Procedimiento Operativo Padrón (POP): creación y cómo aplicarlo

El Procedimiento Operativo Padrón (POP) es un documento con una función indispensable para las empresas. Sirve para orientar los pasos necesarios para la ejecución de las tareas. De esta forma, es uno de los encargados de mantener siempre alineados a los equipos.
Actualizado: 8 de noviembre de 2022
Tiempo de leer: 13 minutos

Un Procedimiento Operativo Padrón (POP) presenta instrucciones pragmáticas, basadas en investigaciones. Su objetivo es aumentar la productividad y evitar el desperdicio de recursos dentro de la organización. De esta manera, se traduce en una mayor eficiencia operativa para el negocio.

Pero ¿sabes cómo aplicar el Procedimiento Operativo Padrón en tu empresa? Bueno, eso es exactamente lo que vamos a explicar aquí. En el artículo de hoy, encontrarás todo lo que necesitas saber sobre POP.

¿Qué es el POP?

El Procedimiento Operativo Padrón (POP) es un documento que describe cómo se deben realizar las actividades de una operación.

De esta manera, involucra el detalle minucioso de cada proceso. Por ejemplo: la secuencia del procedimiento, los responsables de cada uno de ellos, el equipamiento, entre otros aspectos relevantes para realizar la tarea dentro del estándar de calidad esperado.

Es una especie de guía para llevar a cabo cada actividad. Es decir, el POP deja claro el paso a paso que debe seguir el equipo. Así, es posible estandarizar y optimizar procesos, departamentos y rutinas de trabajo.

¿Cuál es el propósito del POP?

Uno de los principales objetivos de POP es estandarizar los procesos dentro de los equipos o áreas de una empresa. De esta manera, la herramienta ayuda a mantener la calidad del producto o servicio brindado. Además, la definición de un estándar minimiza errores, retrabajos, inconformidades y hasta pérdidas.

Incluso cuando un miembro del equipo está ausente, el reemplazo de tareas se puede realizar de manera segura. Después de todo, la información sobre esa rutina está debidamente estandarizada a través del POP.

Por eso se suele decir que el Procedimiento Operativo Padrón colabora con la implantación de la calidad total y, también ayuda a mantener la competitividad del negocio. 

¿Qué áreas pueden usar una plantilla POP?

El POP puede tener varias aplicaciones, siempre que exista un proceso que requiera seguir un estándar. Por lo tanto, POP se puede utilizar para:

  • Control de calidad.
  • Procesos de Seguridad en el Trabajo.
  • Procedimientos de limpieza y desinfección.
  • Control de inventarios y compras.
  • Mantenimiento predictivo de equipos e instalaciones.
  • Registros, pagos y recibos de la financiera.
  • Control de entrada.
  • En el sector de la comunicación.

Aunque cada POP es único, es posible basarse en algún modelo en el que haya puntos comunes para la mayoría de las situaciones. Para que puedas desarrollar tu documento personalizado.

Incluso con algunas características distintas, todas traerán importantes beneficios a las organizaciones. Por lo tanto, es precisamente a este tema que vamos a avanzar ahora.

¿Qué tan importante es el POP?

Como hemos visto, el objetivo del Procedimiento Operativo Padrón es, precisamente, la estandarización de los procesos. Por tanto, además de minimizar los errores, evita variaciones que pueden provocar fallos, ya que afectan directamente a la calidad.

Esto tiene diferentes consecuencias, que van desde las tareas más sencillas hasta las más complejas. Después de todo, POP garantiza el cumplimiento de los estándares y las buenas prácticas, así como la minimización de los impactos negativos sobre el medio ambiente.

También puede maximizar los requerimientos de producción o ejecución de tareas, garantizar la seguridad en el ambiente de trabajo, predecir fallas y pérdidas de la operación y, finalmente, ser útil en la formación de nuevos profesionales y equipos.

Además, en escenarios donde varios profesionales realizan las mismas tareas a escala, es importante asegurar una repetición eficiente y exacta.

¿Qué beneficios aporta el POP a la empresa?

Como has visto, el POP es una herramienta que sirve para estandarizar procesos. Con él, la empresa puede garantizar una mayor calidad y eficiencia en sus actividades, independientemente de la etapa, tarea o departamento responsable.

De esta forma, el Procedimiento Operativo Estándar aplana todo el patrón de ejecución de tareas. Esto sin duda trae muchas ventajas a la empresa, a los empleados y también al cliente final.

Su implementación se encarga de:

Incrementar la calidad de los procesos.

Cada negocio tiene una estructura única. Por lo tanto, el POP tiene información que varía según la empresa. Esto se debe a que describe la forma en que se desarrollan las actividades dentro de la propia organización.

De esta forma, garantiza una variación mínima en la rutina de los equipos. En otras palabras, mantiene un patrón de ejecución de tareas, incluso si hay cambios en el personal.

Por lo tanto, esta es una excelente manera de garantizar la calidad en los procesos. Además, permite que esto suceda sin requerir inversiones continuas en capacitación y preparación.

Disminuir la tasa de error

Con la determinación de un estándar de calidad, las posibilidades de falla se reducen considerablemente. Entender esto es simple: con documentos que detallan las formas correctas de desarrollar los procesos, se optimiza la rutina de trabajo, desde la comunicación hasta la práctica misma.

Con ello se minimizan los huecos por ruidos y dudas. Así, cada colaborador tiene información clara sobre las direcciones que debe tomar, independientemente del nivel jerárquico.

Optimizar la productividad

Incluso las pequeñas empresas tienen diferentes departamentos que realizan diferentes actividades simultáneamente. De esta forma, cada uno necesita cumplir con sus procedimientos para que se logren los objetivos principales.

Sin embargo, los procesos desorganizados y la falta de una correcta orientación pueden comprometer el nivel técnico de las actividades. Por lo tanto, la productividad de los empleados tiende a disminuir y causar impactos negativos.

Por lo tanto, cuando hay una estandarización de procesos, este escenario no se materializa. Con definiciones previas, cada profesional puede desempeñar su papel con confianza y eficacia. Superando, así, las dificultades y trayendo mejores resultados.

¿Qué debe contener un modelo POP?

Con base en todo lo que hemos cubierto, podemos definir una base estructural para este documento. Por lo tanto, un buen modelo POP tiene la mayoría de los siguientes componentes:

  • Nombre del procedimiento.
  • Lugar de aplicación.
  • Responsable de la tarea enumerada por cargos y no por nombres, ya que estos pueden cambiar con el tiempo.
  • Responsable de la elaboración del procedimiento.
  • Materiales involucrados en la tarea.
  • Documentación de referencia, como manuales, estatutos, guías de seguridad.
  • Siglas debidamente descritas.
  • Paso a paso del procedimiento, incluyendo pasos y secuencia de ejecución, además de la designación de los responsables de cada paso.
  • Gráficos y diagramas de flujo, en el caso de tareas con un alto grado de complejidad.
  • Perspectiva de revisión, es decir, dentro de qué período será necesario revisar el POP. Se recomienda un período de un año.

¿Cómo desarrollar un POP?

Con tanta importancia e incuestionables beneficios para la operación, elaborar un POP puede incluso parecer un desafío, ¿no es así? Ten en cuenta que el POP es un documento simple y objetivo, creado en colaboración con todos los involucrados en un proceso determinado.

En general, el POP suele crearse a partir de un proceso que ya existe, pero necesita estandarización. Debe crearse en cumplimiento de la legislación vigente para presentar buenos resultados a largo plazo.

Cabe mencionar que cada empresa tiene una realidad y, por lo tanto, el Procedimiento Operativo Padrón que tiene sentido en un negocio no necesariamente es aplicable en otro.

Así que trata de ver tu operación. ¿Cómo es la incidencia de fallas? ¿Qué pasa con la productividad del equipo? ¿Los números están alcanzando los indicadores de desempeño?

Así, lo mejor es no copiar al pie de la letra los estándares de otras organizaciones, sin tener en cuenta factores como el tamaño de la empresa, tamaño del equipo, segmento de actividad, etc.

Un modelo POP no es algo que se pueda copiar, porque además de la personalización, se deben revisar periódicamente. Es decir, el POP no es un documento invariable. Incluso dentro de la misma empresa puede cambiar con el tiempo para satisfacer nuevas demandas.

Finalmente, vale la pena recapitular puntos importantes:

  • Cada institución tiene particularidades en sus procesos. Por lo tanto, no se deben copiar prácticas de otras empresas.
  • El ejecutor del proceso necesita ser parte de la elaboración del POP, considerando que conoce los puntos clave de la operación.
  • Es muy importante monitorear la aplicabilidad de las instrucciones para garantizar que todo salga según lo planeado.
  • El lenguaje presentado en el POP debe ser simple y directo, asegurando que todos entiendan la información descrita.

Ahora, sigue la guía paso a paso para crear un Procedimiento Operativo Padrón en tu organización:

Elija el nombre POP

El primer paso para implementar POP es definir un nombre para el documento. Es decir, debes decidir cómo llamarás al proceso o actividad que se desarrollará.

A pesar de ser un paso aparentemente sencillo, es importante recordar que la información debe ser directa y explícita. Con el fin de dejar claro cuál es la tarea y cómo realizarla.

Supongamos que posee una tienda minorista y desea estandarizar la organización del sector de limpieza. Entonces, en el campo de la tarea, es interesante anotar exactamente su objetivo, que puede ser “ordenar el sector de la limpieza”.

Así, este primer paso ya es fundamental para generar claridad en el equipo. Garantizando así una mayor facilidad para los siguientes pasos.

Seleccionar documentos de referencia

Después de decidir el nombre, debes facilitar el trabajo de los ejecutores. Por ello, es importante recomendar otros documentos que sirvan de referencia.

No hay una regla específica para esta elección. Así, es posible incluir diferentes registros, tales como:

  • Manuales de instrucciones.
  • Viejos COP.
  • Normas.
  • Códigos.

Además, es fundamental que la referencia “hable” de los nuevos procedimientos. De esta forma, servirá de apoyo en la rutina de trabajo.

Establecer la ubicación de la aplicación

El tercer paso es la descripción del lugar, que debe ser completa y específica. Así que usa tantos detalles, con tanta información como tengas.

Este paso cobra aún más protagonismo si la aplicación se da en grandes empresas. Debido a que tienen varios sectores, departamentos y sucursales, esta claridad es fundamental.

Además, pueden existir espacios con nombres similares. Por lo tanto, presta atención a los elementos descriptivos, para hacer explícito dónde se ejecutará.

Describir tareas y responsabilidades.

Como ya entendiste, el ejecutor de los procesos necesita participar en la elaboración del POP. Porque, como conoce a fondo la mayoría de las operaciones, su presencia facilita la definición de los agentes.

En este punto, es importante no confundir responsables y ejecutores. En algunos casos, pueden ser la misma persona, pero esto debe determinarse e informarse a todos los involucrados.

Establecer procedimientos paso a paso.

Con todos los responsables definidos, es hora de describir el paso a paso que se seguirá para el desarrollo de los procesos. A diferencia de otros planes, el POP requiere que este procedimiento se realice con el mayor detalle posible.

Así que considera los elementos “obvios”. De esta manera, te aseguras de que las personas involucradas entiendan el mensaje del documento.

Establecer plazos para la revisión.

La mejora continua es fundamental en cualquier proceso. Además, el mercado está en constante evolución, lo que requiere que las empresas se adapten con frecuencia.

Por lo tanto, es importante dejar claro cuándo es necesario revisar el documento. Esto también ayuda en la organización de los gerentes. Así sabrán cuándo deben revisar el paso a paso de cada actividad.

Definir resultados esperados con POP

El establecimiento de métricas es fundamental en cualquier proceso. Con POP, no es diferente. Por lo tanto, debe establecer los resultados que el Procedimiento Operativo Padrón debe traer a su operación.

Esta práctica es fundamental para saber si el documento es adecuado y si hay algo que mejorar. Siguiendo el ejemplo de la tienda minorista, pregúntate: ¿por qué quieres estandarizar el orden en el sector de la limpieza?

¿Es para optimizar el tiempo de los empleados? ¿Facilitar el acceso a los productos? ¿Asegurarse de que el establecimiento se desinfectará dentro de un plazo específico? En el momento en que sabe a dónde quiere ir, se vuelve más fácil optimizar sus procesos.

Proporcionar acciones correctivas

Finalmente, señala las acciones que se deben tomar si no es posible llevar a cabo algún paso de su planificación. O incluso si se encuentran fallas y errores con el tiempo.

Esto será clave para optimizar los procesos. Además, permitirá que el equipo encuentre soluciones más rápido.

Detalla las siglas

Un Procedimiento Operativo Padrón eficiente permite que incluso los nuevos empleados sigan un estándar de calidad en la ejecución de los procesos. Sin embargo, esto sólo es posible cuando hay una comprensión completa de toda la información.

Así, para que no haya ruido en la comunicación, es fundamental que se describan detalladamente las siglas. Sin embargo, si no utilizas ningún acrónimo en la vida cotidiana, puedes ignorar este punto.

¿Cómo implementar POP?

Ahora que sabes cómo construir tu propio modelo POP, es hora de implementarlo. Es muy importante oficializar el POP y animar a todos a cumplir con lo descrito en el documento. Con eso en mente, aquí le mostramos cómo aplicar el Procedimiento Operativo Padrón a tu equipo, área o empresa:

Reunir a los responsables del procedimiento

Reúne a los involucrados en la ejecución de la tarea o procedimiento que necesita ser estandarizado. Ellos son los que más experiencia tienen con esta rutina y conocen sus particularidades, que son fundamentales para un SOP.

Definir un grupo de trabajo

Inicia un grupo de trabajo dedicado a la creación de POP, definiendo los roles de cada uno en esta misión. Enumere rutinas, establezca metas, apruebe datos, etc.

Especificar los pasos

Es hora de describir los pasos del procedimiento en detalle. Esto incluye el tiempo requerido para ello, así como todos los materiales utilizados y cuáles son los resultados esperados, compatibles con las metas establecidas.

Analiza posibles obstáculos e imprevistos

¿Qué puede comprometer el buen funcionamiento de esa tarea? Este análisis también debe hacerse para definir políticas sobre qué hacer en situaciones de emergencia. Por lo tanto, evalúe los pasos más críticos.

Crear una checklist de seguimiento POP

Elaborar un pronóstico de la rutina de control, certificando la correcta realización del procedimiento en cuestión. Se puede hacer a través de una checklist, que puede ser un cuestionario o una checklist.

Documentar y oficializar el POP

Finalmente, basta organizar todos los temas planteados en un solo documento y redactarlo, publicándolo oficialmente en la empresa. Todos deben ser conscientes de su existencia y debe ser accesible para los involucrados. Después de todo, es una guía para su operación.

Ejemplos de plantillas POP

Como has visto, el Procedimiento Operativo Padrón varía según la empresa. Incluso trajimos algunos ejemplos para facilitar la comprensión.

Industrias y fábricas

Las empresas que trabajan en sectores industriales conocen la importancia del mantenimiento de los equipos. Esta práctica es fundamental para garantizar la productividad en el servicio y, sobre todo, la seguridad de los empleados.

Por tanto, un ejemplo de POP para industrias y fábricas puede centrarse en esta actividad. Con esto, el equipo debe definir claramente cuál es la tarea, que en este caso será el mantenimiento del equipo.

Después de este primer momento, clasifica el orden de las actividades. Una sugerencia podría ser:

  1. Elevación de todas las máquinas.
  2. Crear un plan de mantenimiento.
  3. Elaborar una checklist con los ítems a evaluar.

El siguiente paso consistirá en definir una periodicidad y, en consecuencia, los resultados esperados. A continuación, separamos una imagen para facilitar su comprensión:

Seguridad laboral

Un POP también es fundamental para la seguridad laboral. En este caso, un ejemplo puede ser el uso de Equipos de Protección Individual, EPI. Por lo tanto, el documento debe contener los siguientes puntos:

  • Orientación sobre cómo usar el EPI.
  • Definición de qué artículo se necesita para cada actividad.
  • Elaboración de un cronograma de mantenimiento de equipos.

Por lo tanto, la empresa puede identificar si hay problemas recurrentes. De esta manera, es posible trabajar en acciones correctivas, que pueden ser capacitaciones para los empleados sobre el uso de EPI.

¿Cuáles son los tipos de POP?

Aunque POP tiene un propósito propio, sus aplicaciones pueden ser más específicas. Por eso, además de los modelos de POP y sus posibilidades de personalización, también hablamos de los tipos de POP y sus direcciones específicas. Echa un vistazo a los más utilizados:

POP fundamentales

Es el modelo POP que contiene la lista de componentes que mencionamos anteriormente. Su propósito es brindar registros y lineamientos que faciliten la comprensión de la persona que lo utilizará en la operación.

POP metódico o de prueba

El uso de este tipo de POP es muy común para orientar a los profesionales en situaciones de falla de equipos, o en actividades en general. Es el POP el que definirá cómo se abordará el problema, qué tipos de datos se deben recopilar y qué análisis se realizarán.

Como es bastante específico, debe ser utilizado por personal debidamente capacitado y preparado para aplicar las actividades guiadas de manera eficiente.

POP de seguridad

Describe los procedimientos destinados a la seguridad de los trabajadores en la ejecución de una actividad, con el fin de evitar accidentes en la operación.

La necesidad de cortar el suministro eléctrico para realizar el mantenimiento, el uso de Equipos de Protección Individual (EPI), las recomendaciones de seguridad, en definitiva, son ejemplos de lo que se debe mencionar en este modelo de POP.

POP de producción

Los pasos de producción a menudo son complejos debido a sus diversos procesos. Por muy buena que sea la experiencia del empleado, existe el riesgo de que uno u otro detalle pase desapercibido, poniendo en riesgo la calidad del producto y, en consecuencia, la seguridad del cliente.

Para evitar fallas de fabricación, especialmente en casos de rotación de personal, es importante crear este modelo SOP. Así, se evita la pérdida de conocimiento y experiencia sobre una determinada función incluso con la salida de un empleado.

POP de calidad

En el control de calidad, es importante que los involucrados sepan exactamente qué características revisar para dar fe de la calidad de un producto, ¿no?

Estas pautas también deben establecerse e institucionalizarse utilizando el SOP. De esta forma, evitas el envío de piezas defectuosas, por ejemplo.

Archivo POP

Este modelo POP está destinado a registrar las pautas de organización y archivo para documentos específicos, especialmente órdenes e informes de fabricación.

Al fin y al cabo, organizar estos documentos es fundamental en la tarea de recopilar datos y buscar respuestas para solucionar problemas. Además, son importantes para los clientes y los órganos de control, cuando alguno de ellos solicita algún análisis.

POP de almacenamiento

Storage POP determina cómo, dónde y cómo almacenar los recursos y productos de la empresa.

Debe incluir el método logístico de almacenamiento utilizado, datos específicos de seguridad, información sobre peligrosidad y características generales del producto para el almacenamiento, temperaturas ideales y plazos.

POP de conducta para denuncias

Cuando el cliente está insatisfecho, tiene derecho a expresar su percepción. En ese sentido, el equipo de atención necesita estar preparado para recibir estas denuncias y realizar este servicio de la mejor manera posible, pensando en la satisfacción del consumidor y en la relación con el público. Después de todo, la retención es tan importante como la prospección.

Así, este POP ayuda a contornear la situación, conteniendo respuestas y enfoques óptimos para cada tipo de situación.

¿Cómo aplicar POP con la ayuda de la tecnología?

Como hemos visto, el Procedimiento Operativo Padrón es una herramienta de control que favorece la gestión de procesos. Después de todo, asegura que un proceso se realice de la manera más eficiente posible. Esto ayuda con la previsibilidad de los riesgos, variaciones y desviaciones.

Básicamente, esto se realiza mediante la aplicación de formularios y cuestionarios, los cuales se pueden realizar de forma manual o con ayuda de la tecnología.

Manualmente, las empresas tienden a repetir los problemas que ya encontraron antes de implementar el POP. Esto se debe a que la aplicación de checklists en papel es lenta, permite aún más errores humanos, además de generar residuos e impactar el medio ambiente.

La salida es, por tanto, insertar la tecnología en el día a día de la empresa como gran aliada en la gestión. Con un sistema automatizado, la aplicación del checklist se realiza de una manera mucho más rápida y organizada.

¿Cómo Checklist Fácil puede ayudar?

La tecnología juega un papel importante en el POP. Principalmente en cuanto a la agilidad, que es fundamental para una mejor ejecución de las tareas. Hoy en día, existen incluso herramientas digitales capaces de optimizar todo este proceso.

Una de estas soluciones es Checklist Fácil. Al ser totalmente digital y permitir el acceso desde diferentes dispositivos, garantiza una mayor eficiencia operativa y análisis de datos en tiempo real.

Con él crea checklists por actividades y agrega todos los pasos que se deben seguir, tal cual es POP, ¡pero en digital!

De esta manera, diariamente se verifica la frecuencia deseada, el profesional aplica el checklist, confirmando los pasos que están en orden.

Con Checklist Fácil, el cuestionario solo se puede completar cuando se cumplen todos los requisitos y se completan todos los campos.

Pero, ¿qué pasa cuando algo está fuera de servicio? Aquí viene una característica muy útil de la herramienta, que son los planos de acción. Incluso es posible hacerlo obligatorio cuando se detecta un incumplimiento, sólo es posible pasar al siguiente paso cuando se completa y al anterior.

Todo esto genera eficiencia en el control de los datos, los datos pueden ser monitoreados en tiempo real y extraídos para análisis detallados, en reportes y tablas personalizadas.

Estos fueron nuestros consejos sobre cómo crear un Procedimiento Operativo Estándar en su empresa. Tenga presente que el secreto está en la organización y control de sus procesos, asegurando la sistematización de acciones, demandas, inversiones y procedimientos en su conjunto.

Con un trabajo exitoso en esta área, su empresa tiende a depender de una gestión optimizada. Así, es posible aumentar la eficiencia en los servicios y en la calidad de los productos ofrecidos.

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