Una de las misiones que tienen es sacar el máximo provecho de las jornadas laborales y reducir constantemente los lapsos de cumplimiento de las diferentes tareas del equipo de trabajo.
Aunque se dice sencillo, se trata de objetivos complejos, que demandan organización, planificación y, sobre todo, uso de la tecnología.
Dicho esto, en las siguientes líneas te hablaremos acerca de 5 errores comunes en la administración del tiempo que debes evitar para alcanzar la optimización.
1. No contar con una lista de tareas pendientes
Esto es clave para la gestión de cualquier empresa de franquicias, independientemente de su sector y tamaño.
No contar con una lista de pendientes ocasiona que el equipo de trabajo no esté consciente de todas las tareas de su jornada laboral y, en consecuencia, no la aproveche al máximo.
Si bien esto se puede hacer a través de listas, cronogramas y otros métodos tradicionales, lo ideal es implementar un checklist.
Esta clase de soluciones tecnológicas permiten crear planes de acción y visualizarlos de manera constante, para saber qué tanto se ha avanzado hacia el cumplimiento de un objetivo y cómo se han desarrollado los procedimientos.
Una de las características de estos sistemas es que brindan la posibilidad de clasificar las asignaciones con base en las prioridades y, además, muestra la fecha exacta en que se deben completar.
Otra ventaja de los checklists de calidad es que trabajan con la tecnología de la nube, lo que quiere decir que alojan la información en servidores remotos.
Gracias a esto podrás estar pendiente del cumplimiento de las tareas a distancia y desde dispositivos portátiles, como tablets y smartphones.
De esa forma garantizarás que la administración del tiempo sea eficaz sin la necesidad de encontrarte en la oficina y asumir diariamente una gran carga laboral.
2. Resistirse al uso de las nuevas tecnologías
Como ves, soluciones tecnológicas como los checklists son fundamentales para la optimización del tiempo.
Por esa razón, resistirse a sustituir procesos manuales por el uso de estas herramientas resulta un grave error.
Ten presente que las tareas automatizadas, además de ser más eficaces, son más rápidas, por lo cual podrás cumplir con más procesos operativos sin la necesidad de extender las jornadas o turnos de trabajo.
Además, esta clase de softwares se caracterizan por recolectar, clasificar y almacenar grandes volúmenes de información sobre diferentes áreas de las compañías y sus franquicias.
Esto ayuda a tener los datos necesarios para evitar las decisiones gerenciales erróneas, que a su vez generan la necesidad de atravesar procesos que afectan la administración del tiempo, como:
- Reingenierías;
-
- Reformulación de las líneas de acción;
- Cambio de objetivos;
- Modificación de procesos operativos y productivos.
Por supuesto, al optimizar la toma de decisiones con el apoyo de la tecnología disminuirás, de manera significativa, los riesgos financieros.
3. Tomar a la ligera la capacitación del personal
Éste es uno de los aspectos esenciales cuando se trata de la administración del tiempo en una franquicia.
Si bien la tecnología es fundamental para optimizar el trabajo de tu equipo y su rapidez, es igual de importante contar con empleados altamente calificados.
Al hacerlo evitarás la repetición constante de procesos y contribuirás con el aprovechamiento de los recursos tecnológicos, técnicos y operativos.
Eso demuestra que, aunque puede representar una inversión significativa, diseñar e implementar sólidos programas de capacitación de personal es una excelente idea, especialmente cuando se busca mejorar la administración del tiempo.
Como acompañamiento de estos planes tienes que establecer atractivas políticas de retención de personal, que permitan que gran parte de los trabajadores que crezcan técnica y profesionalmente dentro de tu compañía permanezcan en ella.
Por otro lado, ya que hablamos del talento humano, no cometas el error de evitar contratar más trabajadores con la finalidad de mitigar los costos operativos.
Si le asignas una gran carga laboral a un puñado de empleados, las jornadas laborales serán poco productivas y, en consecuencia, no aprovecharás el tiempo.
4. No realizar planificaciones a largo plazo
Tienes que tomar en cuenta que mientras más organizado sea un negocio de franquicias mayor será el aprovechamiento del tiempo.
Por ese motivo, no puedes dejar de realizar planificaciones a largo plazo, ya que estos sentarán las bases operativas en el futuro.
Al contar con suficiente planificación y programación previa, las tareas se desarrollarán de forma ágil y precisa y se evitarán errores que conllevan retrasos.
A la hora de hacer planificaciones tienes que tomar en cuenta factores externos, especialmente la estacionalidad.
Por ejemplo, existen épocas del año en el que aumenta el consumo y, por lo tanto, la rotación de inventarios y muchos otros procesos son más frecuentes, lo que demanda una programación previa para optimizar el tiempo en esos momentos.
5. Falta de comunicación
Una de las razones por las que debes implementar una solución tecnológica es para mejorar los flujos de información y comunicación.
Una compañía con relación interdepartamental y altos niveles de conocimiento de la realidad interna opera de una forma mucho más organizada y eficiente, lo que se traduce en una mejor administración del tiempo.
Por suerte, sistemas como los checklists te ayudarán a lograrlo, pues permiten el acceso de diferentes miembros de tu organización (previamente autorizados) a la base de datos centralizada.
Sumado a esto, tienes que fomentar la comunicación constante entre miembros de distintos departamentos y áreas de la empresa.
Entre otras cosas, organizada juntas de manera constante e implementa sistemas de comunicación interna.
¡Eso es todo! Si nos acompañaste hasta aquí ya conoces 5 de los errores que debes evitar a toda costa para mejorar la administración del tiempo en un negocio de franquicias e, incluso, en cualquier otro.
Si logras hacerlo verás cómo la productividad de la compañía crece de manera acelerada y sostenible.
¡Buena suerte!
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