La guía completa de un checklist para seguridad laboral

Un checklist para seguridad laboral es una solución práctica y eficaz para garantizar la integridad física de los empleados y proveedores. De esta manera, es posible evaluar si los equipos, herramientas y ambientes están de acuerdo con las especificaciones y requisitos de cada proceso. 

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Además, es muy importante pensar en la secuencia de elementos, para que las inspecciones sean ágiles y efectivas. Por eso, en el momento de la verificación de seguridad laboral, los procesos ya deben estar bien establecidos, 

¿Quieres saber más sobre el checklist para seguridad laboral y sus ventajas? En este artículo, hablaremos de la importancia de realizar auditorías, compartiendo ejemplos de checklists y mostrando lo que debes tener en cuenta a la hora de realizar este servicio.

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Checklist para seguridad laboral: ¿qué es y para qué sirve?

Un checklist para seguridad en el trabajo es una lista de verificación detallada que sirve para evaluar procedimientos, lugares de trabajo, equipamientos y conductas. 

Así, al aplicarlo, la empresa se asegura de que está operando dentro de los estándares. De esta forma, reduce el riesgo de accidentes laborales y también evita problemas en el momento de la inspección.

Un checklist contiene temas que deben ser evaluados antes de iniciar las actividades. Por lo tanto, los objetivos de su aplicación son:

• Detectar riesgos inminentes;
• Verificar que se hayan cumplido todas las normas de seguridad; 
• Prevenir accidentes o eventos no deseados.

En resumen, el checklist sirve para revisar el estado de equipamientos, máquinas y herramientas. De la misma forma, también se utiliza para evaluar si todos los requisitos para completar una tarea están siendo cumplidos. 

Además de garantizar la seguridad de los empleados durante la operación, el checklist de seguridad laboral permite lograr resultados más satisfactorios porque el sistema puede anticipar problemas y soluciones.

Los checklists permiten analizar si los procesos están siguiendo los estándares establecidos, y garantiza calidad de vida, salud y seguridad del empleado.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar checklists?

Antes de enfocarnos en las ventajas, vale la pena recordar que los checklists pueden ser aplicados en tres principales herramientas, independientemente del sector de su negocio: papel, hojas de cálculo o software.

Mientras los dos primeros requieren tareas manuales, informes y tiempo para organizar estas actividades, el checklist electrónico brinda automatización, centralización de datos y más productividad.

El sistema puede ofrecer una serie de beneficios para la seguridad laboral en la empresa. Descubre las principales ventajas a continuación:

Mejorar la eficiencia

Implementar un sistema de checklist agiliza el trabajo, ya que permite la visualización de todas las etapas del proceso. Esto permite que las tareas sean ejecutadas de manera más adecuada. Como resultado, acelera la producción y aumenta la eficiencia operacional.

Además, cuando una empresa promueve una cultura de seguridad laboral, hace que los empleados se sientan seguros para desempeñar sus actividades.

Garantiza más calidad

Utilizar el sistema de checklist, antes de comenzar efectivamente la actividad, es una forma de asegurarse de que todo lo necesario para llevar a cabo la operación cumple con las normas.

En consecuencia, esto garantiza un mejor resultado en la entrega final, ya que los equipos y procesos que presenten el menor indicio de fallo serán revisados y reevaluados antes de la ejecución del trabajo.

Aumenta la seguridad laboral

El objetivo del checklist de seguridad laboral es garantizar la integridad física de los trabajadores, así como la estructura de la empresa.

Muchos procedimientos pueden presentar riesgos no solo para el empleado, sino también para el ambiente donde se realiza la operación y para las personas que circulan por esa zona. 

Por lo tanto, la aplicación de checklists busca asegurar que, ante operaciones de riesgo, el espacio de trabajo esté protegido. Además, permite que todas las personas que suelen circular por el área estén atentos a los peligros.

Apoyar en el análisis de datos

Los resultados obtenidos con el checklist pueden ofrecer informaciones muy ricas a la operación. Por ejemplo, la empresa puede identificar rápidamente qué máquinas están funcionando correctamente y cuáles necesitan mantenimiento.

También es posible verificar los datos e identificar el promedio de vida de cada máquina. Con eso, detectas si hubo una falla dentro de un espacio de tiempo que podrá haber reducido su período de operación.

¿Cuáles son los tipos de checklists?

En general, hay dos tipos de checklists que las empresas suelen aplicar. Ambos son muy flexibles y pueden ser adaptados a contextos diferentes.

1. Checklist de afirmación

Este es el tipo de checklist que el usuario debe responder positivamente o negativamente. Estas indicaciones pueden estar representadas por “sí” y “no”, por signos positivos o negativos o por caras felices o tristes. 

Vamos a usar un checklist de prevención contra incendios como ejemplo: la pregunta “¿Los extintores fueron instalados?”, fue incluida en el flujo. La respuesta puede ser solo un sí o no, para identificar la infracción y aplicar el plan de acción.

2. Checklist de conformidad

El checklist de conformidad se basa en formularios para verificar si una determinada situación está en conformidad (de acuerdo con los estándares) o en inconformidad (fuera de los estándares).

Por ejemplo: en un checklist de verificación del área de los vestuarios de una empresa, la pregunta “¿los armarios tienen candado?”, puede ser respondida con “conforme” o “no conforme”.

De hecho, puede haber casos en los que el checklist también presente la opción “no aplica”. En el ejemplo de los armarios, si hay compartimentos colectivos que no requieren cerradura, la opción “no aplica” puede ser seleccionada durante la inspección.

Por lo tanto, utilizar un checklist es una medida esencial para garantizar que los trabajadores realicen los servicios con excelencia, sin poner en riesgo su integridad física. Además, el sistema también permite la preservación del ambiente de trabajo y la calidad en la entrega final.

Factores importantes en las inspecciones de seguridad laboral

Existen varios modelos de checklists y cada uno depende del objetivo definido, del proyecto u operación a realizar. Sin embargo, cuando se trata de seguridad laboral, se recomienda adoptar algunas prácticas estándares. 

El documento debe contener una serie de normas y la verificación se puede realizar con el apoyo de software y herramientas integradas, que permitan ser compartidos con otros miembros de la empresa.

Descubre a continuación lo que no puede faltar en un checklist para seguridad laboral:

Verificación de los equipos

El primer paso es verificar que todos los equipamientos necesarios para la operación estén en su lugar y con el mantenimiento al día. Los Equipos de Protección Personal (EPP) también deben ser considerados. 

Uno de los modelos de checklist más utilizados para esta etapa consiste en un formulario con cuatro columnas, en la que la primera describe el equipo utilizado y las otras tres se dividen en las categorías “Conforme”, “No conforme” y “No Aplica”. Después de la evaluación, el responsable debe indicar el estado de cada equipo.

Seguimiento de procesos

Además de evaluar los equipos, el checklist también puede incluir los procesos indispensables a la operación y que serán necesarios para un resultado satisfactorio. 

Estos checklists incluyen campos que definen el status de cada etapa, como “En prueba”, “Para aprobación”, “Aprobado” y otros más. 

Profesionales capacitados

Un profesional capacitado debe preparar el checklist para seguridad laboral para garantizar su eficiencia. De hecho, debe ser revisado antes de ser entregado al responsable por la inspección. 

Por lo tanto, es importante que el documento proporcione todas las orientaciones para un análisis preciso y seguro. 

¿Cómo hacer un checklist para seguridad laboral?

El primer paso en la elaboración de un checklist para seguridad laboral es identificar qué requisitos deben cumplirse en el desarrollo de cada actividad. Esto puede incluir únicamente el uso de EPP o abarcar también la verificación de procedimientos, herramientas y máquinas. 

A partir de ahí, se elabora el checklist de manera que las condiciones de trabajo puedan ser analizadas. Lo ideal es documentar todo, ya que en caso de problemas o accidentes, es posible verificar si todos los requisitos fueron evaluados y cumplidos.

A continuación, te presentamos más consejos para realizar un buen checklist: 

Planificar

Los buenos resultados solo so logrados cuando planificas tus acciones. Esto también es necesario para el checklist, en su preparación o su aplicación.

Identificar requisitos

El checklist debe contener los requisitos y normas obligatorias. Esto debe ser definido de acuerdo con la legislación y reglas de la empresa.

Adaptarse a las especificaciones técnicas

Varios equipamientos y máquinas tienen especificaciones de fábrica, que deben ser respetadas para que sean usados correctamente.

Estas especificaciones deben ser agregadas al checklist, para que el inspector las revise siempre y el resultado de su proceso sea aún mejor.

Estar atento a los detalles

Cada acción a realizar debe estar bien detallada. Por eso, cuanto más enfoque tengas en los detalles, más podrás analizar de forma efectiva todas las partes del proceso.

Actualizar el checklist

El checklist no debe ser un documento fijo. En realidad, es fundamental establecer una periodicidad para que sea revisado.

Por lo tanto, la idea es agregar nuevas prácticas y revisar aquellas que ya existen para la mejora continua. 

Aplicarlo con frecuencia

El checklist debe ser aplicado con frecuencia para aumentar la seguridad laboral. De esta manera, es posible garantizar que todos los equipamientos sean eficientes y que los trabajadores sigan las reglas de seguridad.

Elementos del checklist para seguridad laboral

Para hacer tu checklist, debes planificar y considerar aspectos de la seguridad laboral. Algunos elementos importantes son:

• Nombre de la empresa;
• Fecha;
• Área en evaluación;
• Señalización de extintores;
• Uso, almacenamiento y conservación de EPP;
• Advertencia de no fumar en lugares inflamables;
• Capacitación para los nuevos trabajadores;
• Vigencia de los extintores;
• Instalaciones eléctricas;
• Instalaciones sanitarias;
• Alarmas contra incendios.

Es importante resaltar que algunas actividades deben tener una rutina diaria, mientras que otras pueden ser mensuales o semanales. 

Toda empresa debe analizar elementos diferentes para garantizar la seguridad laboral de sus trabajadores. Estas preguntas pueden ayudarte a preparar tu checklist:

• ¿Se han realizado procedimientos para garantizar la salud y seguridad de los empleados? ¿Todos los trabajadores conocen sus funciones y las responsabilidades de sus compañeros?
• ¿Cuáles son los deberes exigidos por la legislación de seguridad laboral? 
• ¿Se han identificado todos los principales riesgos y se han tomado las medidas necesarias para reducirlos?
• ¿Los equipos reciben mantenimiento de manera adecuada y en el plazo correspondiente? 
• ¿Los trabajadores tienen EPP y han sido capacitados para usarlos?
• ¿Los trabajadores están capacitados para actuar en emergencias y están conscientes de los posibles riesgos que enfrentan en sus trabajos?
• ¿Los empleados son consultados sobre problemas de seguridad y salud, incluyendo políticas, cambios en los procedimientos y equipamientos que deben ser utilizados?
• ¿Los trabajadores saben cómo informar posibles fallos de seguridad y accidentes a sus superiores?
• ¿Se toman medidas inmediatas para investigar errores, accidentes y problemas que sean reportados por los empleados?
• ¿El ambiente de trabajo pasa por inspecciones regulares?
• ¿La empresa revisa los riesgos, la política de seguridad y otros procedimientos?

De acuerdo con las respuestas, el checklist de seguridad laboral se vuelve más completo.

Ejemplos de checklist en seguridad laboral

Toda empresa está compuesta por varias rutinas y segmentos de trabajo. Lo ideal es que el checklist sea elaborada de acuerdo con las distintas áreas del negocio. Esto ayuda a simplificar el trabajo y facilitar la búsqueda e identificación de la información deseada.

Por ejemplo, se pueden crear temas referentes a Equipos de Protección Personal y colectiva, maquinaria, procesos, herramientas, entre otros. A continuación presentamos algunos modelos:

Checklist de Equipos de Protección Personal

Como decíamos, los EPP son de extrema importancia para un trabajo seguro. Por lo tanto, sin excepción, todos los equipamientos deben ser verificados antes del inicio de la actividad del profesional.

Los elementos obligatorios que pueden ser agregados al checklist son:

• Protectores auditivos;
• Cascos de seguridad;
• Mandiles;
• Zapatos de seguridad;
• Guantes de protección;
• Gafas de seguridad;
• Máscara de protección respiratoria.

Cada uno de estos objetos debe ser evaluado para verificar la posibilidad y viabilidad de su uso. Por ejemplo: los guantes perforados deben ser descartados y reemplazados por pares nuevos. En el caso de los cascos, deben estar certificados por el órgano de calidad responsable. 

Checklist de herramientas

En este caso, se deben verificar los contextos que indiquen si la herramienta disponible está funcionando normalmente para el propósito previsto o si necesita reparaciones.

Sin duda, la falta de inspección de las herramientas de trabajo puede tener varias consecuencias. Por ejemplo, la falta de eficiencia de una actividad, el aumento de los costos y la disminución de los estándares de producción.

Además, un trabajador puede resultar herido con materiales inapropiados para el uso o, incluso, pueden suceder accidentes con otras personas que se encuentren en el lugar.

Estos puntos pueden ser agregados al checklist:

• Suministrar herramientas adecuadas;
• Inspeccionar periódicamente los materiales utilizados;
• Informar a los supervisores sobre las herramientas con fallas;
• Verificar si las herramientas de impacto no presentan señales de daños;
• Comprobar si las herramientas eléctricas contienen indicación de voltaje.

Al realizar la inspección y ver que algo no funciona correctamente, el objeto debe ser enviado a reparación y/o reemplazo. De esta manera, el empleado no corre el riesgo de sufrir algún accidente.

Checklist de procedimientos

El checklist de procedimientos incluye todas las etapas estándar para llevar a cabo una tarea específica. Usemos como ejemplo el recibimiento de una carga y el proceso de rutina de la empresa es el siguiente:

• Programar la entrega;
• Verificar los datos de registro de la factura;
• Identificar el repartidor;
• Comprobar los artículos contenidos en el paquete (productos rotos, faltantes o excedentes);
• Firmar el recibo;
• Enviar al responsable.

Sin embargo, cada área de tu empresa puede tener su propio checklist con procedimientos específicos que deben ser seguidos por los empleados.

Checklist de maquinaria

En este documento, se deben incluir algunas evaluaciones importantes de la maquinaria y sus elementos, con el fin de asegurar un buen funcionamiento. Algunos puntos son:

• Luces;
• Suministro de combustible;
• Funcionamiento del motor;
• Frenos;
• Botones de emergencia;
• Especificaciones técnicas del fabricante;
• Inspección periódica.

Con Checklist Fácil puedes personalizar tu checklist para seguridad laboral

Como decíamos, es fundamental comprobar la fecha de vencimiento de los extintores, el uso de los EPP, describir los detalles de los ambientes de trabajo e identificar cuántos profesionales ya han sido capacitados.

¿Te das cuenta de que, para estas preguntas, todas necesitan respuestas diferentes? Algunas serán numéricas, con fechas o solo texto y otras solo con Sí o No. Pero, sin una estructura predefinida, es difícil identificar todas estas diferencias más adelante.

¡Por esa razón la personalización de checklist es tan importante! Con esta opción, puedes configurar el tipo de respuesta para cada pregunta.

Esta personalización hace que las etapas sean más fáciles:

• Al crear el checklist, porque define y aclara lo que se espera como respuesta;
• Durante la aplicación, ya que permite completar la información necesaria a través de la aplicación;
• En el momento del análisis, porque todos los datos se compilan y agrupan para generar informes en tiempo real.

¿Qué tipos de respuestas están disponibles en la plataforma Checklist Fácil?

Vimos que es importante tener personalizar un checklist. Pero, en la plataforma Checklist Fácil, ¿qué tipos están disponibles? 

Para cada elemento del checklist, es decir, para cada pregunta, existen opciones como:

• Respuestas evaluativas;
• Campo de texto;
• Respuestas personalizadas;
• Ubicación GPS;
• Código de barras.

Ahora bien, ¿qué tal conocer mejor a cada una para saber cómo usarlas en la práctica?

Respuestas evaluativas

Para preguntas que necesitan una respuesta evaluativa, este es el campo que debes seleccionar.

O sea, aparecerán los modelos con caras felices o tristes y de Sí o No. Para cada respuesta, también es posible aplicar el campo de No se aplica (N/A) y el Destaque.

Campo de texto

Cuando es necesario realizar una descripción, el campo de texto es el más adecuado.

En esta opción, también puedes elegir una variedad de tipos de respuesta:

• Texto sin formato: presenta la apariencia de texto tradicional;
• Monetario: aporta información de valor monetario;
• Cantidad: campo de respuesta donde solo puedes usar números como respuesta;
• Número real: agregar números como respuesta, pero con la posibilidad de usar la coma;
• Fecha: abre la opción de calendario para elegir la fecha;
• Código postal: campo personalizado para información de código postal;
• Estados/Regiones: proporciona la lista de estados y/o regiones;
• Estado y ciudad: proporciona la lista de estados y las ciudades relacionadas con cada uno;
• Teléfono: personalizado para informar el número de teléfono;
• Número de registro de la empresa: personalizado para informar el número de registro de la empresa;
• Número del documento: personalizado para informar al número del documento;
• Texto largo: presenta características similares al cuadro de texto, pero con soporte para un contenido mayor, con más información;
• Hora 24 h: campo de hora en formato 24 h;
• Hora AM/PM: campo de hora en formato AM/PM;
• Matrícula: personalizada para informar el código de la matrícula;
• Mes y año: abre la opción para elegir mes y año.

Esta lista de formato específico puede ser accedida haciendo clic en el icono de selección en la parte del campo de texto.

Respuestas personalizadas

Las respuestas personalizadas permiten la creación de cajas de selección con opciones que pueden ser de elección múltiple o no.

Las opciones, con sus respectivos valores, se pueden ingresar individualmente. Estas opciones se pueden editar o excluir.

Aquí también es posible importar las opciones usando una planilla. Solo descarga el modelo, completa las columnas como se indica, guarda el archivo en su computadora, elige e importa el elemento.

Ubicación GPS y código de barras

La ubicación GPS funciona directamente en la aplicación Checklist Fácil. Es un tipo de respuesta que proporciona la ubicación del auditor en tiempo real. Aquí es importante que el GPS esté habilitado en el dispositivo móvil.

La opción de respuesta de código de barras, por otro lado, abre la cámara del dispositivo móvil y luego lee el número completo de un código de barras, llevando esta información al campo de respuesta.

¿Cómo crear un checklist personalizado?

Con esta lista de posibles respuestas, ahora es importante conocer también los pasos para crear un checklist personalizado.

En solo unos pocos pasos, puedes comenzar a crear checklist de preguntas:

• 1.er paso: en la pantalla de inicio, haz clic en Configurar;
• 2.º paso: luego, haz clic en Agregar Cuestionario;
• 3.er paso: Definir si estará activo, cuál es el nombre y si habrá un texto de explicación;
• 4.º paso: incluye el área en la que se debe utilizar este checklist. En tu caso, será la Seguridad Laboral;
• 5.º paso: para incluir preguntas dentro del área, solo haz clic en “Incluir elemento”;
• 6.º paso: en “Elemento”, escribe la pregunta;
• 7.º paso: el siguiente paso es elegir el tipo de respuesta que se da a esta pregunta, como se indica en el tema anterior.

Bonus: usa valores para cada pregunta

¿Has entendido cómo la opción de personalizar cada tipo de respuesta a las preguntas de tu checklist facilitará tu rutina? Pero, con Checklist Fácil, cada elemento puede tener un peso diferente en las preguntas que requieren una respuesta evaluativa.

Esto ayudará a medir el resultado final para que sea lo más preciso posible, de acuerdo con la importancia de cada punto del checklist. Para este cálculo, se utiliza el Promedio Ponderado.

Funciona así:

• Para cada pregunta creada en el checklist que recibe un tipo de respuesta cualitativa, puedes definir un peso diferente;
• Si todos obtienen el peso 1, cada uno tiene la misma influencia en el resultado final del 100%;
• La plataforma Checklist Fácil calcula con base en el número de preguntas y el peso de cada una y encuentra el porcentaje que equivale al total.

Ejemplo de uso del peso de las preguntas en el checklist

Un checklist de seguridad laboral de la empresa X tiene 3 preguntas que deben ser auditadas. Todas son cualitativas, con opción de respuesta Sí o No. Ve a continuación cuáles son y el peso de cada una:

• ¿Todos los empleados utilizan correctamente el EPP? (Peso 5)
• ¿No tienen pisos mojados? (Peso 2)
• ¿El pasamanos de la escalera principal está en buen estado? (Peso 1)

¿Notaste que la primera pregunta tiene un peso mucho mayor con relación a las demás? Para esta empresa, tener EPP es mucho más importante que otros elementos.

Si durante la auditoría la primera pregunta recibe un No como respuesta, y las siguientes preguntas son Sí, el resultado final de la aplicación de este checklist será solo 37,5%.

• Primera pregunta (Peso 5 o 62,5%): Respuesta No = 0%
• Segunda pregunta (Peso 2 o 25%): Respuesta Sí = 25%
• Tercera pregunta (Peso 1 o 12,5%): Respuesta Sí = 12,5%
• RESULTADO FINAL = 37,5%

¿Entendiste la razón de este porcentaje? Como cada peso representa una fracción del resultado total, el valor final está abajo del ideal, incluso con 2 de las 3 preguntas que recibieron Sí como respuesta.

Por lo tanto, el uso de valores ayudará a clasificar tus verificaciones junto con la personalización de checklist. 

Ahora que ya sabes cómo hacer un checklist para seguridad laboral, ¿qué te parece seguir el ejemplo de empresas como Unilever, Renault, Toyota y otras que ya utilizan la solución Checklist Fácil para sus procesos?

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