Proceso de control: 5 prácticas para hacerlo más efectivo

Si estás pensando en mejorar tu empresa o negocio, los procesos de control son uno de los elementos más importantes para lograrlo. Si ya cuentas con algún proceso de control, se recomienda mejorarlos constantemente a fin de que siempre correspondan con las áreas de la organización para que funcionen adecuadamente.
Actualizado: 7 de diciembre de 2022
Tiempo de leer: 4 minutos

Es posible lograr que el modelo de negocio de la empresa tenga éxito y las actividades de la empresa se ejecuten correctamente. Debido a su importancia, en este artículo te recomendamos 5 formas de hacer el proceso de control de tu empresa mucho más efectivo para lograr los mejores resultados.

¿Qué es el proceso de control?

Empecemos por conocer el concepto principal: Business Process Management (BPM). Se trata de la gestión de procesos de negocio, como su identificación, modelado, análisis y mejora. Este proceso se conforma de un método y una parte teórica que se adapta a cada empresa para respetar sus singularidades.

Además, se trata del último proceso administrativo en una empresa, ya que permite evaluar y medir la efectividad del plan ejecutado. Para imaginarlo de forma tangible, se puede pensar como un valor estadístico que sirve para medir los niveles de productividad.

Esto es importante porque, para rediseñar y mejorar los procesos de las empresas, se requiere de una habilidad especial para lograr una buena gestión de proyectos. A continuación, enlistamos algunos de los puntos que los expertos recomiendan tener presentes.

¿Qué hay que tomar en cuenta al replantear un proceso de control?

Para clarificar el concepto anterior, te explicamos 4 puntos importantes del proceso de control que debes de tomar en cuenta:

  1. Al cumplir con sus requisitos, los procesos de una empresa ayudan a satisfacer a los clientes. Al mismo tiempo, generan valor para la entidad.
  2. Deben de ser gestionados adecuadamente: una parte fundamental de este punto es la medición, el control y el análisis de los mismos.
  3. La propia gestión abre paso a la mejora continua de los procesos. Al tratarse de una actividad continua, estos deben de evolucionar para garantizar un funcionamiento adecuado en todo momento.
  4. La digitalización es clave para automatizar procesos y analizar fácilmente los datos recolectados por las tecnologías de la información. Por ello, es más fácil garantizar la estructura y evitar tareas innecesarias.

4 etapas del proceso de control

Con la finalidad de lograr los objetivos empresariales, se llevan a cabo los siguientes puntos:

Planificación

Este se refiere a un plan de acción que trata sobre el diagnóstico de la empresa, por lo que se toman en cuenta el objetivo de la empresa y la misión de la misma para definir una estrategia viable.

Organización

Posteriormente, se asignan responsabilidades a cada área para lograr el objetivo empresarial.

Dirección

Para garantizar una buena acción, es necesario brindar asesoría y motivación al personal encargado de las actividades durante la gestión de la empresa. Además, se debe de contemplar la supervisión de los colaboradores y la medición de los resultados.

Proceso de control

Finalmente, es necesario analizar los procesos para evaluar su eficacia. Enseguida te explicamos algunos tips para lograrlo con éxito.

5 buenas prácticas para hacer el proceso de control más efectivo

Ahora es momento de utilizar la información anterior para crear buenos procesos que sumen a tu emprendimiento. Adicionalmente, te compartimos 5 buenas prácticas para lograrlo con éxito.

1. Estructuras

Para establecer adecuadamente las estructuras correctas en cada proceso, se recomienda mapear todas las actividades mediante un diagrama de flujo o cualquier otra herramienta.

Al explorar cada fase a detalle es fácil identificar cualquier área de oportunidad. Por ello, se recomienda que en el mapeo se contemplen las todas las actividades y las personas encargadas de realizarlo.

2. Digitalización

Utilizar tecnologías de la información para digitalizar algunos procesos es fundamental para mejorar algunos puntos. Así como para monitorear, controlar y generar datos para analizar. Por ejemplo, al usar un software para este proceso, se reconocerán fácilmente los cuellos de botella, el incremento en costos y la disminución de la calidad en cualquier área.

3. Mejora continua

Como se ha mencionado anteriormente en este artículo, los procesos de control son elementos que pueden y deben mejorarse constantemente para garantizar el mejor rendimiento de la empresa en todo momento.

Es fundamental tener presentes algunas medidas de mejora incremental. Al hacerlo, es importante tomar en cuenta las sugerencias de las personas encargadas del proceso, porque, al trabajar directamente en las actividades, pueden identificar mejor los problemas existentes.

4. Colaboración

En el rubro de la colaboración nos referimos a tres aspectos fundamentales: los responsables de cada proceso, socios en el tema y colaboración de los trabajadores.

Lo primero es tener en mente que se necesita establecer un responsable de cada proceso para garantizar el éxito del mismo. Y tener socios en algunos procesos puede ayudar a simplificar algunas tareas y/o facilitar la logística.

Finalmente, lo más importante es incentivar a los colaboradores a promover los procesos de control y detectar las áreas de oportunidad. Esto puede fomentarse a través de la formación regular de los trabajadores, así como motivarlos a través de bonos y recompensas.

5. Forma una nueva cultura empresarial

Lograr una mejoría en los procesos de control de una empresa involucra cambios en los sistemas y equipos. Por lo que, para no enfrentar una resistencia al cambio, es necesario implementar una nueva cultura empresarial que prevea esta parte.

Esto también considera la implementación del monitoreo constante con el objetivo de lograr la mejoría constante y saber si los cambios realizados han tenido el rendimiento esperado. Con ello en la mente del equipo, será posible anticiparse a cualquier problema que pueda ocurrir.

Implementa buenos procesos de control

Estamos seguros de que con estos pasos básicos vas a lograr comprender todas las actividades de tu empresa y lograr mejorar todos los problemas existentes. Así, las áreas del negocio se integrarán fácilmente y estarán alineadas a los objetivos del emprendimiento, lo que ayudará a lograr los objetivos planteados.

Utiliza estos puntos como una guía para comenzar a evaluar procesos dentro de tu empresa y mejorar aquellos que necesitan un cambio urgente en pro de la organización.

No te olvides de compartir esta información en redes sociales para ayudar a más personas a mejorar los rendimientos de su empresa, negocio o emprendimiento.

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