La digitalización de procesos empresariales ha estado en marcha durante algún tiempo, ofreciendo a las empresas una serie de beneficios tangibles como la reducción de costos, la optimización del tiempo y el aumento de la productividad.
No obstante, el trabajo remoto ha acelerado aún más la necesidad de migrar los procedimientos que anteriormente se realizaban de forma presencial y manual a entornos digitales.
Si estás interesado en comprender en qué consiste exactamente la transformación digital de los procesos, cómo ha impactado esta innovación en la vida de las empresas y cuáles son las 11 ventajas de digitalizar tu negocio, ¡te invitamos a seguir leyendo este contenido!
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¿Qué es la digitalización de procesos?
La digitalización de procesos implica la reconfiguración de actividades tradicionalmente llevadas a cabo en entornos físicos para que sean realizadas mediante herramientas digitales como software, sistemas, sitios web y aplicaciones.
Esta transición permite ejecutar tareas como:
- Trabajar
- Prestar servicios
- Entregar documentos
- Efectuar compras
- Cerrar negocios
- Firmar contratos
- Entre otras funciones.
Con la ejecución de procesos a través de medios virtuales, se han producido numerosos cambios en la rutina diaria de las personas, especialmente en el ámbito empresarial. Se ha observado una marcada disminución en el uso del papel, mientras que el almacenamiento de datos en la nube ha experimentado un crecimiento exponencial.
Después de todo, ¿quién querría cargar consigo memorias USB y discos duros con documentos importantes, cuando es mucho más conveniente y seguro mantenerlos en almacenamiento en línea, accesible desde cualquier lugar del mundo mediante un simple inicio de sesión y contraseña?
Estos cambios han ido penetrando gradualmente en nuestra vida cotidiana, y ahora resulta evidente que el proceso de digitalización es irreversible.
De acuerdo con el informe sobre la Transformación Digital de Manufactura en América Latina, de BID Invest y NTT DATA, una empresa puede ser considerada líder en madurez digital si se apoya firmemente en la implementación de automatización, el uso de modelos analíticos y la digitalización de sus procesos.
¿Cómo ocurre la digitalización de procesos en las empresas?
La digitalización de procesos en las empresas requiere no solo una importante transformación de mentalidad, sino también un cambio cultural por todos los involucrados.
Si te detienes a pensarlo, verás que incluso las instituciones sólidas y conservadoras, están adaptando sus procesos hacia lo digital. Entonces, ¿por qué tu empresa no debería seguir esa tendencia?
Es fundamental analizar cada sector individualmente y encontrar formas de digitalizar las operaciones. Una primera medida sería la conversión de documentos físicos a formatos digitales, implementando nuevas prácticas y modernizando lo que sea viable.
En la industria, la digitalización ya es una realidad
En el panorama actual, la industria, uno de los pilares fundamentales a nivel global, ha abrazado la transformación digital de manera significativa. Este cambio, conocido como Industria 4.0, ha llevado a la mayoría de las empresas en este sector a adoptar una gestión más digitalizada.
Los pilares que sustentan esta evolución en la industria son la inteligencia artificial, el big data analytics y el Internet de las cosas. La implementación de estas tecnologías ha resultado en numerosos beneficios para el sector.
La ejecución de tareas se vuelve más ágil, los gastos se controlan de manera más efectiva y las labores se gestionan con mayor eficiencia, lo que conlleva una reducción en errores y accidentes, entre otros aspectos positivos.
Además, la digitalización de procesos contribuye significativamente a mejorar la eficiencia operativa de las empresas en este ámbito.
¿Qué procesos pueden ser digitalizados?
Varios procesos de cualquier departamento de una empresa puede ser considerado para su digitalización. Separamos algunos ejemplos a continuación:
- Recursos humanos: procesos de selección, capacitaciones online y gestión de nómina.
- Contabilidad: control de ingresos y gastos, gestión de documentos financieros y pagos en línea.
- Jurídico: tramitación de documentos, firma digital y almacenamiento para mayor seguridad de informaciones.
- Atención al cliente: asistentes, chatbots y otros recursos para responder clientes y sistema de Customer Relationship Management (CRM) para gestionar la relación con los consumidores.
Además de otros procesos que abarcan varios sectores, como los flujos de trabajo, informes, auditorías, inspecciones y mucho más.
¿Por qué es importante llevar a cabo la digitalización de procesos?
La transición al ámbito digital se ha vuelto crucial en la dinámica empresarial globalizada de hoy en día.
La irrupción del Covid-19 y las directrices establecidas por la ONU fueron catalizadores para que las empresas intensificaran su uso de estos recursos.
Con el confinamiento y las normativas de distanciamiento social, pisos enteros en edificios comerciales quedaron desiertos, obligando a los profesionales a adoptar el teletrabajo de forma forzosa.
Otro sector en crecimiento, impulsado aún más por la situación, fue el comercio electrónico. De acuerdo con datos de Statista, entre 2020 y 2021 se registró un salto anual del 30% en las ventas online en Latinoamérica.
En la actualidad, las tiendas en línea fácilmente sustituyen las antiguas visitas a los establecimientos físicos. Incluso las compras en supermercados pueden realizarse con apenas unos clics.
En este contexto, los consumidores también han elevado sus expectativas en cuanto al tiempo de respuesta de las empresas, y contar con una atención digitalizada se ha vuelto esencial para mantenerse a la vanguardia.
Frente a este panorama, empresas de diversos sectores sintieron la imperiosa necesidad de migrar hacia el entorno digital y adaptarse rápidamente a este nuevo formato de trabajo, que resulta más productivo, ágil y seguro.
En resumen, la digitalización de procesos ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad ineludible.
11 beneficios de la digitalización de procesos
Ya has notado la importancia y el objetivo de la digitalización de procesos. Así, ahora podrás conocer los 11 principales beneficios de digitalizar los procesos de tu empresa.
1 – Expansión del alcance de mercado
En contraste con una tienda física que se restringe a los consumidores locales, la digitalización del proceso de ventas mediante el comercio electrónico o los marketplaces posibilita llegar a clientes en todo el país.
La apertura de una tienda en línea amplía significativamente el público objetivo, creando oportunidades de negocio que anteriormente no estaban disponibles, especialmente en un mercado tan competitivo como el actual.
2 – Agilidad en la transferencia de información
El intercambio de datos e información a través de medios digitales ha simplificado y agilizado los procesos, lo que conlleva una mayor productividad para las empresas.
En la actualidad, cuando un miembro del equipo realiza una anotación en el sistema de gestión de tareas, todos reciben la notificación en tiempo real. Del mismo modo, un documento puede ser editado simultáneamente por dos personas en ubicaciones diferentes.
La eliminación de las barreras que existían en el entorno físico permite una entrega de trabajos más rápida, lo que a su vez mejora la toma de decisiones.
3 – Eficiencia de extremo a extremo
La digitalización de procesos permite un análisis de datos en tiempo real, lo que posibilita la evaluación instantánea caso por caso. Esto garantiza que las decisiones tomadas y las actividades realizadas estén respaldadas por indicadores concretos en todo momento.
4 – Clientes satisfechos
Los procesos digitales de atención al cliente han demostrado un gran éxito al empoderar al consumidor. Un ejemplo claro de ello son los marketplaces, donde los compradores pueden comparar precios de un mismo producto entre varios proveedores y elegir la opción que mejor se adapte a sus necesidades.
Esto les permite tomar decisiones de compra con mayor autonomía, ya sea considerando el precio, el valor del envío, el plazo de entrega, las opciones de pago, o el fraccionamiento.
5 – Mayor interacción entre los equipos
¡No tendrás más barreras físicas! En este contexto, los equipos pueden interactuar entre sí, incluso si sus miembros están físicamente en diferentes lugares del mundo, ya sea en casa, en una cafetería, en un centro comercial o incluso en la playa.
Con los datos en la nube y los miembros en línea, el trabajo no se detiene y todos pueden intercambiar ideas y entregar resultados.
6 – Más transparencia para el consumidor
La digitalización del servicio permite dirigir al consumidor exactamente al sector que necesita, agilizando el contacto y la solución.
Además, la digitalización de la comunicación de las empresas abre más canales de atención, acercando más a las empresas y permitiendo que el cliente se exprese, apoyando o discrepando con su posición ante cuestiones que afectan a toda la sociedad.
De esta manera, la empresa puede estar en el mismo entorno digital que sus clientes, marcando presencia y reforzando su imagen de marca. Sin mencionar la facilidad del cliente para acceder al estado de la compra.
Así, después de realizar la compra en línea, el consumidor puede seguir, a través de aplicaciones y sitios web, dónde se encuentra su pedido, rastreando su producto hasta la entrega.
7 – Control y análisis de resultados
La digitalización de los procesos brinda la capacidad de monitorear las acciones con precisión a través de indicadores. Por ejemplo, mediante sistemas de gestión de tareas en línea, los gerentes pueden rastrear la eficacia de las actividades realizadas, el tiempo invertido y las entregas.
Esto permite evaluar si los equipos están ejecutando los servicios correctamente y si existen oportunidades para mejorar los resultados. Además, la digitalización también impacta en el ámbito del marketing.
Antes de la era digital, determinar el alcance de las campañas era una tarea complicada, con números aproximados y poco fiables.
Hoy en día, al invertir en publicidad y estrategias digitales, las empresas pueden acceder a indicadores precisos como:
- Visualizaciones de videos
- Aperturas de correos electrónicos
- Tiempo de permanencia en páginas web
- Clics en llamadas a la acción (CTA)
- Impresiones de anuncios
- Entre otros datos.
Al ofrecer un análisis más profundo de los resultados y un mayor control de los gastos, el marketing digital se ha convertido en uno de los sectores de mayor crecimiento en los últimos años.
8 – Implementar acciones estratégicas
La inversión en medios digitales otorga a las empresas y a los agentes digitales la capacidad de ejecutar rápidamente argumentos y campañas estratégicas.
Una vez lanzadas, se pueden observar de inmediato los resultados de los anuncios, como la audiencia, la visualización y los clics, lo que facilita la rápida evaluación de los resultados.
Esto permite ajustar la estrategia con precisión, mientras se recibe retroalimentación del público a través de comentarios, compartidos e incluso los “me gusta”.
Con estos datos en mano, se puede invertir de manera más efectiva, evaluando posteriormente si la campaña fue bien recibida o no.
Por lo tanto, si los resultados no cumplen con las expectativas, se pueden realizar ajustes rápidos en las estrategias, con el objetivo de mejorar la percepción y la adhesión del público.
9 – Métricas e indicadores optimizados
La digitalización de procesos ofrece una mejora significativa en la recopilación y visualización de métricas e indicadores clave.
Estos datos refinados proporcionan un soporte técnico y estratégico invaluable para la toma de decisiones, capacitando a supervisores, gestores y directores para actuar con confianza en momentos cruciales.
10 – Reducción de costos y sostenibilidad
La digitalización de procesos permite la reducción, e incluso, la eliminación de costos. Por ejemplo, el uso de videollamadas ha surgido como la solución para reunir a personas de diferentes empresas y organizaciones, ubicadas en distintos lugares.
De esta manera, se evita varios gastos, como:
- Alquiler de salas comerciales, insumos y cuentas fijas
- Costos de desplazamiento de equipos con pasajes, gasolina, transporte público, Uber o taxi
- Mantenimiento y desplazamiento de flotas
- Hospedaje en hoteles y alimentación
- Entre otros.
La disminución en el uso de combustibles fósiles para el desplazamiento de personas al trabajo ha resultado en la reducción de gases tóxicos en la atmósfera, lo que además de ser más sostenible, representa una reducción importante de costos para las empresas.
Asimismo, las empresas también ahorran recursos como agua, energía eléctrica y limpieza. Esto ha llevado a algunas organizaciones a renunciar incluso a tener una sede física, optando por operar completamente de forma digital.
Además, con documentos en formato digital, se ha eliminado gran parte del uso de papel en el día a día, lo que representa aún más ahorro y sostenibilidad en última instancia.
11 – Seguridad de datos
Como se ha señalado anteriormente, gracias a la digitalización de procesos, el equipo puede operar de manera remota, almacenando archivos y documentos en la nube. La adopción de tecnologías de proveedores de servidores como estos brinda a las empresas mayor seguridad y eficiencia en sus operaciones.
¿Cuál es la diferencia entre digitalizar y automatizar procesos?
La digitalización de procesos implica transformar una actividad manual o presencial en un procedimiento llevado a cabo mediante herramientas digitales.
Por otro lado, la automatización de procesos conlleva la ejecución de tareas de forma automática, sin intervención humana directa. Los programadores definen cómo un algoritmo debe “pensar” y “actuar”, permitiendo que el sistema opere de manera autónoma.
Un ejemplo de automatización son los robots en la industria automotriz, que realizan operaciones mecánicas como la soldadura, repitiendo movimientos en la línea de ensamblaje.
Otro ejemplo son los sistemas de automatización de marketing, programados para enviar correos electrónicos periódicamente a una base de usuarios registrados. Estos sistemas realizan tareas de manera automatizada.
La combinación de digitalización y automatización brinda oportunidades significativas de crecimiento empresarial.
Ahora, ¿cómo digitalizar los procesos de tu empresa?
Existen diversas herramientas y métodos para digitalizar los procesos de tu empresa, y es crucial evaluar cuáles se adecuan mejor a tus objetivos para obtener resultados óptimos.
En el ámbito de la gestión
En este contexto se destacan los sistemas de gestión de procesos en línea, los cuales facilitan el control y la supervisión de todas las actividades dentro de la organización.
Asimismo, los sistemas de gestión de tareas son ampliamente empleados para organizar la agenda de trabajo de los equipos, asignar tareas de manera eficiente, y permitir una interacción fluida y un seguimiento de las entregas de manera virtual.
En el ámbito de la comunicación
Los softwares de atención al cliente y los chatbots integrados en sitios web y redes sociales representan una valiosa alternativa para empresas que necesitan gestionar múltiples contactos de clientes simultáneamente, optimizando así el soporte ofrecido.
Además, diversas aplicaciones de mensajería también simplifican la comunicación con los clientes, tanto para concretar ventas como para atender sus requerimientos.
Por otro lado, los dispositivos móviles como smartphones y tablets son herramientas fundamentales en la digitalización de procesos, al facilitar el acceso a sistemas y aplicaciones que agilizan las tareas diarias en el ámbito laboral.
En el ámbito financiero
Otra ventaja es la digitalización de los procesos bancarios, que se ha vuelto cada vez más común y forma parte habitual de la operativa de la mayoría de las empresas.
Aquellas personas que optan por la banca en línea pueden gestionar sus transferencias de fondos, pagos de cuentas e impuestos de manera rápida y práctica, sin necesidad de desplazarse a una sucursal bancaria, enfrentar el tráfico, hacer fila o incluso pagar por estacionamiento.
Todo se resuelve cómodamente a través de una aplicación, simplemente con acceso a internet.
En las ventas
Si tienes un negocio físico, considera la opción de expandirte al mundo digital. Los comercios electrónicos y los marketplaces ofrecen una solución efectiva para modernizar tus operaciones de venta. Además, aprovecha las herramientas de publicidad digital para llegar a tu audiencia de manera más precisa y medible.
En las inspecciones, auditorías y verificaciones
Otra herramienta muy importante para la digitalización de procesos y datos son los sistemas de checklist en línea, como el Checklist Fácil.
Permite integrar toda la información recopilada en verificaciones, inspecciones, chequeos y auditorías, concentrando todos los datos recopilados. Todo se almacena en la nube, con fácil acceso y seguridad.
¿Cuáles son los principales desafíos para la digitalización de procesos?
Aunque la digitalización de procesos conlleva una variedad de ventajas, las empresas aún pueden encontrarse con desafíos al incorporarla en sus operaciones. ¿Te gustaría conocer cuáles son? ¡Sigue leyendo para descubrirlos!
1. Inversión inicial
La integración de la digitalización en una empresa conlleva gastos e inversiones considerables, no solo en la adquisición de herramientas y software, sino también en la potencial capacitación del personal. Por tanto, las empresas pueden poseer dificultad para asignar un presupuesto específico para este propósito.
2. Infraestructura
Otro desafío común que enfrentan muchas empresas radica en la carencia de infraestructura, ya que se requiere contar con almacenamiento digital para datos y documentos, a través de herramientas de software o incluso servidores.
3. Resistencia a cambios
Al implementar un cambio en la rutina de los trabajadores, es posible que ocurran resistencias a la adopción de nuevas tecnologías. Este desafío se vincula estrechamente con la necesidad de proporcionar capacitación y entrenamiento adecuados, aspecto que será explorado a continuación.
4. Capacitaciones
Los trabajadores y colaboradores deben recibir capacitación para adaptarse a los nuevos procesos, herramientas y tecnologías. Es importante resaltar que esta práctica requiere tiempo, pues todo cambio necesita de paciencia y respaldo.
5. Actualizaciones continuas
La digitalización de procesos representa un compromiso continuo. Por esa razón, es importante tener eso en cuenta y realizar una constante revisión y actualización de sistemas, herramientas y procedimientos con el fin de asegurar su eficacia y alineación con las necesidades de la organización.
¿Cuánto tiempo lleva digitalizar un proceso?
En términos generales, resulta desafiante calcular el tiempo necesario para digitalizar un proceso sin realizar una evaluación exhaustiva tanto del propio proceso como de los recursos y la metodología disponibles.
Sin embargo, el tiempo que lleva digitalizar un proceso depende de varios factores, como:
- Complejidad: Un procedimiento sencillo puede ser digitalizado en días o semanas, mientras que uno más complejo, con numerosas etapas y requisitos de integración, podría requerir meses o incluso años para su digitalización.
- Recursos: La velocidad de digitalización también se ve influenciada por la disponibilidad de recursos humanos, financieros y tecnológicos. Un equipo respaldado por las herramientas adecuadas, puede llevar a cabo el proceso de manera más eficiente en comparación con un equipo más pequeño y con recursos limitados.
- Herramienta utilizada: La selección de la tecnología o herramienta adecuada puede agilizar o frenar el avance hacia la digitalización, ya que las plataformas avanzadas pueden facilitar una implementación más veloz.
- Cultura organizacional: Este factor también impacta en la duración del proceso de digitalización, ya que la resistencia de los empleados y los valores arraigados en la empresa requieren un ambiente propicio y una sólida capacidad de adaptación.
¿Cuáles son las mejores herramientas para digitalizar procesos?
Antes de decidirte por una herramienta, es crucial analizar tus necesidades particulares, el presupuesto, la facilidad de uso y la compatibilidad con otras herramientas que ya utilices. No obstante, a continuación se presentan algunas categorías de herramientas que comúnmente resultan útiles:
1. Trello
Trello es una herramienta donde podrás gestionar proyectos, crear flujos de trabajo, monitorear plazos, delegar responsabilidades, automatizar procesos y cualquier otro aspecto de las operaciones de tu negocio.
2. Jira
Así como Trello, Jira es un software de gestión de proyectos que admite metodologías ágiles como Scrum y Kanban para administrar actividades, procesos y supervisar equipos.
3. Asana
La plataforma Asana posee funciones similares a las mencionadas anteriormente, tales como la creación de tableros, listas de tareas, cronogramas, junto con una gama de funcionalidades adicionales para monitorear el progreso del proyecto o proceso.
4. Digitaliza tus procesos con el Checklist Fácil
Mediante el Checklist Fácil realizas mucho más que los ejemplos anteriores, porque el software permite la gestión integral de tus procesos de tu negocio, gracias a sus más de 150 funcionalidades:
- Flujos de trabajo automatizados: permite la interacción y comunicación eficaz entre miembros de los equipos.
- Aplicación de checklists digitales: asegura la estandarización de los procesos, con la garantía de registro de archivos multimedia y firma digital.
- Plan de acción automático: corrige las no conformidades automáticamente, garantizando el cumplimiento de plazos y resultados.
- Power BI: analiza el desempeño de tu negocio con los dashboards intuitivos de la herramienta.
- Almacenamiento en la nube: guarda todos los registros e informaciones de tus operaciones ilimitadamente.
Esas son algunas de las funcionalidades que el Checklist Fácil ofrece para empresas de cualquier tamaño y sector. Para obtener más información sobre nuestra herramienta y digitalizar los procesos de tu empresa, solicita una demostración gratuita.
