Todo sobre la estandarización de procesos: principios, implementación y beneficios

La estandarización de procesos trae beneficios como mayor productividad, mejor uso de recursos y mayor calidad de tu producto o servicio. ¡Descubre ahora cómo poner en marcha esta estrategia en tu negocio!

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Todo sobre la estandarización de procesos: principios, implementación y beneficios

La estandarización de procesos tiene como objetivo estandarizar y organizar los flujos de trabajo con el fin de aumentar la productividad y hacer efectivos los beneficios. 

Cuando no hay un padrón, la tendencia es que los equipos actúen de manera diferente, dentro de lo que consideran ideal. De esta forma, no es posible realizar análisis de desempeño precisos, así como exigir acciones y actitudes específicas.

Si quieres saber todo sobre la estandarización de procesos, especialmente los beneficios que ofrece a las empresas, continúa con nosotros. Esto es exactamente lo que verás en la publicación de hoy. ¡Lee hasta el final y no te pierdas ningún detalle!

¿Qué significa la estandarización de procesos?

Cuando nos acercamos a la estandarización de procesos, estamos hablando de una forma de formalizar la producción. Sin embargo, esto no significa dejar de lado la creatividad y la flexibilidad. O someter a los trabajadores a reglas estrictas y rutinas monótonas.

La idea es orientar el desempeño, en base a experiencias que ya han funcionado para el negocio. Es decir: enumerar la forma más adecuada de llevar a cabo los procesos, con el fin de optimizarlos y generar mejores resultados.

Al estandarizar los procesos, es posible lograr resultados visiblemente positivos, tanto cuantitativos como cualitativos. 

  1. Cualitativos: Implica la formación de los asistentes y de la mano de obra en general.;
  2. Cuantitativos: Promueve la reducción de gastos monetarios, ahorro de tiempo y mejor aprovechamiento de materiales.

Por lo tanto, este método se ha utilizado cada vez más como un medio para lograr la reducción de costos en la producción, en el producto o servicio final. Siempre con el objetivo, por supuesto, de mantener o mejorar la calidad.

Principios de estandarización de procesos

Antes de iniciar cualquier proceso de estandarización, es importante realizar una reunión para informar cómo se harán las cosas. Es decir, aclarar qué personas participarán y qué tipo de análisis se realizará.

Posteriormente, es necesario capacitar al equipo para que el nuevo concepto funcione de manera efectiva. No tiene sentido tener reglas si nadie las conoce, ¿estás de acuerdo?

Ahora, entrando más específicamente en los principios, debemos destacar la descentralización y simplificación. Ciertamente, contar con la gestión por áreas, con un responsable definido, facilita el control de la estandarización de procesos y hace más preciso el análisis por sectores.

Los padrones a seguir deben ser claros y fáciles de entender para los profesionales. Así, podrán estandarizar sus procesos de forma más segura para aplicarlos en el día a día.

Es necesario que el padrón adoptado por la empresa sea monitoreado de cerca. En otras palabras, no basta con definirlo, es necesario monitorearlo. De esta forma, es más fácil identificar la promoción de cambios dirigidos a mejorar el desempeño. 

También es interesante definir la periodicidad en la que la estandarización de procesos se someterá a revisiones, con el fin de adaptarse mejor al ambiente. Ahora, ¿vamos a entender cómo implementar todo esto en la práctica?

¿Cómo estandarizar los procesos?

Antes de comenzar a estandarizar de manera efectiva los procesos de la empresa, es importante pensar en los motivos de esta iniciativa. Son ellos quienes guiarán toda la acción del grupo.

Cada institución puede trabajar con un objetivo, que puede ser:

Estandarizar procesos no es una tarea trivial. Incluso puede resultar muy laborioso al principio. Sin embargo, después de implementar los cambios, los resultados valen la pena. 

Consejos importantes: sea claro y refuerce a los funcionarios, a menudo, el motivo por el que la empresa eligió este camino. Esto es fundamental para mantener el compromiso.

¡A continuación, aclaramos las principales dudas que rodean esta actividad!

¿Qué procesos deberían estandarizarse?

Todas las actividades primarias de la empresa deben incluirse en la estandarización de los procesos operativos. Las tareas básicas del día a día, realizadas en grandes cantidades, deben pasar por esta adecuación para evitar la aparición de errores, por ejemplo.

De hecho, las áreas que representan un riesgo para la seguridad y el medio ambiente también deben estandarizarse. Esto impacta en la satisfacción del cliente, ya que la organización interna refleja lo que se presenta externamente. 

En consecuencia, existe una mayor posibilidad de que regrese para adquirir algo nuevo y fortalecer su relación con la empresa. O incluso comience a recomendar tu producto o servicio a otras personas.

¿Cómo iniciar la estandarización de procesos?

En primer lugar, es necesario realizar un estudio previo del escenario y objetivos de la empresa. Con este mapeo, la empresa es capaz de identificar los procesos y rutinas de los sectores internos. 

De hecho, al preparar esta descripción general, es muy importante considerar y contabilizar los recursos y la mano de obra de los funcionarios. Hecho esto, es el momento de proponer soluciones a las fallas, lagunas e inconvenientes encontrados. 

En este punto, debes estimar los recursos que necesitará la organización antes y durante sus actividades, y además:

  • Estipular las métricas que deben analizarse constantemente;
  • Desarrollar planes de acción;
  • Planificar las inversiones necesarias;
  • Dibujar estrategias claras y bien definidas.

¿Cómo preparar a los funcionarios para la estandarización de procesos?

Una vez iniciada la estandarización, es necesario preparar al equipo para la configuración de trabajo establecida. 

Las capacitaciones son excelentes formas de internalizar el conocimiento y difundir los nuevos criterios. Pueden durar de dos a tres meses, por ejemplo. Sin embargo, cada caso debe ser analizado cuidadosamente, para que la transición de la estructura anterior a la propuesta sea efectiva.

En este escenario, se recomienda dividir al equipo en áreas de especialización, para facilitar el proceso de aprendizaje. Además, el gerente puede delegar funciones y contar con la ayuda de los funcionarios. Ciertamente, esta actitud aumenta el compromiso del equipo y deja muy claro que la ayuda de todos es fundamental.

Al definir los padrones y técnicas que se utilizarán, utilice un lenguaje claro y comprensible. No dude en resolver dudas y resolver cualquier problema o incertidumbre. 

Es común que, en esta primera etapa, los cambios no sean tan efectivos o inmediatos como se desea. Por lo tanto, vale la pena crear guías y documentos que orienten y aseguren el progreso de las funciones.

¿Cómo promover mejoras en la gestión?

Muchas empresas han comenzado a buscar herramientas para estandarizar procesos basados ​​en certificaciones de calidad total

Sin embargo, no debe llevarse a cabo solo con este fin. Pero también con la intención de integrar los sectores, procurando que todos los responsables de la operacionalización de los servicios o productos tengan los conocimientos necesarios.

Para el buen funcionamiento de una actividad, lo ideal es trabajar en todos los sectores de gestión. Esto se debe a que solo así es posible optimizarlos y hacerlos aún más eficientes. Por lo tanto, en este punto, la estandarización de procesos debe estar a cargo de los gerentes.

Los líderes son responsables de mapear todos los procesos internos de la empresa, para que este método sea eficiente. Hecho esto, es posible identificar los puntos más críticos y los menos susceptibles a errores. 

Esta descripción general permite seleccionar con más asertividad las actividades que deben priorizarse. 

Además, con el mapeo realizado, es posible mitigar el riesgo de errores en todo el proceso, reducir las pérdidas de recursos y, en consecuencia, tener un impacto considerable en el beneficio de la empresa.

¿Por qué la estandarización de procesos es una estrategia útil y eficaz?

El buen funcionamiento de cualquier organización está directamente ligado a la calidad con la que se llevan a cabo sus procesos administrativos y productivos. Y esto sucede independientemente de su tamaño o del segmento en el que opere.

Las actividades desconectadas, excesivamente manuales y que requieren el uso de una gran cantidad de recursos (como tiempo y dinero, por ejemplo), hacen más burocrático el día a día y encarecen las operaciones comerciales. 

Además, cuando las tareas no siguen un protocolo específico, cada individuo lo realiza a su manera, lo que genera improductividad y provoca graves desviaciones.

Ante un escenario tan convulso, la importancia de estandarizar los procesos es evidente, ya que a partir de la formalización de rutinas es posible:

  • Emplear adecuadamente los recursos disponibles;
  • Monitorear constantemente las operaciones de rutina;
  • Asegurar la calidad de los productos y/o servicios ofrecidos;
  • Mejorar la productividad en todas las etapas productivas/administrativas.

Principales beneficios de la estandarización de procesos

Ahora que has visto cómo llevar a cabo esta alineación en su empresa, ¿qué tal entender la importancia real de la estandarización de procesos? Seleccionamos algunos de los beneficios a continuación. ¡Verifique!

1. Permite utilizar correctamente los recursos disponibles

Esta es una ventaja cualitativa y se refiere a cómo se deben asignar los recursos para mejorar el proceso de producción. Cuando se lleva a cabo la estandarización, es más fácil entender dónde se aplican los recursos y cómo usarlos de manera más efectiva.

Como consecuencia de esto, un gerente tiene más autonomía y seguridad para tomar decisiones que reduzcan el consumo y desperdicio de materiales.

Otra ventaja está relacionada con la reducción de fallas. Como los procedimientos realizados están documentados y siguen un padrón determinado, los errores se encuentran mucho más fácilmente.

Con el tiempo, los profesionales incluso comienzan a predecirlos, resolviendolos de manera aún más eficiente.

2. Beneficia la operacionalización del proceso

Cuando delegamos la operacionalización de un proceso a un equipo, este puede invertir tiempo y energía en mejorar sus técnicas. Es decir, desarrollar las habilidades necesarias para realizar las tareas de acuerdo con los padrones.

Este tipo de acción redunda en el mantenimiento y mejora de los resultados. Al fin y al cabo, la empresa contará con profesionales más cualificados para trabajar en sectores bien definidos. 

La seguridad es otro criterio muy importante para el desempeño de una gestión. Trabajando con metodologías conocidas por todos, es posible evitar la cantidad de accidentes y hacer que el ambiente de trabajo sea saludable y seguro.

En consecuencia, evita pérdidas humanas, legales y financieras en su planificación.

3. Aumenta la productividad

El aumento de la productividad es un beneficio directo de todos los demás mencionados anteriormente. Profesionales bien capacitados y recursos utilizados correctamente hacen que la producción funcione en excelentes condiciones. 

Además, la estandarización de procesos facilita la rutina de trabajo en una empresa, ya que permite el monitoreo de todo lo que sucede.

Además, los funcionarios tienen menos dudas sobre sus roles y saben cómo y cuándo deben llevarse a cabo. Así, evitando la pérdida de tiempo y entradas con fallas y otros problemas operativos.

4. Desarrolla la calidad de los productos

Todas las empresas quieren ofrecer productos de calidad, ¿verdad? Hoy en día, la competencia por nuevos clientes es muy feroz en varios sectores de la economía. Es más, los consumidores insatisfechos no realizan nuevas compras ni indican su empresa, ya sea por defectos o porque no fueron bien atendidos.

Con la estandarización de procesos y pasos de producción bien definidos, es más fácil monitorear y mejorar la calidad de los servicios ofrecidos al mercado. Favoreciendo así la satisfacción del cliente.

5. Toma el control del proceso

Con la estandarización, la realización de actividades se delega a las personas que las operan. Por tanto, cada uno se hace responsable de lo que produce. En consecuencia, cada persona tiene un mayor control sobre la calidad de los productos.

En este escenario, se favorece el control general de los servicios y la dirección tiene más tiempo para gestionar otros asuntos relacionados con la gestión del negocio.

6. Reduce costos

La disminución de gastos es consecuencia directa de la estandarización de procesos. Como las actividades siguen los mismos parámetros, se mejora el uso de recursos. 

Por lo tanto, la gerencia puede reducir los precios de los productos, atraer nuevos clientes y aumentar la rentabilidad. Además, el monitoreo constante permite diagnosticar problemas fácilmente, lo que reduce aún más todos los costos operativos.

7. Facilita el compromiso de los funcionarios

La mayoría de los servicios de una empresa los realizan sus funcionarios. Por eso, es necesario capacitarlos e involucrarlos de acuerdo con los objetivos de gestión. Cuando esto sucede, un gerente puede contar con un equipo más productivo, que logra las metas previamente establecidas.

Para que esto suceda, se debe crear un ambiente abierto al diálogo, en el que todos sean libres de expresarse. Deben resolverse las dudas y escucharse las opiniones. De hecho, no olvides tener en cuenta los comentarios recibidos por todos.

Sin duda, demuestra que te preocupas por los funcionarios y cómo se comportan en la empresa. En este sentido, genera más confianza y credibilidad en la relación con los empleados.

8. Utiliza nuevas tecnologías

Los avances tecnológicos han cambiado la forma en que las empresas se relacionan con los clientes, funcionarios y competidores. Por tanto, es necesario seguir las tendencias del mercado. 

Actualmente, existen varias herramientas que optimizan las actividades en una gestión. Uno es un software de aplicación de checklists personalizados. Permite la recopilación de datos en tiempo real y extingue el papel y planillas del negocio. Con esto, es posible tener más productividad y movilidad en la rutina de trabajo. 

En algunos casos, como Checklist Fácil, no es necesario tener acceso a Internet. La sincronización automática de datos tiene lugar cuando se establece la conexión, lo que mejora aún más la experiencia de sus usuarios.

Esta herramienta también facilita la creación de planes de acción. De esta forma, mejora la comunicación entre funcionarios.

Estandarización de procesos como ventaja competitiva

El principal objetivo de la estandarización de procesos es mejorar y optimizar la ejecución de actividades. Esto se debe a que elimina tareas innecesarias, corrige errores y encuentra soluciones en cada etapa. 

Por lo tanto, los beneficios de adoptar este método brinda ventajas competitivas para la organización, tales como:

Solución de problemas

Ela cria uma rotina para a realização das tarefas, promovendo uniformidade e garantindo a melhor execução das atividades. Com isso, é possível identificar oportunidades de melhorias e falhas, assegurando uma maior eficiência interna.

Optimización de procedimientos internos

Con la estandarización integrada a todos los sectores de la empresa, los efectos positivos se pueden identificar fácilmente, especialmente en los siguientes puntos:

  • Reducción de costos: Con los padrones establecidos, es fácil notar el desperdicio o mal uso de recursos y mano de obra;
  • Mayor productividad de equipos: Los procesos bien definidos hacen que el equipo dedique menos tiempo a resolver dudas;
  • Agilidad en la resolución e identificación de problemas y errores: Los padrones también facilitan la identificación y corrección de errores, ya que los pasos se entienden y visualizan fácilmente;
  • Reducción de pérdidas de recursos y mano de obra: Estos recursos pueden ser tanto de naturaleza material como profesional y relacionados con el tiempo de producción.

Con estas mejoras, es posible obtener la principal ventaja competitiva de estandarizar procesos, como veremos a continuación.

Mejora de calidad de los productos y servicios

Realizando todas las mejoras que mencionamos, es fácil identificar un aumento considerable en la calidad del producto o servicio final de la empresa. Así, es posible diferenciarse de los competidores directos e indirectos.

Además, la empresa encanta y fideliza a los clientes, convirtiéndolos en propagadores de marca, lo que también repercute en las ganancias relacionadas con la competitividad.

Todo el proceso de cambio puede parecer complicado al principio, pero hacer que la estandarización sea efectiva puede traer enormes beneficios.¿Adoptas ya algún tipo de estandarización? ¿Te motiva este post para aplicar esta metodología en tu empresa? ¡Descargue nuestro e-book completo de estandarización de procesos!

Escribo contenido para ayudar a las empresas a lograr la estandarización de los procesos mediante la gestión de no conformidades: hacer que las empresas sean más eficientes y los empleados más felices 🙂
Luciana Silva

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