¿Qué es comprobación? Vea cómo hacerla en tu empresa

La comprobación es un procedimiento que permite evaluar diferentes procesos y actividades. Se considera fundamental porque es la única forma que tienen las empresas de saber si están logrando los resultados deseados. ¿Quieres saber más al respecto y cómo hacerla en tu empresa? ¡Lee este artículo que te contamos!

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¿Qué es comprobación? Vea cómo hacerla en tu empresa

La comprobación es uno de los procedimientos más importantes para una empresa. Evalúa las acciones realizadas en los procesos del día a día. Realizando una comparación entre lo planeado y lo que, de hecho, se entregó.

El término también es parte del Ciclo PDCA – acrónimo de plan (planificar), do (ejecución), check (verificar) y act (acción). Si no lo conoces, es un enfoque de gestión que tiene como objetivo probar cambios en procesos o tareas. Así, promover mejoras a largo plazo.

Pero, al fin y al cabo, ¿qué es este paso de comprobación, cuál es su importancia y cómo ponerlo en práctica? Aclararemos estos y otros temas a continuación. ¿Vamos?

¿Qué significa comprobación?

Literalmente, comprobación es la acción o efecto de comprobar y verificar algo. Llevar el término al ambiente empresarial implica monitorear y verificar procesos, soluciones, cambios y diversas actividades

A través de su realización, es posible evaluar si tales tareas han logrado el efecto deseado o no. Es decir, si están de acuerdo con lo que se esperaba de ellas.

Supongamos que tu empresa tiene una gran flota de vehículos y ha creado un plan de mantenimiento para ella. ¿Cómo sabrás que lo están siguiendo al pie de la letra? Realizando comprobaciones periódicas con precisión.

Lo mismo ocurre con otras actividades que se desarrollan en la empresa. Para eso, es interesante crear checklists específicos para cada sector. Esto facilita saber qué evaluar y cuáles son los resultados esperados.

Como mencionamos, la comprobación también es uno de los pasos del PDCA, más específicamente, el tercero. Antes se hace la planificación, que consiste en definir los objetivos y cómo alcanzarlos, y la ejecución. Esto no es más que una prueba piloto de los cambios, que aún se validará.

A la hora de comprobar, por tanto, se evalúan las soluciones propuestas para saber si han conseguido el efecto deseado. Si es así, se ingresa el cuarto paso, acción. Aquí es donde se llevan a cabo las prácticas correctivas reales.

¿Cuál es la importancia de la comprobación?

Respondamos esa cuestión con una pregunta: si no compruebas, ¿cómo sabrás que un proceso está funcionando, que se ha completado una actividad o que se ha alcanzado una meta?

Ese es el punto principal. La comprobación permite a los gerentes evaluar los resultados obtenidos, haciendo una comparación con lo planeado. Con los datos en la mano, pueden crear nuevos planes con más coherencia y claridad.

Por tanto, esta actividad es importante porque ayuda en el monitoreo de los equipos, en la gestión de la empresa y en la mejora continua de los procesos. En consecuencia, interfiere en los resultados, aumentando las posibilidades de ser positivo. 

¿Cómo hace la comprobación en tu empresa?

La mejor manera de realizar la comprobación es mediante checklists. Pero, ¿qué es esto? Es una lista de verificación, que consta de temas y elementos que se deben realizar para lograr un objetivo.

¿Quieres un ejemplo? Puedes tener un checklist de prevención de accidentes en tu empresa. Es posible agregar elementos de evaluación separados por categorías. Pensando en la protección de los profesionales, pueden surgir preguntas como:

  • ¿Los funcionarios reciben formación periódica sobre prácticas de prevención de accidentes en la empresa?
  • ¿Los equipos saben reconocer e identificar los riesgos de su ocupación?
  • ¿El técnico de seguridad laboral conoce todos los procesos de la empresa?

Con las preguntas creadas y grabadas, basta definir los responsables y la frecuencia de su realización. Posteriormente, debe haber un control de los checklists, para asegurarse de que se estén utilizando de la mejor manera. 

Herramientas que se pueden utilizar en la comprobación

Algunas empresas realizan el checklist en papel. Es decir, escriben los elementos a evaluar en planillas. Posteriormente, el profesional responde manualmente cada pregunta y dirige el material al supervisor.

A pesar de haber trabajado durante mucho tiempo, hoy está claro que esta forma no es lo suficientemente segura. Especialmente cuando se trata de controlar comprobaciones y almacenar datos.

En este escenario, el denominado checklist en línea ha ganando protagonismo. Esta herramienta se considera más práctica y eficaz, ya que permite realizar las comprobaciones a través de la web o aplicación móvil.

¿Y cómo hacer un checklist en este formato? Primero, es necesario elegir un software que permita la realización de esta actividad. Con él, simplemente crea el checklist deseado e inserta una persona responsable de su realización. Incluso es posible programar la tarea, para que la persona no se olvide.

En la comprobación, el profesional responderá a cada elemento y, al final, guardará el documento. Se puede acceder a él siempre que sea necesario por personas previamente autorizadas. También se puede utilizar para generar informes y gráficos comparativos.

Un consejo a la hora de elegir la solución es: elija una que guarde los datos en la nube. Además de ser más seguro, no requiere una gran infraestructura interna de almacenamiento. Sin mencionar que se puede acceder desde cualquier dispositivo.

Ahora que conoces las ventajas del checklist en línea, ¿qué te parece probar la solución Checklist Fácil en tu empresa? En otras palabras, vea, en la práctica, cómo puede facilitar tu actividad de comprobación. 

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Escribo contenido para ayudar a las empresas a lograr la estandarización de los procesos mediante la gestión de no conformidades: hacer que las empresas sean más eficientes y los empleados más felices 🙂
Luciana Silva

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