Modelo de checklist: descubra 13 ejemplos aplicables en diferentes segmentos

Un modelo de checklist es muy útil, tanto para operaciones en curso como para aquellas que ya están establecidas. ¡Seleccionamos 10 ejemplos para que venga a verificar!

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Modelo de checklist: descubra 10 ejemplos aplicables en diferentes segmentos

¿Tu empresa realiza auditorías e inspecciones? ¡Entonces, un modelo de checklist puede ser tu mejor aliado! Los Checklist juegan un papel clave en la estandarización de procesos.

Las comprobaciones requieren un examen minucioso de los equipamientos, los ambientes o la operación en su conjunto. Por lo tanto, estructurar adecuadamente el cuestionario da como resultado una verificación de calidad.

Para acelerar este paso, es posible utilizar un modelo de checklist, apropiado al contexto en el que se aplicará. Por eso, te mostramos para qué sirve, cómo utilizarlo y los principales beneficios. ¡Además, hemos seleccionado algunos ejemplos, para que puedas comenzar tu inspección con todo! ¡Verifique!

¿Para qué sirve un modelo de checklist?

Un modelo de checklist sirve como guía en el momento de la inspección. Es decir, es una estructura predefinida de un proceso de auditoría que sirve para agilizar los controles que se realizan en una empresa.

Ahora bien, si nunca hiciste un checklist, ciertamente, los ejemplos semiestructurados te dirán cuál es la mejor manera de comenzar. Por tanto, también sirven como referencia para las organizaciones que están iniciando las verificaciones. 

A menudo, los formatos encontrados pueden adaptarse perfectamente a tu negocio. En otras ocasiones, es necesario realizar algunos ajustes para que el checklist sea efectivo para tu empresa.

En cualquier caso, es interesante disponer de una referencia, un punto de partida o un cuestionario completo, a la hora de organizar tu proceso de verificación. 

Los modelos de checklists se pueden crear en papel, en planillas de Excel o digitalmente, utilizando software especializado, como Checklist Fácil. ¿Vamos a comprender mejor cómo usarlos?

¿Cómo usar un modelo de checklist?

Na verdade, utilizar um modelo de checklist é uma tarefa simples. Porém, escolher qual é o melhor para o seu negócio, não é tão fácil assim. Afinal, isso é um processo gradual, resultado de tentativas, erros, testes e experimentos.

Por eso te advertimos: ¡la personalización es el secreto del éxito! Estudie ejemplos de checklists, vea cómo funcionan las aplicaciones en otras áreas y descargue modelos.

Luego, personaliza lo que sea necesario para tu operación. Por lo tanto, disfruta de toda la flexibilidad que ofrece el checklist, como herramienta. Y, sin embargo, optimizas tu proceso aprovechando la estructura predefinida. 

Y no lo olvides: ¡lo más importante de todo es no dejar ningún aspecto fuera de tu verificación! ¡Vea algunas ventajas de usar modelos ahora!

Beneficios de usar un modelo de checklist

Ya sabes que el uso de listas de verificaciones es fundamental para la estandarización de la operación. Además, la facilidad para aprovechar los materiales existentes y dedicar el tiempo disponible a actividades más innovadoras es excelente para cualquier negocio.

Pero, ¿conoces todos los beneficios de implementar esta herramienta con modelos listos para usar? ¡Eso es lo que te vamos a contar ahora!

Optimización de procesos

Independientemente de tu segmento e incluso del área en la que vas a aplicar tu cuestionario, el modelo de checklist ayuda a optimizar el proceso. Eso es porque los artículos ya estarán listos para su inspección, eliminando la necesidad de crear todo desde cero.

Sin embargo, recuerda analizar detenidamente si el formato elegido satisface las necesidades de tu negocio. Se pueden hacer algunas adaptaciones para que los resultados sean aún mejores.

Además, los modelos de checklist puestos a disposición por empresas especializadas son el resultado de años de experiencia en el mercado. Por lo tanto, es un material confiable de usar, especialmente si tu empresa está comenzando a estandarizar procesos. 

Buen uso del tiempo

La estructuración de un cuestionario requiere mucho tiempo por parte del responsable. Hay varios aspectos que deben tenerse en cuenta al crear la lista de verificación:

  • Áreas de aplicación;
  • Elementos para inspeccionar;
  • Definición de responsables;
  • Secuencia de procesos;
  • Gestión de inconvenientes;
  • Entre otros.

Por lo tanto, al comenzar con un modelo de checklist ya hecho, muchos de estos aspectos ya están estructurados o semiestructurados. Por lo tanto, puedes dedicar más tiempo a realizar pruebas en tu formulario, implementando la mejora continua de tu inspección.

Después de un período de aplicaciones, todo el equipo podrá definir la mejor configuración de checklist para tu escenario. De esta forma, el equipo también se dedica a la mejora de procesos, aportando resultados más satisfactorios.

Productividad incrementada

Como consecuencia del beneficio anterior, el uso de un modelo de checklist también ayudará a aumentar la productividad. Y, aquí, estamos hablando de funcionarios, del equipo e incluso de la empresa.

Esto significa que todos los involucrados ganan, ya sea en la vista micro o macro. La mejora en el rendimiento se debe a que elimina actividades aburridas -como estructurar materiales completos cuando los modelos ya están disponibles-, para destinar el tiempo de los empleados a tareas más productivas.

Ciertamente, esta acción todavía contribuye a la motivación de los funcionarios. Se sentirán valorados y desafiados por las tareas que deben realizar.

Agilidad de iteración

La iteración es una práctica muy común en la cultura ágil y se refiere al progreso basado en continuos intentos de mejora. En esta perspectiva, el uso de modelos listos de checklist facilita esta metodología.

Por lo tanto, las empresas pueden reducir los riesgos y las pérdidas invirtiendo en un proyecto que requiere mucho tiempo y no genera el rendimiento esperado. Al probar y mejorar continuamente, el costo es mejor y la recopilación de datos es recurrente.

Por tanto, se ahorra tiempo trabajando en situaciones inéditas de experimentos, pudiendo incluso innovar los procesos diarios. ¡Dicho esto, es hora de conocer algunos modelos para aplicar en tu negocio!

13 modelos de checklist para auditorías 

Es importante resaltar que la estructuración de los procesos con cheques sirve para optimizar la operación y no para echarla. Además, evita retrabajos en producción.

En efecto, esto significa que, en un flujo definido, todos los involucrados saben cuáles son sus funciones y, con la rutina, se vuelven cada vez más productivos y especialistas en sus tareas.

Consulta ahora los ejemplos que hemos seleccionado para ti:

1. Prevención contra el coronavirus

Ya no es una novedad que todos los sectores tuvieran que adaptar las interacciones del día a día. Si bien algunos han reanudado sus actividades, otros ni siquiera han podido entrar en cuarentena. 

En todos los casos, ciertamente, el cuidado en el ambiente laboral es fundamental para prevenir el contagio por COVID-19

Con eso en mente, creamos un modelo de checklist en Excel para segmentos específicos: supermercado, farmacia, gasolinera, industria y comercio minorista.

Y, sin embargo, también estructuramos otros dos checklists interesantes: auditoría general de higiene y protección y monitoreo de home office.

Todos estos modelos están disponibles para descargar. ¡Simplemente descargue e inicie la aplicación!

2. Entrada de mercancías

La entrada de mercancías es una actividad que requiere un estricto monitoreo, ya que implica:

  • Almacenamiento adecuado de productos; 
  • Comprobación de documentos;
  • Inspección de averías;
  • Higiene de volúmenes;
  • Control de cargas;
  • Y más.

Los centros de distribución, por ejemplo, satisfacen una gran demanda durante todo el procesamiento de pedidos, desde la preparación hasta la entrega al cliente final. 

En este sentido, es fundamental contar con un modelo de checklist para la recepción de mercancías, con el fin de evitar, en la medida de lo posible, pérdidas y complicaciones en los procesos de carga y descarga.

3. Delivery

Otro impacto generado por la pandemia fue el mayor uso de Internet en su conjunto. Según un estudio, en 2019, el 22% de los usuarios de Internet de 16 años o más realizaron compras de alimentos en línea. Durante la pandemia, esta cifra se elevó al 54%. 

Con este significativo incremento, muchos restaurantes, cafeterías y supermercados vieron la necesidad de adaptarse a la modalidad. 

Así, el modelo de checklist para la entrega/delivery puede ayudar, por ejemplo, en la organización del servicio, la cocina, las ventas y las entregas. 

4. Seguridad laboral

La seguridad laboral es un área muy relevante, tanto para los funcionarios como para la empresa. De hecho, mantener el ambiente seguro y de conformidad con los estándares regulatorios requiere un control cuidadoso.

Para prevenir accidentes, es fundamental inspeccionar las áreas, equipamientos, herramientas y funcionarios. Por esta razón, una lista de verificación ayuda, y mucho, a controlar los riesgos en la rutina del trabajador.

Cabe mencionar que, por tratarse de la inspección de espacios físicos, el modelo de checklist de seguridad laboral debe servir como guía. En ese sentido, debe ajustarlo de acuerdo con la ubicación a verificar. 

5. Prevención de accidentes

Los datos no mienten: desde 2006, ha habido más de 500 mil accidentes de trabajo por año solo en Brasil. Ciertamente, las consecuencias de esto impactan tanto a empresas como a empleados.

Así, además del cuestionario de seguridad laboral, el modelo de checklist para la prevención de accidentes ayuda a implementar acciones preventivas para prevenir o eliminar la ocurrencia de imprevistos. 

Con la auditoría completa, se verifican todas las prácticas relacionadas con la preparación de los funcionarios, las condiciones del puesto de trabajo, el uso de EPI y el mantenimiento. Así, es posible reducir el número de accidentes laborales.

6. Limpieza de EPPs

La limpieza de EPP está directamente relacionada con la salud y seguridad de los trabajadores. En primer lugar, es deber del empleador suministrar los productos necesarios al equipo, de acuerdo con las actividades desarrolladas.

Además del uso adecuado, el almacenamiento y limpieza adecuados de los equipamientos es fundamental, para que su función se cumpla. 

Por eso, un modelo de checklist para la limpieza de EPPs es de gran utilidad para la conservación y uso correcto de los materiales en el día a día.

7. Seguridad alimentar

La seguridad alimentaria es lo que garantiza la integridad de los productos que llegan a los consumidores, así como la calidad de los bienes comercializados. Se trata de analizar los aspectos químicos, físicos y biológicos que pueden perjudicar la salud de quienes los consumen. Es interesante basar el funcionamiento de la cocina en un modelo de checklist para seguridad alimentar.

8. Gestión de calidad

La gestión de calidad prioriza una visión sistémica de la operación. Por lo tanto, esto significa que es fundamental comprender cada etapa de la producción en su conjunto. 

Entonces, con este conocimiento, es posible establecer y lograr estándares de calidad, evitar pérdidas y reducir costos. 

Con un modelo de checklist para la gestión de calidad, es más fácil verificar los elementos para organizar los procesos de producción, preproducción, en curso y posproducción.

9. Facilities

En la gestión de instalaciones, existen varios frentes que necesitan ser planificados, ejecutados y monitoreados. Entre ellos, tenemos seguridad laboral, limpieza, mantenimiento, control de servicios subcontratados y obras.

Para hacer frente a tantas esferas, es importante tener un monitoreo adecuado con un modelo de checklist para la gestión de facilities. Así, se comprueban las principales actividades, lo que evita el olvido y mantiene la calidad de los procesos.

10. Logística y transporte

En el ámbito de la logística y transporte, son numerosas las tareas que hay que comprobar, sobre todo, para asegurar que todas las actividades se completan. 

Dependiendo del tamaño de su operación, puede ser necesario crear checklists específicos para cada sector inspeccionado.

Un modelo de checklist para logística y transporte es un punto de partida para iniciar tus auditorías. En resumen, cubre áreas como la prevención de accidentes, la auditoría de vehículos y la verificación de procesos.

11. Industria

En el sector industrial, hay una multitud de subsegmentos que pueden utilizar cuestionarios para estandarizar sus procesos. De hecho, esto se aplica a todas las etapas de la línea de producción.

En términos generales, un modelo de checklist para industria, trae aspectos como el mantenimiento, la salud, la seguridad, el ambiente o, incluso, el cumplimiento de los estándares regulatorios.

12. Comercio minorista

Los minoristas tienen rutinas diarias bien establecidas porque están involucrados en varias tareas recurrentes que requieren mucha atención.

En este caso, es muy bueno contar con soporte para asistir en la gestión de procesos de inventario, mantenimiento, control simultáneo de tiendas y más.

Hacer este monitoreo utilizando un modelo de checklist minorista brinda muchas posibilidades de aplicación y, en consecuencia, de expansión comercial. Con la supervisión actualizada, es más fácil saber actuar a tiempo.

13. Supermercados

Los supermercados también forman parte del comercio, por lo que, al igual que en el comercio minorista, las operaciones del día a día se componen de varias operaciones a la vez.

Dos ejemplos de listas que pueden ayudar a optimizar los procesos son: checklist de limpieza y mantenimiento para supermercados y checklist de seguridad laboral para supermercados.

Entonces, ¿alguno de estos modelos de checklist encaja o puede adaptarse a tu operación? Recuerde que todas las estructuras pueden y deben. – personalizarse según su escenario para obtener resultados más efectivos!

Si deseas comprender mejor cómo los procesos de verificación pueden optimizar tu negocio, programe una charla con nuestro equipo de especialistas.

¡Siempre estamos dispuestos a contribuir a la eficiencia operativa de las empresas!

Escribo contenido para ayudar a las empresas a lograr la estandarización de los procesos mediante la gestión de no conformidades: hacer que las empresas sean más eficientes y los empleados más felices 🙂
Luciana Silva

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