Para contar con control y eficacia operacional, es necesario que los coordinadores, gerentes y directores se preocupen por garantizar la estandarización de los procesos en franquicias.
Al unificar los procedimientos que, a su vez, engloban diversas prácticas, las diferentes unidades reducen pérdidas, disminuyen la variabilidad, aumentan la transparencia y perfeccionan la cadena de suministros, entre otras cosas.
Dicho esto, si estás a cargo de la gestión de una franquicia necesitas conocer estos 5 pasos que te permitirán alcanzar la estandarización.
¡Atención!
Podrás leer en este artículo:
1. Haz un diagnóstico de los procesos
Antes de realizar mejoras en las organizaciones corporativas es necesario tener un diagnóstico preciso de la situación actual.
Si el objetivo es la estandarización, el primer paso que se debe hacer para lograrlo es evaluar la realidad, calidad y viabilidad de la forma en que se han estado ejecutando los procesos.
Una de las maneras de hacerlo es a través del diafragma funcional del procedimiento.
Este mecanismo de diagnóstico te llevará a establecer 6 planteamientos o preguntas que deberás responder y desarrollar:
- ¿Cuáles son las entradas de los procesos en franquicias?;
- ¿Cuáles son los recursos necesarios para realizar el proceso?;
- Análisis del proceso actual;
- ¿Cómo se controla el proceso?;
- ¿Cuáles son las salidas del proceso?;
- ¿Cómo se comprueba la eficacia del proceso?
Tras resolver estas interrogantes, sólo te restarán dos pasos: estudiar los resultados registrados y realizar el informe de diagnóstico.
Si prefieres hacer el diagnóstico de una manera sintetizada, puedes optar por los diafragmas de flujos y dibujos de procedimientos.
Independientemente del método, lo importante es que identifiques cuáles son las debilidades de los procesos en franquicias actuales. Esto es importante para que luego puedas optimizarlos a través de la estandarización.
2. Diseña los procesos ideales
Tras contar con un diagnóstico fiel, debes proponerte diseñar los procesos ideales, eliminando aquellas variables que causan duplicaciones, ineficiencias y pérdidas.
Aunque se dice sencillo, se trata de un paso que requiere de minuciosidad, análisis continuo y, sobre todo, apoyo de diferentes miembros de la organización.
Es necesario que el personal clave de diversas áreas, especialmente de la cadena de logística, participe en la lluvia de ideas y metodologías que llevarán a la construcción de nuevos y mejores procedimientos.
Por otro lado, es importante realizar simulacros y pruebas de los nuevos métodos operativos con las personas que mejor los conocen.
3. Implementa un checklist
Anteriormente, lograr la estandarización de procesos en lapsos cortos era realmente complicado.
Aunque se hicieran diagnósticos precisos y propuestas de mejoras acertadas, resultaba complicado contar con la información necesaria para hacer un seguimiento efectivo y, en consecuencia, garantizar que la estandarización se estuviese cumpliendo.
Por suerte, la tecnología ha permitido que ahora sea más sencillo conseguir este objetivo.
Gracias a los checklists electrónicos, podrás padronizar tus operaciones fácilmente para aumentar la productividad y rendimiento de las diferentes unidades de la franquicia.
Estos listados de control, al generar formatos para realizar actividades repetitivas y recolectar datos de forma ordenada y sintetizada, te ayudarán a:
- Optimizar el tiempo de los procesos;
- Prevenir pérdidas en el inventario;
- Controlar la calidad de los sistemas productivos;
- Optimizar la gestión logística.
Otra gran ventaja de un checklist de calidad es que te brindará una herramienta de planes de acción, que te servirá para saber cuáles tareas están pendientes o retrasadas y quiénes son sus responsables.
Sumado a esto, un buen software de recopilación de datos trabaja con la tecnología de la nube. Eso significa que te dará la posibilidad de acceder desde diferentes lugares y dispositivos, como smartphones, tablets y laptops.
Incluso, existen checklist en la nube que permiten el ingreso sin la necesidad de contar con una conexión a Internet. ¡En América Latina, Checklist Fácil es líder en el segmento y puede facilitar todo este trabajo en su operación!
4. Difunde y capacita
Mientras integras el checklist a la operatividad de la franquicia, es necesario que compartas la información sobre los nuevos procesos y metodologías con el personal y los franquiciatarios.
Además, también es necesario que expliques los objetivos de la aplicación de la solución tecnológica y cómo ésta ayudará a la compañía, específicamente con la estandarización de procedimientos.
Si cuentas con el apoyo de un proveedor de checklist de calidad, esta etapa te resultará más sencilla, ya que te brindará apoyo profesional y especializado en la capacitación de los miembros de la organización.
Siempre ten presente que para evitar las duplicaciones y unificar los procedimientos se debe contar con un elevado nivel de comunicación interna.
5. Haz inspecciones frecuentes
Para garantizar la estandarización de los procesos de tu compañía no sólo debes ponerla en marcha, también debes evaluar su cumplimiento.
Aunque la información que te suministrará el checklist en tiempo real y de manera constante es valiosa, también es importante que eventualmente analices los registros históricos y determines si realmente se está cumpliendo la unificación de los procedimientos y cuál ha sido los resultados de las nuevas metodologías de trabajo.
Evaluar la información que brinda un sistema de recopilación de datos te ayudará a que la padronización perdure en el tiempo y, además, cada vez tenga un mayor grado de efectividad.
¡Y listo! Estos son 5 de los pasos que tienes que dar para garantizar la estandarización de procesos en franquicias.
Al alcanzar este objetivo, tu franquicia mejorará su potencial, de manera significativa, y estará lista para competir por un posicionamiento privilegiado en el mercado.
Por supuesto, las unidades también aumentarán su productividad de manera individual y, a la vez, operarás de forma cohesionada.
Además, la unificación de procedimientos te ayudará a aumentar la competencia y motivación del talento laboral, ya que se reducirán los errores humanos y acelerará la curva de aprendizaje de los nuevos miembros de la organización.
¿Qué tecnología debo usar para poner en práctica los pasos?
Para finalizar, si optas por buscar la estandarización de procesos por medio de un checklist, lo que resulta una gran idea, enfócate en encontrar un proveedor de calidad, con distinguida trayectoria y dominio de tecnologías de vanguardia.
¡Buena suerte!
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