Las actividades de una empresa, en general, siguen algunos procedimientos, aunque no formalizados. Así, uno de los principales retos para los directores es adoptar medidas que contribuyan a la optimización de procesos.
Para eso, el mapeo de actividades es el paso principal a la hora de estandarizar procesos para maximizar los resultados comerciales. Así, con la organización del conjunto, es posible identificar más fácilmente los puntos que necesitan ser mejorados.
Ciertamente, las mejoras brindan mayor fluidez a la operación, reducen el retrabajo, permiten la reducción de costos y aumentan la productividad. ¡Vea, en esta publicación, los beneficios de la optimización de procesos y los consejos que te ayudarán en esta tarea!
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Beneficios de la optimización de procesos
Generalmente, cuando hablamos de optimización de procesos, ya pensamos en rentabilidad. De hecho, una de las consecuencias ventajosas puede ser un aumento de las ganancias. Sin embargo, las ganancias en comunicación interna y productividad son de considerable importancia.
Cabe recordar que toda organización tiene una cultura establecida y esto siempre debe tenerse en cuenta a la hora de reestructurar. Dicho esto, destacamos los cuatro principales beneficios de la optimización de procesos dentro de una empresa, ellos son:
- confiabilidad de entregas;
- sinergia e integración entre las áreas;
- capacidad de intervención;
- agilidad en las tareas.
¿Vamos a comprender mejor a cada uno de ellos?
1. Confiabilidad de entregas
Cuando una empresa mapea sus actividades, resulta más fácil establecer una estandarización y formalizar estas instrucciones. De esta forma, es posible identificar los puntos de mejora, dando como resultado la optimización del proceso.
Independientemente de si las entregas del proceso son externas (servicio y productos al cliente final) o internas (secuencia de actividades), con la optimización del proceso se puede reducir la tasa de errores, retrabajos e incluso dudas con relación con los procedimientos realizados.
Todo esto hace que el resultado de las actividades sea más confiable, pues la gestión de calidad también se optimiza con estas acciones. Así, podemos ver que los procesos organizados internamente inciden en las entregas finales.
2. Sinergia e integración entre las áreas
La optimización del proceso permite una mejor identificación de los pasos secuenciales y la dependencia entre áreas al realizar las entregas. Así, cada equipo comprende sus responsabilidades y adquiere autonomía para cumplir con las tareas.
Así, el intercambio de información es continuo y la integración entre las áreas se da de forma más fluida. Además, es más fácil identificar brechas en los procesos y proponer mejoras con mayor rapidez, tratando directamente con los responsables.
3. Capacidad de intervención
Cuando los procesos están desorganizados y son difíciles de identificar, se reduce la posibilidad de que el gerente comprenda las causas fundamentales de una falla en particular. En la mayoría de los casos, el equipo trabaja para “apagar incendios”, actuando solo sobre los efectos, mientras que la causa permanece desconocida.
Con la optimización de procesos, los pasos de cada actividad se vuelven más claros, haciendo que cada falla sea más fácil de identificar. Por lo tanto, se pueden tomar medidas directamente sobre la causa del problema.
En este punto, también es posible que el gerente identifique qué acciones deben tomarse para que estos inconvenientes se eviten en el futuro. Como resultado de esta sistematización, la productividad aumenta.
4. Agilidad en las tareas
Al invertir en la optimización de procesos, también es posible identificar qué pasos son innecesarios y/o repetitivos, que pueden eliminarse de la rutina. Además, se pueden detectar otras formas más ágiles y efectivas de realizar una tarea.
Es importante mencionar que toda la optimización de procesos ocurre gradualmente y necesita estar muy bien estructurada. Es necesario comprender las prácticas existentes, proponer cambios, observar los resultados de la implementación y revisar los efectos continuamente.
Esto hace que la agilidad de entrega sea una constante e incluso se puede usar como métrica para evaluar la efectividad de las optimizaciones realizadas. ¡Sin embargo, tenga cuidado de no descuidar la calidad!
Recursos para realizar la optimización de procesos
Ahora que has entendido los beneficios de la optimización de procesos, seleccionamos algunos mecanismos para ayudarte a mejorar las prácticas de tu empresa. No pierdas de vista la estructura del conjunto, pues todos los sectores impactan en la entrega final.
Otro punto muy importante es conocer bien tu modelo de negocio, para actuar de la mejor manera según tu contexto. Pues muchas prácticas son específicas del segmento y deben recibir la debida atención. ¿Vamos a conocer algunos recursos?
1. Monitoreo de la optimización de procesos
El mapeo y diseño de los procesos permite al gerente comprender cómo funciona su operación de punta a punta. Además, el monitoreo es fundamental para optimizar los procesos.
Este paso ayuda a reducir el tiempo necesario para realizar alguna actividad, eliminar pasos innecesarios y reducir errores.
2. Curva ABC
La curva ABC se utiliza para monitorear y controlar la rotación de cada elemento en el inventario, que representa la rentabilidad y las ventas de la empresa.
Permite al gerente saber qué productos son más rentables y cuáles encajan en una porción poco representativa para la empresa. A través de estos datos se pueden establecer estrategias de compra y venta.
3. Kanban
Kanban es una metodología que ayuda a controlar las actividades que forman parte de un proceso secuencial. Por lo general, comienza con la organización de la rutina actual y transforma progresivamente el flujo de trabajo. Así, es posible optimizar el proceso y obtener una mayor organización en la “línea de producción”.
4. Software de checklist personalizable
El software Checklist Fácil es una herramienta destinada a la aplicación de checklists personalizables. La plataforma ayuda a las empresas a realizar comprobaciones operativas y puede ser utilizada por diferentes tipos de empresas.
Puede ser utilizado en diversas áreas, como seguridad laboral, control de calidad, gestión de inventarios, mantenimiento, estandarización, entre otros. Debido a que es personalizable, puedes personalizar los checklists y planes de acción de acuerdo con las necesidades de tu operación.
Con esto, además de la optimización del proceso, la solución ofrece más practicidad. Eso es porque puedes optimizar tu tiempo y dedicarte a otras funciones más estratégicas del establecimiento.
¿Te gustó comprender un poco más sobre la optimización de procesos? ¿Estás listo para iniciar una nueva etapa en tu negocio? En Checklist Fácil podemos ayudarte a mejorar la eficiencia operativa de los procesos de tu empresa.
