Consejos prácticos para prevenir pérdidas en tiendas y supermercados

La prevención de pérdidas en supermercados es la mejor forma de contener la ocurrencia de robos, pérdidas y daños que afectan la facturación. Pero cualquiera que piense que es algo sencillo está equivocado. Para ayudarte con esta tarea, creamos contenido con 9 consejos para que los pongas en práctica ahora mismo. ¡Vamos!
Actualizado: 26 de octubre de 2022
Tiempo de leer: 9 minutos

Operar con un enfoque en la prevención de pérdidas en supermercados no es una tarea fácil. Es necesario evaluar y controlar una serie de factores. Sin embargo, esto es fundamental, ya que evita pérdidas o problemas aún más graves derivados de una mala gestión.

Existen numerosas situaciones que pueden provocar pérdidas. Desde los relacionados con la caducidad de productos hasta pequeños robos. Todos estos casos comprometen los ingresos comerciales, así como el capital de trabajo, necesario para reemplazar los bienes perdidos.

Ante este escenario, traemos al blog consejos e información que te ayudarán a prevenir este tipo de ocurrencias. De esta manera, sabrás exactamente qué hacer para que tu negocio crezca.

¿Qué es la prevención de pérdidas en supermercados y tiendas?

Es una técnica de gestión cuyo principal objetivo es evitar el gasto y el desperdicio, en lugar de actuar después de que ya hayan ocurrido.

Así, la prevención de pérdidas en supermercados y tiendas actúa directamente para combatir el fraude y el robo a nivel interno y externo. Así como promover un control más estricto sobre la validez de los productos y su almacenamiento.

Pero ¿Cómo llevar a cabo esta estrategia? Los gerentes trabajan activamente para concientizar a los colaboradores, así como aplicar buenas prácticas a diario. La tecnología también es fundamental, como algún software que optimiza la gestión en su conjunto.

Esta estrategia empresarial incluye acciones para evitar pérdidas humanas, físicas, económicas y de imagen. Con esto, puedes:

  • Combatir y eliminar pérdidas potenciales.
  • Reducir desperdicios.
  • Eliminar robos, fraudes, pérdidas y daños.
  • Disminuir gastos innecesarios.
  • Potencializar los beneficios del supermercado.

¿Cuáles son los tipos más recurrentes de pérdidas en supermercados y tiendas?

En primer lugar, se encuentran las pérdidas de inventario, las cuales, se identifican cuando existe una diferencia entre los números registrados en el sistema y la cantidad real.

No hay dudas de que estas pérdidas tienen un impacto importante en el desempeño de los supermercados y tiendas. Sus causas pueden ubicarse en diversos sectores y en diferentes momentos de la actividad diaria.

Por tanto, es necesario implementar un programa de prevención capaz de establecer un control preciso en todos los procedimientos de:

El primer paso para proponer soluciones implica reconocer los factores que causan el problema. Es decir, saber qué tipos de pérdidas son más recurrentes

Estas se pueden clasificar en dos grandes grupos: pérdidas conocidas y pérdidas no identificadas.

1. Pérdidas conocidas

También llamadas interrupciones operativas, son el resultado de errores de proceso y fallas administrativas recurrentes. Como sus causas son internas, podemos decir que son predecibles. 

Las ocurrencias más comunes son:

Daños relacionados con la manipulación del producto

Son muy habituales en las cadenas minoristas. Tienen una fuerte conexión con el desempeño de los funcionarios que se ocupan directamente del producto. Ocurren durante el movimiento de mercancías dentro de la tienda o en stock, provocando mal funcionamiento que impiden su comercialización.

Un ejemplo de tal daño es cuando una caja de leche tiene una perforación en el camino o cuando un vaso de vidrio recibe un impacto y se quiebra.

Uno de los factores que influye negativamente en estos casos es la inadecuada organización de los almacenes y la propia tienda.

Producto caducado

La rotación de mercancía es un factor muy significativo. Cuando el almacenamiento y el reemplazo fallan, los productos más nuevos se venden primero. Mientras que los mayores están varados en los estantes.

La pérdida, en este caso, es alta. Porque, además de la disposición de la mercancía, el establecimiento también corre el riesgo de recibir multas por la comercialización de producto caducado. Otro impacto importante es el daño a la imagen de la empresa frente a los consumidores.

Deterioro de perecederos

El almacenamiento y manipulación de productos perecederos debe seguir estrictos protocolos, ya que pueden contaminarse fácilmente. Cuando hay falta de cuidado, la mercancía puede entrar en contacto con insectos, plagas y productos químicos. Todo esto acaba comprometiendo tu integridad

Este tipo de incidentes es motivo de especial preocupación en el sector de las frutas, verduras y hortalizas. La falta de limpieza, las compras excesivas, la mala elección de proveedores y el almacenamiento inadecuado son los principales factores que interfieren en este ámbito.

2. Pérdidas no identificadas

Los gerentes y colaboradores no pueden predecir este tipo de pérdida. Ocurre ocasionalmente y, por lo general, sólo se identifica mediante inventario. Las principales ocurrencias son:

Robos

Sin duda, son situaciones frecuentes que pueden provocar una gran pérdida de stock. Desafortunadamente, estas actitudes pueden provenir tanto de clientes y visitantes como de los mismos colaboradores. Por tanto, es uno de los mayores retos para el equipo de seguridad de la tienda.

Robos y fraudes por parte de los colaboradores

Hay situaciones en las que los empleados aprovechan las vulnerabilidades de los procedimientos para cometer diversos delitos. Los casos más comunes incluyen:

  • Paso de productos a través del pago sin estar registrado.
  • Registrar un artículo con el código de otro más económico.

Los programas de fidelización también abren lagunas para el fraude. El cajero puede aprovechar la compra de un cliente que no participa en el programa y registrar la transacción en su propia tarjeta.

Cualquier posibilidad de fraude es difícil de detectar. Por lo tanto, es necesario tener mucho cuidado antes de realizar cualquier acción directa.

Robos y fraudes por clientes y visitantes

Los comerciantes también desafían los sistemas de prevención de pérdidas, utilizando varios dispositivos.

El principal es el consumo de productos dentro del mercado. Esto ocurre principalmente con yogurts, refrescos y golosinas. La persona consume el producto y desecha la envoltura antes de pasar por la caja.

También son habituales los cambios de etiquetas o envolturas. El consumidor puede cambiar deliberadamente el precio de las góndolas o incluso cambiar el contenido del empaque para llevarse un producto más barato.

¿Qué genera más pérdidas en supermercados y tiendas?

De acuerdo a la encuesta ABRAPPE de pérdidas minoristas brasileñas en 2019, representaron el 1.99% de las ventas netas y el 1.82% de las ventas brutas de los supermercados brasileños.

A primera vista, estos números pueden parecer pequeños, sin embargo, si miramos los márgenes de beneficio en este sector, vemos que marcan una diferencia sustancial en el presupuesto.

Los rubros en los cuales se encuentran las causas de las pérdidas en los supermercados destacan:

  • Pausas operativas: 33%.
  • Robo externo: 20%.
  • Errores de inventario: 13%.
  • Robo interno: 11%.
  • Errores administrativos: 9%.
  • Fraude externo de terceros: 3%.
  • Fraude interno de terceros: 3%.
  • Registración del producto: 2%.
  • Otras razones: 4%.

¿Cómo prevenir pérdidas en supermercados y tiendas?

El primer paso consiste en concientizar al equipo. Es esencial que todos conozcan el impacto que tienen las pérdidas en el negocio, lo que incluso puede reflejarse en sus ganancias. Como se trata de un cambio cultural, puede ser necesario reforzar este punto constantemente.

Luego, es necesario realizar una auditoría interna. Para, a partir de eso, comprender el origen de las pérdidas y proponer acciones de mejora.

Consejo importante: el proceso de prevención de pérdidas en supermercados y tiendas debe mejorarse y ajustarse periódicamente. Esto aumenta las posibilidades de éxito.

9 prácticas de prevención de pérdidas en supermercados y tiendas

Como has visto a lo largo de este contenido, el problema es grande y tiene varios orígenes. Toda esta complejidad, así como las pérdidas ocasionadas, exigen mucha atención por parte de directivos y emprendedores.

El uso de la tecnología es fundamental para mejorar los procesos logísticos, financieros y de seguridad. Porque requieren un alto nivel de integración y una comunicación eficiente.

En cuanto a la gestión de personas, la implantación de nuevos métodos de prevención de pérdidas es un trabajo cuyos resultados aparecen a largo plazo. 

Ciertamente, habrá cierto grado de resistencia al cambio al principio. Después de todo, una transformación de la cultura organizacional lleva tiempo. Sin embargo, es importante tener paciencia e incorporar las buenas prácticas a la vida diaria.

1. Tener un programa de capacitación para funcionarios

Para evitar pérdidas, es fundamental que todos los colaboradores estén comprometidos. Por tanto, apostar por los programas de formación es una buena opción. Crear un proyecto orientado a sensibilizar a todo el equipo y fomentar el desarrollo de una cultura centrada en la eficiencia operativa.

Los responsables de limpieza y mantenimiento, seguridad, ventas, inventario y otras áreas productivas y administrativas deben tener un dominio completo de los protocolos, así como comprender su importancia. De esta forma aprenderán a evitar pérdidas e incluirán buenas prácticas de forma natural en sus rutinas.

2. Organizar la gestión de inventario

No es raro encontrar establecimientos en los que la mercancía se pierde por falta total de organización. Para evitar este tipo de pérdidas, es fundamental que los productos se asignen lógicamente al almacén.

La tecnología es un aliado en la organización de los procesos de recepción, registro, posicionamiento y reposición de productos. Esto se debe a que crea un proceso claro e integrado, además de facilitar el acceso a la información. 

Esta automatización optimiza principalmente la logística, haciendo que la empresa trabaje con inventarios más ajustados, reduciendo pérdidas. 

Otro consejo valioso en este sentido es el uso de la técnica PEPS (o FIFO, en inglés). La metodología se reduce a la lógica de que “el primero en entrar es el primero en salir”. Es decir, todas las actividades de almacenamiento y reposición están adaptadas para evitar que los productos viejos queden escondidos en depósitos o góndolas.

Un mejor control del nivel de inventario también reduce el riesgo de comprar demasiada mercancía y no poder vender. O comprar menos productos y tener huecos en los estantes. 

Con datos de inventario detallados, se mejorará la gestión de compras. En consecuencia, la gestión financiera también se beneficia, aumentando la rentabilidad.

3. Realizar inventarios cíclicos

Los inventarios cíclicos permiten una identificación más rápida de las pérdidas. Por tanto, tiene una gran importancia a la hora de afrontar la situación.

Debido a que se realizan en periodos específicos y con mayor frecuencia, las inconsistencias entre el stock esperado y el stock en las estanterías se identifican en menos tiempo. Esto, en consecuencia, permite implementar acciones más efectivas.

Esta medida, por sí sola, no contribuye directamente a prevenir pérdidas de producto. Sin embargo, ayuda a comprender las principales causas que causan el problema. 

4. Controlar el consumo interno

Sectores como la cocina, cafetería y panadería suelen tomar productos de los departamentos de frutas y verduras, frío y lácteos para su elaboración. En el ajetreo de la vida cotidiana, es común que los empleados no registren el uso de estos artículos. 

En este escenario, es fundamental establecer prácticas que faciliten este control. Porque, además de tener un fuerte impacto en el inventario, estas fallas dificultan la medición de los costos de cada sector.

5. Mejorar el procedimiento de intercambio de mercancías

Por varias razones, el cliente puede tener que cambiar un producto comprado. En este punto, es fundamental que tengas un procedimiento previamente definido (y eficiente). Idealmente, el canje debería realizarse previa presentación del cupón fiscal. Además, deben observarse cuidadosamente las posibles diferencias de precio entre los productos.

Además, tenga en cuenta el hecho de que el artículo que ha vuelto a la estantería debe volver a almacenarse. En otras palabras: el empleado debe registrar la devolución del producto y la salida del otro.

6. Inspeccionar la calidad de los proveedores

Este aspecto es especialmente importante en el sector hortofrutícola, ya que la calidad de los productos puede variar ampliamente. 

Conozca de cerca los procedimientos de almacenamiento, manipulación y transporte de frutas y hortalizas de los productores. No pienses solo en el precio. Establecer un estándar de calidad y formalizar una serie de requisitos para los proveedores.

7. Invertir en seguridad

Las inversiones en seguridad se consideran fundamentales para las empresas de cualquier segmento. En el caso de los supermercados, operar sin un sistema de monitoreo de cámaras efectivo es un error que trae enormes pérdidas.

El uso de cámaras en varios lugares del establecimiento inhibe pequeños robos de clientes y empleados. Esto se debe a que la indicación de que el lugar está monitoreado termina inhibiendo la acción de estos delincuentes. 

La creación de un equipo de prevención de pérdidas también es interesante. Estos empleados recorren los pasillos y observan actitudes sospechosas.

Incluso existen tecnologías que integran el sistema de imagen con los registros de la caja registradora en busca de situaciones que se desvíen de los estándares. Esto le permite mapear posibles casos de fraude.

8. Cuidado con los intercambios de códigos de barras

Como se mencionó anteriormente, el intercambio de códigos de barras de mercancías es uno de los problemas que más demandan atención por parte de los empleados en una cadena minorista de supermercados. 

Para evitar este tipo de pérdidas, anime al equipo de caja a verificar si el artículo registrado coincide con el que está tomando el cliente. En caso de inconsistencias, proporcione el registro correspondiente de inmediato.

9. Utilizar el software de Checklist

Con tantas actividades por realizar, ¿por qué no organizarlas en un checklist online para tener un mayor control sobre lo que ya se ha hecho y lo que queda pendiente? Este tipo de software ayuda enormemente a las empresas minoristas, especialmente a los supermercados.

Ayuda en el seguimiento de las actividades y también simplifica la emisión de informes, para que los gerentes puedan analizar y comprender las operaciones. En consecuencia, permite un mayor control del stock, así como una toma de decisiones más precisa.

Como tienen acceso a datos e información actualizados y reales, los gerentes pueden delinear estrategias que están más enfocadas en resolver el problema. Y con eso consiguen mejores resultados. El programa es altamente personalizable y fácil de manejar, lo que hace que los procesos sean menos burocráticos y los hace mucho más rápidos y eficientes.

¡Es hora de aplicar los consejos para evitar pérdidas en supermercados y tiendas!

A lo largo del contenido, te has dado cuenta que la prevención de pérdidas en supermercados y tiendas es una de las tareas más relevantes para el éxito de un supermercado. Se presentaron varias medidas que pueden utilizarse para superar este problema y que, en conjunto, marcan la diferencia.

Por supuesto, no todos son tan sencillos de ejecutar. Exigen cambios en el comportamiento de los empleados y procesos claros.

Sin embargo, cabe mencionar que, al poner en práctica todo lo que se ha presentado, el establecimiento sufrirá menos las pérdidas. En consecuencia, podrá reducir sus costos operativos, lo que se refleja positivamente en las ganancias.

Ahora que sabe más sobre la prevención de pérdidas en supermercados, te invitamos a que entres en contacto con alguno de nuestros asesores y solicites una demostración de nuestro software y ver lo fácil que es de usar y cómo se puede adaptar a tus necesidades.

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