¿Siempre quiso saber cómo crear un workflow para llevar a cabo sus procesos de auditoría en la secuencia correcta? ¡Llegó al artículo correcto!
De hecho, la creación de estos flujos de trabajo (traducción literal del flujo de workflow) es esencial para aumentar la eficiencia, así como para impulsar la mejora continua del proceso. Después de todo, usted crea el orden correcto de aplicación de checklist, evitando que se aplique cualquier procedimiento con anticipación.
Entonces, a partir de ahora, tendrá acceso a una guía con las mejores prácticas para crear workflows en el Checklist Fácil. También conocerás los beneficios que ofrece esta organización para el día a día del negocio, entre otros asuntos. ¡Sigue leyendo!
Podrás leer en este artículo:
¿Por qué es importante saber cómo crear un workflow?
En primer lugar, debe quedar claro que el workflow no es simplemente una combinación de diferentes tareas. Después de todo, esto se llamaría proyecto. Como tal, se considera un trabajo que fluye de una etapa a otra, ya sea a través de una herramienta o procesos.
También llamado flujo de trabajo, es una especie de cadena de actividades que debe llevarse a cabo de forma secuencial. En otras palabras: un etapa solo se puede iniciar cuando se finaliza la etapa anterior.
Es por este carácter secuencial que es tan importante saber cómo crear un flujo de trabajo. Al fin y al cabo, es necesario comprender el orden en el que se deben llevar a cabo los procesos, quién es el responsable de cada uno de ellos, y también el objetivo a alcanzar.
Sin esto, las posibilidades de utilizar esta herramienta de forma incorrecta son grandes, así como las posibilidades de que se produzcan fallos y errores graves en la operación. En consecuencia, situaciones como las siguientes se vuelven comunes:
- Procesos desorganizados;
- Comprobaciones a medio terminar;
- Retrabajo en auditorías;
- Falta de acceso a datos importantes;
- Checklist duplicados;
- Sectores que no “hablan” entre sí.
Fue para evitar estos problemas – y ante las solicitudes de vários clientes – que Checklist Fácil incluyó el módulo Workflow en su sistema.
Permite la aplicación de checklist en pasos, en una secuencia predefinida. Por lo tanto, puede crear diversos flujos de trabajo, reduciendo fallas y optimizando su operación.
¿Qué puedo hacer con el módulo Workflow de Checklist Fácil?
Como mencionamos anteriormente que al saber cómo crear un workflow, puede garantizar el orden de aplicación de checklists, ¿cierto? Sin embargo, al utilizar el Checklist Fácil, las posibilidades van más allá.
Solo eche un vistazo a lo que puede hacer en su empresa:
Cadena de Checklists
Si su proceso tiene varias etapas y una de ellas no se cumple, el resultado final se verá impactado, ¿estás de acuerdo? Porque, con el workflow, se puede crear una cadena con hasta 10 checklist. Asegurando así que se aplicarán en la secuencia esperada.
Imagine un proceso de entrada de mercancías en una industria. Se debe seguir todo un flujo de tickets, desde la caseta de seguridad hasta el responsable de inspeccionar el pedido y el encargado de descarga.
Incluso sería posible realizar esta inspección en un único checklist. Sin embargo, ¿cuál sería la garantía de que, de hecho, todo se hizo en el orden correcto? Al fin y al cabo, el profesional no tendría acceso a la información del control anterior, a la documentación o a la aprobación de la entrada en el establecimiento.
Vínculo entre las etapas
Con nuestro sistema, un Checklist solo se puede iniciar cuando el responsable finaliza la anterior. Esto garantiza una secuencia en la aplicación y, por tanto, un control más eficaz del proceso en cuestión.
Siguiendo el ejemplo anterior, el empleado solo puede descargar la mercancía después de la inspección. Por lo tanto, su checklist se bloqueará hasta que se complete esta acción.
Además, recibe una alerta cuando finaliza el paso anterior. Esto evita que los trabajadores se queden esperando a que llegue el momento de la inspección. Optimizando así el desempeño de todos los involucrados.
Copia respuestas y complementos de otros checklist
Esta funcionalidad agiliza la finalización de los pasos del flujo de trabajo al tiempo que proporciona entradas para una auditoría más eficiente.
Esto significa que, quien esté aplicando el checklist, puede verificar los documentos que se adjuntaron en los pasos anteriores. Es decir, si en el momento de la inspección se insertó una foto de la factura, el responsable de la descarga ya tendrá la información en la palma de su mano. Por tanto, optimizará su proceso de llenado.
Acceso rápido a los datos
Otra característica asombrosa de Checklist Fácil es el acceso rápido a los datos. Con él, puede verificar los flujos pendientes, en curso o completados.
Además, el sistema visualiza y exporta la información de cada checklist aplicado, para realizar comparaciones de productividad, generar indicadores de calidad o incluso tomar decisiones más acertadas.
Otra característica asombrosa de Checklist Fácil es el acceso rápido a los datos. Con el mismo, puede verificar los flujos pendientes, en curso o finalizados.
Además, el sistema visualiza y exporta la información de cada checklist aplicado, para realizar comparaciones de productividad, generar indicadores de calidad o incluso tomar decisiones más acertadas.
Aplicación móvil
¿Cómo aplicar un workflow compuesto por varios procesos y personas cuando una computadora no es de fácil acceso? Muchas empresas escriben todo en papel y luego pasan a un sistema.
Aceptemos que este proceso es burocrático y susceptible de fallas y pérdidas de información.
Por eso, el Checklist Fácil te permite poner en práctica tu flujo de trabajo tanto en la web como en la aplicación. Sin embargo, a diferencia de la aplicación de checklist tradicional, que se puede hacer sin conexión, en este caso, es obligatorio tener acceso a Internet.
Así, los datos se sincronizan automáticamente, evitando que se dupliquen.
Vea un resumen de cómo crear un flujo de trabajo a través de nuestra solución en el siguiente video:
Después de todo, ¿cómo crear un workflow en Checklist Fácil?
Ahora que comprende un poco la funcionalidad de la solución del Checklist Fácil, ¿qué le parece ver en la práctica cómo crear un workflow? Notemos que es un proceso súper simple y requiere sólo 4 pasos. Vamos a verificar:
1. Cree los checklists
Un punto importante que debe saber es que, para crear un flujo de trabajo, debe tener listos sus checklist.
Por lo tanto, evalúe el proceso en su conjunto y vea si tiene cuestionarios relevantes. De lo contrario, cree los checklist como de costumbre antes de pasar al siguiente paso.
2. Cree un workflow
En el momento en que se libera el módulo adicional en el sistema, aparece en el menú principal, justo debajo “Checklists Aplicados”.
Al hacer clic en el mismo, usted puede crear un nuevo workflow, siendo que las etapas corresponden a los checklists, y puede seleccionarlos fácilmente.
Luego de liberado y al momento de crear sus etapas, aparecen otras funcionalidades como:
- Copie las respuestas de los ítems de la etapa anterior;
- Copie comentarios y archivos adjuntos de los ítems.
3. Aplique su workflow
Con el flujo de trabajo creado, es hora de ensuciarse las manos. Un detalle interesante es que el administrador general puede comprobar qué pasos se han completado, están en curso, pendientes y los demás siguen bloqueados.
De esta forma, evalúa el avance del trabajo en su conjunto, así como la productividad de los involucrados en cada flujo de trabajo.
4. Genera los informes
¿Recuerda que dijimos que es posible rastrear datos e indicadores? En caso de workflow, la información proporcionada es de cada checklist individualmente.
Entonces, solo vea cada paso para verificar:
- Informaciones generales;
- Resumen de la aplicación;
- Últimos resultados;
- Resultados detallados;
- Histórico.
Y lo mejor: puede generar el PDF, para compartir con los responsables y demás responsables de las áreas.
Con estos datos en la mano, es más fácil encontrar errores, impulsar mejoras en el proceso y evaluar el desempeño en cada inspección.
Como crear un workflow: ejemplos prácticos de uso
Después de ver paso a paso cómo crear un flujo de trabajo en Lista de verificación Fácil, es posible que se esté preguntando: ¿en qué situaciones puedo usar esta funcionalidad? ¡Son diversos!
De hecho, basta con tener procesos que se deben realizar de forma secuencial para que el módulo ya sea útil.
Sin embargo, el workflow se vuelve aún más importante cuando pensamos en industrias y organizaciones bien estructuradas, que tienen procesos de auditoría que deben realizarse de manera cadenciada. Pero, veamos algunos ejemplos prácticos:
Flujo de personas en la empresa
Pensando en la seguridad laboral, algunas empresas necesitan aprobar la entrada del empleado en determinadas áreas. Por tanto, es necesario seguir pasos como:
- Verificar la credencial del profesional para evaluar la necesidad de que esté allí;
- Verificar que tenga el Equipo de Protección Personal (EPP) necesario;
- Verificar toda la información para luego aprobar su entrada.
Estos controles pueden ser realizados por la misma persona o no. De todos modos, siendo el paso a paso de lo que se debe hacer en un sistema, evita el olvido.
Solicitud de materia prima
En este ejemplo, generalmente hay varias industrias involucradas. Después de todo, el equipo operativo puede reparar la necesidad de más materia prima y tener que solicitar autorización para la compra. Solo después de eso, el pedido llega al empleado del almacén.
Vea un ejemplo de workflow para crear:
- Checklist solicitando o material que está en falta;
- Luego de recibir el pedido, el gerente evalúa y aprueba o no la compra, dejando esta desglosada en un nuevo checklist;
- Tras recibir la solicitud, el sector de stock aplica un checklist informando todo lo relacionado con el pedido (cantidad, plazo, cuántos materiales quedan todavía disponibles en stock, por ejemplo);
- Cuando llega el pedido, se aplica un nuevo checklist, actualizando la información para la operación.
Mantenimiento de maquinaria en empresas mineras
Muchas empresas mineras mantienen sus equipos calculando las vibraciones del motor, con el fin de conocer su vida útil. Entonces, todos los días, alguien aplica un checklist de inspección de la máquina y, si encuentra una falla, los siguientes pasos son:
- Checklist informando el problema;
- Checklist del gerente, quien evaluará si la inconsistencia necesita mantenimiento;
- Un equipo especializado viaja al sitio para ver si pueden realizar el mantenimiento correctivo. Si es así, el ciclo termina aquí;
- Si el problema no se resuelve, el profesional completa un checklist que llegará al departamento de compras, informando la necesidad de adquirir la pieza;
- Finalmente, el responsable del stock completa el cuestionario, informando la fecha, precio y demás información relativa a la compra.
Aquí vemos un ejemplo claro en el que varios equipos están trabajando juntos y optimizando su tiempo. Al finall, el workflow le permite acceder al checklist anterior para ver si ya ha sido aprobada; no se requiere ningún otro tipo de contacto.
Control de carga y descarga
Contar con un workflow de control de carga y descarga es fundamental para evitar recibos indebidos, desvíos, entre otros problemas habituales en esta actividad.
Por lo tanto, las empresas de transporte y logística pueden organizar su flujo de trabajo de la siguiente manera:
- Separación de productos;
- Generación de facturas;
- Entrega al transportista;
- Creación de la ruta de entrega;
- Entrega realizada al cliente.
Dado que cada paso tiene su propio checklist, se evita que se quede atrás cualquier trámite y, en consecuencia, los problemas legales que esto pudiera ocasionar.
Principales beneficios de crear tu workflow en el Checklist Fácil
Más que saber crear un workflow, es fundamental dejar claro los beneficios que obtendrá tu empresa al utilizarlo.
Uno de los más claros es la estandarización y control de procesos. Esto hace que la ejecución sea más segura y eficiente, impactando directamente en la rutina y productividad de sus empleados.
Junto a esto, las auditorías ahora se llevan a cabo de manera ordenada, es decir, en la secuencia esperada. Por lo tanto, tiene una visión general, esencial para impulsar la mejora continua.
En consecuencia, estos beneficios aumentan la eficiencia operativa y su asertividad. Después de todo, los procesos se llevan a cabo al ritmo adecuado, reduciendo errores y fallas.
Otro beneficio que demuestra la importancia de saber crear un flujo de trabajo es el ahorro de tiempo y energía que genera. Una vez que crea flujos de trabajo estructurados, inteligentes y productivos que automatizan los procesos que se realizan periódicamente.
Con esto, su equipo sabe exactamente lo que necesita hacer, optimizando su tiempo para que esté más dedicado a las actividades estratégicas.
Otras ventajas son:
- Unificación de la información y acceso rápido a la misma;
- Integración de sectores;
- Monitoreo en tiempo real del equipo y del proceso;
- Mejora del flujo de actividades;
- Optimización de servicios;
- Reducción de errores y retrabajos;
- Tomando decisiones más asertivas.
El módulo de Workflow, entre muchas otras funcionalidades, lo puedes encontrar en el Checklist Fácil! Líder en checklist digital en Latinoamérica, el mismo permite:
- Cree checklist inteligentes y personalizados;
- Programar y aplicar checklist;
- Gestionar incumplimientos y desconformidades;
- Aplicar planes de acción directamente en el sistema;
- Control de su operación en tiempo real.
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