¿Qué es la mejora continua? Ve herramientas y metodologías para aplicarla

¿Has oído hablar de la mejora continua? Es una práctica que implica la búsqueda permanente de la perfección y la calidad. En este caso, los procesos, productos y servicios se mejoran continuamente. ¿Pero cómo aplicarlo? En este contenido, te mostraremos los pasos principales, así como herramientas y metodologías, que te ayudarán en esta tarea. ¡Vea!

Tempo de leitura: 8 minutos
¿Qué es la mejora continua? Ve herramientas y metodologías para aplicarla

La mejora continua es una práctica común en las empresas que buscan obtener resultados aún mejores. Esto se debe a que implica la mejora continua de procesos, productos y servicios.

Se puede lograr mediante el uso de diferentes metodologías y buenas prácticas. Entre ellos, el modelo más utilizado es el PDCA, abreviatura de “plan, do, check e act”. Mostraremos cómo funciona a lo largo de este contenido.

Si quieres saber todo sobre la mejora continua, quédate con nosotros. Porque, en este artículo, cubriremos todo, desde conceptos hasta consejos para que comiences a practicar ahora. ¡Buena lectura!

¿Qué es la mejora continua?

Es una búsqueda constante de la perfección. La idea es promover acciones de mejora continua en los procesos y servicios o productos ofrecidos. Para aumentar la calidad y reducir el desperdicio.

En el concepto de mejora continua, nada puede ser “suficientemente bueno”. Es decir, todo debe revisarse y mejorarse con el tiempo. 

Sin embargo, esto no debe verse como un programa que tiene un principio, un medio y un final. De hecho, para que la estrategia funcione, debe ser cíclica y estar integrada en la cultura de la empresa. Es decir: debe haber continuidad en su aplicación, además de ser parte del día a día de los funcionarios.

¿Cuál es la importancia de proponer acciones de mejora continua?

Este esfuerzo continuo genera una ventaja competitiva para las empresas. Esto se debe a que siempre está actualizado sobre las mejores prácticas. Y por tanto, siempre está por delante del mercado.

Otro punto se refiere a la calidad. Los productos y servicios se actualizan constantemente. Para asegurar que lo que se ofrece sea siempre la mejor versión.

Al contrario de lo que mucha gente piensa, no son solo las grandes empresas las que deberían tener un plan de mejora continua. Cualquier empresa necesita revisar su desempeño con frecuencia. Además de buscar soluciones más eficientes para satisfacer las necesidades de los clientes.

Por tanto, estas acciones son importantes porque permiten:

  • Mejorar las condiciones laborales;
  • Optimizar procesos;
  • Incrementar la productividad interna;
  • Estimular el desarrollo de la empresa;
  • Mantener la salud financiera actualizada;
  • Destacar de la competencia;
  • Asegurar la satisfacción del cliente;
  • Atraer a más consumidores al negocio;
  • Incrementar el flujo de ventas.

Sin embargo, para que la mejora continua tenga éxito, se requiere un compromiso colectivo. Y más: buena planificación estratégica. De lo contrario, difícilmente podrá implementar las acciones y obtener resultados satisfactorios.

Pilares fundamentales de la mejora continua

Como toda filosofía, también tiene pilares que hay que entender y, principalmente, seguir estrictamente. Son ellos los que garantizan que la propuesta de mejora en la empresa será exitosa.

Vamos a ellos:

  • Continuidad: Como decíamos, la mejora continua es un proceso cíclico, sin fin. Es decir: analizas y estudias los puntos que se pueden mejorar, los pones en práctica y, luego, inicias un nuevo plan de acción;
  • Cultura: No se trata solo de mejorar o controlar procesos. Se trata de cambiar la cultura de la empresa. Por tanto, la idea debe insertarse en todos los niveles de la organización, desde la gestión hasta la operativa;
  • Beneficios para todos:El cambio promovido debería traer beneficios a todas las áreas, no solo a una específica. Incluso si el proceso optimizado está vinculado a la logística, debería traer reflejos positivos a las ventas, por ejemplo.

9 beneficios de tener un plan de mejora continua

En definitiva, la mejora continua ofrece una mejora de la calidad en su conjunto. Esto significa que optimiza procesos y, al mismo tiempo, mejora productos y servicios. Además, promueve un ambiente laboral más eficiente y positivo.

Por tanto, podemos decir que los beneficios los siente la empresa, el empleado e, incluso, el cliente. Compruébalo a continuación:

Para la empresa

1. Simplificando los flujos de trabajo

Al mejorar frecuentemente los procesos y formas de trabajo, la empresa optimiza la operación en su conjunto. Siempre estará actualizado sobre buenas prácticas. 
Esto hace que los flujos de trabajo sean más ágiles. De esta forma, se ahorra tiempo, dinero y energía.

2. Reducción de costos y desperdicios

La mejora continua está directamente relacionada con la reducción de costos. Ya que, mediante la optimización de procesos, eliminas actividades innecesarias. Así como evaluas con mayor claridad el presupuesto y las inversiones futuras.
Además, logra reducir los costos del proyecto. Y sin embargo, mitigar o eliminar excesos y desperdicios.

3. Mayor competitividad

Uno de los principales puntos que aporta la mejora continua es la adaptabilidad al mercado. En el momento en que siempre se busca optimizar procesos o servicios, inevitablemente se está volviendo más en forma frente a la competencia.

El resultado es una empresa mejor preparada para las variaciones del segmento. Y, en consecuencia, aún más competitiva.

4. Reducción de errores

Seamos realistas: cualquier empresa es propensa al error. Sin embargo, el plan de mejora aparece como una alternativa para reducir su incidencia. Respecto a productos defectuosos o servicios de baja calidad.
Esto se debe a que la mejora continua pasa por analizar el escenario actual. A partir de ahí, promover ajustes que aumenten la eficiencia en su conjunto.

5. Productividad incrementada

Imagina que, a través de las acciones de mejora, te diste cuenta de que no era necesario algún proceso relacionado con el producto. ¿Qué reflejo tendrá esto en la rutina? El funcionario dejará de perder el tiempo con algo que no trae retorno, ¿verdad?

Esto impacta directamente en la productividad. Ya que dirigirás tu tiempo y energía hacia algo realmente importante para el negocio.

Para los funcionarios

6. Desarrollo de liderazgos

La mejora continua es también una oportunidad para que los profesionales formen sus habilidades de liderazgo. Esto se debe a que, cuando se insertan en las acciones, pueden hacerse cargo de los proyectos. Ya sea realizando la identificación de problemas, análisis, planificación o seguimiento de indicadores de desempeño.

Todo esto desarrolla las habilidades prácticas necesarias para convertirse en un líder en el futuro.

7. Mejorando el trabajo en equipo

En muchos casos, la colaboración multifuncional será necesaria para que se produzca una mejora continua, de hecho. Esto significa que personas de diferentes sectores pueden tener que identificar fallas y corregirlas juntas.

Esta unión de profesionales con pensamientos y motivaciones diferentes puede traer resultados aún más satisfactorios. Algo que sería difícil de conseguir si, por ejemplo, fuera responsabilidad exclusiva de los directivos.

8. Menos rotación

Se equivocan quienes creen que el cambio de trabajo está ligado únicamente a la insatisfacción salarial. ¡Nada de eso! Muchas personas buscan nuevas oportunidades cuando el trabajo en sí ya no las motiva.

En este escenario, la mejora continua también reduce la rotación. Tu intención es mejorar los procesos pensando también en la satisfacción de los funcionarios.

Además, la implicación en diferentes proyectos y la posibilidad de mostrar otras habilidades, en sí misma, es un factor de motivación. Por lo tanto, conduce a una caída en las solicitudes de desconexión.

Para clientes

9. Incremento de la calidad de productos y servicios

Poniendo todos los beneficios descritos anteriormente, quien gana es el cliente. Esto se debe a que todas las mejoras realizadas impactan directamente en el resultado final. Es decir, en los productos o servicios que se entregan.

¿Cómo aplicar la mejora continua?

Ahora que comprendes el concepto y los beneficios de la mejora continua, es hora de comprender cómo utilizarla en tu negocio. Hay algunos principios básicos que deben observarse si, de hecho, se quiere lograr los resultados esperados. 

¿Quieres saber cuáles son? Vamos:

Mantenga el enfoque

Primero, es importante establecer los puntos focales a la hora de implementar acciones. En otras palabras: comprender qué es necesario mejorar para establecer el enfoque del cambio.

Así que no caigas en la tentación de cambiar muchas cosas al mismo tiempo. Priorice lo que puede generar la mayor cantidad de resultados. Y, poco a poco, optimiza los demás.

Invierta en estandarización

Si no tienes un padrón, ¿cómo controlarás los procesos? Imagínate que cada día cambia la forma en que el funcionario debe producir un determinado artículo. Incluso si esto se hace con las mejores intenciones, crea confusión y puede empeorar los resultados.

Así, lo ideal es buscar, inicialmente, la estandarización. Por tanto, resulta más fácil identificar los pasos que deben mejorarse dentro del concepto de mejora continua.

Realice la medición

Has recopilado mucha información sobre procesos que deben mejorarse. Y ahora, ¿qué hacer a continuación? Ha llegado el momento de medir estos datos para comprender el escenario empresarial real.

Para eso, es necesario comprender los tipos de indicadores de calidad que son relevantes. Aún dentro del enfoque que habíamos comentado.

¿Quieres un ejemplo? Has visto que el número de productos defectuosos ha aumentado un 10% en el último mes. El número, por sí solo, no dice mucho. Sin embargo, ¿cuánto afectó esto a los ingresos? Y más, ¿en qué etapa específica se producen los errores y por qué?

Con eso en la mano, es más fácil enfocarse en lo que se necesita mejorar, de hecho.

Emplea conocimiento

Para que la mejora continua se convierta en una parte importante de la cultura organizacional, es importante que tenga una base. Por tanto, es fundamental utilizar las herramientas adecuadas para eso. Fueron desarrollados para facilitar la comprensión y aplicación de acciones.

Hoy en día, existen numerosas técnicas que pueden ayudar en este sentido, como el ciclo Lean Seis Sigma y PDCA. Los cubriremos más en este contenido.

Aplica datos

Así como necesitas recopilar información y utilizar las herramientas adecuadas, necesitas saber cómo aplicarla. Y, así, implementar con éxito la mejora continua.

Recuerde que la participación de los funcionarios en esta etapa es fundamental. Eso es porque el cambio de procesos impacta directamente en su rutina. Por lo tanto, debe haber aún más trabajo en equipo en este momento.

Después de realizar las mejoras, reinicie el ciclo.

¿Cuáles son las principales metodologías y herramientas para lograr la mejora continua?

Como mencionamos, existen herramientas que hacen que el proceso de análisis sea aún más preciso. Seleccionamos los más conocidos y, de hecho, fueron desarrollados para este propósito. Verifique:

Ciclo PDCA

El modelo consta de 4 etapas consideradas fundamentales para la mejora continua de procesos. Son ellas:

  1. Plan (planificar): Implica identificar necesidades o problemas a resolver. Luego, para desarrollar una planificación más concisa. La idea es crear planes de acción, métricas y objetivos para el inicio del ciclo;
  2. Do (hacer): Después de identificar lo que se necesita mejorar y planificar las acciones, es el momento de poner en práctica las soluciones.;
  3. Check (verificar): No tiene sentido ensuciarse las manos si no se analizan los resultados. Por tanto, este paso consiste en medir los indicadores de desempeño;
  4. Act (acción): El último paso del PDCA es la acción o el ajuste. En este caso, el gerente debe verificar si el problema se ha resuelto o no. En caso contrario, es necesario volver a la primera fase y adoptar nuevas acciones correctivas.

BPM – Business Process Management

En español, esta metodología significa Gestión de Procesos de Negocio. Tiene como objetivo analizar todos los procesos de una empresa. Entonces, para descubrir una forma más eficiente de lograrlos. 

Así, mediante diagramas de flujo y análisis, se mapean para detectar:

  • Desperdicios;
  • Retrasos;
  • Fallas en la producción;
  • Fallas frecuentes;
  • Dificultades.

A partir de esta información se encuentran oportunidades de mejora. Si los problemas no se resuelven, el ciclo debe repetirse, tantas veces como sea necesario.

Diagrama de procesos

De hecho, esta herramienta de mejora continua es muy utilizada dentro de BPM. Sin embargo, debido a su importancia, creemos que vale la pena abordarlo por separado.

El diagrama de proceso es muy similar al diagrama de flujo. Sin embargo, es más detallado. Muestra, de forma visual y esquemática:

  • Las tareas que se deben realizar;
  • Quienes son responsables;
  • La orden a realizar;
  • Qué decisiones se deben tomar;
  • Qué criterios usar;
  • Inicio y final del proceso.

Kaisen

Esta es una de las herramientas más utilizadas por las empresas que quieren promover la mejora continua de procesos. De hecho, se hizo conocida por ser adoptada por Toyota.

Se centra en la eliminación de desperdicios. Para eso actúa sobre 4 puntos principales:

  • Mano de obra: Los funcionarios deben estar capacitados para ejecutar los procesos dentro de los padrones estipulados.;
  • Método: Es necesario optimizar o crear la mejor forma de realizar las actividades. Para reducir costos y obtener más resultados;
  • Materiales: La idea es utilizar la menor cantidad de materiales posible para lograr los resultados deseados. Por lo tanto, el control de existencias se considera una prioridad. Alentar a los funcionarios a usar solo lo necesario;
  • Maquinaria: Para que el equipo tenga un mayor rendimiento y longevidad se trabaja internamente factores como el mantenimiento y el uso eficiente de la energía.

Ley de Pareto

Según su creador, Vilfredo Pareto, el 80% de los resultados o consecuencias se producen por el 20% de las causas. Esto significa que si se descubre y elimina la fuente de un problema, se eliminará el 80%.

De la misma forma, si algo funciona muy bien y se implementa, desencadenará una mejora del 80%.

Así, la idea detrás de esta herramienta es precisamente descubrir las causas que generan mayores pérdidas. Entonces, para resolverlos para siempre. O bien, determinar las que tienen más éxito y, con eso, mejorarlas.

Diagrama de Ishikawa

También conocido como Diagrama de Causa y Efecto, es una metodología que facilita el descubrimiento del origen de los problemas del proceso. Según ella, es necesario investigar 6 posibles causas, todas las cuales comienzan con la letra M:

  • Método;
  • Materia prima;
  • Mano de obra;
  • Máquina;
  • Medida;
  • Medio ambiente.

Con eso en la mano, es posible dirigir mejor las acciones de mejora continua.

Checklist Fácil también puede ser útil en este proceso de mejora continua. ¿Quieres saber cómo? ¡Programe una demostración gratuita ahora mismo y obtenga acceso rápido y fácil para verificar la información!

Escribo contenido para ayudar a las empresas a lograr la estandarización de los procesos mediante la gestión de no conformidades: hacer que las empresas sean más eficientes y los empleados más felices 🙂
Luciana Silva

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