¿Tu empresa realiza auditorías e inspecciones? ¡Entonces un modelo de checklist puede ser tu mejor aliado! Después de todo, los checklists desempeñan un papel fundamental en la estandarización de procesos.
Las verificaciones requieren un examen minucioso de equipos, entornos u operaciones en general. Por lo tanto, estructurar correctamente el cuestionario resulta en una inspección de calidad.
Para agilizar esta etapa, puedes utilizar un modelo de checklist adaptado al contexto en el que se aplicará. Por eso, te explicaremos para qué sirve, cómo utilizarlo y sus principales beneficios. ¡Además, seleccionamos algunos ejemplos para que comiences tus inspecciones con todo lo necesario, así que continúa con nosotros para aprender todo!
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es un modelo de checklist?
Un modelo de checklist es una lista de elementos y tareas que deben verificarse, completarse o realizarse. Es la herramienta ideal para identificar no conformidades, estandarizar operaciones y garantizar que los procedimientos se sigan correctamente.
Cuando hablamos de modelos, nos referimos a estructuras predefinidas y sistemáticas que puedes utilizar o adaptar según tus necesidades para asegurar el seguimiento y ejecución de todas las etapas de un proceso o actividad.
Con la digitalización de los negocios, los modelos de checklist se utilizan fácilmente en línea, facilitando el acceso, compartición y actualización de la información. Estos modelos pueden ser utilizados en cualquier contexto, área, segmento y aplicación que requiera algún tipo de verificación.
¿Para qué sirve un modelo de checklist?
Un modelo de checklist sirve como guía durante la inspección. Es una estructura predefinida de un proceso de auditoría que ayuda a agilizar las verificaciones realizadas en una empresa.
En caso de que nunca hayas elaborado una lista de verificación, los ejemplos semiestructurados seguramente te indicarán cuál es el mejor camino para empezar. Además, sirven como referencia para las organizaciones que están comenzando con las inspecciones.
Muchas veces, los formatos encontrados pueden adaptarse perfectamente a tu negocio. En otras ocasiones, es necesario hacer algunos ajustes para que el checklist sea efectivo para tu empresa.
De cualquier forma, es interesante tener una referencia, un punto de partida o un cuestionario completo a la hora de organizar tu proceso de verificación. Los modelos de checklist pueden crearse en papel, en hojas de cálculo de Excel o digitalmente, en software especializados, como el Checklist Fácil. ¿Ahora, que tal entender mejor cómo utilizarlos?
¿Cómo utilizar un modelo de checklist?
En realidad, utilizar un modelo de checklist es una tarea sencilla. Sin embargo, elegir cuál es el mejor para tu negocio no es tan fácil. Después de todo, este es un proceso gradual, resultado de intentos, errores, pruebas y experimentos.
Por eso, te damos un consejo: ¡la personalización es el secreto del éxito! Estudia ejemplos de checklists, observa cómo funcionan las aplicaciones en otras áreas y descarga modelos.
Luego, personaliza lo que sea necesario para tu operación. Así, aprovecharás toda la flexibilidad que el checklist tiene para ofrecer como herramienta. Además, optimizarás tu proceso al utilizar una estructura predefinida.
Y, no olvides: ¡lo más importante es no dejar ningún aspecto fuera de tu verificación! ¡Descubre ahora algunos beneficios de usar modelos!
Beneficios de utilizar un modelo de checklist
Ya sabes que el uso de listas de verificación es esencial para la estandarización de la operación. Además, la facilidad de aprovechar materiales ya existentes y dedicar el tiempo disponible a actividades más innovadoras es excelente para cualquier negocio.
Pero, ¿conoces todos los beneficios de implementar esta herramienta con modelos predefinidos? ¡Es lo que descubrirás ahora!
Optimización de procesos
Independientemente de tu segmento e incluso del área en la que aplicarás tu cuestionario, el modelo de checklist ayuda a optimizar el proceso. Esto se debe a que los elementos ya están dispuestos para la inspección, eliminando la necesidad de crear todo desde cero.
Sin embargo, acuérdate de analizar cuidadosamente si el formato elegido cumple con las necesidades de tu negocio. Algunas adaptaciones pueden ser necesarias para obtener resultados aún mejores.
Además, los modelos de checklist proporcionados por empresas especializadas son el resultado de años de experiencia en el mercado. Por lo tanto, son materiales confiables para usar, especialmente si tu empresa está comenzando con la estandarización de procesos.
Uso eficiente del tiempo
Estructurar un cuestionario requiere mucho tiempo por parte del responsable. Hay varios aspectos que deben considerarse a la hora de crear la lista de verificación:
- Áreas de aplicación;
- Elementos a inspeccionar;
- Definición de responsables;
- Secuencia de procesos;
- Gestión de no conformidades;
- Entre otros.
Por lo tanto, al empezar con un modelo de checklist predefinido, muchos de estos aspectos ya estarán estructurados o semiestructurados. Así, podrás utilizar más tiempo realizando pruebas con tu formulario, implementando la mejora continua de tu inspección.
Después de un período de aplicaciones, todo el equipo estará listo para definir la mejor configuración de checklist para tu escenario. De esta manera, el equipo también se compromete con el perfeccionamiento de los procesos, lo que se traduce en resultados más satisfactorios.
Aumento de la productividad
Como consecuencia del beneficio anterior, utilizar un modelo de checklist también contribuirá al aumento de la productividad. Y aquí no nos referimos solamente a los colaboradores de un equipo, sino también a los de la empresa en su conjunto.
Esto significa que todos los involucrados salen beneficiados, ya sea desde una perspectiva micro o macro. La mejora en el rendimiento se debe a la eliminación de actividades extenuantes, como la estructuración de materiales completos cuando ya existen modelos disponibles, para así asignar el tiempo de los empleados a tareas más productivas.
Sin duda, esta acción también contribuye a la motivación de los colaboradores, puesto que se sentirán aún más valorados y desafiados por las responsabilidades que deben cumplir.
Mejora en los flujos de trabajo
Siguiendo la lógica del aumento de la productividad, los modelos de checklist establecen un estándar a seguir en la realización de una tarea, lo que hace que el flujo de trabajo sea mucho más organizado y lineal.
Historial y documentación
Al utilizar un modelo de checklist, aseguras la documentación de todo el proceso y sus actividades, creando un historial para consultas futuras en caso de necesidad.
Calidad y confiabilidad de los procesos
Los modelos de checklist ayudan a garantizar que todos los procesos definidos previamente se sigan de manera rigurosa. Con esto, toda la actividad gana en confiabilidad y, consecuentemente, se asegura la calidad del producto final.
Agilidad en la interacción
La iteración es una práctica muy común en la cultura ágil y se refiere al progreso basado en intentos continuos de mejora. En esta perspectiva, el uso de modelos predefinidos de checklist facilita esta metodología.
Así, las empresas pueden reducir riesgos, pérdidas y daños, invirtiendo en un proyecto prolongado que no brinda el retorno esperado. Al probar y mejorar continuamente, el costo es menor y la recopilación de datos es recurrente.
Por lo tanto, se gana tiempo trabajando en situaciones inéditas de experimentación, siendo posible, incluso, innovar en los procesos cotidianos. Dicho esto, ¡ha llegado el momento de conocer algunos modelos para aplicar en tu negocio!
¿Cómo crear un modelo de checklist?
Si deseas crear tu propio modelo de checklist, hay algunos pasos que pueden ayudarte en este proceso. Conoce los principales a continuación:
1. Define lo que será verificado
Define de manera clara cuál es el objetivo del checklist y qué se va a inspeccionar. Puede aplicarse a procesos, equipos, herramientas, documentos, entornos, personas… ¡Llas posibilidades son infinitas!
2. Enumera los elementos que deben verificarse
Este es el momento de listar absolutamente todo lo que debe hacerse, incluso los elementos que parecen obvios. Enumera en detalle todos los elementos que deben verificarse o realizarse durante el proceso o actividad en cuestión y, si ayuda a tu visualización, divídelos en categorías.
3. Evalúa las opciones de respuesta
Los diferentes elementos pueden requerir diferentes respuestas. Entonces, evalúa y define cuál es el mejor tipo de respuesta para cada pregunta del checklist: sí o no, campo de texto abierto, imagen, video, nota, valor en dinero, etc.
4. Agrega instrucciones
Es interesante agregar instrucciones y observaciones en algunas preguntas para garantizar que la aplicación del checklist sea lo más correcta posible.
5. Elige la herramienta de aplicación del checklist
Los checklists pueden utilizarse en Word, hojas de cálculo de Excel o a través de un software especializado, por ejemplo. Al final de este artículo, encontrarás una explicación más detallada sobre cada tipo para que puedas definir cuál es la mejor opción y comenzar tus verificaciones.
Modelos de checklist para auditorías y revisiones
Es importante destacar que la estructuración de los procesos con revisiones sirve para optimizar la operación y no para limitarla. Además, evita la reelaboración en la producción.
Esto significa que, en un flujo definido, todos los involucrados saben cuáles son sus responsabilidades y, mediante la rutina, se vuelven cada vez más productivos y especialistas en sus tareas.
Consulta, ahora, los ejemplos que hemos seleccionado para ti:
1. Recepción de mercancías
La recepción de mercancías es una actividad que requiere un seguimiento riguroso, ya que implica:
- Almacenamiento adecuado de productos;
- Verificación de documentos;
- Inspección de daños;
- Higienización de volúmenes;
- Control de cargas;
- Y más.
Los centros de distribución, por ejemplo, atienden una alta demanda en todo el procesamiento del pedido, desde la preparación hasta la entrega al cliente final.
En este sentido, es fundamental tener un modelo de checklist para la recepción de mercancías, con el fin de evitar, en la medida de lo posible, pérdidas y complicaciones en los procesos de carga y descarga.
2. Delivery
El uso de aplicaciones de delivery, principalmente de alimentos y bebidas, ha aumentado rápidamente en los últimos años. Según una investigación realizada por el Centro Regional de Estudios para el Desarrollo de la Sociedad de la Información (Cetic) de Brasil, esto quedó evidenciado en los pedidos de comidas por sitio web o aplicación.
Según el estudio, en 2019, el 22% de los usuarios de Internet de 16 años o más hicieron compras de comida en línea. Durante la pandemia de coronavirus, este dato aumentó al 54%.
Con este aumento significativo, muchos restaurantes, cafeterías y supermercados vieron la necesidad de adaptarse a esta modalidad.
Así, el modelo de checklist para delivery puede ayudar, por ejemplo, en la organización de la atención al cliente, la cocina, las ventas y las entregas.
3. Seguridad laboral
La seguridad laboral es un área muy relevante, tanto para los empleados como para la empresa. De hecho, mantener el ambiente seguro y conforme a las normas regulatorias requiere un seguimiento cuidadoso.
Para prevenir accidentes, es fundamental realizar la inspección de las áreas, equipos, herramientas y colaboradores. Por lo tanto, una lista de verificación ayuda, y mucho, a controlar los riesgos en la rutina del trabajador.
Es importante destacar que, al involucrar la inspección de espacios físicos, el modelo de checklist para seguridad laboral debe servir como una guía. En este sentido, debes ajustarlo de acuerdo con el lugar a ser verificado.
Muchos olvidan que la ergonomía también forma parte de la seguridad laboral. Un checklist dirigido a este frente puede ayudar a garantizar un ambiente ergonómico y saludable. Tenemos un modelo de checklist para ergonomía en oficinas que se puede adaptar a diferentes entornos.
4. Prevención de accidentes
Los datos no mienten: desde el 2006, se registran más de 500 mil accidentes laborales al año, solo en Brasil. Ciertamente, las consecuencias de esto impactan tanto a las empresas como a los colaboradores.
Por lo tanto, además del cuestionario para seguridad laboral, el modelo de checklist para prevención de accidentes ayuda a implementar acciones preventivas para evitar o eliminar la ocurrencia de imprevistos.
Con la auditoría completa, todas las prácticas relacionadas con la preparación de los empleados, las condiciones de los puestos de trabajo, el uso de EPP y el mantenimiento son verificadas. Por lo tanto, se puede reducir el registro de accidentes laborales.
5. Limpieza de EPPs
La limpieza de EPP está directamente relacionada con la salud y la seguridad de los trabajadores. Antes que nada, es deber del empleador proporcionar los productos necesarios al equipo, de acuerdo con las actividades desarrolladas.
Además del uso adecuado, el almacenamiento y la limpieza adecuada de los equipos son indispensables para que su función se cumpla.
Por lo tanto, un modelo de checklist para la higienización de EPP es muy útil para la conservación y el uso correcto de los materiales en el día a día.
6. Seguridad alimentaria
La seguridad alimentaria es lo que garantiza la integridad de los productos que llegan a los consumidores, así como la calidad de las mercancías comercializadas. Esto implica el análisis de aspectos químicos, físicos y biológicos que pueden afectar la salud de quienes consumen.
En este sentido, el Reglamento Técnico de Buenas Prácticas para Servicios de Alimentación busca garantizar las condiciones higiénico-sanitarias en la preparación.
Para cumplir con estas normas, es interesante basar la operación de la cocina en un modelo de checklist para la seguridad alimentaria, basado en la RDC nº 216/04 de Brasil. De esta manera, se puede monitorear instalaciones, equipos, manipuladores, empaques y más.
7. Gestión de calidad
La gestión de calidad prioriza una visión sistémica de la operación. Por lo tanto, esto significa que es fundamental comprender cada etapa de la producción como un todo.
Entonces, con este conocimiento, es posible establecer y alcanzar estándares de calidad, evitar pérdidas y reducir costos.
Con un modelo de checklist para gestión de la calidad, es más fácil verificar elementos para la organización de los procesos de producción, preproducción, en curso y posproducción.
8. Facilities
En la gestión de facilities, hay varias áreas que deben ser planificadas, ejecutadas y monitoreadas. Entre ellas, tenemos seguridad laboral, limpieza, mantenimiento, control de servicios subcontratados tercerizados y obras.
Para manejar tantas esferas, es importante tener el monitoreo adecuado con un modelo de checklist para gestión de facilities. De esta manera, las actividades principales se verifican, lo que evita olvidos y mantiene la calidad de los procesos.
9. Logística y transporte
En el ámbito de la logística y el transporte, hay innumerables tareas que deben verificarse, sobre todo, para garantizar que todas las actividades se completen.
Dependiendo del tamaño de tu operación, puede ser necesario crear checklists específicos para cada sector inspeccionado.
Un modelo de checklist para logística y transporte es un punto de partida para iniciar tus auditorías. En resumen, abarca áreas como prevención de accidentes, auditoría de vehículos y verificación de procesos.
Si buscas más recursos sobre el tema, tenemos algunos materiales útiles como: ebook – Cuellos de botella operativo en el Transporte y la Logística y checklist para el uso de montacargas.
10. Industria
En el sector industrial, hay una infinidad de subsegmentos que pueden utilizar cuestionarios para estandarizar sus procesos. De hecho, esto se aplica a todas las etapas de la línea de producción.
En términos generales, un modelo de checklist para industria aborda aspectos como mantenimiento, salud, seguridad, medio ambiente o incluso cumplimiento de las normas regulatorias.
11. Comercio minorista
Los minoristas tienen rutinas diarias bien establecidas porque están involucrados en varias tareas recurrentes que requieren mucha atención.
En este caso, es muy útil contar con un respaldo para ayudar en la gestión de procesos de inventario, mantenimiento, control simultáneo de tiendas y más.
Realizar este seguimiento utilizando un modelo de checklist para minoristas ofrece muchas posibilidades de aplicación y, por lo tanto, de expansión del negocio. Después de todo, con la supervisión al día, es más fácil saber cómo actuar puntualmente.
Las pérdidas también son parte del día a día de este sector, por lo que un modelo de checklist para prevención de pérdidas en el comercio minorista será útil.
12. Supermercados
Los supermercados también forman parte del comercio, por lo tanto, al igual que en el comercio minorista, el día a día está compuesto por diversas operaciones que funcionan al mismo tiempo.
Dos ejemplos de listas que pueden ayudar a optimizar los procesos son: checklist de limpieza y mantenimiento para supermercados y checklist de seguridad laboral para supermercados.
¿Alguno de estos modelos de checklist se ajusta o puede adaptarse a tu operación? Recuerda que todas las estructuras pueden, ¡y deben!, personalizarse según tu escenario para alcanzar resultados más efectivos!
13. Agronegóocio
El agronegocio es un sector que puede beneficiarse mucho del uso de checklists. Los modelos relacionados con la seguridad laboral y la logística, por ejemplo, son totalmente aplicables aquí. Sin embargo, existen modelos para necesidades específicas, como el checklist para tercerización agrícola y , checklist para planificación de cosechas. y checklist para NR 31 (Seguridad en el Trabajo Rural).
14. Marketing
El marketing es un área esencial para impulsar las ventas de empresas de todos los sectores, por lo que es interesante construir checklists con enfoque en Marketing para garantizar que las acciones promocionales se desarrollen correctamente. Algunos ejemplos son el modelo de checklist para trade marketing y el modelo de checklist para merchandising.
15. ESG
La sigla ESG significa Environmental, Social and Governance, que podemos traducir como Ambiental, Social y Gobernanza. En resumen, este concepto tiene como objetivo reunir prácticas relacionadas con cada uno de estos pilares, con el fin de promover cada vez más la sostenibilidad de los negocios. Dado que se trata de un área diversa, es interesante contar con un modelo de checklist para prácticas ESG.
16. Auditorias
El proceso de auditorías abarca muchos detalles, por lo que es fundamental contar con el apoyo de un checklist para que ningún punto quede olvidado.
El camino ideal es crear y encontrar modelos específicos para tu segmento u objetivo, como el modelo de checklist para auditoría farmacéutica o el modelo de checklist para auditoría interna de la ISO 9001:2015.
17. Mantenimiento
El mantenimiento es parte de la rutina de diversos sectores, especialmente en la industria, lo que afecta la productividad de la empresa y también la seguridad de los colaboradores. Por lo tanto, es esencial utilizar checklists para garantizar que este servicio se realice de manera correcta.
Puedes comenzar utilizando nuestro modelo de checklist para mantenimiento industrial, adaptando los campos según tu realidad.
18. Inauguración de tiendas y franquicias
Iniciar un nuevo negocio no es una tarea fácil y requiere muchos pasos. En este contexto, tener a mano un guía paso a paso para la gestión estratégica del comercio minorista es de gran valor y utilidad, lo que ayudará a garantizar que ninguna actividad se olvide y que todo el espacio esté en conformidad con los estándares necesarios para recibir el público.
¿Cuál es la diferencia entre orden de servicio y checklist?
Aunque parezcan similares y ambas sean formas de control, las órdenes de servicio y los checklists cumplen funciones y papeles diferentes en los procesos organizacionales. Sin embargo, pueden ser utilizados en conjunto.
La orden de servicio es un documento que proporciona instrucciones específicas, un resumen de los problemas, plazos y responsabilidades sobre la acción que debe ser tomada. Ya el checklist es una lista de verificación que debe ser aplicada durante la acción, incluyendo todas las etapas y detalles que deben ser completados para alcanzar el resultado esperado.
Mientras que la orden de servicio define lo que necesita ser hecho de forma previa, el checklist se utiliza durante la ejecución como una lista de verificación, garantizando que ningún punto sea olvidado en la realización de las tareas descritas en la orden de servicio.
Resumiendo de forma práctica: la orden de servicio es el plan, y el checklist es la lista de verificación que asegura la conformidad con ese plan.
¿Cuáles son las principales herramientas para aplicar modelos de checklist?
Existen varias opciones de herramientas disponibles para aplicar los modelos de checklist, y es interesante que conozcas las principales para entender cuál será más beneficiosa para tu operación. Aprende más sobre algunas de ellas a continuación:
Modelo de checklist en Word
Los modelos creados dentro de Microsoft Word son los más simples y accesibles, con recursos de formateo de texto, listas numeradas o con viñetas, y tablas. Sin embargo, esta herramienta es extremadamente limitada en este tipo de aplicación, ya que no permite visualización y colaboración en tiempo real, ni ningún tipo de automatización.
Modelo de checklist en hoja de cálculo Excel
Microsoft Excel es una herramienta digital un poco más completa que Word para utilizar modelos de checklist, ya que permite la organización de forma clara y sistemática. Las fórmulas permiten cálculos automáticos y, cuando se aplican de manera correcta, pueden ser utilizadas para automatizar procesos y simplificar la verificación.
Sin embargo, también tiene limitaciones en cuanto al acceso y colaboración remota. Además, los checklists se guardan como archivos, que pueden perderse o corromperse, por ejemplo. De esta forma, no hay garantía de seguridad de la información.
Modelo de checklist digital en aplicación
Con el avance de los modelos de checklist, han surgido softwares y aplicaciones especializadas. Esta es la mejor opción para quienes buscan aumentar la eficiencia operacional, reducir errores y simplificar el seguimiento y reporte de actividades.
Los sistemas ofrecen diversos recursos avanzados, como acceso remoto en computadoras, tabletas o celulares, integraciones con otros sistemas, y mayor flexibilidad y adaptación. Además, algunos permiten el acceso sin conexión a internet para aplicar checklists en áreas remotas.
¿Cómo funciona una aplicación para checklists?
Las aplicaciones y software dedicados exclusivamente a los checklists pueden ser utilizados por empresas de cualquier tamaño y sector, ya que son flexibles y personalizables según tus necesidades.
Por lo general, puedes crear checklists totalmente personalizados o utilizar modelos predefinidos, configurando accesos de usuarios, permisos, tipos de respuesta, etc. El acceso puede ser realizado por más de una persona al mismo tiempo a través de computadoras, tabletas o celulares. Algunos programas, como el Checklist Fácil, incluso permiten el acceso sin conexión en línea para la aplicación de checklists en áreas lejanas.
Las aplicaciones ofrecen, aún, la posibilidad de integración con otros sistemas, lo que garantiza una gestión aún más coordinada. Además, puedes seguir los resultados de las verificaciones a través de informes completos y personalizados en paneles de fácil visualización.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de checklist digital?
Como has podido observar, utilizar sistemas de checklists digitales brinda muchos beneficios a tu operación, como:
- Reducción de costos y del uso de papel;
- Mayor seguridad para la información de la empresa;
- Accesibilidad remota y simultánea;
- Facilidad de colaboración y comunicación entre áreas;
- Estandarización de procesos y actividades;
- Reducción de errores y fallas;
- Aumento de la productividad del equipo;
- Análisis estratégico de datos y resultados.
¿Cómo funciona la aplicación Checklist Fácil?
Ahora que ya sabes qué son los modelos de checklist y las ventajas de utilizar un software especializado, necesitas conocer el sistema líder en Latinoamérica.
Con más de 1.500 clientes en 14 países, Checklist Fácil es la mejor opción para digitalizar tus procesos, auditorías y verificaciones. Ofrece más de 150 funcionalidades que transformarán tu operación, tales como:
- Creación y gestión de planes de acción cada vez que se detecte una no conformidad;
- Inclusión de archivosmídia (fotos y vídeos) en el llenado, lo que aumenta la credibilidad de las verificaciones;
- Integración con Sensores IoT para mediciones automatizadas;
- Workflows colaborativos e inteligentes para organizar flujos de trabajo;
- Power BI integrado para gestionar tu rendimiento;
- Inteligencia artificial para crear modelos de checklist completos;
- ¡Y mucho más!
Además, lograrás un ROI (Retorno de la Inversión) de hasta un 204% en tres años. Qué tal, ¿listo para aumentar la eficiencia de tu operación? Solicita una demostración y descubre cómo el Checklist Fácil puede transformar tu operación en la práctica.
Respostas de 2
De mucha ayuda el ejemplo de checklist para mi trabajo
De mucha ayuda el ejemplo de checklist para mi trabajo