La recopilación de datos debe ser implementada en compañías de cualquier tamaño y sector debido a su contribución directa en los resultados y rendimiento del negocio. De hecho, debe convertirse en una cultura y una preocupación por parte de todos los involucrados en una empresa moderna.
Sin embargo, muchos gestores no saben cómo realizar esta práctica en sus operaciones y, así, dejan de garantir el crecimiento y competitividad en el mercado. Para ayudar a superar este desafío, en este artículo reunimos todo lo que necesitas saber sobre el manejo de datos y te explicaremos por qué el uso de un software es una excelente decisión estratégica.
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¿Cómo hacer la recopilación de datos en tu empresa?
Antes de llevar a cabo la recopilación de datos es necesario definir, de manera clara, los objetivos de este proceso. ¿Qué información específica necesitas recopilar y por qué? No olvides de tener en cuenta las características y madurez digital de tu empresa.
A partir de eso, el siguiente paso es planificar el proceso y definir las técnicas empleadas. Las herramientas que ya se encuentran implementadas en las operaciones, como Google Analytics, CRM y ERP, sirven de gran apoyo. Otra etapa esencial es el análisis de la confiabilidad de esas informaciones.
Además, es crucial asegurar el cumplimiento de las regulaciones y leyes pertinentes a la recopilación y gestión de datos.
¿Cuáles datos analizar en tu negocio?
Después de definir los objetivos, llegó la hora de decidir los datos que serán analizados. Es esencial adaptar el análisis de datos de acuerdo con las necesidades y metas particulares de tu empresa.
Gestión de producción
Para mejorar la eficiencia, calidad y toma de decisiones en un entorno industrial es fundamental conocer a fondo las operaciones de la producción. Es fundamental recopilar estos datos precisos para asegurar de que los equipos, entornos y rutinas estén de acuerdo con los requisitos previos:
- Vida útil y estado de los equipos
- Consumo de energía
- Uso de Equipos de Protección Personal
- Recurrencia de accidentes
- Calidad de los productos
- Costos de producción
- Tiempo de ciclo de producción
Gestión logística
En el contexto de la gestión logística, existe una variedad de datos para garantir la eficiencia operacional. Algunos incluyen:
- Niveles y rotación de inventario
- Costos de transporte
- Eficiencia de las rutas de transporte
- Plazos de entrega
- Costos de almacenamiento
- Desempeño del proveedor
- Eficiencia en la gestión de devoluciones
- Huella de carbono
- Eficiencia energética
Gestión comercial
Para garantir una visión más completa en la gestión comercial e identificar áreas de mejora, hay algunas categorías clave de datos que podrías considerar:
- Ventas totales, por producto o tiempo
- Productos más vendidos y menos vendidos
- Gestión de almacenamiento
- Perfil de los clientes
- Historial de compras
- Encuestas de satisfacción
- Efectividad de las campañas publicitarias
- Participación en redes sociales
- Rentabilidad por producto o línea de productos
- Número de visitantes
- Tiempos de entrega
- Tasas de devolución
Gestión de pérdidas
La toma de decisiones eficiente, mediante el análisis minucioso de datos, permite mitigar posibles pérdidas que una compañía pueda enfrentar. Además, está directamente relacionada con los inventarios porque es responsable por señalar el valor de las pérdidas e indicar si el equipo posee un buen desempeño.
En este contexto, es necesario analizar los siguientes datos:
- Ingresos y flujo de efectivo
- Costos operativos
- Evaluación de desempeño de los empleados
- Resultados de las capacitaciones
- Estándares del comportamiento de compra de los clientes
- Confiabilidad de los proveedores
- Medidas de seguridad
- Rotación de inventarios
Gestión de riesgos
El manejo del riesgo empresarial es uno de los puntos de partida rumo al suceso del negocio. Es fundamental identificar y tener en cuenta todos los tipos de riesgos, desde los internos, externos, financieros, legales, ambientales y reputacionales.
De esta manera, los siguientes datos se destacan en la gestión de riesgos:
- Ingresos, gastos, deudas y otros indicadores financieros
- Datos históricos y experiencias previas
- Impactos ambientales
- Impactos sociales
- Retención de talentos
- Accidentes laborales
- Leyes y regulaciones
- Amenazas cibernéticas
Productividad y eficiencia operacional
La evaluación de la productividad de un negocio puede presentar desafíos y variar según el sector. Por esa razón, es importante seleccionar datos pertinentes, de acuerdo con la realidad de tu compañía.
Sin embargo, algunos de los indicadores comunes incluyen:
- Capacidad de producción por empleado
- Producción total
- Materiales y recursos utilizados
- Tiempo de ciclo de producción
- Costos de producción
- Calidad del producto o servicio
- Eficiencia en el uso de equipos y maquinaria
Gestión de inventario
Una buena gestión de inventario resulta en un impacto valioso en la reducción de costos, prevención de pérdidas y la satisfacción de los clientes. A continuación, brindamos algunos datos clave que pueden ser analizados:
- Índice de Rotación de Inventario (IRO)
- Promedio de venta del inventario completo
- Margen de ganancia
- Precisión del inventario
- Fecha de caducidad, para productos perecederos
- Fill Rate
- Costo de almacenamiento
- Historial de ventas
- Pronósticos de ventas
Cuellos de botella
Descubrir los cuellos de botella en una operación es esencial para perfeccionar los procesos y potenciar la eficacia. A continuación, se presentan algunos datos y métricas que pueden ser analizados con el fin de detectar cuellos de botella en una operación:
- Tiempo de conclusión de una actividad
- Uso y eficacia de recursos
- Retrabajos
- Eficacia de la comunicación
- Efectividad de las herramientas y tecnologías utilizadas
- Entrevistas con empleados
- Flujos de trabajo y procesos
¿Qué herramientas utilizar para la recopilación y gestión de datos?
La recopilación de datos puede ser optimizada a través del uso de soluciones tecnológicas, que sirven como grandes aliadas para que empresas alcancen sus objetivos.
Power BI
Power BI es una herramienta de Business Intelligence que ha revolucionado el mercado al ofrecer una visualización de datos sencilla y una adaptabilidad excepcional a diversos tipos de negocios.
El software permite la integración de múltiples fuentes de datos, como archivos de texto, planillas, CSV, bases de datos y datos de internet, permitiendo extraer, procesar y generar indicadores de desempeño, así como crear paneles de control.
De esta manera, es posible analizar los datos de una empresa en tiempo real y realizar la toma de decisiones basándose en informaciones concretas.
Sistema de Gestión Integrada
Un Sistema de Gestión Integrada (SGI) asegura la recopilación, procesamiento, análisis y visualización de datos de manera integral y eficiente.
También es posible almacenar datos de diversas fuentes en un único lugar para poder realizar análisis estadísticos avanzados, a través de gráficos, informes o dashboards visuales y de fácil comprensión.
Además, un SGI puede ser proyectado para integrarse con otros sistemas o herramientas empleados en la empresa, tales como sistemas de gestión empresarial (ERP), CRM, u otras plataformas de almacenamiento de datos.
¿Cómo mejorar la eficiencia operativa con una herramienta para la gestión de procesos?
La automatización de procesos auxilia a garantizar la estandarización y, de esta manera, a procesar y poner a disposición los datos más rápidamente. Además, automatizar procesos puede contribuir a la seguridad de las informaciones, porque reduce los errores humanos o actividades maliciosas y la exposición a amenazas.
De ello resulta la necesidad de implementar un software que permita el monitoreo y manejo en un solo lugar, de manera ágil y eficaz, y una herramienta para la gestión de procesos es la mejor decisión.
Una solución digital permite optimizar la eficiencia operativa porque disminuye la dependencia de tareas manuales y demoradas, aumentando la productividad de los empleados y reduciendo costos y recursos.
Checklist Fácil cuenta con más de 150 funcionalidades para eliminar por completo actividades manuales y realizar la gestión de procesos automatizados y estandarizados. Mediante la aplicación de checklists digitales, tu negocio garantiza el cumplimiento de los estándares de calidad. Además, permite la integración con Power BI, posibilitando la gestión de indicadores estratégicos en gráficos y paneles intuitivos.
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