Paso a paso para desarrollar un procedimiento operacional padrón (POP)

Con los avances de la tecnología en el mundo corporativo, surgieron estrategias innovadoras para optimizar actividades y rutinas de trabajo. El Procedimiento Operacional Padrón (POP) es un documento organizacional práctico y efectivo que trae informaciones con el objetivo de estandarizar departamentos. Sepa cómo desarrollar un POP adecuado para tu negocio en el post completo.

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Paso a paso para desarrollar un procedimiento operacional padrón (POP)

Para entender cómo hacer un POP de forma eficiente, es necesario saber qué realmente es esta estrategia. Básicamente, el Procedimiento Operacional Padrón es un conjunto de informaciones documentadas con el objetivo de estandarizar y optimizar actividades, departamentos o rutinas de trabajo.

En general, los POP’s tienen instrucciones pragmáticas, basadas en estudios e investigaciones, con el objetivo de garantizar mejor productividad y menos desperdicio de recursos.

Si sigues con alguna duda acerca de la importancia de la estrategia o si deseas saber cómo desarrollar un POP, continúa con nosotros y descubre las ventajas y los principales pasos para la implementación del procedimiento operacional padrón. ¡Buena lectura!

La importancia de crear un POP

POP es una herramienta para la estandarización de procesos. Con ella, la empresa puede garantizar más calidad y eficiencia en sus actividades, en diferentes etapas y departamentos, nivelando el padrón de ejecución.

Para entender mejor, conozca otros beneficios que el desarrollo y la implementación del procedimiento operacional padrón pueden traer para tu negocio.

Reducción de la variación de ejecución y aumento de la calidad de los procesos

Como dice el nombre, POP estandariza las operaciones de la empresa por medio de instrucciones documentadas. Estas informaciones son únicas para cada negocio, pues se tratan de actividades desarrolladas por la propia organización.

En este escenario, POP garantiza una pequeña variación en el día a día de los equipos, manteniendo un padrón, aunque haya cambios de funcionarios. Esta es una excelente manera de garantizar calidad en los procesos sin la necesidad de inversiones continuas en preparaciones y entrenamientos.

Disminución de la tasa de error

Si hay que seguir un padrón de calidad, las posibilidades de falla disminuyen considerablemente. Y esto es muy sencillo de entender: con documentos que detallan las formas correctas de desarrollar los procesos, la rutina de trabajo se vuelve más optimizada, de la documentación a la práctica.

Las brechas para problemas y dudas se extinguen, y todo colaborador, independientemente del nivel jerárquico, tiene a su alcance informaciones detalladas acerca de las direcciones que debe tomar.

Productividad mejorada

Mismo las pequeñas empresas tienen diferentes departamentos haciendo diversas actividades al mismo tiempo.

Todos deben cumplir sus procedimientos para lograr los objetivos. Sin embargo, con procesos desorganizados y sin una orientación correcta, el nivel técnico de las actividades es comprometido y la productividad de los colaboradores tiende a disminuir.

Pero todo cambia cuando hay una estandarización de procesos. Al definir previamente, cada profesional puede hacer su papel con confianza y eficiencia, superando las dificultades y mejorando los resultados.

Cómo desarrollar un POP

Ahora que ya sabes el concepto y la importancia del POP, sepa cómo implementarlo de la manera correcta en tu empresa.

Consideraciones para desarrollo de un POP

Antes de los consejos de implementación, es importante prestar atención en algunos detalles. Entienda:

-los procedimientos de un POP no deben copiarse de otra empresa, pues cada institución tiene sus particularidades en los procesos;

-el ejecutor del proceso necesita hacer parte de la elaboración de los procedimientos, pues él conoce puntos claves de las operaciones;

-se necesita una supervisión de la aplicabilidad de las instrucciones para garantizar que todo salga según lo planeado. Una plataforma de checklist electrónico es indicada para esta función.

-el lenguaje presentado en el POP debe ser sencillo y directo, garantizando que todos puedan entender las informaciones.

Presentadas las consideraciones, acompaña las principales etapas para desarrollar un POP en tu organización.

Nombre del POP

La primera acción que debe tomarse es elegir el nombre del POP. Básicamente, necesitas definir cómo llamarás el proceso o la actividad que se desarrollará. 

Aunque parezca una etapa simple, es importante recordar que hay que ser algo directo y claro.

Objetivo del POP

El segundo paso es establecer el objetivo del POP. O sea, poner la razón de su desarrollo o su importancia. No necesitas enfocarse en la estética del texto, elige palabras que definan el propósito.

Por ejemplo, si es una tienda del sector minorista y el objetivo es estandarizar la organización del sector de limpieza, en el objetivo del POP, es importante poner: “Estandarizar la organización del sector de limpieza”.

Documentos de referencia

Después de elegir el nombre y el objetivo, debes facilitar el trabajo de los ejecutores les recomendando otros documento para referencia. No hay regla para esta elección, pueden ser diferentes registros, como:

-manuales de instrucción;

-POP’s antiguos;

-códigos.

El imperativo es que la referencia “platique” con los nuevos procedimientos y que puedan ser un apoyo en la rutina de trabajo.

Lugar de aplicación

Por eso es necesario que se haga la construcción de un POP de forma directa. Cuando se pone el nombre y el objetivo de forma clara, el entendimiento del lugar de aplicación se vuelve sencillo.

Pero, es necesario atentarse en la descripción, pues quizás hayan sectores con nombres semejantes. Resalta en los detalles dejando explícito el lugar que es apuntado.

Detalles de las siglas

Un POP es eficiente, pues permite que, incluso los nuevos colaboradores, sigan un padrón de calidad en la ejecución de los procesos. Sin embargo, eso solo es posible cuando se entienden todas las informaciones. 

Para que no haya problemas de comunicación es esencial el detalle de las siglas.

Aunque son comunes en la empresa, pueden dejar dudas en nuevos profesionales.

Descripción de tareas y etapas con los ejecutores y responsables

El ejecutor de la tarea tiene que participar del desarrollo del POP. Además de conocer bien la mayor parte de las operaciones, su presencia facilita en el momento de elegir agentes.

En este punto, es importante no mezclar responsables y ejecutores. Hay casos en que pueden ser la misma persona, pero es importante que ponerlo de forma directa.

Paso a paso explicando los procedimientos que deben seguirse

Al definir los nombres y responsables, es hora de describir el paso a paso que se seguirá para el desarrollo de los procesos.

Diferente de otros planes, el POP exige que se haga este procedimiento en los mínimos detalles. Aquí no se aplica el concepto del “obvio”. Debe considerarse todo, garantizando la comprensión del mensaje del documento por todos.

Ejemplo de POP

Es importante recordar que tienes que crear el POP basándose en la realidad de tu empresa, y no copiando de otra institución. A seguir confiera un ejemplo básico de creación de documento. 

Suponemos que estás creando un POP para establecer procedimientos operacionales para limpieza de la cocina de tu restaurante. Considerando las exigencias de órganos responsables, ve un ejemplo de cómo sería:

-Nombre: limpieza estandarizada según los órganos competentes;

-Objetivo: garantizar la limpieza de los lugares y utensilios de cocina, según las normas de los órganos competentes;

-Documentos de referencia: POP de limpieza anterior, normas de limpieza actuales;

-Lugar de aplicación: cocina;

-Siglas: cuchara de café = CC; cuchara de té = CT;

-Descripción de tareas y etapas con ejecutores y responsables: el ejecutor es el profesional de limpieza, el gerente de la cocina es el responsable;

-Paso a paso explicando los procesos que deben seguirse;

Estos fueron los consejos para desarrollar un POP en tu empresa. El secreto está en la organización y en la verificación de tus procesos, garantizando la sistematización de acciones, de demandas, de inversiones y de procedimientos operacionales.

Al tener éxito en este trabajo, tu empresa tendrá una gestión optimizada, con aumento de la eficiencia en los servicios y productos ofrecidos.

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Escribo contenido para ayudar a las empresas a lograr la estandarización de los procesos mediante la gestión de no conformidades: hacer que las empresas sean más eficientes y los empleados más felices 🙂

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