¿Qué es el método de las 5S y por qué usarlo en tu empresa?

El método de las 5s es un concepto que aplicado continuamente a la gestión y administración del puesto de trabajo conduce a un proceso de mejora continua, consiguiendo mejorar la productividad, competitividad y calidad en las empresas.
Actualizado: 28 de junho de 2023
Tiempo de leer: 5 minutos

Basado en cinco pilares, el método 5S establece métodos que ayudan a las organizaciones a ser más eficientes, alcanzar metas y obtener resultados más efectivos en sus procesos.

Existen varios conceptos, estrategias, teorías y técnicas que son útiles para el desarrollo de un negocio y que los emprendedores deben conocer bien. En el área de calidad, uno de los recursos de gestión más prometedores es el método 5S.

¿Qué es el método 5S?

El método 5S fue desarrollado por industrias japonesas en el período de recuperación del país después del final de la Segunda Guerra Mundial. El sistema fue desarrollado por Kaoru Ishikawa en 1950.

Ishikawa fue ingeniero de control de calidad y uno de los más notorios teóricos de la gestión, habiendo desarrollado conceptos utilizados hasta el día de hoy en la gestión empresarial, como el Diagrama de Causa y Efecto (también conocido como Diagrama de Ishikawa) y el propio método 5S.



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En el momento en que se creó el método 5S, Japón estaba pasando por una crisis, por lo que la eficiencia empresarial era fundamental. Era necesario reducir costos y aumentar la productividad para ayudar al país a crecer. Ishikawa ideó un sistema basado en cinco pilares:

  • seiri (selección).
  • seiton (sistematización).
  • seiso (limpieza).
  • seiketsu (normalización).
  • shitsuke (autodisciplina).

Cada uno de estos conceptos engloba una serie de iniciativas que en la práctica ayudan a las empresas a desarrollar mejor sus procesos, ganando en eficiencia y productividad: utilizando solo los recursos necesarios (seiri); manteniendo todo en su lugar (seiton); al limpiar el ambiente (seiso); estandarizando los procedimientos (seiketsu); y continuando con las buenas prácticas (shitsuke).

Inicialmente se aplicó el método 5S para lograr el ritmo de producción Justo a Tiempo. Hoy en día, es una herramienta utilizada dentro de la filosofía Lean (o “gestión ajustada”). El método 5S tiene un fuerte impacto en la calidad, permitiendo a la empresa agregar valor y optimizar el desempeño en todos sus procesos.

¿Cuáles son los pilares del método 5S?

Para poner en práctica el método 5S, es fundamental entender el propósito de cada uno de los cinco pasos. A continuación, te explicamos mejor cómo funciona cada pilar.

​Seiri (Selección)

En la primera etapa, se hace una evaluación de todos los recursos disponibles en la empresa y qué tan relevantes son estos recursos. ¿Son usados? Los artículos que no se usan son irrelevantes; para usar las palabras de Lean, representan desperdicio. Por lo tanto, estos elementos deben desecharse.

Al priorizar solo lo que es necesario, se espera que la organización sea capaz de:

  • tener más espacios libres.
  • facilitar el movimiento de personas y productos.
  • dar más visibilidad a los materiales importantes.
  • aumentar la comodidad y seguridad de los empleados.
  • acelerar la limpieza del medio ambiente.
  • reducir desperdicios y costos.
  • estimular la productividad.

Seiton (Sistematización)

En este paso, evaluamos si los recursos están organizados. Cada elemento debe tener su lugar, de acuerdo con el rol que cumple en los procesos de la empresa, y debe colocarse en ese lugar después de su uso.

Los recursos utilizados por tal área no deben almacenarse en la oficina de otra área, por ejemplo. Además, los elementos que se utilizan con mayor frecuencia deben estar en una posición más accesible, lo que agiliza los procesos de trabajo.

El sentido de organización trae la idea de que todo tiene su propio lugar y que todos los objetos se almacenan en los espacios correctos. De esta forma, la empresa puede:

  • reducir el tiempo dedicado a la búsqueda de materiales.
  • agilizar procesos.
  • mejorar la gestión de inventario.
  • facilitar la limpieza del medio ambiente.
  • reducir las pérdidas.

Seiso (Limpieza)

Este paso va desde el espectro individual (limpieza de cada puesto de trabajo) hasta el colectivo (limpieza de áreas como baños y comedor de la empresa). Vale la pena enfatizar que la limpieza es importante tanto para garantizar la calidad del producto como la calidad de las condiciones de salud y seguridad en el trabajo.

El sentido de la limpieza debe generar un espíritu colectivo en los empleados, ya que todos son responsables de mantener limpia la empresa. Como efecto, habrá un mayor esfuerzo por no contaminar el medio ambiente. Otros efectos esperados son:

  • mejora en la calidad de vida.
  • reducción de riesgos de contaminación por agentes biológicos.
  • conquista de un medio ambiente más agradable para todos.
  • mayor seguridad laboral.

Seiketsu (Normalización)

En esta etapa, la prioridad es sensibilizar a los empleados, a través de normas y reglas, si es necesario, sobre la importancia de mantener los estándares alcanzados por la empresa. Algunos ejemplos de estándares son el uso de uniformes y equipos de protección personal (EPP), la organización de las mesas, la economía en el consumo de insumos y las técnicas y métodos para la realización de las actividades.

La estandarización es fundamental para el control de calidad y genera numerosos beneficios para la organización. Entre las principales ventajas se encuentran:

  • mayor control sobre los procesos.
  • mayor calidad en general.
  • racionalización de los procesos productivos.
  • reducción de errores y retrabajo.
  • ganancias en eficiencia y productividad.

Shitsuke (Autodisciplina)

Finalmente, en el quinto paso, la atención se centra en la autogestión. A través de la disciplina, controlándose a sí mismos, los empleados continuarán con los cambios creados por el método 5S.

Esta etapa es fundamental para que dichos cambios no sean puntuales ni temporales, sino que se conviertan en una verdadera filosofía de trabajo. Es el sentido de la disciplina que permite a las empresas desarrollar ciclos de mejora continua, en los que las actividades se planifican, ejecutan, miden y mejoran continuamente.

Además de la mejora constante de los procesos, shitsuke genera otras ganancias para la organización, tales como:

  • aumenta el sentido de responsabilidad entre todos.
  • permite ampliar la autonomía otorgada a los empleados.
  • reduce errores, reprocesos y retrasos en la entrega.
  • permite la ejecución de la planificación.
  • eleva la calidad en general.
  • favorece el desarrollo profesional de los trabajadores.
  • mejora la capacidad analítica sobre la organización y sus procesos.

¿Cómo implementar el método 5S?

Para la implementación del método 5S, el gerente puede utilizar varias estrategias. Un buen ejemplo es la formación de un equipo de auditores 5S, pueden ser colaboradores comprometidos con la tarea de observar a la empresa en su conjunto e identificar los puntos donde aún no se está aplicando correctamente el programa.

Para este equipo de auditores, la lista de verificación será una herramienta esencial. Servirá como una referencia sólida y práctica para controlar y evaluar la aplicación de las 5S en cada sector.

Otra estrategia a utilizar durante la implementación del método 5S es la capacitación. Para muchos colaboradores, los conceptos presentados aquí serán nuevos.

La capacitación les brindará la oportunidad de comprender la importancia de estos conceptos y visualizar la forma correcta de aplicarlos en su trabajo diario.

También puedes crear materiales de difusión visual sobre el método 5S, como carteles. Luego, distribuye estos materiales por toda la empresa, en lugares muy visibles.

Incluso si los empleados asisten a una capacitación exhaustiva, el reemplazo de hábitos lleva algún tiempo. Estos materiales serán recordatorios constantes para que los empleados no vuelvan a las viejas formas a las que están acostumbrados.

Para generar los mejores resultados posibles, el método 5S debe incorporarse sistemáticamente a la rutina de la organización. Es decir, es necesario que los procesos estén pensados ​​dentro de la lógica del sistema.

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Rafael Zambelli

El director Ejecutivo y Co-fundador de Checklist Fácil, Rafael, es Licenciado en Administración de Empresas por la UFRGS - Universidad Federal de Rio Grande do Sul - y Magíster en Gestión de la Información por la PUC-RS. Antes de convertirse en empresario, también trabajó en empresas como Dell y Vonpar.

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