a la dirección, controladores y consejos de administración y fiscal la descripción exacta de cómo van los procesos y actividades de la empresa.

Como producto final de la auditoría, puede representar un soporte importante para la toma de decisiones basadas en los escenarios reales de la organización.

Por lo tanto, el informe de auditoría ayudará a corregir estos problemas. Evitar que afecten negativamente a la calidad de los productos, servicios o imagen de marca. 

Verifique las diferencias entre el informe de auditoría interna y externa

Todo el informe de auditoría tiene como objetivo señalar las irregularidades en los procesos comerciales detectados durante la auditoría. Y, además, presentarlos al solicitante: gerentes, directores, junta directiva, entre otros.

Ahora, para comprender las diferencias entre los informes de auditoría interna y externa, primero debemos comprender estos dos tipos de auditorías.

La auditoría interna tiene lugar cuando la organización cuenta con un equipo de profesionales cuya función es plantear problemas en las actividades y operaciones. Revisan los procedimientos, las técnicas y la conducta de la organización para identificar oportunidades de mejora.

Aunque el trabajo se considera fundamental, estos funcionarios no tienen por qué ser necesariamente especialistas. 

En la auditoría externa, la organización contrata auditores independientes o una empresa especializada en el área para realizar el trabajo.

Así, se entiende que la principal diferencia entre el informe de auditoría interna y externa es que el interno busca confirmar el cumplimiento de los procesos. Y, también, el nivel de seguridad de los controles procesales.

El informe de auditoría externa, por su parte, analiza los registros, procesos y operaciones, estudia los documentos y verifica los estados financieros. Así, preparar una opinión técnica, sugiriendo los procedimientos a adoptar.

En el caso de que un equipo interno realice la auditoría y elabore el informe, debe ser responsable y comprometido con la organización. Además de tener la libertad y la seguridad de plantear inconvenientes, sin crear problemas de relación con otros funcionarios.

Cuando el equipo de auditoría es externo, es poco probable que ocurra este tipo de situación. Porque los profesionales contratados no tienen relación laboral con el contratista.

Sin embargo, ambos tipos de informes deben centrarse en la autenticidad de la información. Servir de base confiable para la toma de decisiones sobre el rumbo de la empresa.

¿Qué importancia tiene el informe de auditoría?

El informe de auditoría es extremadamente importante porque es a través de él que los gerentes tendrán una “imagen” de cómo están sucediendo los procesos operativos. Además de obtener datos reales para corregir fallas y plantear inconvenientes.

Con tal documento en mano, es posible estar al tanto de los riesgos que se están produciendo con el incumplimiento de las normas, procedimientos internos (POPs) o, incluso, con la legislación vigente.

Un informe de auditoría eficiente muestra la eficacia de los controles internos, lo que garantiza una mayor seguridad para la operación en su conjunto.

Verificando el status de los controles contables, financieros y operativos, por ejemplo, es posible mejorar los procesos, agregar más calidad a los productos y credibilidad a la marca. Entregando a los clientes la confianza y tranquilidad de recibir un excelente producto o servicio.

A través del informe de auditoría, también se exponen hechos que pueden afectar los resultados de la empresa. A menudo pueden ser confidenciales, lo que requiere seriedad en la forma en que se utilizan.

Por ejemplo, con la nueva Ley General de Protección de Datos Personales (LGPD) en vigor en Brasil, las empresas deberán auditar con frecuencia los procesos y procedimientos para recopilar y procesar datos personales.

En otras palabras, es necesario comprobar si se están aplicando buenas prácticas de gobernanza. Y también cómo se utilizan las herramientas de privacidad a lo largo del ciclo de tratamiento, desde el diseño del producto o servicio hasta el final del proceso.

Así, con un informe de auditoría de adecuación a la LGPD es posible plantear las fallas que pueden traer complicaciones a la empresa y su reputación, como juicios y multas. 

Descubra cuáles son los tipos de informes de auditoría 

Existen diferentes tipos de informes de auditoría. Así como diferentes conceptos según distintos autores.

Para Marcelo Cavalcanti Almeida (2012), los tipos de informe de auditoría son:

• Limpio y sin modificaciones: Demuestra que el proceso analizado cumple estrictamente con la legislación en todos sus aspectos;
• Con reserva: Se presenta cuando el auditor verifica incorrecciones materiales o no obtiene evidencia suficiente para expresar su opinión;
• Abstención de opinión: Se utiliza cuando el auditor presenta una diversidad de opiniones;
• Con un párrafo de énfasis: El informe de auditoría contiene un párrafo específico sobre un tema que, según el entendimiento del auditor, es relevante para la empresa;
• Con párrafo sobre otros asuntos: Ofrece la perspectiva del auditor sobre asuntos que, hasta entonces, no habían sido tratados en documentos anteriores, pero que son relevantes en el contexto.

También existe otra clasificación posible, en la que aparecen 5 tipos de informe de auditoría:

• Sintético: Presenta los hechos verificados de forma simple y resumida;
• Analítico: Más detallado, aunque todavía simple y objetivo, se presenta a los operadores de las actividades;
• Especial: Generalmente cuando trae datos confidenciales;
• Parcial: Se entrega en cuanto se verifica un hecho que pueda estar perjudicando a la empresa y que requieran acciones correctivas urgentes;
• Verbal: En el cual no hay redacción de un documento con lo verificado y las medidas a tomar.

¿Qué debería incluirse en los informes de auditoría? 

Primero, el nombre de los auditores y otros profesionales involucrados deben aparecer en un informe de auditoría.

Luego, deben traer información como:

• Objetivo de la auditoría;
• Procesos, actividades y documentos auditados;
• Ocurrencias verificadas y analizadas;
• Identificación de oportunidades de mejora;
• Registros en forma de documentos y checklists (físicos y electrónicos);
• Demostraciones de cálculo (auditoría contable, financiera o fiscal);
• Metodología utilizada;
• Observaciones y sugerencias;
• Conclusiones y recomendaciones.

De acuerdo con la Ley 11.638/07, de Brasil, las grandes empresas deben contratar auditorías externas para verificar sus demostraciones contables financieros. Los medianos, por otro lado, pueden utilizar auditorías internas.

Mientras tanto, las MEI y los pequeños empresarios no están obligados a realizar una auditoría fiscal.

También es importante enfatizar que un informe de auditoría no debe señalar a los culpables o nombrarlos, para no causar vergüenza o incluso despidos. En este caso, este documento debe presentar las fallas de manera universal y no ser evasivo.

Además, el auditor o el equipo que redacta el documento no necesita utilizar demasiados términos técnicos. Mucho menos elogia tu trabajo. Cuanto más natural y simple sea el informe de auditoría, mejor hará su trabajo. 

7 pasos definitivos para un informe de auditoría eficiente 

1 – Portada muy presentable

La presentación de un documento siempre puede impresionar al destinatario. Ya demuestra el cuidado y el compromiso del equipo de auditoría. Esta portada debe incluir:

• Título del trabajo;
• Nombre del auditor responsable (líder);
• Fecha de finalización;
• Nombre de la empresa o unidad organizativa auditada.

2 – Introducción bien escrita

Saber escribir no es un don. Es el resultado del ejercicio constante. Por lo tanto, escribir una introducción eficaz también es función del auditor.

En la introducción del informe de auditoría, deben contener las siguientes informaciones:

• Visión general, con informaciones completas y claras sobre las áreas y procesos auditados;
• Qué normas y leyes respaldaron el análisis (ISO 9001, ISO 14001, LGPD etc.);
• Presentar histórico de otros informes;
• Explicar las razones de la auditoría.

3 – Resumen ejecutivo

Una vez más, un resumen bien hecho ayuda a comprender todo el trabajo.

Debe presentar objetivamente las principales conclusiones, basándose en una breve descripción de lo auditado.

4 – Metodología y terminología aplicadas

En esta parte se debe explicar la metodología utilizada para la auditoría. Y, aún, por conceptualizar los términos utilizados, apuntando a la total comprensión del documento.

5 – Plan de Auditoría

Aquí, es importante destacar quién es el auditor principal, sus calificaciones y nombrar a los demás auditores participantes. También debe describir:

• Documentos y procesos evaluados;
• Personas entrevistadas;
• Pasos de auditoría;
• Herramientas utilizadas;
• Criterios de selección de documentos y personas.

Y, además, aclarar el propósito y extensión del trabajo, los principales procedimientos realizados y las limitaciones encontradas en el proceso.

6 – Ocurrencias verificadas

En este capítulo se registran los hechos encontrados en desacuerdo y las pruebas anotadas. Además de los riesgos asociados a cada uno.

7 – Provisiones y conclusiones

Finalmente, los auditores deben registrar las recomendaciones de mejoras. Depende de la empresa ponerlos en práctica.

Características decisivas en un informe de auditoría eficiente 

Para que un informe de auditoría se considere completamente eficiente, también debe mencionar algunos puntos. Son ellos:

Positividad 

¡Sí! Algo bueno que la empresa debe estar haciendo, de lo contrario no estaría funcionando. Así, resaltar positivamente lo que se está haciendo es una buena estrategia para valorar el esfuerzo de los sectores que actúan en conformidad. Y, sin embargo, que sirvan de ejemplo a los que presentan fallas.

Representatividad

El informe debe mostrar la situación real de la empresa en cada caso de desacuerdo. Dejar claro qué está fallando en los procesos, en el marco de la normativa, en las áreas problemáticas y en el incumplimiento de la legislación.

Brevedad

No confunda la búsqueda de claridad con detalles exagerados. Es decir, el documento debe estar resumido, aportando solo los datos relevantes y la información necesaria. Si algún gerente requiere más detalles, se presentarán en un archivo adjunto.

Durante el proceso de auditoría, el auditor también puede verificar la necesidad de emitir un informe parcial. En caso de que la falla detectada pueda ocasionar algún tipo de daño inminente a la organización.  

¿Cómo puede ayudar el uso de checklists con los informes de auditoría? 

Como hemos visto, la elaboración de un informe de auditoría eficiente depende de la anotación de una serie de detalles durante la evaluación técnica.

Esta notación, hasta hace poco tiempo, se realizaba en planillas en papel. Sin embargo, esto generó una demanda de tiempo muy alta en la organización. Era necesario incluir los datos recopilados posteriormente en un programa para realizar el análisis, dando más margen a los errores.

Ahora, con la ayuda de un sistema de auditoría, como el checklist en línea, todo este proceso puede ser más organizado y eficiente.

Con él, es posible:

• Eliminar el uso de papel y disminuir el margen de error;
• Crear checklists completos, con más de 100 funcionalidades;
• Crear poderosos planes de acción;
• Utilizar en varias plataformas: smartphones, tablets, notebook y PC;
• Generar informes con agilidad y seguridad;
• Y mucho más.

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