¿Tu empresa realiza auditorías e inspecciones? ¡Entonces, un modelo de checklist puede ser tu mejor aliado! Al fin y al cabo, los checklists juegan un papel clave en la estandarización de procesos.
Las verificaciones exigen un examen minucioso de equipos, entornos o de la operación en su totalidad. Por lo tanto, estructurar adecuadamente el cuestionario resulta en una inspección de calidad.
Para agilizar esta etapa, es posible utilizar un modelo de checklist, adecuado al contexto en el que será aplicado. Por eso, mostramos para qué sirve, cómo usarlo y los principales beneficios. Además, seleccionamos algunos ejemplos para que comiences tu fiscalización. ¿Vamos?
Podrás leer en este artículo:
¿Para qué sirve un modelo de checklist?
Un modelo de checklist sirve como una guía en el momento de la inspección. Es decir, es una estructura predefinida de un proceso de auditoría que ayuda a agilizar las verificaciones que se realizan en una empresa.
Ahora bien, si nunca has elaborado un checklist, ciertamente, los ejemplos semiestructurados te dirán cuál es el mejor camino para comenzar. Por lo tanto, también sirven como referencia para las organizaciones que están iniciando las inspecciones.
Muchas veces, los formatos encontrados pueden ser perfectamente útiles para tu negocio. Sin embargo, en otras ocasiones, puede ser necesario hacer algunos ajustes para que el checklist sea efectivo para tu empresa.
En cualquier caso, es interesante contar con una referencia, un punto de partida o un cuestionario completo al organizar tu proceso de verificación.
Los modelos de checklists pueden ser elaborados en papel, en planillas de Excel o de forma digital en software especializado, como Checklist Fácil. ¿Quieres entender mejor cómo utilizarlos?
¿Cómo usar un modelo de checklist?
En realidad, utilizar un modelo de checklist es una tarea sencilla. Sin embargo, elegir cuál es el mejor para tu negocio no es tan fácil. Después de todo, este es un proceso gradual, resultado de intentos, errores y pruebas.
Por eso te advertimos: ¡la personalización es el secreto del éxito! Estudia ejemplos de checklists, observa cómo se aplican en otras áreas y descarga modelos.
Luego, personaliza lo que sea necesario para tu operación. De esta manera, podrás aprovechar toda la flexibilidad que el checklist ofrece como herramienta. Además, optimizarás tu proceso al aprovechar la estructura predefinida.
Y no lo olvides: lo más importante de todo es no dejar ningún aspecto fuera de tu verificación.
Beneficios de usar un modelo de checklist
Ya sabes que el uso de checklists es fundamental para estandarizar las operaciones. Además, la facilidad de aprovechar materiales ya existentes y dedicar el tiempo disponible a actividades más innovadoras es excelente para cualquier negocio.
Pero, ¿conoces todos los beneficios de implementar esta herramienta con modelos listos para usar? ¡Lo contaremos ahora!
Optimización de procesos
Independientemente del segmento o del área en la que vas a aplicar tu cuestionario, el modelo de checklist ayuda a optimizar los procesos. Esto se debe a que los elementos ya estarán dispuestos para la inspección y elimina la necesidad de crear todo desde cero.
Sin embargo, recuerda analizar cuidadosamente si el formato elegido cumple con las necesidades de tu negocio. Por esa razón, algunas adaptaciones pueden hacerse para que los resultados sean aún mejores.
Además, los modelos de checklist proporcionados por empresas especializadas son el resultado de años de experiencia en el mercado. Por lo tanto, es un material confiable para utilizar, especialmente si tu empresa está empezando en la estandarización de procesos.
Buen uso del tiempo
La estructuración de un cuestionario requiere mucho tiempo por parte del responsable. Hay varios aspectos que deben ser considerados a la hora de crear el checklist:
- Áreas de aplicación.
- Elementos para inspeccionar.
- Definición de responsables.
- Secuencia de procesos.
- Gestión de inconvenientes.
Por lo tanto, al empezar con un modelo de checklist listo, muchos de estos aspectos ya vienen estructurados o semiestructurados. De esta manera, puedes emplear más tiempo realizando pruebas con tu formulario, implementando la mejora continua de tu inspección.
Después de un período de aplicaciones, estará apto para definir la mejor configuración de checklist para su escenario. De esta forma, el equipo también se dedica a la mejora de procesos, aportando resultados más satisfactorios.
Aumento de la productividad
Como consecuencia del beneficio anterior, el uso de un modelo de checklist también ayudará a aumentar la productividad. Y, aquí, estamos hablando de funcionarios, del equipo e incluso de la empresa.
Esto significa que todos los involucrados salen ganando, ya sea en la visión micro o macro. La mejora en el rendimiento se debe a la eliminación de actividades tediosas, como estructurar materiales completos cuando ya existen modelos disponibles, para dedicar el tiempo de los empleados a tareas más productivas.
Sin duda, esta acción también contribuye a la motivación de los colaboradores. Después de todo, se sentirán valorados y desafiados por las responsabilidades que deben cumplir.
Agilidad en la interacción
La iteración es una práctica muy común en la cultura ágil y se refiere al progreso basado en intentos continuos de mejora. Desde esta perspectiva, el uso de modelos listos de checklist facilita esta metodología.
De esta manera, las empresas pueden reducir riesgos, pérdidas y perjuicios, al invertir en un proyecto que no demore y que no produzca el rendimiento esperado. Al probar y mejorar de forma continua, los costos son más eficientes y la recopilación de datos es recurrente.
Por lo tanto, se gana tiempo al trabajar en situaciones inéditas de pruebas, pudiendo incluso innovar los procesos cotidianos. ¡Dicho esto, es hora de conocer algunos modelos para aplicar en tu negocio!
12 modelos de checklist para auditorías
Es importante resaltar que la estructuración de los procesos con comprobaciones sirve para optimizar la operación y no para mantenerla con rigurosidad. Además, evita reelaboraciones en la producción.
Esto significa que, en un flujo definido, todos los involucrados saben cuáles son sus funciones y, con la rutina, se vuelven cada vez más productivos y expertos en sus tareas.
Consulta ahora los ejemplos que hemos seleccionado para ti:
Todos estos modelos están disponibles para descargar. ¡Solo descarga y comienza a aplicar!
1. Recepción de mercancías
La recepción de mercancías es una actividad que requiere un seguimiento riguroso, ya que involucra:
- Almacenamiento adecuado de productos;
- Comprobación de documentos;
- Inspección de averías;
- Higienización de volúmenes;
- Control de cargas.
Los centros de distribución, por ejemplo, atienden una alta demanda en todo el proceso del pedido, desde la preparación hasta la entrega al cliente final.
En este sentido, es fundamental contar con un modelo de checklist para la recepción de mercancías, de modo que se eviten, en la medida de lo posible, pérdidas y complicaciones en los procesos de carga y descarga.
2. Delivery
Un impacto generado por la pandemia fue el mayor uso de Internet. Según un estudio, en 2019, el 22% de los usuarios de Internet de 16 años o más realizaron compras de alimentos en línea. Durante la pandemia, este dato aumentó al 54%.
Con este aumento significativo, muchos restaurantes, cafeterías y supermercados vieron la necesidad de adaptarse a esta modalidad.
Así, el modelo de checklist para entrega/delivery puede ayudar, por ejemplo, en la organización del servicio, la cocina, las ventas y las entregas.
3. Seguridad laboral
La seguridad laboral es un área muy relevante, tanto para los funcionarios como para la empresa. De hecho, mantener el ambiente seguro y en cumplimiento con las normas reguladoras requiere un seguimiento cuidadoso.
Para prevenir accidentes, es fundamental inspeccionar las áreas, equipamientos, herramientas y empleados. Por esta razón, un modelo de checklist ayuda, y mucho, a controlar los riesgos en la rutina del trabajador.
Cabe mencionar que, por tratarse de la inspección de espacios físicos, el modelo de checklist de seguridad laboral debe servir como guía. En ese sentido, debe ajustarlo según el lugar que será verificado.
4. Prevención de accidentes
Los datos no mienten: la Organización Internacional del Trabajo estima que se producen más de un millón de muertos en el trabajo cada año. Ciertamente, las consecuencias de esto impactan tanto a empresas como a empleados.
Así, además del cuestionario de seguridad laboral, el modelo de checklist para la prevención de accidentes ayuda a implementar acciones preventivas para prevenir o eliminar la ocurrencia de imprevistos.
Con la auditoría completa, se verifican todas las prácticas relacionadas con la preparación de los empleados, las condiciones del puesto de trabajo, el uso de EPP y el mantenimiento. Así, es posible reducir el número de accidentes laborales.
5. Limpieza de EPP
La limpieza de EPP está directamente relacionada con la salud y seguridad de los trabajadores. Antes que nada, es responsabilidad del empleador proporcionar los productos necesarios al equipo, de acuerdo con las actividades desarrolladas.
Además del uso adecuado, el almacenamiento y limpieza adecuada de los equipamientos es fundamental para que cumplan su función.
Por eso, un modelo de checklist para la limpieza de EPP es de gran utilidad para la conservación y uso correcto de los materiales en el día a día.
6. Seguridad alimentaria
La seguridad alimentaria es lo que garantiza la integridad de los productos que llegan a los consumidores, así como la calidad de los bienes comercializados.
Esto implica el análisis de aspectos químicos, físicos y biológicos que pueden perjudicar la salud de quienes los consumen. Es interesante basar el funcionamiento de la cocina en un modelo de checklist para seguridad alimentar. De esta manera, es posible monitorear instalaciones, equipos, manipuladores, envases y más.
7. Gestión de calidad
La gestión de calidad prioriza una visión sistémica de la operación. Por lo tanto, esto significa que es fundamental comprender cada etapa de la producción como un todo.
Entonces, con este conocimiento, es posible establecer y lograr estándares de calidad, evitar pérdidas y reducir costos.
Con un modelo de checklist para la gestión de calidad, es más fácil verificar los elementos para organizar los procesos de producción, preproducción, en curso y posproducción.
8. Facilities
En la gestión de facilities, hay varias áreas que necesitan ser planificadas, ejecutadas y monitoreadas. Entre ellos, tenemos seguridad laboral, limpieza, mantenimiento, control de servicios subcontratados y obras.
Para hacer frente a tantas esferas, es importante tener un monitoreo adecuado con un modelo de checklist para la gestión de facilities. De esta manera, las actividades principales son revisadas, lo que evita olvidos y mantiene la calidad de los procesos.
9. Logística y transporte
En el área de logística y transporte, hay numerosas tareas que deben verificarse, sobre todo, para garantizar que todas las actividades se completen.
Dependiendo del tamaño de tu operación, puede ser necesario crear checklists específicos para cada sector inspeccionado.
Un modelo de checklist para logística y transporte es un punto de partida para iniciar tus auditorías. En resumen, cubre áreas como la prevención de accidentes, la auditoría de vehículos y la verificación de procesos.
10. Industria
En el sector industrial, hay una multitud de sub segmentos que pueden utilizar cuestionarios para estandarizar sus procesos. De hecho, esto se aplica a todas las etapas de la línea de producción.
En términos generales, un modelo de checklist para la industria, trae aspectos como el mantenimiento, la salud, la seguridad, el ambiente y el cumplimiento de los estándares regulatorios.
11. Comercio minorista
Los minoristas tienen rutinas diarias bien establecidas porque están involucrados en varias tareas recurrentes que requieren mucha atención.
En este caso, es muy bueno contar con soporte para ayudat en la gestión de procesos de inventario, mantenimiento, control simultáneo de tiendas y más.
Hacer este monitoreo utilizando un modelo de checklist minorista brinda muchas posibilidades de aplicación y, en consecuencia, de expansión del negocio. Con la supervisión al día, es más fácil saber cómo actuar a tiempo.
12. Supermercados
Los supermercados también forman parte del comercio. Por lo tanto, al igual que en el comercio minorista, las operaciones del día a día está compuesto por diversas operaciones que funcionan al mismo tiempo.
Dos modelos de checklists que pueden ayudar a optimizar los procesos son: checklist de limpieza y mantenimiento para supermercados y checklist para supermercados.
Entonces, ¿alguno de estos modelos de checklist se encaja o puede adaptarse a tu operación? ¡Recuerda que todas las estructuras pueden y deben personalizarse según tu escenario para obtener resultados más efectivos! Si deseas comprender mejor cómo los procesos de verificación pueden optimizar tu negocio, programa una charla con nuestro equipo de especialistas. ¡Siempre estamos dispuestos a contribuir a la eficiencia operativa de las empresas!
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De mucha ayuda el ejemplo de checklist para mi trabajo
De mucha ayuda el ejemplo de checklist para mi trabajo