¿Cómo hacer un checklist y estandarizar tus procesos?

El checklist es una herramienta que ayuda a estandarizar procesos y optimizar el tiempo. Pero, ¿cómo hacer un checklist y obtener estos y otros beneficios? ¡Continúa la lectura que te contamos!

Tempo de leitura: 4 minutos
¿Cómo preparar un checklist y estandarizar tus procesos?

Estandarizar procesos para hacer más dinámico y eficiente el trabajo de los equipos. ¿Es eso lo que tú quieres? Entonces necesitas saber qué es y cómo preparar un checklist. Esta herramienta se considera un gran facilitador en los negocios cotidianos.

Si durante mucho tiempo el checklist se completó en planillas manuales, hoy se está volviendo cada vez más digital. De esta forma, los profesionales pueden realizar sus actividades de forma rutinaria, generando indicadores y gráficos automatizados. Mientras tanto, los gerentes tienen el control en la palma de su mano, creando planes de acción y haciendo ajustes en tiempo real.

En este contenido, verás en la práctica cómo aplicar un checklist utilizando Checklist Fácil. Además, comprenderás mejor el concepto de esta herramienta, así como por qué es tan importante. ¡Buena lectura!

¿Qué es y cómo preparar un checklist?

Antes de mostrarte cómo hacer, es esencial comprender qué es realmente. Es una lista de temas y elementos que se deben realizar para lograr un determinado objetivo.

Esto es especialmente útil para empresas que tienen una serie de procesos que deben realizarse periódicamente. De esta forma, evita que se deje algo a un lado, además de asegurar el registro de las acciones realizadas.

Después de esa explicación, ¿cómo preparar un checklist? Primero, es necesario llevar a cabo una planificación de tareas, enumerando prioridades y responsabilidades. En este último caso, lo ideal es que se estipule el tiempo y orden de aplicación del checklist, para asegurar la organización.

Otro paso importante es adquirir el hábito de utilizar la herramienta. Para eso, todos deben comprender la necesidad de su realización para la empresa, algo que abordaremos en este contenido.

Además, es fundamental que todo se registre correctamente, permitiendo un control estricto. 

También vale la pena señalar que hay dos formas diferentes de realizar esta tarea:

  1. Checklist manual, en el que se utilizan planillas en papel;
  2. Checklist digital, usando una plataforma de checklist.

Al ser una modalidad más práctica y eficiente, el checklist digital va ganando cada vez más espacio. Tanto es así que existen varios softwares disponibles en el mercado que permiten realizar esta actividad.

A continuación, te mostraremos cómo hacerlo utilizando la herramienta Checklist Fácil, líder en Latinoamérica.

¿Cómo preparar un checklist usando Checklist Fácil?

Una de las ventajas de Checklist Fácil es que te permite realizar auditorías e inspecciones a través de la web o aplicación móvil. Y más: al momento de la aplicación, no es necesario tener acceso a internet, solo realiza la sincronización más tarde.

Pero vayamos por partes, para que realmente puedas entender cómo aplicar un checklist.

Para crear un nuevo checklist, puedes hacerlo desde cero o utilizar las sugerencias desarrolladas para cada uno de los segmentos principales.

Al seleccionar uno de los segmentos, aún es posible personalizarlo según las necesidades del negocio. Es decir: no significa que tendrás que utilizar solo las preguntas indicadas.

Si seleccionas crear un nuevo checklist, además de registrar las preguntas que deben responderse, puedes definir:

  • Tipos de respuestas, como evaluativas, texto, opción múltiple, localización, GPS y código de barras;
  • Apuntes;
  • Imagen;
  • Firma.

En caso de que la aplicación deba realizarse en un momento determinado, la herramienta permite promover la programación anterior. Incluso, ya agregando el responsable de llevarlo a cabo.

Otras características que hacen que el sistema Checklist Fácil sea muy útil en las operaciones del día a día son:

Relación de obligatoriedad

Al aplicar el checklist, es posible determinar que se debe realizar otra acción. Supongamos que el checklist trata sobre la limpieza diaria de las existencias de un supermercado.

Si la respuesta es negativa, es decir, no se llevó a cabo, es posible que automáticamente se le solicite que complete un comentario que justifique dicho incumplimiento. Para pasar a la siguiente pregunta.

Creando planes de acción

Siguiendo el mismo ejemplo que el anterior, la herramienta también permite generar un plan de acción para resolver el inconveniente detectado. Es decir, si no se realizó la limpieza, ¿qué se debe hacer a continuación para solucionar el problema?

Una opción que ofrece Checklist Fácil es el plan de acción 5W2H, que consta de 7 preguntas principales:

  • What? – ¿Qué se hará?
  • Why? – ¿Por qué?
  • Where? – ¿Dónde?
  • Who? – ¿Por quién?
  • When?  – ¿Cuándo?
  • How? – ¿Cómo se hará?
  • How Much? – ¿Cuánto costará?

Con estos puntos correctamente descritos, es posible dirigir los siguientes pasos para que no ocurran más inconvenientes.

Múltiples firmas

Otra característica que hace que Checklist Fácil sea aún más segura es la cuestión de múltiples firmas. En este caso, es posible estipular que la validación solo se completará después de verificar a cada funcionario involucrado.

Esto evita finalizar checklists sin que todas las áreas responsables tengan conocimiento.

¿Viste cómo aplicar un checklist usando una herramienta digital y aún tienes dudas sobre unirte o no a la herramienta? ¡Entonces sigue leyendo, ya que te mostraremos sus principales ventajas!

¿Qué importancia tiene el checklist para una empresa?

El uso del checklist es especialmente ventajoso para los gerentes. Esto se debe a que facilita el control de los distintos procesos de la empresa. Así como la gestión de los propios profesionales, valorando de cerca si están realizando las actividades delegadas.

Al centralizar la información en una única ubicación, el sistema también influye en el ahorro de tiempo, reduciendo errores y aumentando la productividad

Otros beneficios que vale la pena mencionar son:

  • Organización y estandarización de procesos;
  • Centralización de las informaciones;
  • Mayor eficiencia operativa;
  • Reducción de inconvenientes;
  • Agilidad en la toma de decisiones;
  • Ayuda a realizar tareas repetitivas, para que no se olviden.

Checklist Fácil tiene más de 10 millones de checklists aplicados en 14 países. Sin mencionar que atiende a grandes, medianas y pequeñas empresas en diferentes segmentos. Haciendo clic aquí podrás ver todos los beneficios que ofrece para tu empresa.

¡Ahora, si deseas ver en la práctica cómo aplicar un checklist utilizando Checklist Fácil, solicita una demostración ahora mismo!

Escribo contenido para ayudar a las empresas a lograr la estandarización de los procesos mediante la gestión de no conformidades: hacer que las empresas sean más eficientes y los empleados más felices 🙂
Luciana Silva

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