Inventario estancado: conoce los impactos para tu negocio y cómo gestionarlo con eficiencia

Mantener una gran cantidad de productos parados en el inventario puede acarrear contaminaciones, pérdidas y perjuicios financieros.
Actualizado: 11 de julho de 2024
Tiempo de leer: 11 minutos

Independientemente del flujo de ventas, el inventario estancado representa un desafío para muchos negocios que trabajan con productos físicos o insumos.

Saber cómo gestionar el inventario y qué hacer con las mercancías paradas es parte de las estrategias que mantienen la salud financiera de un negocio, ya que el inventario estancado significa pérdidas y perjuicios.

Si quieres saber cuáles son los impactos de tener productos parados en inventario, qué es el inventario estancado, qué hacer y cómo gestionar estas mercancías, ¡sigue con nosotros!

¿Qué es el inventario estancado?

El inventario estancado es caracterizado por el exceso de productos almacenados, que no han sido vendidos ni utilizados durante largos períodos de tiempo.

Pueden ser bienes físicos almacenados por un período determinado, incluyendo productos terminados listos para la comercialización, así como materias primas e insumos utilizados en la industria.

Esta situación de mercancías paradas representa un gasto: dinero invertido en la compra de los artículos y en el almacenamiento (gastos en luz y espacio para mantenerlos en el inventario).



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¿Cuáles son las causas del inventario estancado?

Existen muchas causas que pueden llevar a un inventario estancado, como: 

Previsión imprecisa de las ventas

La imprecisión en las ventas es una de las principales causas del estancamiento. Puede ocurrir cuando la empresa no estima correctamente las demandas del mercado y compra productos adicionales, lo que resulta en acumulación de mercancías.

Por eso, la gestión del inventario es importante y debe realizarse una previsión precisa de la demanda, basada en tendencias, datos históricos, estacionalidad, etc.

Gran volumen de productos

Otra causa del inventario estancado es la compra de grandes cantidades de productos sin datos precisos sobre la demanda del mercado o historial de ventas. Cuando no hay una planificación adecuada, este exceso puede generar pérdidas.

Productos con defectos

Los productos defectuosos pueden generar inventarios estancados. Por eso, antes de realizar la compra, es importante investigar el estándar de calidad de los productos y elegir aquellos que están a la par o por encima de la media de los competidores. 

Falta de un sistema de gestión de inventario

Contar con un software de gestión ayuda a controlar el inventario, identificar qué está estancado y conocer qué no se está vendiendo. Por lo tanto, es fundamental invertir en esta herramienta.

Además, controlar el inventario a través de hojas de cálculo manuales puede llevar a equívocos de reposición y aumentar la probabilidad de errores en los datos, lo que puede resultar en pedidos innecesarios en ese momento.

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Estacionalidad

En algunos períodos del año, disminuye la demanda de determinados productos. Por lo tanto, invertir en estos productos en momentos incorrectos o en volúmenes mucho mayores de lo previsto puede generar un inventario estancado.

Este es el caso de artículos navideños, que se venden a finales de año, o de los ítems festivos del Día de los Muertos, que se venden solo en esa fecha conmemorativa. El sector minorista también se ve afectado por la estacionalidad, con prendas de invierno y verano, por ejemplo.

Por lo tanto, es necesario pensar estratégicamente para estos períodos y comprar la cantidad adecuada para la estacionalidad, basándose en datos de ventas de años anteriores.

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Precios incorrectos

Puedes comprar las mercancías en cantidades adecuadas, pero si no tienes un precio alineado con el mercado o con lo que el consumidor está dispuesto a pagar, habrá un impacto negativo en las ventas. 

Como resultado, tu inventario se estancará. Si notas que este inventario está aumentando en lugar de disminuir, es hora de analizar tus precios y evaluar los competidores, el mercado y el público.

¿Qué impactos puede traer el inventario estancado a tu negocio?

La gestión de recursos es el sector encargado de señalar las mercancías que tienen el mejor potencial de venta, por lo tanto, es fundamental en tu negocio.

La reducción de costos es una de las mejores formas de mantener la competitividad alta y, para lograr esta reducción, una buena gestión de materias primas y productos terminados es esencial.

La gestión de inventarios es un sector que debe ser bien dirigido para evitar pérdidas, porque cuando la administración se realiza de manera incorrecta, pueden surgir varios problemas.

Costos de almacenamiento y mantenimiento de inventario

Uno de los mayores problemas de tener un inventario estancado en tu empresa es el alto costo de almacenamiento. Después de todo, mantener estos productos almacenados por períodos más largos requiere más gastos. Y puede ser necesario invertir en una estructura más grande para acomodar los nuevos artículos.

Si los productos requieren condiciones especiales de almacenamiento, como control de humedad y refrigeración, los costos pueden ser aún mayores.

Disminución del capital de trabajo

El inventario estancado también afecta el capital de trabajo de la empresa, que es  disponible para mantener en funcionamiento las operaciones.

Esto puede ocasionar dificultades financieras, como la falta de efectivo para pagar cuentas, proveedores, impuestos, empleados y cumplir con otros compromisos.

Pérdidas

El aumento de los gastos en inventario estancado puede afectar las finanzas de tu empresa, lo que puede llevar al endeudamiento o a la bancarrota. 

Así, el inventario estancado impacta directamente las finanzas de la empresa y, para no dejar de cumplir con sus compromisos, muchos empresarios recurren a préstamos. 

Con las altas tasas de interés, la salud financiera del negocio puede verse afectada. Y muchos entran en un ciclo de deuda vicioso. Por lo tanto, ten cuidado de no caer en esta situación.

Pérdidas de productos

Cuanto más tiempo permanezcan las mercancías estancadas en el inventario, mayor será el riesgo de que sufran daños debido a la manipulación o errores en las condiciones de almacenamiento. 

También corres el riesgo de tener productos vencidos por la fecha de caducidad y la estacionalidad, como es el caso de los productos perecederos, que después de la fecha de caducidad ya no pueden ser comercializados.

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Pérdida de oportunidades de inversión

Los costos con productos estancados en el inventario, que no se venden y comprometen el capital de trabajo, también afectan la inversión en nuevos productos que pueden fomentar nuevas ventas. 

Por eso, es importante garantizar la salida de los inventarios estancados lo antes posible, haciendo promociones tan pronto como se note una disminución en la solicitud de los productos, y buscar seguir las fluctuaciones en las demandas de los consumidores.

¿Cómo calcular el costo del inventario estancado?

El cálculo del inventario estancado se realiza mediante una fórmula sencilla, sumando los siguientes factores: costo del pedido, costo de ajuste y costo de almacenamiento.

El costo del pedido se refiere a los gastos administrativos, tarifas y de transporte. Los costos de ajuste son relativos a la producción de las mercancías. Y el de almacenamiento se refiere a la mano de obra e infraestructura para almacenar el inventario.

¿Cómo evitar el inventario estancado?

Ninguna industria, comercio electrónico o comercio minorista quiere enfrentar un inventario estancado. Por eso, es importante saber cómo evitar este problema con las siguientes estrategias:

1. Controlar el inventario

Este paso es esencial para evitar el inventario estancado. Tener un control de inventario eficiente significa monitorear las salidas y entradas de productos y materias primas, recopilando información precisa sobre las demandas y el giro del inventario.

Así, puedes planificar de manera más efectiva la reposición de inventario y las estrategias de ventas. 

Tener un sistema de gestión de inventarios en tu negocio puede facilitar mucho este control, automatizando, integrando y agilizando los procesos a través de informes gerenciales.

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2. Conoce las necesidades de tu público objetivo

Conocer a tu público objetivo es extremadamente importante para las ventas, ya que lanzar productos que no interesan o no satisfacen las necesidades de tu público puede generar inventario estancado. 

Por eso, es relevante entender los comportamientos, necesidades, preferencias y dolores de tus clientes. 

Para lograrlo, realiza investigaciones de mercado, acércate a tus clientes a través de formularios, redes sociales y otros medios para identificar e invertir en los productos con mayor potencial de ventas.

3. Registra correctamente los productos

Registrar correctamente los productos es importante para controlar el inventario. Por lo tanto, evita registrar tus productos de manera genérica.

Procura registrar las especificaciones principales sobre los artículos. Utiliza el modelo de Stock Keeping Units (SKU), en inglés, o Unidades de Mantenimiento de Stock (SKU), en español, que asignará un código para identificar cada producto y organizarlo según sus características.

De esta manera, podrás identificar de forma fácil y rápida tus productos en el inventario.

4. Mantente atento a la estacionalidad

Conocer los períodos estacionales de los productos que vendes – cuando las ventas comienzan a aumentar y cuando comienzan a disminuir – es importante para evitar productos estancados. 

Esto también te ayudará a realizar compras y reposiciones según las demandas del mercado, evitando acumular piezas que no son necesarias. 

Aquí entran las estaciones del año (importantes para el sector minorista), tendencias estacionales y fechas conmemorativas como Pascua y Navidad.

5. Invierte en tráfico pagado

Puedes aprovechar la publicidad digital, también conocida como medios pagados o tráfico pagado, para ayudarte a evitar el inventario que está parado. 

Aunque requiere una inversión, con planificación y esfuerzo puedes aumentar la rotación del inventario. Para esto, utiliza canales más estratégicos para aumentar la visibilidad de tu negocio.

6. Utiliza la curva ABC

La curva ABC es una herramienta muy utilizada en la gestión de inventarios para categorizar el nivel de importancia de los productos. Es decir, las mercancías se clasifican según el impacto que tienen en la generación de ingresos. Entre las categorías, tenemos:

  • Clase A: son los artículos de mayor importancia, valor o cantidad. En un inventario, el 20% de estos artículos representan el 80% del valor total. Son los productos que requieren más atención;
  • Clase B: son mercancías de valor intermedio, el 30% de los productos que corresponden al 15% del valor total del inventario. Representa un grupo que tiene una buena contribución a las ventas;
  • Clase C: son los de poca relevancia. El 50% de los productos en inventario representan solo el 5% del valor en ventas. Es un grupo menos importante en términos de movimiento de inventario, ya que no tiene tanta representatividad en las ventas. Pero requiere atención, porque puede generar costos para mantener el inventario.

Con la curva ABC, puedes clasificar los productos y sus cantidades y entender cuáles tienen mayor participación en la facturación o cuáles tienen mayor flujo de movimiento.

Cómo mover el inventario estancado

Ahora que sabes qué causa el inventario estancado, es hora de aprender a deshacerte de este problema.

Muchas empresas aún realizan compras de mercancías o insumos basándose solo en la intuición del gestor o en la expectativa de que el producto sea un éxito de ventas.

Por eso, es importante hacer una planificación de compra para que el inventario estancado no sea un problema para tu negocio. Hoy en día puedes utilizar software para ayudarte en esta planificación y evitar las consecuencias de tener mercancías paradas en el inventario.

Invierte en promociones atractivas

Cuando una mercancía permanece mucho tiempo parada en tu inventario, pierde valor de reventa y sufre depreciación, lo que puede llevar a la pérdida del plazo de validez.

Por eso, crear promociones periódicas ofreciendo descuentos a los clientes es una forma de mover este inventario.

Puedes realizar una liquidación, remate y outlet de los productos almacenados para obtener una buena cantidad de efectivo y planificar la próxima reposición. Y puedes incluso obtener un retorno con la venta.

Recuerda divulgar las promociones en el sitio de tu empresa, redes sociales, banners o grupos o líneas de transmisión de mensajes, ofreciendo todas las ventajas. Entre las acciones para atraer a los clientes, puedes hacer:

  • Promoción relámpago;
  • Cupones de descuento;
  • Envío gratis;
  • Condiciones especiales de pago;
  • Regalos;
  • Llévate 3 y paga 2;
  • Compra una pieza y obtén un 50% de descuento en la segunda unidad.

Haz una fijación correcta de precios de los productos

Fijar correctamente los precios es siempre un punto crítico y muchos empresarios cometen errores en esta etapa, lo que trae pérdidas a la empresa.

Por eso, antes de fijar los precios de las mercancías paradas, evalúa:

  • Gastos y impuestos que inciden sobre la compra y la venta;
  • Costo por unidad: cuánto gastaste en ese producto o insumo;
  • Estudios del mercado.

Planea bien antes de fijar los precios para no perjudicar tu margen de beneficio.

Haz cross selling

Esta técnica de ventas puede ayudarte a aumentar el ticket promedio, mejorar la experiencia de compra en el sitio web y reducir el inventario estancado. 

Esta estrategia también conocida como venta cruzada, consiste en ofrecer un producto complementario al cliente que ya compró o está comprando. 

Para esto, la tienda puede ofrecer combos promocionales con productos complementarios al que está estancado en el inventario y a un precio con descuento para la compra conjunta.

Negocia con los proveedores

Haz un acuerdo con tus proveedores para cambios y devoluciones de productos que quedan estancados en el inventario. Para esto, es esencial tener buenas relaciones con tus socios comerciales y hablar sobre esta posibilidad desde el principio de los trabajos. 

De esta forma, podrás devolver las mercancías que no se vendieron y cambiarlas por otras que se ajusten mejor a tu estrategia de ventas.

Conoce el perfil de consumo de tus clientes

Para conocer mejor a tus clientes, puedes invertir en investigaciones para entender mejor quién es el consumidor ideal o la buyer persona. 

Puedes crear estrategias con el equipo de marketing y ventas para conocer las necesidades de los consumidores y en qué producto invertir más.

Anuncia los productos en un marketplace

Esta es una estrategia que involucra canales de venta en línea, los marketplaces. Y hoy en día hay una variedad de canales que abren sus espacios a otros anunciantes. 

La gran ventaja es el alto flujo de usuarios al día, todo el tiempo accediendo al sitio y buscando diversas mercancías. Es una excelente manera de vender productos estancados.

Cómo gestionar correctamente el inventario

No existe una fórmula correcta para realizar la gestión de inventarios y cada negocio encontrará la mejor manera de hacerlo. Sin embargo, existen algunas prácticas que todos pueden aplicar, como descubrirás a continuación.

La planificación es la clave del éxito en cualquier tarea. Para mantener el flujo y la demanda ideal en el inventario, es necesario tener una buena planificación.

Para eso, es importante definir el método de gestión de inventarios que se utilizará, entre ellos:

  • UEPS (Último en Entrar, Primero en Salir): los artículos que ingresan al inventario más recientemente son los primeros en salir;
  • PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir): basado en el orden cronológico de entrada de los productos. Aquellos productos que llegan primero al inventario son los primeros en salir cuando hay ventas;
  • MPM (Media Ponderada Móvil o Precio Medio Ponderado): el costo de las mercancías se calcula por el promedio ponderado de los precios de compra en momentos distintos;
  • Justo a tiempo (Just in time): implica adquirir productos e insumos solo en la cantidad exacta y en el momento adecuado para satisfacer una demanda específica de un cliente en un plazo determinado;
  • Costo promedio: cálculo del costo promedio de las unidades en inventario, dividiendo el costo total por el total de unidades.

Registra entradas y salidas

Dejar de registrar las entradas y salidas del inventario es uno de los errores más graves que comete una empresa. Sin este control, no es posible tener información precisa sobre la cantidad de productos disponibles.

Además, dificulta seguir la reposición de los productos e insumos, lo que aumenta el riesgo de escasez o exceso. Por eso, todos los movimientos en el inventario deben ser documentados, incluyendo procesos de cambios y devoluciones.

Sigue el giro de los productos o insumos

El giro de los productos es el tiempo que una mercancía permanece en el inventario hasta que sea necesario reponerla. Seguir este indicador ayuda a saber el momento adecuado para solicitar nuevos pedidos al proveedor, evitando la falta de producto. 

Un bajo giro, por otro lado, indica que el producto tiene menos demanda, lo que sugiere más tiempo para realizar nuevas compras o adquirir en menor cantidad.

Evita la escasez o el exceso de productos en el inventario

No controlar adecuadamente el inventario puede llevar a la falta o al exceso de mercancías debido a la ausenciade seguimiento en las salidas y cantidades de productos. 

De esta manera, el departamento de compras carece de información precisa sobre qué adquisiciones son necesarias. Esto puede afectar las ventas, aumentar los costos y elevar el riesgo de pérdidas y desperdicios. 

Por eso, es importante un estricto control de las entradas y salidas de materiales, lo que permite reducir la escasez y el exceso.

Realiza el inventario de materiales

Realizar el inventario de materiales implica contar los artículos en el inventario y comparar la información disponible con la registrada en los controles. 

Mantener la base de datos siempre actualizada reduce el riesgo de discrepancias en el inventario y permite transmitir datos actualizados al departamento de compras.

Utiliza un software de checklists digitales

El volumen de datos generado en la gestión de inventarios es considerable y, si se realiza manualmente, aumenta el riesgo de errores y afecta la productividad. 

Adoptar un software de gestión ayuda a agilizar la ejecución de tareas, reducir errores, optimizar el monitoreo del inventario, integrar datos entre los departamentos y generar informes que orienten la toma de decisiones. 

El Checklist Fácil es un software que te ayuda a controlar todos los procesos de tu negocio, centralizando toda la información importante en un solo lugar. Con él, es posible realizar auditorías de inventario de manera periódica y automatizada, sin papel y sin errores. 

Con este sistema, es mucho más sencillo determinar el momento adecuado para realizar compras, el ciclo de rotación de la mercancía, evitar exceso o escasez en el inventario y generar informes con datos actualizados para tomar decisiones más acertadas. 

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