Descubre como lograr un mejor control de inventario en tu empresa

¿Necesitas mejorar el control de inventario de tu negocio? Descubre cómo optimizarlo en este artículo.
Actualizado: 5 de março de 2024
Tiempo de leer: 6 minutos

Mejorar el control de inventario es uno de principales objetivos de diferentes tipos de empresas. Al final, optimizar esta área no solo impacta positivamente en las finanzas de las compañías, sino que también impulsa la eficiencia operacional, aumentando la productividad y éxito del negocio.  

No hay una fórmula mágica para alcanzar este objetivo, pero existen principios y consejos que, al ser seguidos de manera sistemática y disciplinada, conducen al suceso en la gestión de inventarios.  

En este artículo te brindaremos todo lo que necesitas saber para garantizar lograr un mejor control de inventario, abarcando desde su importancia hasta las herramientas más eficientes. ¡Sigue leyendo para obtener todos los detalles! 

¿Qué es un control de inventario?  

El control de inventario consiste en la verificación y recuento regular de productos, bienes y mercancías almacenados en una empresa, ya sean destinados a la venta o para su utilización en las operaciones internas. 

Este proceso debe ser llevado de forma periódica, con el fin de garantizar niveles óptimos en el inventario. 

¿Qué importancia tiene el control de inventarios? 

La finalidad principal del control de inventario es asegurar que la empresa cuente con la cantidad apropiada de productos disponibles para atender las necesidades de los clientes, al mismo tiempo que se evita mantener un exceso de inventario que podría generar costos significativos, pérdidas de bienes y errores.  



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Ejemplos del control de inventario 

A continuación, se presentan algunos ejemplos prácticos de cómo se puede implementar el control de inventario: 

Control de inventario en tiendas 

Las tiendas deben estar adecuadamente equipadas y preparadas para satisfacer las demandas de los clientes, asegurando que el inventario esté siempre disponible. 

Por esa razón, es necesario separar los artículos por categoría y ordenarlos de acuerdo con las característica de los productos vendidos. Asimismo, realiza la integración con el Punto de Venta (POS) para sincronizar en tiempo real las ventas e inventario a disposición.  

De igual modo, es crucial elaborar una base de datos con las informaciones (nombre, dirección, teléfono, correo electrónico) de los proveedores.  

Control de inventario en supermercados  

Los supermercados deben mantener un control eficiente de su inventario debido a la presencia de productos perecederos. 

En virtud de ello, se emplea la metodología PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas), la cual establece que las mercancías recibidas en primer lugar son las primeras en ser comercializadas. 

Control de inventario en la industria  

En el ámbito industrial, es crucial implementar el método de inventario perpetuo, el cual asegura un seguimiento constante y en tiempo real de las entradas y salidas a través de un sistema automatizado. 

Este enfoque garantiza una monitorización ininterrumpida del inventario, permitiendo la pronta identificación de posibles inconvenientes y la garantía de la eficiencia proceso productivo.  

¿Cómo hacer un control de inventario eficiente? 

Un control de inventario eficiente es la garantía para el suceso de un negocio. Implementa algunos pasos y prácticas para establecer y mantener un sistema de control de inventario eficiente. Descúbrelos a continuación.  

1. Estandariza procesos 

La estrategia inicial para llevar a cabo un control de inventario eficaz es la estandarización de los procesos. Para ello, es necesario mapear y documentar los procedimientos existentes, detallando los responsables.  

Luego, analiza los cuellos de botella o problemas que necesitan ser resueltos y desarrolla los procedimientos estándar para cada etapa del control de inventario. Después, comunica a todos los involucrados y realiza capacitaciones para alinear los procesos.  

Por último, es necesario implementar la mejora continua para evaluar el desempeño de los procedimientos.  

2. Recopila datos en tiempo real  

Mejorar el control de las operaciones es el primer paso para lograr una gestión de inventario más eficiente. Es crucial contar con una solución tecnológica que asegure un seguimiento constante mediante la recopilación de datos en tiempo real, permitiendo la detección oportuna de deficiencias y pérdidas en diversas áreas, incluyendo, el inventario. 

Esto se vuelve especialmente valioso en empresas que cuentan con múltiples sedes o unidades de producción. En tales entornos, los coordinadores y gerentes pueden acceder de manera sencilla a información centralizada mediante una única plataforma. 

Además, las soluciones posibilitan el acceso a los datos sin depender de la conectividad a internet, eliminando la necesidad de utilizar dispositivos informáticos específicos. 

Basta con un tablet o smartphone para visualizar información actualizada y confiable sobre el funcionamiento operativo de la empresa, incluyendo aspectos clave como los niveles de inventario.  

3. Ajusta las operaciones conforme a los estándares de calidad  

Cumplir con los estándares no solo asegura la calidad de los bienes y productos, sino que también permite un mejor control del inventario al operar de manera organizada y maximizar el aprovechamiento de los recursos disponibles. 

Adicionalmente, las normativas de calidad requieren una coordinación e integración efectiva entre áreas y departamentos, un aspecto esencial para prevenir pérdidas de insumos y materiales. 

En resumen, al ajustar los estándares, las empresas mantienen en su inventario únicamente la cantidad precisa de materia prima necesaria para satisfacer sus necesidades productivas, respaldado por un seguimiento sólido de los insumos.  

3. Establece un cronograma de inspecciones  

La gestión de inventarios implica la implementación de diversos puntos de control, requiriendo una rutina de inspecciones y análisis

A pesar de la incorporación de sistemas de recolección de datos en tiempo real y el cumplimiento de estándares de normalización, las inspecciones tradicionales siguen siendo de gran utilidad y valor. 

Al elaborar un cronograma de inspecciones, la determinación de la periodicidad se convierte en una incógnita. La regularidad es esencial, pero debe establecerse un intervalo de tiempo prudente, adaptado a las características de cada compañía y a los volúmenes de información que se maneje. 

Además, es crucial que cada auditoría tenga objetivos específicos.  

4. Crea planes de acción  

El desarrollo de planes de acción que engloben distintas áreas, entre las que se incluye la gestión de inventarios, garantiza que todos los involucrados estén completamente instruidos acerca de las responsabilidades que deben cumplir para lograr una distribución ordenada. 

Mediante soluciones tecnológicas, tendrás la posibilidad de incorporar fotografías y comentarios a cada uno de los planes de acción. Eso hará que las directrices sean mucho más claras y entendibles.  

De hecho, este proceso no solo brinda un mejor control de inventario, sino que incrementa los niveles de efectividad y productividad en la compañía a nivel general.  

5. Digitaliza las operaciones 

Para lograr un control de inventario más efectivo, es imperativo optimizar todas las actividades vinculadas al suministro de insumos. Coordinar de manera eficiente los procesos de compra y la adquisición de materia prima es esencial para una gestión adecuada de almacenes y los recursos adquiridos. 

En este sentido, resulta beneficioso hacer uso de las capacidades de un sistema de checklist para llevar a cabo la digitalización de las tareas asociadas al aprovisionamiento. Organizar de manera efectiva la clasificación de los insumos recibidos, categorizar lotes y registrar todas las compras son aspectos clave para un control de inventario más preciso. 

6. Realiza el rastreo 

El rastreo del inventario es una etapa fundamental para la eficiencia del control de inventario, sin embargo, no es una tarea fácil.  

Por esa razón, es importante utilizar software especializado en gestión de inventario para facilitar el seguimiento. Luego, registra todas las transacciones de entrada y salida del inventario, codifica cada producto y registra la cantidad, ubicación y otra información relevante sobre cada mercancía.  

No olvides de implementar códigos de barras u otras identificaciones para agilizar el proceso.  

7. Analiza el desempeño y prográmate para los picos de demanda 

Las fechas festivas y celebraciones suelen ser grandes desafíos para las empresas. Por lo tanto, ¡es crucial que las operaciones estén preparadas y organizadas para atender las demandas de clientes y aumentar el rendimiento!  

Así, realiza una planificación de la demanda, analizando datos históricos e identificar estándares. Luego, establece una comunicación fluida entre los departamentos para que los involucrados puedan prepararse.  

Asegúrate de tener un margen de inventario para hacer frente a aumentos imprevistos en la demanda. Por último, capacita al personal para que los procesos ocurran con más agilidad.  

¿Qué es un sistema de control de inventario o sistema de control de stock? 

Un sistema de control de inventario es una herramienta diseñada para supervisar y gestionar eficientemente el inventario de una empresa de cualquier sector.  

Las soluciones digitales dejaron de ser una opción en las compañías. En la actualidad son consideradas una estrategia vital para asegurar mejores resultados y el éxito del negocio. Además de brindar beneficios a las empresas, las herramientas tecnológicas ayudan a mejorar la productividad de los empleados y a reducir el consumo de hojas de papel.  

En otras palabras, todos los negocios que desean garantizar la prevención de pérdidas y reducción de costos deben buscar un software de control de inventario que ofrezca las siguientes funcionalidades: 

  • Seguimiento: monitorea el registro y la cantidad de cada producto.  
  • Organización: clasificar y estructurar las mercancías para facilitar su ubicación y acceso.  
  • Análisis de datos: recolectar y gestionar datos de las operaciones. 
  • Automatización de procesos: permitir automatizar procesos como el reabastecimiento, planes de acción y auditorías.  
  • Control de caducidades: supervisar el vencimiento de productos perecederos. 

¿Cuál es la mejor herramienta para mejorar el control de inventario? 

La mejor herramienta para llevar a cabo un control de inventario eficiente es una solución de gestión completa, que permita centralizar todos los procesos en un solo lugar.  

En este escenario, el Checklist Fácil se destaca como una excelente opción. Mediante la implementación de la solución, digitalizas los procesos de tu empresa y logras garantizar la estandarización en todos los niveles.  

Además, es posible automatizar las auditorías e inspecciones, personalizar cuestionarios y recolectar datos en tiempo real. Asimismo, al aplicar planos de acción automáticos, garantizas los estándares y requisitos de calidad.  

Son más de 150 funcionalidades para optimizar el control de inventario de tu negocio:  

  • Lectura de código de barras y QR Code: identifica, organiza volúmenes rápidamente y personaliza tus auditorías. 
  • Multiplataforma: acceso por computadora, tablet o celular 
  • Aplicaciones offline: realiza inspecciones sin depender de conexión de internet.  
  • Almacenamiento en la nube: guarda las informaciones y registros en la nube. 
  • Integraciones: Power BI, Google Maps, Outlook, y más.  

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Rafael Zambelli

El director Ejecutivo y Co-fundador de Checklist Fácil, Rafael, es Licenciado en Administración de Empresas por la UFRGS - Universidad Federal de Rio Grande do Sul - y Magíster en Gestión de la Información por la PUC-RS. Antes de convertirse en empresario, también trabajó en empresas como Dell y Vonpar.

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