Proceso de inspección: lo que necesitas saber para comenzar

La inspección forma parte de los procesos de control en la vida diaria de las empresas. Ayuda a identificar inconvenientes y garantizar la seguridad y calidad. ¡Venga a conocer más sobre cómo hacerlo y cuáles son los tipos principales!

Tempo de leitura: 4 minutos
Proceso de inspección: lo que necesitas saber para comenzar

Muchas empresas cuentan con procesos de inspección en sus rutinas. Debido a que es una actividad altamente personalizable, es posible utilizarla en varios departamentos y tipos de negocios. 

Las inspecciones son fundamentales para mantener la calidad en los servicios y la seguridad en la producción. Esto ciertamente reduce errores, riesgos e incluso previene accidentes en el trabajo. 

Por lo tanto, en esta publicación, comprenderás todo sobre la inspección: qué es, cómo hacerlo, tipos principales y herramientas de ayuda. ¿Vamos?

¿Qué es inspección?

La inspección es un tipo de verificación que enumera los elementos para verificación con el fin de identificar si se cumplen las condiciones requeridas para una tarea determinada. 

Por tanto, es una acción que está directamente relacionada con la implementación y estandarización de procesos. Según Renato Nogueirol Lobo (2018), en su libro Gestão da qualidade (Gestión de calidad), la inspección se define como:

Conjunto de actividades tales como medir, examinar, probar o verificar una o más características de una entidad, y comparar los resultados con los requisitos especificados con el fin de determinar si se obtiene el cumplimiento para cada una de esas características.

En este sentido, la inspección es muy importante para garantizar que todas las partes de un proceso, equipamiento o ambiente cumplan con los padrones. Y, principalmente, según los padrones de seguridad y calidad.

¿Cómo hacer inspecciones?

Para realizar una inspección, es importante definir algunos criterios:

  1. ¿Qué se inspeccionará? Procesos, ambientes, equipamientos, personas, etc.
  2. ¿Cuál es la frecuencia? Diario, semanal, quincenal, mensual, etc.
  3. ¿Cuál es el objetivo? Seguridad, calidad, mantenimiento, gestión de riesgos, etc.

Una vez realizado este mapeo general, es hora de identificar cada elemento que se comprobará, de modo que los inconvenientes se reconozcan fácilmente. En este contexto, contar con procesos estructurados es esencial para armar tu lista de inspección.

De esta forma, analizas el estado de cada etapa, observando detenidamente cómo debe ser todo para mantener la calidad y seguridad.

Después de identificar todos estos elementos, es importante crear un documento que será la base de tu inspección. Un checklist funciona muy bien para esta actividad, ya que verificas los elementos y confirmas cada elemento en tu material.

Hay varias posibilidades para organizar tus checklists para inspección. ¿Vamos a conocer un poco más las herramientas que se pueden utilizar?

Tipos de inspección

Hay varios tipos de inspección. Pueden diferir entre sí, según sus objetivos, frecuencia y elementos verificados. Mira cuáles son los principales:

Generales

Las inspecciones generales suelen ser realizadas por CIPA. En este caso, la verificación se realiza en todos los sectores de la empresa, analizando aspectos de seguridad laboral.

Parciales

Las auditorías se concentran en un área, equipamiento, actividad o proceso de la empresa.

Rutina

Las verificaciones de rutina consisten en inspecciones de seguridad que deben realizarse para garantizar el bienestar de los funcionarios y prevenir accidentes.

Periódicas

Las inspecciones periódicas están más vinculadas al mantenimiento y verificación de equipamientos, herramientas e instalaciones. 

Eventuales

Se realizan de forma más esporádica, para observaciones generales y no tienen una agenda predefinida. 

Especiales

Expertos técnicos realizan inspecciones especiales junto con miembros de CIPA.

Oficiales

Son las que realizan los organismos oficiales.

Herramientas para inspeccionar

Ciertamente, en tu vida diaria, tienes tus preferencias sobre la mejor manera de organizar tus verificaciones. Sin embargo, este no es el único criterio que debe considerarse. 

En empresas que tienen un alto volumen de auditorías, por ejemplo, la acumulación de papel no es factible. Por tanto, es válido pensar según tu contexto empresarial para elegir la mejor herramienta.

Aquí, enumeramos los tres principales: cuestionarios en papel, planillas y checklists digitales. ¡Entienda cada uno mejor!

Cuestionarios en papel

Los checklists en papel no son más que la lista impresa de elementos a verificar. En este caso, el portapapeles se utiliza generalmente como soporte para facilitar el llenado en el momento de la inspección.

En empresas más pequeñas, con pocas auditorías o con poca frecuencia, puede funcionar a medio plazo, porque el volumen de papel no es elevado. Sin embargo, a largo plazo, la necesidad de archivar registros ocupa espacio y dificulta la búsqueda de información específica.

Cuando hablamos de negocios más importantes, esta opción es mucho más difícil. En primer lugar, reunir información de todos los sectores lleva mucho tiempo. Y en segundo lugar, la cantidad de material generado por día es muy alta.

Por tanto, ya sea a corto o largo plazo, los cuestionarios en papel acaban siendo una alternativa temporal, si pensamos en la optimización del espacio y el tiempo.

Planillas

¡Las planillas de Excel ayudan, mucho! – para resolver el problema de la digitalización de datos. Por tanto, se reduce la necesidad de papel. 

Sin embargo, esta característica puede tener algunas limitaciones en el momento de la inspección. A veces, hay obstáculos para completar, como editar una pregunta sin querer, no guardar las respuestas automáticamente o dificultar la adición de archivos adjuntos.

De todos modos, las tablas ayudan a ahorrar material físico, sin embargo, el tiempo dedicado a registrar todos los datos sigue siendo elevado. Sin embargo, es una buena herramienta para empezar la organización.   

Checklist digital

El checklist digital se desarrolló con un propósito: verificar los procesos. Esto lo convierte en un recurso completo para inspecciones, con características como:

  • Tipos de respuestas personalizadas;
  • Adjunto de medios;
  • Bloqueo de galería;
  • Plan de acción;
  • GPS;
  • Programaciones;
  • Informes;
  • Aplicación fuera de línea;
  • Entre otras.

Por lo tanto, cada uno de estos diferenciales ayuda en la recopilación y almacenamiento de datos. Además, con la generación automática de informes, la optimización del tiempo también es evidente, mejorando la eficiencia operativa y la productividad del equipo.

Entonces, ¿tu empresa está lista para implementar inspecciones de seguridad y calidad de rutina? ¿Qué tal comenzar con el mejor recurso para eso? ¡Conozca Checklist Fácil para comenzar tus inspecciones ahora mismo!

Escribo contenido para ayudar a las empresas a lograr la estandarización de los procesos mediante la gestión de no conformidades: hacer que las empresas sean más eficientes y los empleados más felices 🙂
Luciana Silva

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