¿Por qué utilizar checklist en línea en mi empresa?

En el checklist en línea es posible registrar los controles que se deben realizar, con sus respectivos responsables y plazos. Por tanto, ayuda a optimizar los procesos y aumentar la productividad. ¿Quieres entender por qué y ver cómo usarlo en la práctica? ¡Lea este artículo!

Tempo de leitura: 5 minutos
¿Por qué utilizar checklist en línea en mi empresa?

El checklist en línea es una versión más moderna de las listas de verificaciones tradicionales. Con él, es posible organizar mejor las tareas del checklist. Así, reduciendo la incidencia de errores y asegurando la integridad en el cumplimiento de las actividades.

Antes de abordar la versión digital, es importante comprender la lógica detrás de los checklists. Estas listas se crean generalmente cuando la empresa tiene actividades repetitivas. Por lo tanto, hay un registro de lo que se debe verificar, para que no se olviden detalles.

Al tratarse de una actualización de esta herramienta, el checklist en línea se ha convertido en uno de los grandes aliados en la búsqueda de la estandarización de procesos. Si quieres saber más al respecto y aún ver cómo funciona una solución, en la práctica, continúa con nosotros. Estos son algunos de los temas que abordaremos a continuación. 

¿Para qué sirve el checklist en línea?

Estemos de acuerdo: cuando necesitamos hacer varias tareas en un solo día, la mejor manera de no recordar nada es tomando notas. De lo contrario, en medio de la prisa, algo puede terminar quedando fuera.

Porque el checklist digital aparece como un aliado para que tales actividades se realicen dentro del plazo estipulado. 

En él, es posible registrar las verificaciones que se deben realizar, con sus respectivos responsables y plazos. Por tanto, agiliza la parte de delegación de tareas, así como el control sobre su cumplimiento.

Puedes utilizar el checklist en línea para:

  • Registrar tareas, incluido el orden que se debe entregar;
  • Realizar inspecciones y verificaciones sobre productos o sectores;
  • Analizar la localización de los defectos, verificando sus causas;
  • Tener un mayor control sobre la operación;
  • Recopilar datos para una toma de decisiones más precisa.

Debido a estos y muchos otros tipos de uso de la solución, podemos señalar como principales beneficios de su uso la organización de procesos y el aumento de la productividad. Como resultado, el equipo está más motivado y enfocado en el cumplimiento de sus actividades. 

¿Y quién gana con todo esto? ¡La empresa, por supuesto, que ve mejorar sustancialmente sus resultados!

Diferencias del checklist en línea en relación con la versión en papel

Algunas empresas incluso prefieren utilizar papel o planillas simples para realizar sus inspecciones. ¿Es este tu caso? Sepa que el checklist electrónico puede optimizar tu proceso. Ayuda a reducir la incidencia de errores y pérdidas, además de facilitar el acceso a datos comerciales importantes.

Consulte a continuación las principales ventajas de adoptar el checklist en línea:

Agiliza la toma de decisiones

Imagina que tienes una reunión y necesitas datos comparativos de los checklists realizados en los últimos 5 años. Si todo el proceso de inspección se realiza manualmente, registrado en papel, llevará unos buenos días encontrarlos y analizarlos.

Por el contrario, cuando se organizan en una herramienta, el acceso se vuelve inmediato. Por tanto, permite una toma de decisiones ágil y mucho más certera.

Reduce fallas y retrabajos

Los procesos manuales son más propensos a errores y retrabajos. Sin mencionar que son más susceptibles al olvido o al trabajo hecho a la mitad.

El checklist en línea puede minimizar estas brechas, especialmente porque las actividades se registran y se pueden programar. En otras palabras: el funcionario recibe un recordatorio de que debe realizar una determinada inspección y debe responder a todas las preguntas para que se considere finalizado.

Checklist Fácil incluso permite la programación de checklists periódicos. En este caso, si todos los lunes, a las 9am, es necesario verificar el nivel de aceite de un camión, este será registrado en el sistema – vinculado a su respectivo responsable.

Indicadores en tiempo real

Siguiendo el ejemplo de la reunión que dimos anteriormente, imagina el tiempo que necesita un equipo para recopilar datos, analizarlos y generar la información relevante. Difícil incluso de calcular, ¿verdad?

Este es otro diferencial del checklist en línea. Los datos se almacenan en un único lugar, lo que permite obtener indicadores por período o equipo, por ejemplo, con un solo clic.

¿Cómo utilizar un checklist digital en la práctica?

Antes de crear el checklist, es importante que conozcas algunos puntos que se consideran esenciales. ¿Vamos a ellos?

Un checklist debe dejar en claro qué se debe verificar y con qué frecuencia. Debe contener los criterios de conformidad y no conformidad, ya que esto ayuda en la evaluación posterior.

También es interesante que la herramienta utilizada permite agregar observaciones e información adicional. Esto nos permite comprender mejor el escenario en su conjunto.

Ahora, consulte un paso a paso para utilizar el checklist electrónico:

1. Defina qué se debe verificar

Por más obvio que parezca este paso, es común que se produzcan errores al preparar el checklist. Y eso puede hacer que el checklist no sea realmente eficiente.

Es fundamental definir qué se debe inspeccionar y tener clara la importancia que esto tiene para el negocio. ¿Necesitas inspiración? Vea algunos modelos de checklist que creamos. ¡Puedes descargarlos gratis!

2. Crea un checklist claro y completo

Supongamos que estás creando un checklist para recibir productos en tu tienda. Lo ideal es que todos los detalles a analizar en esta etapa – como la cantidad y la calidad del producto – estén puntuados, para que el funcionario no se olvide.

Un diferencial del checklist electrónico es la posibilidad de crear un relleno obligatorio. Es decir, se puede establecer que, si la respuesta es negativa en una determinada pregunta, se llena el campo de observaciones y se crea un plan de acción.

3. Especifique la frecuencia de ejecución

El siguiente paso es definir días específicos o la frecuencia con la que se debe realizar cada checklist digital. También puedes delimitar situaciones para su uso. Es decir, vincular la aplicación a una actividad específica.

Volviendo al ejemplo de la recepción de mercancías, es posible que la empresa no tenga un día específico para eso. Por lo tanto, solo será necesario aplicar el checklist cuando ocurra.

4. Defina responsables

Cuando no hay claridad sobre las personas responsables de ciertas actividades, las posibilidades de fallas son altas. Lo mismo ocurre cuando hablamos de aplicar checklists.

En la solución Checklist Fácil, es posible estipular el equipo o profesional responsable de cada aplicación. Así, facilita la organización y, principalmente, la posterior conferencia.

5. Prueba la lista

Antes de finalizar la creación de cualquier checklist digital, recuerde verificar si está de acuerdo con los procesos de la empresa. Para eso, lo ideal es pedir a los funcionarios que utilicen la herramienta que busquen y realicen pruebas. 

Esta es la forma más eficaz de validación y el momento ideal para realizar mejoras.

¿Qué no puede faltar en un checklist en línea efectivo?

Para ayudarte a usar esta herramienta de manera eficiente, resumamos lo que no puede perderse al crear un checklist electrónico. Siempre vale la pena consultar esta lista para no olvidar:

  • Nombra tu checklist;
  • Agrega fechas, plazos y frecuencias a cada checklist;
  • Crea un checklist que sea, de hecho, relevante para el negocio;
  • Da responsabilidades a tus funcionarios;
  • Crea checklists claros, concisos y fáciles de usar;
  • Actualiza tus checklists según sea necesario;
  • Monitorea el progreso de tareas y proyectos.

Ahora que conoces las ventajas del checklist en línea, ¿qué te parece probar la solución Checklist Fácil en tu empresa? En otras palabras, ver, en la práctica, cómo puede facilitar tu rutina? 

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Escribo contenido para ayudar a las empresas a lograr la estandarización de los procesos mediante la gestión de no conformidades: hacer que las empresas sean más eficientes y los empleados más felices 🙂
Luciana Silva

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