¿Qué es la reducción de costos y cómo lograrlo en una empresa?

Promover la reducción de costos en una organización es un desafío. Descubre por qué la reducción de costos puede ser beneficiosa más allá del aumento de las ganancias y los pasos a seguir para implementarla de forma adecuada en tu empresa.
Actualizado: 9 de janeiro de 2024
Tiempo de leer: 4 minutos

Según el Fondo Monetario Internacional, en 2024 el crecimiento económico mundial se estabilizará en 3.0%, lo que representa un escenario favorecedor en una economía negativamente afectada tras la pandemia del Covid-19. Aun así, hasta la fecha, las empresas siguen luchando por recuperarse, para ello, la reducción de costos representa una estrategia fundamental.

Para algunos, puede traducirse en la disminución del personal y sacrificio de procesos elementales para las operaciones. Por fortuna ese es un pensamiento obsoleto en la actualidad, ya que se entiende que es más que posible aminorar los gastos sin impactar en la calidad del producto final.



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Para ello, es necesario tener en cuenta una gran cantidad de factores que inciden directamente en qué tan efectivo puede llegar a ser. Por eso, en este artículo te hablaremos no solo de la importancia de la reducción de costos en las organizaciones, sino también de cómo puedes aplicarla con éxito en la tuya. ¡Continúa leyendo!

¿Qué es la reducción de costos?

Se trata del proceso en el que se implementan una o más medidas, como la automatización de procesos o estandarización de los mismos, que en conjunto logran disminuir los costes de operación y producción de una empresa.

Si bien, los objetivos de esta práctica pueden ser diversos, su propósito principal es aumentar la rentabilidad de la organización.

Importancia

Aunque en principio la reducción de costos luzca como una estrategia opcional y que debe aplicarse solo en determinados casos, la realidad va mucho más allá, pues se trata de una práctica igualmente importante en empresas de todos los tamaños y sectores.

Sin este método, las posibilidades de que una empresa perdure en el tiempo son escasas, ya que, en la práctica, se implementa no solo durante un decrecimiento en la economía o cuando la organización atraviesa momentos difíciles, sino también durante el inicio de operaciones, al tratar de hacer que un producto o servicio sea rentable e incluso al intentar posicionarse entre la competencia.

Sin lugar a dudas, la reducción de costos es un elemento clave en todas las etapas y protocolos de una empresa. Uno que, bien aplicado, permite economizar los procesos operacionales mientras se aumentan las ganancias y se mantiene la calidad del producto: una fórmula para el éxito de cualquier negocio.

Beneficios

¡Lo anterior es solo el principio! De esta manera, los beneficios que la reducción de costos puede traer a tu empresa parecen no tener fin, siendo algunos de ellos:

1. Aumento en la competitividad

La reducción de costos permite que la organización pueda ofrecer productos más económicos que los de su competencia y, con ello, obtener ventaja sobre esta.

2. Mejora en la eficiencia operativa

Identificar y eliminar costes innecesarios permite optimizar recursos, mejorar la productividad y, en consecuencia, incrementar la eficiencia operativa.

3. Adaptabilidad y flexibilidad

La capacidad de reducir gastos cuando la situación lo requiere favorece un escenario en el que la empresa puede adaptarse a las demandas del mercado o a los cambios de la economía general.

4. Visión a largo plazo

De este modo, evaluar qué costos seguirán siendo o no rentables a medida que pase el tiempo ayudará a que la empresa pueda sostener sus operaciones no solo al principio, sino también en el largo plazo.

5. Reinversión estratégica

Los recursos financieros liberados tras el control de costes pueden destinarse a inversiones de mayor relevancia en la organización, como la innovación, la expansión, la implementación de tecnologías avanzadas, entre otros.

6. Estabilidad financiera

Por último, una gestión efectiva de costos crea un entorno en el que la rentabilidad es alta, la resiliencia es fuerte y la economía es saludable, lo que vuelve a la estabilidad financiera en un resultado más que posible.

¿Cómo reducir costos de manera eficiente? 5 estrategias

Aunque no existe una metodología exacta sobre cómo disminuir los gastos, podemos mencionar una serie de estrategias que te ayudarán a implementar la reducción de costos:

1. Evaluar y analizar

Para empezar, deberás conocer a fondo los procesos de tu empresa y definir los gastos relacionados con cada uno y con el área que correspondan. En ese sentido, manejar un adecuado control de operaciones te será de gran ayuda.

Con esto podrás identificar qué procedimientos pueden optimizarse en cuanto a costos y las mejores formas de hacerlo.

2. Reducir con cautela

Tan esencial como es reducir los costos es que se tomen decisiones razonables al respecto. Si el corte en el presupuesto es tan elevado que afectará la calidad final de los productos o amenazará la seguridad laboral del entorno, no es viable. En casos como esos, lo ideal será optar por una reducción menos drástica o por diversificarla mejor.

3. Enfocarse en los productos más vendidos

Especialmente si la economía de la empresa atraviesa un momento delicado, lo ideal es dejar de lado esos productos de pocas ventas y enfocarse en los de mayor demanda.

El área encargada debe evaluar si es mejor pausar su producción o eliminarlos por completo.

4. Negociar con los proveedores

Para negociar con tus proveedores y conseguir mejores precios en tu materia prima o maquinaria, es fundamental que expreses tu necesidad basándote en datos.

Investiga sobre otros proveedores y toma de referencia los que tengan precios más económicos para exponer tu disconformidad. Si el proveedor no cede, siempre es válido cambiarse a otro.

5. Optar por el teletrabajo

El teletrabajo permitirá ahorrar costos en espacio, dispositivos y recursos energéticos. Por lo que, si algunas áreas de la empresa pueden funcionar sin la presencia física del personal, puedes optar por el trabajo a distancia.

Desde luego, puede implementarse solo en ciertos horarios o días, mientras los empleados y los directivos se adaptan.

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Herramientas para reducir costos

Herramientas como los software de gestión administrativa, de contabilidad o de inventario, priorizan la automatización de tareas o procesos y, con ello, además de acelerar la producción, podrán identificar rápidamente fugas importantes de recursos o dinero.

En este sentido, la herramienta Checklist Fácil te permite realizar una gestión igualmente eficiente, con la diferencia de que lo hace a través de listas de verificación. Gracias a ella es posible hacer un seguimiento de las operaciones y mercancía, evaluar fallos en las mismas y compartir la información en tiempo real para su más pronta resolución.

Esto traerá consigo una disminución del dinero necesario para reparaciones, mantenimiento y reemplazo de maquinaria. Incluso puedes utilizarlo a través de nuestra aplicación móvil, por lo que siempre estará a tu alcance.

Por otra parte, será un sistema esencial para cumplir con regulaciones y aprobar todas las auditorías internas y externas, lo que evitará gastos en multas o sanciones por incumplimiento.

Para este punto, es evidente que la reducción de costos puede marcar la diferencia entre una empresa exitosa y duradera ante otra que se enfrenta a situaciones precarias constantemente.

Si quieres saber más sobre cómo nuestra herramienta puede ser pate importante de este proceso, te invitamos a que conozcas Checklist Fácil y descubras cómo puede transformar la eficiencia operativa de tu empresa.

Rafael Zambelli

El director Ejecutivo y Co-fundador de Checklist Fácil, Rafael, es Licenciado en Administración de Empresas por la UFRGS - Universidad Federal de Rio Grande do Sul - y Magíster en Gestión de la Información por la PUC-RS. Antes de convertirse en empresario, también trabajó en empresas como Dell y Vonpar.

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