Este tipo de listas resulta esencial para constatar rápidamente la evolución de un proyecto, sistematizar procesos y darles seguimiento, así como a reducir la posibilidad de errores en los procedimientos.
Un checklist también es un aliado para recopilar información, estandarizar acciones repetitivas, verificar el cumplimiento de una determinada normativa y comprobar la resolución de tareas o asuntos pendientes.
Podrás leer en este artículo:
¿Cuál es la importancia de un checklist de actividades?
Como de seguro habrás notado, las listas de verificación tienen un papel fundamental para el mejoramiento de los procesos. Estas pueden ser aplicadas en todas las áreas de la empresa, tales como producción, recursos humanos, contabilidad, entre otras.
Un checklist de actividades garantiza el cumplimiento de las diferentes etapas o acciones en la secuencia prevista, según el orden cronológico o prioridad de las tareas asignadas.
El checklist de actividades igualmente puede ser utilizada en inspecciones para identificar las causas de una determinada problemática y obtener datos de interés en tiempo real.
Como herramienta de trabajo, un checklist de actividades promueve la organización de tareas y proyectos, la creatividad en los trabajadores y la automatización de procesos mediante la elaboración de formatos específicos.
Para las grandes industrias que cuentan con diferentes departamentos o sedes, elaborar listas de control personalizadas (formatos) permite ganar tiempo, aumentar la motivación de los empleados y promover la productividad.
6 tips claves para lograr un checklist de actividades fácil y efectiva
Aunque puede parecer una tarea simple, crear una lista de comprobación requiere tomar en cuenta aspectos para garantizar la efectividad del instrumento.
Un checklist de actividades debe ser pertinente, por lo que debe estar alineada con las necesidades y objetivos de la empresa para facilitar su aplicación en los diferentes procesos.
Toda lista de verificación tiene que ser relevante para el propósito de la organización, de lo contrario se convertirá en un obstáculo que distraerá a los empleados de las tareas más importantes.
En los criterios fundamentales para la elaboración del checklist deben priorizarse la precisión y la sencillez, dado que de ello dependerán la eficiencia y la rapidez en la recolección profesional de datos.
¿Cómo hacer un checklist de actividades fácil y efectivo que acompañe el funcionamiento de la empresa? Para ello es necesario:
1. Identificar el tipo de lista de comprobación
Existen diferentes tipos de checklist de actividades, por lo que es preciso distinguir cuál es la más adecuada según los requerimientos de la compañía. Entre las listas de verificación más utilizadas figuran:
- Reducción de costos (identifica sectores o departamentos con gastos elevados).
- De comunicación (comprueba cómo se distribuye la información).
- Servicios (verifica el funcionamiento correcto de una operación o proceso).
- Etapas (seguimiento de procedimientos divididos en fases o por secuencias).
- Coordinación (para la gestión de proyectos y grandes equipos).
- Tareas o actividades (acciones que deben ejecutarse).
- Resolución de problemas.
- Temporales (monitorización de tareas con fecha límite).
2. Definir cuál es el asunto que requiere verificación
Una vez elegido el modelo de checklist más acertado para el tipo de trabajo a desarrollar, debes delimitar con claridad cuál es el asunto, departamento o proceso que requiere una verificación exhaustiva.
Definido el tema central de la comprobación, es momento de señalar cuáles son los parámetros para determinar si el funcionamiento es correcto. Esto requiere ajustes menores o de mayor envergadura.
3. Evaluar la posibilidad de implementar un seguimiento
Puede ser que esto no sea necesario si elegiste una lista de verificación por etapas. Pero, si posteriormente descubres que el proyecto requiere un seguimiento por fases, entonces, ¿cuál sería el abordaje ideal?
Al hacer una monitorización por etapas, es crucial reconocer si esta debe ejecutarse siguiendo una secuencia u orden cronológico, o de manera simultánea.
Podemos ejemplificar el caso con una empresa que tiene como objetivo evaluar el desempeño de las campañas en sus redes sociales. Si la compañía cuenta con un gran equipo de trabajo, ordenará análisis simultáneos.
Mientras que una organización con personal reducido establecerá prioridades antes de proceder con la evaluación, analizando primero las redes sociales en las que las tienen mayor receptividad e inversión.
4. Designar los responsables de la verificación
Una de las claves para asegurar la efectividad de la implementación de un checklist de actividades en tu empresa es designar al personal responsable por realizar el chequeo en las diferentes áreas de trabajo.
En grandes empresas, los supervisores pueden hacer anotaciones oportunas y observar nuevas incidencias asociadas con la realidad de cada departamento, aun cuando parte del proceso de verificación esté automatizado y centralizado.
5. Comprobar la efectividad de la lista
Todo nuevo instrumento o procedimiento instaurado para mejorar el flujo de trabajo en la organización debe ser auditado periódicamente, para comprobar tanto su operatividad como la necesidad de ajustes.
La revisión y actualización de herramientas de control como los checklists permite adecuarlas a la realidad (presente) de la compañía y promover una mayor comprensión de su funcionamiento por parte de los usuarios.
6. Utilizar un software de generación de checklist
Como señalamos anteriormente, la creación de listas de comprobación puede ser automatizada para acelerar procesos, simplificar actividades, ahorrar tiempo y generar mayor productividad entre los trabajadores.
Checklist Fácil es un software para empresas con capacidad para crear checklists inteligentes con preguntas dependientes, verificación por imagen, interfaz intuitiva para sistemas Android e iOS y registro de medios.
Con modelos prediseñados y más de 150 funciones con las que podrás personalizar tus listas, Checklist Fácil se perfila como un excelente instrumento para gestionar inconvenientes, establecer un flujo de aprobación y emitir informes.
El sistema de Checklist Fácil puede ser operado en áreas sin conexión a internet, por lo que es aplicable a diferentes departamentos. Además, tiene capacidad para vincular etapas de un mismo proceso y garantizar la seguridad de tus datos.
¿Qué te parecen nuestros 6 tips claves para lograr un checklist de actividades fácil y efectiva? Utilízalos como referencia para aumentar la eficiencia operativa en tu empresa y compártelo en redes sociales para ayudar a más personas.
