Las auditorías son una actividad imprescindible para empresas de cualquier perfil. Esto se debe a que, a través de ella, es posible determinar si las actividades se están llevando a cabo según lo previsto. Y más: si se implementaron de manera efectiva, es decir, alineados con los objetivos de la empresa.
Al contrario de lo que mucha gente imagina, el proceso de auditorías no solo es importante para garantizar o mantener un sello de calidad ISO. También es beneficioso para optimizar las tareas diarias.
Si se pregunta qué es la auditorías y para qué sirve, continúe con nosotros. Pues aclararemos estas y otras dudas sobre el tema. ¡Vamos!
Podrás leer en este artículo:
¿Qué son las auditorías?
Las auditorías son un proceso que implica la inspección y análisis de las actividades que realiza la empresa. Su intención es evaluar si dichas tareas están de acuerdo con lo establecido previamente. Y, sin embargo, ofrecen la eficacia deseada.
Debido a estos objetivos, podemos decir que se utiliza para brindar más transparencia al negocio. Evita que se oculte o manipule información importante de la operación.
Hay dos tipos de auditorías:
- Interna: Lo realiza la propia empresa, por un sector específico, para comprobar si existen defectos o inconvenientes. Cuando se utiliza la auditoría interna, permite a los gerentes tener un mayor control sobre las tareas y actuar de manera preventiva;
- Externa: Promovido por otra empresa o profesionales independientes. Al no tener relación con el negocio, ofrece resultados más exentos. Sin embargo, requiere más tiempo e inserciones en los procesos para una mejor comprensión.
Cualquiera que sea el tipo de auditoría que se adopte, debe ser realizada por un profesional calificado. Necesita encontrar fallas rápidamente, con el objetivo de corregirlas.
Además, es fundamental que tengas la capacidad de desarrollar planes de acción, con el fin de estandarizar todos los cambios promovidos.
¿Qué hacen las auditorías?
En resumen, la auditoría realiza un análisis exhaustivo y sistemático de los procesos, actividades, operaciones y procedimientos de una empresa.
Se puede adoptar en casos específicos, como para evaluar una tarea que está sufriendo modificaciones, por ejemplo. O en los sectores en general, con el fin de promover una valoración del escenario en su conjunto.
A través de ella, es posible encontrar fallas y, así, indicar alternativas para corregirlas y optimizarlas.
Principales beneficios del proceso de auditorías
¿Quieres comprender mejor por qué realizar este tipo de análisis es importante para tu negocio? Entonces, mira sus ventajas:
Mejora el control interno
Como se mencionó, la auditoría evalúa los procesos internos con el fin de detectar fallas y, así, solucionarlas. Esto contribuye directamente a mejorar el control interno. Permite monitorear el desempeño, corregir estrategias ineficientes y promover mejoras continuas.
Reduce fallas y desviaciones
Nadie está completamente exento de cometer un error. Sin embargo, si es posible evitarlos, mejor para el negocio. Es en este escenario donde la auditoría gana mucha fuerza. Al evaluar los procesos periódicamente, permite realizar mejoras para contener la ocurrencia de fallas.
Las desviaciones financieras también tienden a disminuir considerablemente. Es necesario probar los gastos y hacer coincidir lo declarado.
Fomenta las buenas prácticas
La auditoría promueve un entorno más transparente. Como resultado, los propios funcionarios están motivados para tomar acciones más éticas. Seguirán la misma línea de acción que la empresa.
Paso a paso para prepararse para las auditorías
Muchos se equivocan al pensar que una auditoría es solo un procedimiento de una sola vez, que se realiza una vez al año. La empresa siempre debe seguir los estándares y trabajar duro para cumplirlos. Y, así, realmente tener fuerzas para afrontar el trámite.
Por eso, es fundamental que la empresa esté siempre preparada. Consulta algunos consejos que te ayudarán en este proceso:
1. Crea un plan de auditoría anual
Lo ideal es que la organización siga los procedimientos durante todo el año, con el fin de mantener su rutina adecuada y alineada con los objetivos del negocio. Sin embargo, como se observan muchos detalles durante la auditoría, los departamentos deben movilizarse.
¿Pero cómo haces eso? Es necesario estructurar planes de acción que contengan todos los pasos y el trabajo que se debe realizar. Con el fin de alinear la producción de actividades.
Para eso, es necesario elaborar un plan oficial que integre todos los departamentos a auditar. Estipule lo que se debe hacer, quién lo hará y cuáles serán los plazos para hacerlo. Además, programe reuniones para evaluar el desarrollo del plan y verificar los resultados.
2. Informa a los equipos sobre los procedimientos
Los estándares de calidad guían a una empresa. Por lo tanto, para que puedan ser empleados en el momento de la auditoría, todos los funcionarios deben estar en la misma sintonía.
Esta participación no debe ponerse en práctica solo alrededor del período de evaluación. Todos deben conocer los procedimientos y conocer la importancia de aplicarlos a diario.
Sin embargo, cuando la institución va a atravesar un proceso de tanta importancia, estos esfuerzos deben maximizarse. Por eso, es necesario informar a los funcionarios sobre el evento que se llevará a cabo, creando medidas que animen a que se dediquen para que todo suceda correctamente.
Una forma eficaz de hacerlo es realizar reuniones, en las que todo el equipo recibe información sobre:
- Progreso de la preparación;
- Lo que hay que hacer;
- Cómo puede ayudar cada funcionario.
3. Sepa qué sectores serán auditados
Generalmente, los sectores específicos se auditan cada año. Saber cuáles serán y enfocar los esfuerzos para mejorarlos es una forma de asegurar que no haya deficiencias en la inspección.
Verifique todos los procesos relevantes para estos departamentos y comprenda cómo se pueden operar de manera ideal. Además, identifique posibles fallas y busque formas de remediarlas.
Con base en este análisis, es posible reunir gerentes para desarrollar y mejorar los sectores, asegurando el mejor desempeño durante la auditoría.
4. Mapea y estandariza procesos internos
Uno de los grandes pilares de la gestión de calidad es el mapeo de procesos. En otras palabras: los profesionales que tienen este control necesitan estandarizar los procesos internos.
Esto se hace en alianza con los responsables de RH, lo que permite estructurar los departamentos y, así, garantizar el cumplimiento de funciones. Si no sabe cómo hacer esto, siga estos pasos:
- Escribe un manual que contenga el propósito de los procesos y cómo se debe realizar cada función para optimizarla. Cabe mencionar que es fundamental observar primero el proceso. Si bien el manual es una documentación de lo que es ideal, debe guiarse por la forma real en que se llevan a cabo las actividades;
- Siga a los ejecutores de cada departamento. De esta forma, puedes ayudarles a aplicar, en la práctica, lo definido en el manual de calidad de la empresa;
- Identifica errores y promueve mejoras para que los estándares se integren. Para que no haya diferencias, no olvides que es necesario que se pueda cumplir con todo el manual durante las rutinas.
5. Estructura y siga un cronograma de acciones
La organización es fundamental para mantener la gestión de calidad y, por tanto, para prepararse para la auditoría. Por lo tanto, para asegurarse de que los equipos entreguen todas las tareas necesarias a tiempo, siga un cronograma. También es importante para una mejor visualización de las fechas de los eventos.
Para estructurar un buen horario, considere:
- La fecha y hora en que se llevará a cabo la auditoría
- Los procesos y tareas que deben analizarse para el evento;
- Quiénes son los responsables y cuáles son los plazos para la realización de cada actividad.
Sabiendo qué acciones se van a realizar, es posible administrar mejor el tiempo y monitorear el desarrollo de las actividades.
Consejo adicional: haga un checklist con los elementos a auditar
Mencionamos la importancia de que todos los funcionarios participen en la auditoría, ¿verdad? Una excelente manera de integrar a los equipos y también verificar los plazos correctamente es usando un checklist.
Esta herramienta permite anotar y poner a disposición información sobre los elementos que deben estar actualizados. Además de fomentar la participación, un checklist evita que no se lleven a cabo actividades por olvido. Sin mencionar que ayuda a los gerentes a monitorear de manera más eficiente el progreso de los procesos.
A través del checklist es posible:
- Supervisar el progreso del trabajo que se está llevando a cabo;
- Predecir resultados;
- Anticipar acciones;
- Ampliar el control interno.
Es decir, el checklist puede convertirse en un gran aliado en una buena gestión empresarial.
Utiliza la tecnología como tu socia
¿Te resulta complicado organizar tus ideas en papel? ¿Empezaste a recordar detalles importantes, lo anotaste en algún lugar, pero no sabes dónde lo guardaste? ¿Qué tal apostar por una solución tecnológica que te ayude en esta tarea?
Existen en el mercado software que permiten la personalización de checklists según las necesidades de cada uno, facilitando la realización de verificaciones operativas en empresas, investigaciones de campo y auditorías.
Además, el checklist en línea permite la generación de informes de gestión. Ayudan en el control interno de la empresa, permiten un análisis más eficaz de los resultados y pueden servir como base para futuras auditorías.
Por lo tanto, es posible contar con este tipo de tecnología a su favor y hacer que el checklist forme parte de su rutina operativa de una manera fácil y segura.
Ahora que sabes más sobre el proceso de auditoría y su importancia, asegúrate de hacerlo en tu empresa. Con él, no solo garantizarás un sello de calidad, sino que promoverás mejoras que serán beneficiosas para tu negocio.
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