¿Qué es y cómo aplicar 5W2H? Conoce 6 beneficios para tu gestión

Aquellos que se dedican a la gestión empresarial seguramente están familiarizados con metodologías y herramientas que aseguran un buen desempeño en el negocio. Estas herramientas son valiosas para detectar fallas, reducir costos y aumentar la productividad mediante planes de acción efectivos. Entre las diversas metodologías de gestión, se destaca 5W2H, por su eficiencia y practicidad.

A través de preguntas comunes, en una hoja de cálculo, la metodología 5W2H se presenta como la opción ideal para asegurar el cumplimiento del plan estratégico de tu compañía. Después de todo, su eficacia para gestionar no conformidades, sin importar el sector o el tamaño del negocio, la convierte en una herramienta imprescindible.

Si está buscando optimizar sus procesos de trabajo y agilizar la implementación de mejoras, ha llegado al lugar indicado. Aprende todo sobre la metodología 5W2H, sus aplicaciones clave en diversos procesos y cómo crear un plan de acción efectivo en este artículo. ¡Buena lectura! 

¿Qué es la herramienta 5W2H?

La 5W2H es una metodología para la gestión de la calidad. Su estructura consiste en una lista de preguntas cuyas respuestas se utilizan para sistematizar las tareas. De esta manera, las preguntas y respuestas facilitan el desarrollo de soluciones y la toma de decisiones.

El acrónimo 5W2H son iniciales en inglés de siete directrices. Al completarlas correctamente en una hoja de cálculo, se eliminan las dudas que surgen durante la ejecución de procesos operativos. En resumen, solo es necesario crear o descargar una plantilla de hoja de cálculo lista para editar la información y llegar a la raíz de un problema.

Una vez que hayas dividido las preguntas, el siguiente paso es buscar las respuestas de cada una de ellas. Durante este proceso, es fundamental que las ideas surjan de manera natural. ¿Te gustaría comprenderlo mejor? Acompáñanos y te lo explicaremos con más detalle.

¿Cuáles son las etapas de 5W2H?

La 5W2H tiene este nombre debido a las iniciales de las siete preguntas en inglés del checklist de la metodología.

Las cinco primeras preguntas son:

• What (¿qué se va a hacer?)
• Why (¿por qué se va a hacer?)
• Where (¿dónde se va a hacer?)
• When (¿cuándo se va a hacer?)
• Who (¿por quién se va a hacer?)

De la misma manera, los 2H son:

• How (¿cómo se va a hacer?)
• How much (¿cuánto va a costar?)

En suma, la metodología 5W2H está formada por las respuestas a estas siete preguntas. Con estas respuestas en mano, tendrás un mapa de acciones relevantes para iniciar un proyecto con éxito. Pero, después de todo, ¿qué se debe identificar en cada una de estas preguntas? A continuación, lo veremos:

What: ¿Qué?

En esta etapa se describe las acciones que se deben realizar. Es importante mantener la objetividad en esta etapa, pero también es válido registrar cuál es la situación actual y cuál debería ser el escenario al finalizar la ejecución del plan de acción.

Al tomar la decisión de emprender una acción, generalmente surge debido a la presencia de un obstáculo que enfrentar o un reto que superar. En este contexto, esta etapa tiene la función específica de detallar el problema o la razón detrás de la creación de un proyecto.

Para facilitar la comprensión de todos los involucrados, la respuesta siempre debe ser breve y objetiva.

Why: ¿Por qué?

Además de tener claro el objetivo final, es crucial comprender la importancia de los cambios que se proponen. En este sentido, es fundamental ser más preciso y emplear indicadores de eficiencia y proyecciones. 

En resumen, el motivo detrás de las decisiones se encuentra en identificar las posibles causas de las no conformidades a resolver, así como también en señalar las ventajas que la empresa obtendría al invertir en el proyecto específico.

Todo esto busca provocar una reflexión profunda en el equipo y estimular su participación activa en la generación de sugerencias.

Where: ¿Dónde?

El tercer “W” de la 5W2H necesita considerar el contexto general de la planificación estratégica que se está elaborando y su alcance. Por ejemplo:

• ¿El plan de acción desarrollado se dirige a todas las áreas de la empresa o se llevará a cabo solo en sectores específicos?
• Si la empresa tiene sucursales, ¿cuáles de ellas forman parte del proyecto?

Por lo tanto, delimita exactamente los departamentos, sectores o tiendas en los que el proyecto tendrá impacto.

When: ¿Cuándo?

Además de definir los objetivos a alcanzar, es esencial que el plan incluya los plazos correspondientes para cada uno de ellos. Es crucial no centrarse únicamente en la fecha límite final, sino también en las etapas intermedias que permitirán un seguimiento efectivo del progreso.

Por lo tanto, es necesario delimitar el tiempo disponible para la ejecución de todas las tareas. ¡Sé lo más detallado que puedas!

Who: ¿Quién? 

La asignación de responsabilidades es indispensable para el plan de acción. En esta etapa, define quiénes son las personas que coordinarán y ejecutarán el plan.

De este modo, este es el momento de listar a todos los participantes del proyecto, es decir, a los responsables de llevar a cabo las tareas, monitorear los resultados y proponer cambios si es necesario.

How: ¿Cómo?

¿Cómo se pondrá en práctica el plan de acción? Al responder a esta pregunta, ten en cuenta el alcance de los procedimientos y métodos que deben adoptarse, recordando establecer criterios de evaluación y calidad.

Por lo tanto, lista los métodos para implementar el proyecto, junto con los indicadores de rendimiento seleccionados para monitorear su progreso.

También es esencial explicar claramente cómo los responsables deberán actuar para entregar los resultados y cómo será la evaluación.

How much: ¿Cuánto?

La última etapa de la aplicación de 5W2H es estimar los costos que las soluciones propuestas tendrán para la empresa. Esto ayudará a evaluar la viabilidad de cada idea presentada.

Para ello, considera todos los costos directos, indirectos, fijos y variables. Solo de esta manera es posible tener una comprensión más precisa sobre el impacto.

Ejemplo de cómo hacer la aplicación de 5W2H

¿Necesitas un ejemplo de cómo sería la tabla de información de la aplicación de 5W2H? Entonces, observe a continuación cómo cada elemento se ajusta a las necesidades del proyecto:

Para completar la tuya, descarga el archivo y complétalo de acuerdo con la información de tus procesos.

¿Para qué sirve 5W2H en el día a día?

La matriz 5W2H es una metodología que aporta diversos beneficios para la gestión de una empresa. Permite optimizar la planificación de principio a fin, ya sea para grandes proyectos o incluso tareas diarias. De esta manera, también es una forma de seguir el proyecto y verificar si se está implementando según lo planificado.

Si surge algún problema con la productividad, una alternativa es emplear el método 5W2H para identificar posibles obstáculos, lo que permitirá dirigir acciones de forma organizada para mitigar errores y reducir desperdicios.

Otras ventajas de 5W2H son: 

Mejor comunicación

Mediante la aplicación de la metodología 5W2H, el proyecto surge con respuestas claras a todas las cuestiones relevantes. Así mismo, promueve la transparencia y disminuye las incertidumbres entre los equipos. Esta mayor claridad contribuye a una mayor fluidez en los procesos, lo que a su vez se traduce en una mayor productividad.

Después de todo, cuando un equipo no sabe qué hacer o incluso cuáles son los impactos que su trabajo tiene en el conjunto, el ciclo de vida del proyecto se verá negativamente afectado.

Entregas dentro del plazo

Con plazos bien definidos y un equipo más enfocado y productivo, la capacidad de entrega del equipo aumenta. Esto sucede principalmente porque no hay pérdida de tiempo del equipo tratando de comprender el proyecto o buscando información necesaria para su ejecución. Todo está contemplado por el 5W2H.

Por lo tanto, un equipo más consciente también es un equipo más ágil.

Recursos bien gestionados

El método 5W2H también abarca la planificación de costos y el uso eficiente de recursos. Del mismo modo, ayuda en el control del uso de activos y en la evaluación cuidadosa de los gastos necesarios.

Este enfoque optimiza el equilibrio financiero de las operaciones, asegurando que los recursos se asignen de manera más inteligente a inversiones que realmente impacten a la empresa. Por ejemplo, tecnología para la innovación, capacitaciones y bonificaciones, renovación de equipos, entre otros.

Crecimiento sostenible

Crecer rápidamente de manera equilibrada es un desafío significativo para los gestores. Para lograr este éxito en el mercado sin comprometer la salud financiera, el 5W2H es una herramienta poderosa que proporciona practicidad y organización al proceso de toma de decisiones.

Es posible aplicarla en diversas áreas, como gestión de proyectos, control de riesgos, gestión presupuestaria, elaboración de planes de negocio y otras cuestiones estratégicas. De este modo, se convierte en una aliada esencial en la búsqueda de un crecimiento saludable.

¿Cómo surgió la herramienta 5W2H?

No hay información exacta sobre quién fue responsable de la creación de este método, pero hay pistas. Los registros indican que la popularización del 5W2H ocurrió a finales de la década de 1970, con la creación del Toyotismo, un modelo de producción industrial que surgió en Japón con un enfoque en la flexibilización de la mercancía, basado en la fabricación bajo demanda.

En última instancia, lo que los creadores Taiichi Ohno y Eiji Toyoda buscaban era una alternativa al Fordismo, que era el principal medio de producción en ese momento. La fabricación se llevaba a cabo a través de líneas de producción en masa, lo que resultaba en grandes desperdicios.

Por lo tanto, el Toyotismo buscaba aumentar la eficacia de la producción al satisfacer la demanda de los consumidores, evitando la formación de grandes inventarios de materias primas y productos terminados, y centrándose en la calidad del proceso.

En medio de la implementación de este principio, surgió la herramienta 5W2H, que está estrechamente relacionada con lo que el Toyotismo propone. Con el 5W2H, los gerentes pudieron seguir los procesos de manera ágil, obteniendo los mejores resultados y evitando el desperdicio de tiempo, dinero, recursos humanos y materiales.

6 consejos para aplicar el método 5W2H correctamente

El método 5W2H es funcional e intuitivo. Por lo tanto, al comprender la importancia de cada una de las siete preguntas del modelo, es más fácil elaborar un plan de acción para alcanzar cualquier objetivo.

Por ejemplo, se puede adoptar con el propósito de mejorar la seguridad en el trabajo. En este caso, es posible elaborar todo el proceso de mejora a través del plan de acción.

Sin embargo, a pesar de la viabilidad del método, los resultados pueden mejorar siguiendo algunos pasos adicionales. A continuación, te presentamos los 6 pasos principales para la elaboración del plan de acción utilizando el método 5W2H.

1. Establece objetivos antes de la aplicación

De hecho, todo proceso de cambio necesita ser estratégico en una empresa. Después de todo, el plan de acción 5W2H debe tener un propósito que cumplir.

Para lograr esto, no es suficiente tener objetivos amplios, es necesario especificar. Establezca cuáles son las metas a alcanzar. ¿A dónde quieres llegar? ¿Qué objetivos necesitas alcanzar?

2. Realiza un diagnóstico de la situación

Ahora es el momento de profundizar un poco más en la comprensión de la situación. En principio, esto se puede lograr mediante un diagnóstico más preciso.

La evaluación del escenario debe aclarar en qué condición se encuentra la empresa o el sector. Por ejemplo, si el propósito es reducir gastos, pregúntate: ¿cuáles son los costos involucrados? ¿Cómo impactan en los resultados financieros de la empresa?

De la misma manera, si el objetivo es mejorar la eficiencia operativa, se deben analizar otros datos y los indicadores relacionados con la capacidad productiva de la empresa y los trabajadores.

Lo importante es observar la situación que debes enfrentar para comprenderla completamente. Solo así es posible comenzar a desarrollar medidas efectivas para corregir problemas o aprovechar oportunidades.

3. Utiliza aplicaciones o sistemas de control

Sin duda, todos los datos de las acciones a realizar deben ser analizados antes, durante y después de la ejecución del plan de acción.

Por lo tanto, lo ideal es que toda la información esté reunida en un entorno que sea fácil de acceder y actualizar. Entre las herramientas que se pueden adoptar, se encuentran las hojas de cálculo y software especializado, como un sistema de checklist.

Hoy en día, con el uso de aplicaciones, es posible llevar a cabo este seguimiento. En primer lugar, la solución adoptada debe hacer que el proceso sea más eficiente. Después de todo, cuanto más automatizada sea la captura y evaluación de los datos, mejor.

4. Estructura el plan de acción

El plan de acción es una lista de medidas que deben ser adoptadas para alcanzar un objetivo específico. De esta manera, resulta fácil notar que deberá seguir un checklist para lograr su objetivo.

Entonces, el punto crucial en este momento es saber trazar exactamente todas las acciones necesarias para que la planificación sea ejecutada.

Es común que surjan dudas o incluso que aspectos importantes queden fuera. Pero eso no debería suceder con aquellos que dominan el método 5W2H.

Este método fue desarrollado precisamente para lograr un plan de acción efectivo y eficiente. Por lo tanto, responder a cada una de las preguntas del método significa, en resumen, organizar su plan de acción.

5. Acompaña los resultados

Con el plan trazado, es hora de ponerlo en práctica. Para ello, establece indicadores y sigue el rendimiento, así como los métodos de análisis.

La comparación de resultados, por ejemplo, debe hacerse a partir de las mismas referencias, es decir, utilizando los mismos objetos, criterios y período de evaluación. Así, es más fácil medir los resultados constantemente.

6. Promueve la mejora continua

A partir de los resultados obtenidos, verás si el plan está alcanzando tus objetivos o no. La ventaja del método 5w2h es que es flexible y permite una visualización eficiente de la información.

Desde el mismo punto de vista, es posible identificar más fácilmente qué aspectos deben modificarse para mejorar el rendimiento.

Podemos decir que 5w2h facilita la adopción del ciclo de mejora continua en la industria, porque logra mapear todas las medidas necesarias para que sea posible mejorar los procesos constantemente. De esta manera, reduce la ocurrencia de inconvenientes.

¿Cómo crear un plan de acción con 5W2H?

Conociendo todos estos puntos acerca de la metodología 5W2H, queda claro que la planificación para ponerla en práctica necesita ser bien ejecutada. Sin embargo, la mayoría de las empresas todavía intenta utilizar métodos manuales para ello.

No obstante, hoy sabemos que la confiabilidad del almacenamiento de datos en papel es muy baja. Por eso, es necesario contar con soluciones que faciliten el trabajo y el día a día dentro de las organizaciones.

Inmediatamente, queda clara la necesidad de buscar una solución que ayude en la aplicación del 5W2H. ¿Y qué mejor que una herramienta simple e intuitiva para eso, estás de acuerdo?

Es por ese motivo que Checklist Fácil es reconocidamente la mejor solución para implementar el plan de acción 5W2H. Pusimos a disposición un modelo listo en nuestro sistema y solo tienes que completarlo de acuerdo con tus objetivos.

Con un checklist electrónico, puedes personalizar cuestionarios para la realización de procesos como inspecciones, auditorías, etc. Así, implementando planes de acción cuando se identifican las no conformidades. Todo de forma ágil y automática, con registro en tiempo real.

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