Plan de acción – de la teoría a la práctica: concepto, métodos y paso a paso para crear el tuyo

¿Quieres aplicar un plan de acción en tu empresa pero no sabes por dónde empezar? En este post puedes ver qué es, ventajas, metodologías y un paso a paso para empezar a aplicarlo en tu empresa ahora mismo!

Tempo de leitura: 8 minutos
Plan de acción – de la teoría a la práctica: concepto, métodos y paso a paso para crear el tuyo

¿Cómo hacer un plan de acción eficiente? En la vida diaria del gerente, esta es una pregunta recurrente. Esto se debe a que uno de los mayores retos de las empresas es poner en práctica la planificación estratégica.

En ese caso, la elaboración de un plan de acción puede ayudar a lograr el objetivo planificado. Por tanto, es fundamental crear un paso a paso con las programaciones, tareas específicas, metas, entre otros elementos, de acuerdo con la metodología elegida.

Entonces, verifique en esta publicación todo lo que necesitas saber sobre planes de acción: qué es, ventajas de uso, cómo hacerlo, sugerencias de metodología (5W2H, Diagrama de Ishikawa y PDCA) y 8 pasos para crear el tuyo. ¡Verifique!

¿Qué es plan de acción?

El plan de acción es una herramienta que consta de guías detalladas con tareas a seguir por los funcionarios, para lograr los resultados esperados o para gestionar los inconvenientes

En el libro Indicadores de desempenho: dos objetivos à ação – Métodos para elaborar KPIs e obter resultados (Indicadores de desempeño: de los objetivos a la acción – Métodos para desarrollar KPIs y obtener resultados, en libre traducción), de Andresa Francischini y Paulino Francischini (2007) definen los planes de acción como:

“Actividades que deben realizarse para provocar un cambio en los indicadores de desempeño monitoreados y su Valor Actual acercándose a la Meta. Es decir, los planes de acción deben tener una relación clara de causa y efecto con el objetivo que la empresa pretende lograr, de lo contrario todos los recursos gastados en el plan de acción serán inofensivos.”.

El plan de acción generalmente describe las acciones que se tomarán y todos los recursos necesarios para realizarlos. Por tanto, los elementos que habitualmente componen el plan son:

  • objetivo general;
  • metas;
  • lista de acciones y tareas a realizar;
  • fecha de inicio y finalización de cada actividad;
  • recursos financieros;
  • responsable de cada acción;
  • alcance de cada actividad;
  • lista de posibles riesgos; 
  • planes de contingencia.

¡Ahora que comprendes qué es y cuáles son los componentes del plan de acción, ponga tus manos a la obra! ¡Vamos a comprender los beneficios de usarlo!

Ventajas de utilizar planes de acción

Como ya explicamos, el plan de acción se puede utilizar, principalmente, en dos escenarios: conseguir resultados concretos o solucionar fallas en los procesos. Así, presentamos algunas ventajas de la herramienta:

  • prevención de problemas;
  • identificación de problemas en la producción;
  • presentación de soluciones;
  • recopilación de informaciones relevantes para el negocio;
  • toma de decisiones por parte de los gerentes;
  • feedback constructivo y aprendizaje de todos los involucrados;
  • logro de objetivos;
  • gestión adecuada de inconvenientes;
  • solución de problemas.

Los planes estratégicos varían de una empresa a otra y, en consecuencia, el uso de planes de acción también. Sin embargo, hay algunos puntos que debes conocer para elegir el mejor tipo de plan de acción para tu negocio. 

Por lo tanto, es importante comprender qué formato es el más eficiente para tu escenario. Por eso, la estructura es personalizable, según las necesidades específicas de tu organización. ¡Es de lo que vamos a hablar a continuación!

Metodologías para la creación de un plan de acción

Antes de crear un plan de acción, debes conocer la metodología que se adoptará. Por lo tanto, enumeramos aquí tres métodos principales para guiar el plan de acción: 5W2H, Diagrama de Ishikawa y PDCA. De esta forma, podrás valorar cuál tiene mayor afinidad con tu equipo y empresa.

5W2H

El nombre de esta metodología es un acrónimo en inglés, que hace referencia a las 7 preguntas que se deben responder para orientar las actividades que se desarrollarán. Así, se estructura un checklist compuesto por los siguientes elementos:

5W:

  • What? = ¿Qué?
  • Why? = ¿Por qué?
  • Where? = ¿Dónde?
  • Who? = ¿Quién?
  • When? = ¿Cuándo?

2H:

  • How? = ¿Cómo?
  • How much? = ¿Cuánto?

Así, el plan de acción actúa como una especie de mapeo de actividades, en el que se establece quién realizará una determinada actividad, durante cuánto tiempo, en qué segmento de la empresa y los motivos para realizar la actividad.

Es importante enfatizar que todo esto se puede hacer en una planilla, a fin de organizar mejor las informaciones. Otra opción puede ser un software de checklist electrónico, que facilita la recopilación y el análisis de datos.

Por tanto, este instrumento metodológico es fundamental para las empresas, ya que elimina muchas dudas sobre tareas o procesos internos. En un ambiente competitivo como el corporativo, esto acelera el cumplimiento de las actividades, aportando más eficiencia y productividad al negocio.

El objetivo principal del 5W2H es optimizar la planificación de cualquier actividad que se lleve a cabo en la empresa, que puede variar según la actuación. A continuación se muestran algunos ejemplos prácticos de la aplicación del método:

  • mantenimiento de equipamientos;
  • ajustes en procesos;
  • resolución de fallas;
  • gestión de inconvenientes;
  • creación de procesos; 
  • productividad incrementada.

Un buen consejo para usar este método es: implementar acciones sobre las causas del problema, no sobre sus efectos. Esto ayudará a obtener mejores resultados, seguridad, calidad y eficiencia.

Además, proponer diferentes soluciones a los problemas, con el fin de verificar diversas posibilidades y analizar el mejor costo-beneficio y buscar opciones con menor efecto colateral.

Diagrama de Ishikawa

También conocido como diagrama de causa y efecto, es decir, relaciona el resultado no esperado con los aspectos que contribuyeron al mismo. 

Por tanto, esta metodología se utiliza para organizar, resumir y descubrir conocimientos sobre las posibles causas de un efecto determinado.

La estructura del plan de acción para este método se relaciona con el esquema gráfico de una espina de pescado. Así, la columna vertebral se considera la causa de los problemas planteados, lo que provocó un cierto efecto. 

Entonces, esta imagen muestra la relación entre el resultado inesperado y los diversos factores que pueden haberlo llevado.

Entre los principales beneficios de esta técnica, podemos señalar que ayuda a mejorar el proceso, registra visualmente las posibles causas de los problemas, involucra a todos en la empresa y brinda apoyo para el brainstorming.

Al organizar tu plan de acción basado en el Diagrama de Ishikawa, intente utilizar el esquema para plantear la hipótesis sobre las causas del problema, con el fin de encontrar respuestas y centrarse en su raíz.

PDCA

PDCA es un acrónimo de Plan – Do – Check – Act: en traducción libre, “planear, hacer, verificar y actuar”. Este método consiste en la interacción de la gestión en cuatro pasos, enumerados en su propio nombre, y que sirven para mejorar procesos y productos.

El principal objetivo del método es utilizar planes de acción para organizar las acciones de la empresa. De esta manera, el PDCA ofrece subsidios metodológicos para que los posibles errores de curso puedan ser corregidos y realineados, en la mitad del curso.

Por ejemplo, para corregir un problema relacionado con la baja productividad, se debe elaborar un plan de acción para abordar el problema. Posteriormente, es importante que se ponga en práctica.

Sin embargo, la estrategia no acaba ahí: es necesario hacer una comprobación, tras un intervalo de tiempo preestablecido, para comprobar si se está solucionando el problema. 

A partir de ahí, es el momento de actuar y hacer correcciones en el plan inicial o dejar que todo siga igual, si no se encuentra ningún problema.

Cabe mencionar que el PDCA se puede utilizar en cualquier tipo de empresa, especialmente aquellas que experimentan procesos complejos y de alto riesgo.

Ciertamente, la planificación reduce los riesgos. Además, la etapa de verificación ofrece una oportunidad más para corregir el rumbo, optimizando el resultado final.

¿Te gustó conocer algunos métodos para fundamentar la construcción de tus planes de acción? Es importante saber que no está prohibido mezclar dos o más de ellos para guiar el plan de acción. 

¡Sin embargo, debes tener cuidado! La mezcla puede confundir el proceso, perjudicar el análisis y, en consecuencia, los resultados. Luego, evalúa la metodología más adecuada para tu negocio y haz pruebas para ver cuál es la más adecuada.

8 pasos para hacer un plan de acción

Bueno, ya conoces mejor algunos de los métodos disponibles y puedes definir cuál quieres seguir. ¡Después de eso, llegó el momento de ensuciarse las manos! ¡Verifique los 8 pasos esenciales para crear tu plan de acción! 

1. Define claramente tus objetivos

Primero, es necesario considerar los principales objetivos de la empresa, que deben ser claros y tangibles, ya que sirven como base para el plan de acción. En este paso, cree o extraiga de la planificación estratégica todos los elementos que orientarán las acciones de los involucrados, incluyendo:

  • Misión: propósito que creó la empresa. Por ejemplo: garantizar la mejor experiencia al cliente.
  • Visión: inspiración que la organización pretende lograr, como “conquistar la mitad del mercado minorista de la región en 5 años”.
  • Valores: principios que orientan el comportamiento, como “tener siempre una buena relación con los consumidores”.

2. Haz que tus metas sean medibles

Las metas consisten en el desarrollo de objetivos. Es fundamental que cumplan determinados requisitos para poder dirigir con precisión las tareas del plan de acción. Para hacer esto, asegúrate de que contengan los factores del sistema SMART:

  • Específica (specific): es directo y no genera interpretaciones ambiguas;
  • Mensurable (measurable): se puede medir, permitiendo saber si se alcanzó;
  • Accesible (attainable): no es demasiado difícil ni fácil, lo que mantiene al equipo motivado;
  • Pertinente (relevant): es importante para la organización lograrlo;
  • Temporal (time-bound): tiene un plazo para ser completado.

3. Enumere todas las tareas a realizar

En este paso, debes estructurar un checklist de los actos que se realizarán en el plan de acción. Realizar una reunión con el equipo de cada sector y discutir las tareas. Luego, crea una lista que contenga la actividad, con tu responsable.

Es importante tener un equilibrio de funciones. Un funcionario no puede estar sobrecargado de servicios y otro funcionario no puede estar inactivo durante mucho tiempo. Cada uno tendrá un papel claro, de acuerdo con sus virtudes individuales.

4. Establezca plazos

Todos los objetivos y tareas deben tener plazos predeterminados, ya que este es un paso importante hacia el cumplimiento del plan de acción. Recuerde que cada actividad debe tener el tiempo adecuado para completarse.

Los plazos deben ser compatibles entre sí, es decir, en el ciclo de producción deben encajar, sin dejar que un funcionario de la etapa posterior permanezca inactivo mientras espera el cumplimiento de una actividad anterior.

5. Delegue tareas

Estudie las tareas y clasifíquelas todas por su nivel de complejidad. Así, es más fácil poder delegar sin sobrecargar a ningún colaborador.

Por lo tanto, divida las actividades más complejas en tareas más pequeñas, de modo que haya entregas en menos tiempo que se puedan monitorear regularmente. De esta forma, el funcionario tendrá más claridad sobre su trabajo.

6. Cree una representación visual del plan de acción

En este punto, debes desarrollar un cronograma visualmente claro de todas las acciones, plazos, metas, etc., para que los involucrados puedan detectar sus obligaciones y responsabilidades.

Por ejemplo, puedes estructurar presentaciones con informes que contengan el ciclo de producción, los objetivos que ya se han alcanzado y los resultados que ya se han logrado.

Muestra la programación en un lugar que todos puedan ver. De esta forma, el equipo no se pierde en el proceso de producción y se siente motivado al ver que su trabajo tiene un impacto positivo en los resultados.

7. Prediga situaciones de riesgo y estructura planes de contingencia

No todo sale siempre según lo planeado. Existen innumerables factores que perjudican tu negocio, como cambios en el mercado, crisis económicas, desastres naturales, accidentes laborales, entre otros eventos fuera de tu control.

Para resolver estos problemas, anticipe tantas situaciones de riesgo como sea posible y, de antemano, elabore planes de acción para solucionarlos. Cuando se encuentre con estos eventos, sabrá exactamente qué hacer para mantener activo el plan.

8. Supervise el progreso de las acciones

Por último, supervise la ejecución completa del plan de acción, asegurándose de que las tareas se completen a tiempo y en el orden correcto

Además, crea un cronograma de envío de informes y reuniones periódicas (quincenales o semanales), para que los responsables de cada sector puedan presentar sus resultados.

Con los datos en la mano, registrar todo lo que no salga según lo planeado, detectar cualquier obstáculo en el trabajo de los funcionarios, identificar sus causas y presentar soluciones a los problemas. 

Realice todos los pasos necesarios para corregirlos y verifique si los cambios están garantizando el avance del plan.

Aquí, también puedes pensar en medidas que mejoren los procesos y aceleren el logro de objetivos. En este caso, será necesario revisar el plan de acción, ya que tus objetivos se alcanzarán antes de lo esperado.

Siguiendo los pasos anteriores, podrás crear un plan de acción que resuelva los inconvenientes y permita el sano desarrollo de tu empresa, de la forma más ágil y segura posible.

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Escribo contenido para ayudar a las empresas a lograr la estandarización de los procesos mediante la gestión de no conformidades: hacer que las empresas sean más eficientes y los empleados más felices 🙂
Luciana Silva

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