12 pasos para promover la reducción de costos en la industria

Promover la reducción de costos en la industria es un desafío. Sabiendo esto, te traemos 12 consejos que te facilitarán el éxito en esta tarea. ¡Ven a verlo!

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12 pasos para promover la reducción de costos en la industria

La reducción de costos en la industria está directamente relacionada con una gestión eficiente. Es un reflejo de una buena organización de gastos e ingresos. Lo que lleva a un cierre positivo a final de mes.

Pero ¿cómo hacer eso? Este es uno de los desafíos que enfrentan los gerentes a diario. Haciendo necesario buscar herramientas y otras alternativas que ayuden en esta gestión.

Sabiendo la importancia de promover la reducción de costos en la industria, creamos este contenido. En él, mostraremos metodologías y un paso a paso para tener éxito en esta tarea ahora. ¡Vamos!

¿Cuál es la importancia de buscar la reducción de costos en la industria?

La disminución de los costos operativos puede aportar ventajas competitivas a la industria. Esto se debe a que, con menos gastos, es posible practicar precios más atractivos, así como realizar nuevas inversiones.

Todo eso aporta una mayor rentabilidad a la empresa. Además de contribuir al aumento del beneficio general.

Volviendo al punto de reducir los precios, esto ayuda a atraer más clientes. Sin tener que disminuir la calidad de la materia prima y del producto final.

Cuando se hace bien, la reducción de costos en la industria también hace que la estructura operativa sea más ágil y eficiente. Eliminando así desperdicios y gastos innecesarios, que solo traen deudas al negocio.

Es importante resaltar que el control de gastos es importante independientemente del tamaño y tipo de industria. Ya que todo el mundo, de una forma u otra, debe preocuparse por el margen de beneficio.

¿Qué necesitas saber antes de comenzar a reducir costos en la industria? 

Antes de comenzar con los recortes reales, es esencial comprender cuáles son tus costos actuales. Sin un análisis detallado y una planificación estructurada, las posibilidades de error aumentan sustancialmente.

En este punto, es importante asegurarse de que comprendes, de hecho, los tipos de costos que puede incurrir en la industria. Para que sea más fácil, se los mostraremos a continuación: 

  • Fijos y directos: Como su nombre lo dice, es un costo fijo que está directamente relacionado con la ejecución de un servicio. La mano de obra es un ejemplo;
  • Fijos e indirectos: Consiste en funcionarios que no están conectados directamente con el producto, como supervisores y gerentes. Sin embargo, siempre están presentes en la hoja de pago;
  • Variable e indirecto: Es difícil de asignar al producto y varía según la producción y las ventas. La energía eléctrica aplicada en la operación y la parte de la logística se incluyen en este costo; 
  • Variable y directo: La materia prima es un costo variable porque depende del ritmo de producción. Y, al mismo tiempo, es directo porque es un elemento indispensable para el desarrollo de un producto.

Entendiendo este tipo de costo, es evidente que no tiene sentido reducir los gastos que implica la fabricación de productos, por ejemplo. Con eso, buscando soluciones a corto plazo. Esto se debe a que influye directamente en la producción. Reducir la cantidad y/o calidad de lo que se venderá.

Por lo tanto, observe de cerca tu hoja de pago de los últimos meses y vea qué se puede reducir sin que la rutina se vea afectada. Comprueba también si hay algún equipamiento que se esté utilizando menos y, por tanto, se pueda apagar o incluso vender. 

Además, evalúe la automatización de algunos procesos. Esto se debe a que, de esta forma, puedes orientar a tu equipo hacia acciones más estratégicas. Sin mencionar que ayuda a incrementar su capacidad productiva hasta en un 22%, según datos recopilados por (SENAI).

¿Qué metodologías ayudan a reducir los costos en la industria?

Existen métodos que, aplicados en las empresas, ayudan a optimizar y estandarizar los procesos en su conjunto. Por tanto, también ayudan a reducir costos en la industria. Conoce a algunos de ellos:

Poka-Yoke

Término japonés que puede traducirse como “a prueba de fallos y errores”, es un método creado en 1960. Su objetivo es prevenir y corregir posibles inconvenientes en los procesos industriales

¿Y cómo lo hace? Eliminando las causas que generan estos errores. En otras palabras: la metodología puede ayudar a detectar inconsistencias financieras, apuntando a la reducción de costos en la industria.

Ciclo PDCA

El acrónimo de plan, do, check y act, es una metodología que trae como principio básico la mejora continua. Es decir, la mejora permanente de procesos y actividades en general.

El enfoque del ciclo PDCA es mejorar la agilidad en la ejecución de tareas. Además de hacer que los procesos sean más objetivos y claros para todos los involucrados. Pensando en los costos, puede optimizar el proceso de contratación de proveedores, por ejemplo. Para rentabilizar la subcontratación.

Lean

Esta metodología trae el concepto de usar solo lo necesario para llevar a cabo un proceso o trabajo. Traducido como “disminuir”, Lean busca reducir el desperdicio y aumentar la productividad. Hacer que las personas se concentren solo en los pasos que agregan valor al producto final.

Al pensar en la reducción de costos en la industria, ayuda a administrar los recursos de manera efectiva. Con ese fin, alienta a que se produzcan pequeños cambios a lo largo del tiempo. Para tener el menor impacto posible en el negocio.

Kaisen

La premisa básica de esta metodología es “hoy mejor que ayer, mañana mejor que hoy”. Por esta razón, pasó a conocerse como mejora continua. Ya que propone pequeños cambios en la vida cotidiana que pueden generar resultados positivos a largo plazo.

Uno de los diferenciales de Kaisen es el hecho de que estimula los ajustes de forma gradual y continua. Es decir, en lugar de hacer grandes rupturas, predica que es necesario eliminar el desperdicio poco a poco, pero de manera consciente.

5W2H

Esta herramienta es famosa por ayudar en la gestión de calidad. Para ello, cuando se aplica, la persona debe responder a las siguientes preguntas:

  • What? – ¿Qué se hará?
  • Why? – ¿Por qué se hará?
  • Who? – ¿Quién lo hará?
  • When? – ¿Cuándo se hará?
  • How? – ¿Cómo se hará?
  • How Much? – ¿Cuánto costará?

Llevando a nuestro tema, al detectar una inconsistencia en los costos, el responsable puede utilizar el 5W2H para planificar la mejora. Estipular plazos y traer el resto de información para hacerlo factible.

12 consejos para reducir costos en la industria

1. Establecer metas de corte

Dentro del análisis de costos inicial que hemos comentado, es importante definir ya objetivos para los recortes que son un desafío. Y, al mismo tiempo, acorde con la realidad del negocio.

Para ello, haga un análisis del desempeño de la industria en los últimos meses para llegar a un denominador común. Un consejo aquí es usar el Principio de Pareto, que dice que el 80% de los resultados provienen del 20% de las causas. Es decir, el 80% de los costos provienen del 20% de los factores necesarios para la operación.

Con él, puede definir qué elementos, de hecho, impactan en los resultados. Por lo tanto, enfocándose en planificar la reducción de los demás.

2. Adopte un Procedimiento Operativo Padrón (POP)

POP es un documento muy útil para estandarizar procesos y, así, reducir fallas en la empresa. Esto se debe a que, en él, se detallan cómo se debe realizar la actividad. Claramente y en detalle.

Por lo tanto, puede crear un procedimiento específico para comprar materias primas, por ejemplo. Definiendo que el resultado esperado es obtener mejores condiciones de compra y, con ello, la reducción de costos en la industria.

3. Empodera a tu equipo

Un equipo no preparado puede comprometer el servicio. Por lo tanto, si desea reducir costos con desechos y productos defectuosos, así como aumentar la productividad, debe ofrecer capacitación. 

Algunas sugerencias al respecto son:

  • Llevar a cabo la capacitación tan pronto como se contrate al funcionario;
  • Ofrecer reciclaje periódico;
  • Promover reuniones de seguimiento;
  • Invertir en cursos enfocados a nuevas tecnologías.

4. Ahorrar electricidad

Este consejo puede incluso parecer un poco fuera de contexto. Pero créanme: la electricidad es uno de los costos variables que más impactan en las ventas. Y, muchas veces, no recibe la debida atención.

Una forma eficiente de promover este cambio es invirtiendo en paneles solares. Muchas empresas financian la compra de equipos y el monto equivale a lo que se está ahorrando mensualmente.

Sin embargo, si no es posible realizar esta inversión en el momento, debe evaluar su estructura. En otras palabras: compruebe si su equipo funciona correctamente. Esto se debe a que, cuando están desregulados, tienden a utilizar más energía para funcionar.

5. Crea un plan de mantenimiento para tus máquinas

Siguiendo el consejo anterior, es esencial que su industria tenga un plan de mantenimiento para todos sus equipamientos

Esto se debe a que, sin él, la tendencia es que la empresa realice el mantenimiento solo cuando la máquina ya no está funcionando. Además de detener la producción, lo que puede interferir con las entregas, el costo de hacerlo es mayor. Y en algunos casos, es posible que deba comprar uno nuevo. 

Por otro lado, con la planificación, es posible pronosticar los gastos. Además de actuar temprano, aumentando la vida útil de la maquinaria.

6. Reducir el tiempo de inactividad

La inactividad se refiere al tiempo que los empleados están parados. Es decir, no están realizando ninguna actividad en beneficio de la organización. Lo mismo se aplica a las máquinas, que a menudo podrían funcionar durante más tiempo. Con esto, aumentan las ganancias comerciales.

En este punto, es importante evaluar las situaciones de forma aislada. Llamar al empleado para hablar, con el fin de evaluar su motivación y proponer mejoras. En cuanto a las máquinas, compare los informes con las sugerencias de uso de los fabricantes. Con esto, determinar si es posible ampliar el uso.

7. Estandarizar procesos

La estandarización de procesos es sin duda una gran herramienta para aumentar la productividad y reducir el desperdicio de la empresa. 

Esto se debe a que los profesionales conocen las mejores prácticas para su actividad. Por lo tanto, las posibilidades de que se produzcan errores se reducen sustancialmente. 

Pensando en la reducción de costos en la industria, es importante estandarizar desde el procedimiento de contratación de proveedores hasta el control de inventarios

8. Revisa tus proveedores

Es inevitable: para reducir costos, es necesario encontrar proveedores que ofrezcan la mejor relación costo-beneficio. Sin que esto afecte a la calidad del producto final (claro).

Así que haga una lista de todos sus socios e intente negociar descuentos, condiciones o bonificaciones. A cambio, ofrecer lealtad, fortaleciendo aún más la relación entre las partes.

9. Adopte una buena gestión de inventario

Cualquier industria tiene períodos de mayor demanda. Supongamos que opera en el sector del calzado. Ciertamente, cerca de las fechas festivas, sus clientes hacen compras más importantes, ¿verdad?

Sabiendo esto, debe realizar una buena gestión de inventario. Es decir: garantizar que no falten los productos más vendidos. Para no perder una venta que pueda traer grandes beneficios al negocio.

Con esta planificación, también es posible negociar con sus proveedores por adelantado. Sobre todo porque, cuando reciben pedidos con urgencia, suelen cobrar un precio extra por esta agilidad en la entrega.

10. Centrarse en la seguridad laboral

Invertir en seguridad laboral puede ser una excelente manera de reducir costos en la industria. Esto se debe a que la ocurrencia de accidentes y ausencias afecta la producción. Obligar a la empresa a contratar a otra persona para cubrir la operación, por ejemplo.

Otro punto es que las enfermedades profesionales pueden desencadenar multas y juicios laborales. Sin duda, eso iría más allá de cualquier planificación financiera anual.

Así, actuando de forma preventiva, se garantiza un entorno de trabajo seguro. Sin mencionar que impacta directamente en la motivación de los empleados y, en consecuencia, en su productividad.

Un consejo es prestar atención a las Normas Regulatorias, ya que brindan todas las pautas para preservar la salud de los profesionales.

11. Utilizar software de gestión

El software de gestión permite automatizar y optimizar una serie de procesos internos. Por tanto, es un gran aliado para reducir costes y aumentar la productividad. Pero ¿por qué?

Esta herramienta centraliza los datos de gestión. Esto significa que el gerente puede acceder a información desde las materias primas hasta la logística. Con eso, tiene una visión general de todos los costos y ganancias. Permitiendo una toma de decisiones más asertiva.

Lo ideal, además, es que esta solución utiliza Inteligencia Artificial. Por tanto, ofrece análisis precisos y más complejos, todo de forma automática. No es necesario exigirle a una persona que haga esto.

12. Disminuir el uso de papel

¿Sabías que alrededor del 3% de las ganancias de una empresa se gastan en papel? En otras palabras, ¿en la impresión, archivo, almacenamiento y mantenimiento de documentos físicos? 

Así es. Mirando este número de forma aislada, incluso puede parecer bajo. Sin embargo, en vista de los otros costos que tiene la industria, puede comprometer toda una planificación.

En este escenario, la mejor alternativa para eludir este gasto pasa por la digitalización de la industria. Busque tecnologías alternativas que eliminen la necesidad de utilizar papel, como un checklist en línea. Con él, registras toda la información de tus cheques, almacenandose en la nube. 

Checklist Fácil es líder en checklists digitales en Latinoamérica. Con él, creas listas de verificación por sector y actividad y puedes programar su realización. Posteriormente, el responsable solo debe acceder y responder al cuestionario, lo que se puede hacer a través de la aplicación, sin conexión.

Todo sin necesidad de utilizar un solo papel. Para que os hagáis una idea, un cliente nuestro, que trabaja en la industria automotriz, utilizó 1 millón de hojas impresas. ¡Después de contratar Checklist Fácil, ese número llegó a cero! Increíble ¿verdad?

Pero la herramienta no es importante solo pensando en reducir el uso de papel. Con él, podrás:

  • Mapear todos los pasos del proceso;
  • Control de inconvenientes y recurrencias;
  • Reducir fallas y reprocesos;
  • Optimice el tiempo de tu equipo;
  • Resolver problemas a distancia;
  • Fomentar la interacción entre departamentos y personas.

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Escribo contenido para ayudar a las empresas a lograr la estandarización de los procesos mediante la gestión de no conformidades: hacer que las empresas sean más eficientes y los empleados más felices 🙂
Luciana Silva

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