Cómo mejorar la productividad y eficiencia de tu empresa 

El uso de nuevas y mejores tecnologías, la capacitación constante de los colaboradores y la propia, además de la gestión organizacional, te llevará a tener una empresa más competitiva en tu giro, e incluso a crear nuevos procedimientos, productos o servicios que ayuden a otras compañías. La productividad laboral, como ya lo mencionamos al inicio, no es una fórmula mágica. Por eso, en tantas conferencias y charlas tienen conceptos diferentes sobre lo que realmente es.
Actualizado: 10 de noviembre de 2022
Tiempo de leer: 5 minutos

Para cualquier empresa el tiempo es oro y la ganancia es su meta. Por eso, organizar las tareas, planificar la producción, vigilar las cuentas, estar a la última en tecnología, elegir proveedores, satisfacer a los clientes, viajar e incluso descansar, pueda llegar a ser un ejercicio intenso.

Una compañía que quiera competir en el mercado global debe desarrollar una cultura hacia la productividad laboral que le permita sobresalir.

Hay que tener muy claro que la principal finalidad de un trabajo debe ser la productividad, usar cada vez el menor tiempo posible en el desarrollo de las tareas, junto a aumento de la producción, conllevará a un aumento de la productividad laboral.

La productividad laboral depende de factores como organización, gestión de los equipos de trabajo, las cargas del trabajo, la definición de las tareas e incluso la organización de la jornada laboral.

¿Qué es la productividad laboral?

La productividad laboral se refiere a aquellas acciones en las cuales una compañía invierte recursos y al mismo tiempo, puede sacar el máximo provecho de todas ellas.

No hay un sólo punto débil en los procesos y la forma de trabajar. Todo llega al punto máximo posible de eficiencia y calidad.

Pero ¿qué se puede hacer para aumentar dicha eficiencia en una organización? A continuación, te enseñaremos algunas prácticas que te ayudarán para que aproveches al máximo las posibilidades de tu empresa y generes mayores resultados.

Armar un buen equipo de trabajo

Los colaboradores son el motor principal de toda empresa. Son aquellos que ejecutan las estrategias, ideas, tácticas e innovaciones para alcanzar los diferentes objetivos. Entonces, es necesario contar con los mejores profesionales.

Esto implica en contratar y ubicar a cada empleado en un área en la que pueda brindar mayor valor a la organización. Ahora bien, con esto claro, te diremos cómo realizar una gestión efectiva para potenciar ese equipo hacia la mayor productividad laboral.

  1. Apoyar sus ideas: escucha a tus empleados y dales importancia a sus recomendaciones. Estimula sus instintos creativos para que encuentren soluciones innovadoras a los problemas y situaciones que se te presenten.
  2. Dar responsabilidades: asigna tareas y objetivos que estén a su alcance que les permita crecer y aprender. Ofréceles autonomía.
  3. Fomentar desarrollo: constantemente capacítalos y que reciban educación en nuevas técnicas y procesos. Además, ayúdalos a crecer profesionalmente a través de objetivos y metas laborales.
  4. Impulsar la colaboración: deja que tus colaboradores compartan experiencias y procesos entre sí. Especialmente si no son de la misma área o departamento. Esto será de mucha ayuda para encontrar nuevas soluciones, ideas y oportunidades de crecimiento, tanto para ellos como para tu empresa.

Diseñar y mantener un equipo de trabajo productivo no es complicado. Sólo debes asegurarte que están listos para los retos y responsabilidades, y que siempre reciban la ayuda y el apoyo que necesitan para mejorar y completar sus metas.

Automatización

Nadie puede negar que la tecnología ha venido a facilitar la vida personal, profesional y laboral. La automatización es un concepto que puede transformar a toda una organización y aumentar su productividad.

Existen cientos de herramientas tecnológicas y electrónicas que llevan a las compañías al siguiente nivel, potencian la comercialización, aceleran los procesos, ahorran tiempo y mucho más como:

  • Firmas electrónicas: las firmas electrónicas son una de las formas más eficientes y menos costosas de automatizar los procesos de una organización, ahorrar tiempo, acelerar las tareas y aumentar la productividad laboral.
    Con esta tecnología, es más fácil pasar muros burocráticos sin la necesidad de recurrir al papel o a problemas de envío. Además, es una tecnología que permite ser utilizada desde cualquier parte a través de un dispositivo electrónico con conexión a Internet, lo que evita los cuellos de botella.
  • Copias de seguridad y restauración en la nube: hacer los denominados backups es una excelente forma de mantener segura y protegida toda la información de una empresa. Este proceso brinda a las empresas un sistema blindado de resguardo de sus datos, y acceso a ellos desde cualquier lugar. 

La pérdida o fuga de información más frecuente en las organizaciones es por malas prácticas de los colaboradores internos. Por suerte, esto es algo que se puede evitar gracias a este proceso automatizado.

Ahorro de papel

Reducir el consumo de papel en las empresas tiene que ser prioridad en cualquier nivel, no sólo por el ahorro que puede llegar a producirse si se digitaliza cada proceso, tarea o documento dentro de la compañía, sino también por contribuir a la conservación del medio ambiente.

El consumo de los recursos naturales está en la agenda de muchos clientes hoy en día. De hecho, cuando hablamos de reputación, la conciencia medioambiental pasa a ser un elemento importante para los consumidores de hoy en día.

Utilizar la comunicación estratégicamente

La comunicación es una herramienta indispensable para mejorar la productividad laboral, ya que, por medio de una buena gestión de comunicación podremos planificar y ejecutar planes de acción que apoyen la consecución de nuestros objetivos, mejorar la reputación de la organización, mejorar el clima laboral y coordinar adecuadamente el trabajo entre departamentos.

Comunicación interna

Este tipo de comunicación va dirigida a los empleados o colaboradores. Representa una práctica importante por su relevancia en la gestión de recursos humanos e interempresarial.

Toda empresa requiere de un equipo humano debidamente capacitado, comprometido e informado, en este sentido, la comunicación interna es imprescindible debido a que:

  • Transmite la identidad corporativa a todos los colaboradores.
  • Fomenta un flujo de comunicación bidireccional que busque generar un clima de confianza que derive en el manejo de buenas relaciones entre todos los departamentos y cargos jerárquicos.
  • Mejora la productividad laboral al facilitar el flujo de información sensible de manera rápida y eficiente; para esto las herramientas digitales son fundamentales.
  • Todo el equipo de trabajo estará informado de los objetivos generales de la organización y sus responsabilidades para contribuir a cumplirlos.

Comunicación externa

La comunicación externa es empleada para promocionar la marca e interactuar con tu público objetivo. A través del uso de plataformas digitales como Facebook, Twitter o LinkedIn, la compañía puede, por ejemplo, mostrar la vida de los empleados dentro de ella para crear un vínculo con las personas que estén fuera de ella y así promover una visión positiva y presentarla como un negocio diverso e interesante.  

Invierte en un software para atención al cliente

Para incrementar la productividad laboral enfocados en la atención al cliente es indispensable que ejecutemos un conjunto de tareas, tecnologías y estrategias destinadas a favorecer la información, dinámica y comunicación efectiva con los usuarios de un producto o servicio.

El Customer Relationship Management (CRM) es la herramienta ideal para generar más ventas debido a sus múltiples ventajas:

  • Relación más personalizada con los clientes: podrás conocer sus inquietudes y preferencias. 
  • Automatización de procesos y ahorro de tiempo.
  • Relación con el Big Data: la fuente de datos masivos obtenidos de los mismos clientes mediante su comunicación con la empresa ofrece la información necesaria para aplicar efectivamente una estrategia de CRM.
  • Conocerás al máximo tu mercado.
  • Inmediatez para la toma de decisiones.
  • Es una inversión rentable de rápida recuperación.

Motivación efectiva: punto clave en la productividad

La motivación es necesaria para mantener la actitud positiva de los colaboradores y que comprendan que sus tareas y el trabajo que desempeñan es una pieza clave para el funcionamiento de toda la organización.

Es fundamental crear políticas que vean por el bienestar y satisfacción de los colaboradores, fomentando un ambiente laboral en el que se sientan cómodos e identificados con los lineamientos de la compañía.

Esto no sólo lo debemos traducir en mejores salarios. Esto se trata de las actividades y acciones intraempresariales que busquen desarrollar el capital humano. Entre estas tenemos:

Aniversarios: Algunas empresas le dan el día de cumpleaños libre a sus empleados para que puedan estar con su familia y amigos.
Capacitaciones: Proporcionar nuevos conocimientos y herramientas hace que los trabajadores se sientan más útiles, desempeñen mejor sus tareas y aspiren a nuevos puestos más especializados.

Al llegar hasta acá resulta evidente que la productividad depende de múltiples factores que, al cumplirlos efectivamente, mejorarán la rentabilidad de los trabajadores por individual y, por ende, de toda la organización.

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