Trabajar en la prevención de pérdidas es una actividad crucial para cualquier organización. A fin de cuentas, los gastos que no fueron previstos no presentan ningún potencial de retorno a las empresas.
Al aplicarse en las diversas operaciones y procesos de una organización, la prevención de pérdidas se refleja directamente en el control de costos, el transporte, el inventario de productos y equipos.
Por eso, en esta publicación, abordaremos las principales estrategias y tecnologías que tu empresa puede implementar para optimizar la prevención de pérdidas y, con ello, mejorar sus resultados operativos.
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es la prevención de pérdidas?
La prevención de pérdidas se refiere al conjunto de esfuerzos para reducir cualquier pérdida de recursos que afecte las ganancias de la empresa.
Generalmente, su uso es habitual el comercio minorista, para prevenir la pérdida de productos en el inventario de supermercados, por ejemplo. Sin embargo, esta gestión puede ser valiosa para cualquier negocio, como en el sector farmacéutico y en las industrias. En otro tipo de organizaciones, existen pérdidas como:
- Desperdicio de recursos;
- Robo de cargamentos;
- Robo en tiendas;
- Mercancías dañadas o extraviadas;
- Fecha de vencimiento expirada;
- Fraudes con cheques o tarjetas;
- Retrasos en la recepción de insumos/mercancías;
- Reelaboraciones debido a errores o falta de estandarización en los procesos;
- Equipos, materiales o espacios físicos dañados.
En este sentido, establecer un plan de acción para la prevención de pérdidas, controlar los desperdicios causados por errores en la rutina o en cualquier otro punto de control que requiera optimización. Así, se asegura la estabilidad financiera del negocio.
En general, existen 5 tipos de pérdidas más comunes en las empresas, como veremos a continuación.
Pérdidas comerciales
Ocurren cuando hay una pérdida de una venta porque el producto no está disponible o no hay la cantidad deseada. Esto puede ocurrir porque un proveedor ha retrasado la entrega de la materia prima, o incluso cuando el producto se daña en el inventario o en cualquier etapa del transporte.
Este tipo de pérdida se puede evitar manteniendo el inventario limpio y ordenado. Puede parecer obvio, pero los errores de inventario son bastante comunes y muchos productos pueden perderse durante los procesos de manejo debido a la falta de control, especialmente los artículos más frágiles.
La temporada de cada producto contribuye con el aumento de ventas y el tiempo de entrega no siempre corresponde a las expectativas. Esto también debe ser previsto por las empresas mediante investigaciones de mercado y análisis del volumen de ventas por período.
Otro punto importante es mantener contacto con más de un proveedor, de manera que se pueda garantizar el suministro a través de más de una fuente. A fin de cuentas, si un proveedor tiene algún problema, ya sea con el pago, la entrega, la calidad o el cumplimiento de los plazos, se evita que toda la operación sea comprometida.
Pérdidas de productividad
La no estándarización en los sistemas que controlan los procesos operativos puede ser la causa de pérdidas importantes, aunque no siempre sean medibles.
Son situaciones que retrasan en la atención al cliente, falta de efectividad del equipo y repetición del trabajo. Pueden ser difíciles de percibirlas, pero estas pérdidas también afectan las ganancias debido a ventas perdidas.
Además de brindar integración y estandarización de procesos a través de sistemas tecnológicos compatibles con la operación, es importante mantener la frecuencia de capacitaciones de los empleados.
Pérdidas administrativas
Son las pérdidas ocasionadas por fallas en la gestión comercial, y pueden ocurrir por errores en la fijación de precios o en el registro de mercancías. Esto sucede cuando el consumidor encuentra valores diferentes en el mismo producto, con un precio en la caja y otro en la etiqueta.
Esto afecta la confianza y retención del cliente. También existen pérdidas por falta de control en la inspección y ajuste de productos de acuerdo con los impuestos, lo que también genera pérdidas administrativas.
Otra pérdida administrativa es aquella que ocurre por falta de comunicación entre el equipo. Siempre que exista dificultad en la salida de un producto debido a problemas de gestión, esta falla puede resultar en pérdidas.
Pérdidas financieras
Estas pérdidas ocurren por la ausencia o ineficiencia de los sistemas antirrobo. También por la falta de capacitación de un empleado, que no sabe cómo actuar ante situaciones como fraudes y fallas en los medios de pago.
Por eso, para evitar pérdidas financieras en la organización, es fundamental invertir en la seguridad de la Terminal Punto de Venta (TPV). No basta solo pensar en alarmas y cámaras de vigilancia, sino también en la ubicación de estos dispositivos y cómo se activarán en casos de emergencia.
Pérdidas en la operación
Son las pérdidas ocasionadas por imprevistos diarios, comunes en cualquier operación. Pueden surgir debido al almacenamiento inadecuado de un artículo, o incluso por el manejo incorrecto de cualquiera de los productos durante su producción, distribución o venta.
Al igual que otro tipo de pérdidas, desempeñan un papel fundamental en la gestión de este proceso y son capaces de minimizar casos como estos. Ellos deben seguir métodos institucionalizados para un flujo de trabajo eficiente, incluso en situaciones inoportunas.
Esto también se logra a través de sistemas que ayudan en las verificaciones y comprobaciones, además de capacitaciones en la rutina de la organización.
¿Por qué es importante invertir en un plan de acción de prevención de pérdidas?
Hasta cierto punto, las pérdidas, de cualquier tipo, son naturales en todas las operaciones. Sin embargo, se debe tener cuidado para que no excedan un límite razonable y comprometan el rendimiento de la empresa.
Este tipo de pérdida, cuando se perpetúan durante meses y años, ciertamente puede llevar a la quiebra de la empresa. La solución es establecer un plan de acción eficiente para la prevención de pérdidas, apto para prever estos eventos, reducir los daños y controlar el flujo de trabajo.
7 pasos para elaborar un plan de acción de prevención de pérdidas
La implementación de un plan de acción de prevención de pérdidas requiere planificación y estrategia. Ahora que conoces la importancia de un buen plan de acción para prevenir y reducir las pérdidas, manos a obra.
A seguir puedes ver un ejemplo de un plan de acción de prevención de pérdidas y sus etapas, que pueden servir como base para aplicarlo a la realidad de tu organización:
1. Estudia cada procedimiento
Aunque parezca un paso básico, es una de las tareas cruciales (y complejas) del plan de acción de prevención de pérdidas. A fin de cuentas, se debe identificar cada proceso en elulujo de trabajo, así como sus respectivos problemas y soluciones.
Por lo tanto, es necesario conocer la operación de la empresa en la que trabajas, y observar minuciosamento cómo están estructuradas las actividades de los proveedores, líderes, gerentes, empleados e incluso clientes.
2. Mapear las fallas y pérdidas del proceso
Aquí, no solo debes mirar la pérdida en sí, sino también todos los procesos que presentan fallas y vulnerabilidades. De esta manera, podrás identificar los procedimientos que pueden convertirse en un problema en el futuro, además de aquellos que ya están causando pérdidas en la actualidad.
Cuanto más detallada sea tu evaluación, menor será la probabilidad de pasar por alto algún problema. Preste atención al inventario: puede ser útil cruzar datos entre dos o más departamentos para buscar desperdicios y cuellos de botella.
3. Identificar las causas
La única manera de resolver un problema es conocer su origen. Esto significa que el siguiente paso después de identificar las vulnerabilidades es investigar los puntos de intervención. ¿Cuáles son los problemas involucrados en cada uno de estos procesos? ¿Cuáles son las consecuencias?
Estas son solo las primeras preguntas que debes hacer, entre muchas otras. Para facilitar la tarea de identificación, debes cuestionar todo lo que involucra el procedimiento estudiado.
Supongamos que se trata del robo de mercancías. Algunas de las preguntas que puedes hacerte son:
- ¿Qué tipo de mercancía está siendo robada?
- ¿Dónde se encuentran expuestas?
- ¿Cuánto representan estos robos para las ventas de la tienda?
4. Crea estrategias
Finalmente, es el momento de establecer formas de reducción de pérdidas, control y prevención para cada uno de estos problemas. Como ya conoces sus causas, implicados y consecuencias, las soluciones se encontrarán fácilmente.
5. Documentar las nuevas políticas
Parte de las pérdidas y desperdicios de una organización suceden por la falta de estandarización en la ejecución de las tareas. Es posible solucionarlo aplicando checklists electrónicos en la operación, con el fin de centralizar el trabajo y monitorear todo lo que sucede, paso a paso. Así, se asegura las directivas y la eficiencia, con la menor cantidad de pérdidas.
La aplicación de este tipo de solución solo puede ocurrir mediante la creación de una política, es decir, la institucionalización de normas y técnicas sobre cómo llevar a cabo un determinado proceso. A partir de este manual es que se pueden aplicar checklists y optimizar el trabajo en su conjunto.
6. Motiva a tu equipo
No tiene sentido establecer nuevas prácticas si los empleados no se comprometen con el plan de prevención de pérdidas. La etapa de concientización es muy importante y debe involucrar la definición de metas y conductas para todos los involucrados.
La dirección y los gerentes también deben pasar por esta capacitación, ya que todos deben ser conscientes de su papel y la importancia de su participación en el plan de acción de prevención de pérdidas.
7. Mejora continua
Este estudio necesita ser renovado cada cierto tiempo, asegurando la mejora constante de la operación y evitar pérdidas por nuevos problemas y vulnerabilidades en la operación.
Por lo tanto, es importante establecer indicadores de rendimiento que serán monitoreados continuamente, además de revisar este paso a paso para cada nuevo procedimiento o para cada recurrencia de no conformidad que se repiten.
Una forma de saber si tu manual necesita actualización es verificar el impacto que las pérdidas tienen en tus ingresos.
Mejores prácticas para prevenir pérdidas con eficiencia
Vamos a abordar primero las mejores prácticas que una empresa debe aplicar en sus operaciones para garantizar la optimización de sus resultados.
A continuación, se presentan los pasos a seguir:
1. Trabaja con indicadores
El primer paso para tener un control de pérdidas eficiente dentro de su operación es definir parámetros y objetivos esenciales que deben ser alcanzados, ya sea por sector, área o toda la empresa. Para ello, se utilizan los indicadores clave conocidos como KPI.
Si los indicadores de cada área fueron bien definidos, es más fácil hacer el seguimiento de la evolución y el desarrollo de estos sectores.
Por lo tanto, la primera tarea es definir las métricas que deben ser monitoreadas y asegurarse de que siempre sean accesibles y estén actualizadas.
Así, con el historial y los datos en mano, el gerente debe analizarlos para identificar qué indicadores han mejorado, cuáles se han estancado y cuáles han tenido el mayor número de ocurrencias. Es decir, se debe comenzar a tener el control real de las pérdidas.
Además, el monitoreo debe servir como base para la creación de un plan de acción para abordar el problema en su raíz. Algunas herramientas son fundamentales en este proceso, como el ciclo PDCA, el 5W2H, el Diagrama de Ishikawa, el análisis de Pareto y la curva ABC.
2. Elabore inventarios detallados
Esta medida ayuda a identificar las pérdidas y verificar por qué ocurrieron. A partir de ahí, resolverlas se vuelve una tarea mucho más sencilla.
Lo ideal es realizar inventarios trimestrales y un balance general correspondiente a un año. Si es posible, automatiza este proceso mediante herramientas que permitan la recopilación de datos. De esta manera, podrás almacenarlos de manera más inteligente, facilitando análisis posteriores.
3. Centraliza el registro de las facturas
Registra las facturas directamente en el sistema. De esta forma, se realizará la verificación de impuestos y precios y la comprobación de que las referencias y cantidades coinciden.
Al utilizar un programa de gestión integrada, este proceso se convierte aún más fácil, ya que la herramienta relaciona y cruza la información.
Este método evita que el valor total sea calculado sin hacer la verificación de todos los productos de forma individual. Además, este procedimiento contribuye a eliminar las pérdidas financieras, aumentando tus ganancias.
4. Crea un departamento responsable de la prevención de pérdidas
Muchos gerentes no saben la importancia de tener un área dedicada a la prevención de pérdidas.
Después de todo, se trata de una sección que nunca deja de trabajar, ya que las razones de las pérdidas, aunque sean resueltas, a menudo se repiten. Por lo tanto, este departamento requiere acciones continuas e inspecciones constantes.
En general, el equipo que trabaja específicamente en el área de control de pérdidas de tu empresa será responsable de medir los indicadores de las pérdidas.
También es responsable por enseñar a los involucrados cómo resolver los problemas. Además, realiza auditorías, genera informes gerenciales y supervisa el progreso de las actividades.
5. Presta más atención a las necesidades de los colaboradores
Si los cargos más altos, que tienen mayor poder de decisión, necesitan estar conscientes y tener una visión sistémica de las prácticas de prevención, lo mismo se aplica a los demás empleados.
De esta manera, también es relevante prestar atención a los aspectos humanos de aquellos que trabajan en la logística y áreas similares. Pon en práctica algunas de estas recomendaciones, ya que pueden ser muy eficaces:
- Otorga premios según los objetivos alcanzados;
- Invierte en los empleados talentosos;
- Define estrategias basadas en los sueldos y beneficios;
- Brinda retroalimentación constantemente.
- Realiza encuestas de satisfacción entre los empleados.
- Realiza reuniones regulares para hacer seguimiento a los departamentos involucrados.
- Programa capacitaciones relacionadas con las buenas prácticas en la prevención de pérdidas.
- Crea condiciones laborales seguras.
- Ofrece entrenamientos constantes sobre los sistemas para que todos puedan utilizarlos de la mejor manera posible.
6. Identificar y analizar las principales razones de las pérdidas
Existen varias causas que provocan pérdidas en tu negocio, por lo tanto, el primer paso es identificar esas razones.
Tracemos un panorama de cómo tu empresa puede identificar todas las posibilidades y trabajar para combatirlas de manera individual.
A continuación, descubre algunas de las razones más comunes que originan pérdidas:
- Problemas con los productos (artículos vencidos o dañados);
- Robos externos o internos;
- Falta de control en los procesos operativos;
- Problemas al recibir productos de proveedores o centros de distribución;
- Inexactitud en el recuento de productos en el inventario;
- Informaciones incorrectas de los envíos (extravíos o daños);
- Datos desactualizados (clientes, pedidos, inventario, posventa, etc.).
Estos son algunos ejemplos. Lo más importante es realizar un diagnóstico completo de tu operación. De hecho, cuanto más completo y detallado sea, mejor.
Solo con esta información en informes de auditoría completos, tu empresa podrá trabajar para mejorar y eliminar las pérdidas donde estén ocurriendo.
7. Utiliza checklists para organizar los procesos y prevenir pérdidas
Principalmente en pequeñas empresas, muchos gerentes controlan la operación en papeles, hojas de cálculo o confiando en la memoria de las personas involucradas.
Pero, los papeles se pierden y las hojas de cálculo se confunden con múltiples versiones y actualizaciones. Además, no se debe centralizar la información en una sola persona, porque puede ausentarse en algún momento. La concentración de información debe ser gestionada adecuadamente.
Utilizar checklists en este escenario significa tener un método que previene pérdidas y optimiza el trabajo de los equipos, reduciendo riesgos y aumentando la productividad.
De hecho, un checklist ayuda a que los colaboradores involucrados no pierdan tiempo y, como consecuencia, se aumentan las ganancias de la empresa.
Sin embargo, debes estar atento: para elaborar un checklist, es importante seguir algunos pasos:
- Definir qué se verificará;
- Identificar qué proceso se utilizará;
- Verificar qué se necesitará para cumplir con las etapas.
Después de la planificación, se crea el checklist, que puede hacerse en hojas de cálculo, software o aplicaciones.
Este proceso es importante, ya que además de ayudar en la creación de metas para la reducción de pérdidas, también ayuda en la gestión de los resultados.
¿Por qué es importante utilizar checklists para la prevención de pérdidas?
El checklist para la prevención de pérdidas es una herramienta importante para que la empresa pueda estructurar este departamento. Uno de sus puntos principales es ayudar a identificar las no conformidades y encontrar soluciones de manera más ágil.
Por lo tanto, con este checklist, la empresa y sus departamentos podrán optimizar el trabajo para reducir errores y prevenir pérdidas. De esta manera, todos los departamentos podrán desempeñar sus funciones con mayor productividad.
Frecuentemente, cuando hablamos de prevención de pérdidas, muchas personas las asocian con los recursos materiales. Además, existe la idea de que solo los problemas técnicos o la mala aplicación de estrategias pueden generar pérdidas.
Aunque este pensamiento sigue una línea correcta, la cuestión va más allá. La realidad es que este tema también se dirige a:
- Gestión de personas;
- Optimización del tiempo;
- Mejor utilización de la estructura y los recursos;
- Estandarización de procesos;
- Mejora de indicadores.
Además, al invertir en prevención de pérdidas, la empresa puede crear un entorno para mejorar su salud financiera. De esta manera, se puede garantizar la longevidad y, especialmente, la sostenibilidad del negocio.
Sin embargo, se requiere una planificación clara y eficiente para aplicar las mejores estrategias. No es suficiente aplicar una metodología genérica de evaluación de procesos.
Para trabajar correctamente en la prevención de pérdidas, la empresa debe tener en mente exactamente qué debe evaluarse. De esta manera, se debe auditar regularmente a los departamentos para comprobar sus niveles de calidad.
Y aquí es donde entra el checklist: una herramienta para estructurar lo que debe evaluarse y asegurar que, en la práctica, se sigan los pasos según lo esperado.
Aprende cómo utilizar la lista de verificación de prevención de pérdidas en tu empresa.
Como mencionamos, una herramienta de checklist electrónico puede ser una gran aliada en la implementación de planes de acción y en la prevención de pérdidas.
Después de todo, los software de gestión de procesos ayudan a estandarizar y realizar un seguimiento en tiempo real, generando resultados satisfactorios y reduciendo errores humanos.
Con Checklist Fácil, puedes crear checklists personalizados para verificar diversas etapas de tu operación. Puedes aplicarlos en la gestión del almacén, auditoría de inventario, verificación de entregas, control de inspección, etc.
De esta manera, al mejorar el flujo de trabajo, se evitan pérdidas y se promueve la mejora continua.
Paso a paso para utilizar un checklist para la prevención de pérdidas
Es innegable que un checklist para la prevención de pérdidas es fundamental para tu negocio. Sin embargo, es natural tener algunas dudas sobre cómo hacer uno.
Pensando en eso, vamos a presentar un paso a paso directo y objetivo para que puedas crear y, sobre todo, aplicar el checklist en tu empresa. Aquí, hemos separado cinco puntos centrales. Son los siguientes:
1. Comprender el papel del checklist de prevención de pérdidas
Es fundamental comprender el papel que el checklist desempeña. Recuerda que no es un procedimiento. Esto significa que no es algo que se debe hacer una sola vez y funcionará para siempre.
En realidad, funciona más como un conjunto de pasos. Por lo tanto, cuando hay alguna tarea, proyecto o inspección que debe llevarse a cabo, la empresa ya debe tener los elementos que deben ser cumplidos.
Además, el checklist debe ser actualizado según el escenario de tu empresa. De esta manera, podrá desempeñar su papel de la manera más efectiva.
Estos documentos también deben ser personalizables. Así, cada departamento podrá utilizar las estrategias que se adapten mejor a su realidad.
2. Definir lo que será verificado de forma objetiva
Ahora que ya comprendes el papel del checklist, es hora de definir lo que debe ser verificado. El objetivo es conocer el funcionamiento de cada sector de la empresa.
Por lo tanto, a partir de ahí se creará el propio checklist. Con la lista, el equipo podrá definir todas las comprobaciones que deben realizarse. Lo ideal es seguir un orden de prioridades para crear una lógica en el trabajo del inspector.
De esta manera, se llevará a cabo una evaluación previa del negocio. Con esto, los gestores podrán visualizar qué está funcionando y qué áreas de la organización están generando pérdidas.
Además, es importante que el checklist sea objetivo. De esta manera, será más fácil revisar los procesos y llevar a cabo la prevención de pérdidas y optimizar el tiempo de la auditoría.
Otro punto fundamental aquí es la definición de las “preguntas” de la verificación. Esto guiará el trabajo de inspección, porque proporciona las respuestas que la empresa necesita en ese momento.
3. Realizar las auditorías
Nuestro tercer paso consiste en los procesos de auditoría. En esta etapa, los responsables recibirán los checklists que la empresa ha creado y comenzarán la evaluación.
El objetivo es que este proceso sea sencillo y de fácil comprensión. Por lo tanto, nada de explicaciones muy complejas o extensas. Es necesario generar claridad tanto para quienes realizarán la auditoría como para quienes recibirán los informes.
Por lo tanto, cuanto más directa sea la orientación, mayores serán las posibilidades de eficacia en la evaluación. En consecuencia, es más fácil desarrollar estrategias adecuadas para resolver los problemas que generan pérdidas.
Aún hoy, muchas empresas optan por utilizar papel o hojas de cálculo convencionales para producir estas listas. Sin embargo, un software especializado en estas tareas puede agilizar todo el trabajo. Además de ayudar a crear las listas de verificación, también permite seguir los resultados en tiempo real.
4. Buscar y aplicar las soluciones
Al concluir la auditoría, llegamos al momento principal: buscar e invertir en mejoras. A partir del documento de evaluación, los gestores trabajarán para buscar los mejores resultados.
Así, cualquier punto de mejora que la auditoría identificó es transformado en una “meta” para tu negocio. De esta manera, la empresa puede sacar el máximo provecho de su checklist de prevención de pérdidas.
El objetivo es precisamente invertir en estas optimizaciones para poder ver resultados positivos a corto plazo. Con esto, la empresa logra ahorro y más rendimiento del equipo.
5. Definición de indicadores
Cuando establecemos indicadores y métricas, el trabajo se vuelve más objetivo. Este concepto se relaciona con muchos elementos dentro de una empresa. Por lo tanto, con la prevención de pérdidas, no es diferente.
Por eso, es importante tener estas definiciones también en tu checklist. Con esto, al final de las evaluaciones, es posible tener una visión más clara de las prioridades.
Estos indicadores también servirán para guiar el trabajo del equipo, promoviendo mejoras en la productividad y en la gestión del tiempo.
De esta manera, obtendrás una mayor claridad sobre la situación de tu negocio. En consecuencia, todo el proceso de búsqueda de alternativas y soluciones se vuelve más rápido, ágil y eficiente.
¿Cuáles son los riesgos de no seguir correctamente el método del checklist?
Como mencionamos, el checklist de prevención de pérdidas no es simplemente un método o una práctica ocasional. Consiste en un conjunto de actividades que guiarán todo el proceso de evaluación.
Por lo tanto, dejar de utilizar este tipo de herramienta puede llevar a algunos dolores de cabeza, tales como:
Falta de claridad durante el proceso
Un checklist guiará todo el desarrollo de la verificación. Con él, los responsables tendrán un entendimiento claro de lo que debe ser evaluado. En consecuencia, los gestores contarán con información más útil.
De esta manera, no realizar una investigación previa con los departamentos o dejar de definir previamente lo que debe ser evaluado será un gran problema. Además de la falta de orientación adecuada, también es posible que las verificaciones no alcancen los niveles de satisfacción deseados.
Por lo tanto, es esencial que la empresa realice este proceso de forma completa, sin saltarse las etapas de pre-verificación.
No identificar las prioridades
Además de los problemas relacionados con la claridad, la falta de un checklist también afecta la comprensión sobre las prioridades. Sin un método definido, el auditor no tiene el material necesario para orientar su actividad.
Al no identificar las prioridades, no hay una secuencia lógica de cómo debe ser conducida la evaluación. Como resultado, los informes pueden no reflejar la realidad de la empresa.
Además, será más difícil detectar los procesos y las actividades que están generando pérdidas. Por lo tanto, se pierde la seguridad necesaria para asignar recursos.
Perjuicios con reelaboraciones
La falta de claridad y de identificación de las prioridades se conectan a otro punto: perjuicios con reelaboración. Esto significa que siempre que el trabajo se realice sin la estrategia correcta, muy probablemente tendrá que ser desarrollado nuevamente. Así, la empresa tendrá que asumir nuevos costos de implementación.
Además, al no detectar los problemas, las pérdidas seguirán ocurriendo. Es decir, los perjuicios seguirán existiendo. Por lo tanto, el proceso de auditoría debe ser tratado como una prioridad.
Es imprescindible seguir una metodología que se relacione con la realidad del negocio. Solo así será posible alcanzar los mejores resultados cuando hablamos de prevención de pérdidas.
Además, recuerde incorporar la tecnología para aplicar tu checklist. Después de todo, optimiza esta actividad y hace el seguimiento mucho más seguro y ágil.
¿Vale la pena automatizar la aplicación del checklist de prevención de pérdidas?
Como ya mencionamos anteriormente, uno de los grandes riesgos de no contar con un checklist en una verificación es dejar de atender algunos puntos necesarios. Es decir, no evaluar uno de los elementos que era obligatorio.
En este artículo hemos resaltamos que ya existen programas responsables por automatizar la producción y rellenado de los checklists. El uso de una herramienta como esta permite un ahorro de tiempo para la empresa.
En este escenario, Checklist Fácil se posiciona como una de las soluciones más completas para aquellos que buscan invertir en prevención de pérdidas. Con esta herramienta, es posible estandarizar y optimizar todo el proceso de verificación.
Así, la empresa logra una mayor eficiencia en sus operaciones e identifica no conformidades rápidamente. En la prevención de pérdidas, se destacan algunas funcionalidades como:
Checklist por imagen
Aquí es posible agregar imágenes a los checklists con preguntas específicas en algunos puntos. De esta manera, aquellos encargados de la inspección tendrán acceso a la información de forma visual. Esto proporciona una comprensión más clara sobre las funcionalidades necesarias para cada elemento evaluado.
Creación de planes de acción
El Checklist Fácil también permite la creación de planes de acción. Estos pueden ser generales o específicos para cada elemento.
De esta manera, es posible priorizar actividades y agilizar el proceso de búsqueda de soluciones. Además, la herramienta también ofrece la creación de planes de acción independientes, que no están vinculados con la aplicación del checklist, o personalizados según las necesidades de tu negocio.
Gestión de no conformidades
No podemos hablar de control de pérdidas sin mencionar la gestión de no conformidades. Con Checklist Fácil es posible ver:
- Estado de la solución;
- Flujo de aprobación;
- Fecha límite de solución;
- Planes de acción;
- Informes de recurrencias.
Con estas funcionalidades, la gestión se vuelve más fácil y eficiente. En consecuencia, la empresa puede reducir al mínimo las posibilidades de no conformidades y elaborar estrategias para las que surjan.
Además de los elementos mencionados, Checklist Fácil también permite crear flujos de trabajo completos y personalizados. Es decir, secuencias para la aplicación de checklists en procesos con más de una etapa y que deben cumplirse en un orden específico.
Otro punto destacado es que, a pesar de ser un software, la solución puede ser utilizada sin conexión a internet. Entonces, las verificaciones pueden realizarse sin la preocupación de que haya acceso a internet. Solo es necesario sincronizar los datos cuando se esté en línea nuevamente.
Soluciones tecnológicas ayudan a prevenir pérdidas
Traer tecnología e innovación a tu empresa, integrando toda la información en el entorno digital, ayuda a automatizar todas las acciones internas. Esto proporciona más tiempo para el equipo, reduce el trabajo repetitivo y mejora los procesos.
De esta manera, además de tener siempre datos actualizados automáticamente en la herramienta, no será necesario pasar días enteros creando informes o recopilando información.
Con esto, todos los miembros del equipo podrán enfocarse en lo que realmente importa: mejoras continuas para la empresa, ya que la parte operativa estará completamente optimizada.
Ventajas de invertir en tecnología para optimizar la prevención de pérdidas en tu empresa son:
- Emitir informes en tiempo real.
- No preocuparse por el almacenamiento de datos.
- Acceder a datos de forma remota.
Los gerentes y directores podrán tener una visión más precisa de lo que se puede mejorar. Sin embargo, para que tu equipo se involucre en el uso de una solución tecnológica, es necesario que esta sea práctica e intuitiva.
Por lo tanto, invierte en dispositivos móviles y fomenta el hábito de registrar las actividades, mostrando la importancia de la herramienta.
Vamos a un ejemplo:
Cuando un colaborador comete un error en la verificación y recibe una cantidad menor de la que se le pagó, tenemos un error de conciliación que, sin duda, puede generar pérdidas para la empresa.
Por lo tanto, uno de los beneficios del uso de la tecnología, como los programas de verificación, es la reducción de la tasa de errores de conciliación.
Por lo tanto, la implementación de un software de este tipo reducirá este riesgo, ya que el sistema solo finaliza la actividad cuando se completa la verificación de todos los productos esperados.
Otra ventaja de este tipo de tecnología es la verificación de inventarios con mayor precisión. El gerente podrá consultar los datos proporcionados por la herramienta y conocer el estado de las mercancías.
¿Por qué Checklist Fácil es la mejor solución para la prevención de pérdidas?
Con el uso de una herramienta de lista de verificación para la prevención de pérdidas, como Checklist Fácil, puedes auditar todas las etapas de verificación, generar planes de acción, realizar un seguimiento de los resultados a través de informes completos y mucho más. Echa un vistazo:
Checklists personalizados y digitales, incluso sin internet
La disponibilidad de una red de internet puede ser un obstáculo para algunas herramientas digitales, pero no para Checklist Fácil.
La movilidad agiliza las comprobaciones, que se pueden realizar desde cualquier lugar, incluso sin conexión a internet.
Posteriormente, cuando el auditor regrese a un lugar con conexión, simplemente sincroniza los datos que se muestran automáticamente en la plataforma.
Verificaciones por programación
El olvido es un problema bastante grave en la aplicación de checklists y auditorías.
Por eso, con nuestro software es posible que los gestores programen checklists para que se ejecuten de forma recurrente, en días y horarios definidos.
Además, todos los responsables de esas tareas pueden ser notificados por correo electrónico, lo que ayuda a mantener la puntualidad en las aplicaciones.
Planes de acción para mejorar la prevención de pérdidas
También es posible crear planes de acción para abordar las no conformidades encontradas en las inspecciones para la prevención de pérdidas. Así, se optimiza la solución de los problemas encontrados, con mayor rapidez y precisión.
Por último, además de todas estas funcionalidades que ayudan a las empresas en la prevención de pérdidas, nuestra herramienta ofrece informes completos y paneles de control para un mejor control de los datos de las operaciones.
Estos informes ayudan en la toma de decisiones gerenciales y ayudan a identificar problemas de gestión para que sean resueltos rápidamente. Y si estás interesado en probar la plataforma, ¡estamos disponibles! Realiza una prueba gratuita o programa una demostración con uno de nuestros consultores.
