El ciclo PDCA es una de las metodologías más aplicadas en las empresas. El acrónimo de plan, do, check y act, trae como principio básico la mejora continua. Es decir, la mejora continua de los procesos y actividades internas.
Optimizar el desempeño es uno de los mayores desafíos para los gerentes. Sin embargo, con la herramienta adecuada, es posible hacer de esta actividad algo natural. Por tanto, no es necesario, por tanto, elaborar proyectos complejos para superar problemas.
Es en este escenario donde aparece el ciclo PDCA. Es ideal para promover la planificación y la organización. Y, así, mejorar los resultados de la empresa. ¿Quieres saber todo sobre este ciclo de mejora continua? ¡Ven y te lo explicamos!
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es el ciclo PDCA?
En resumen, el Ciclo PDCA es una herramienta de gestión que se utiliza para promover la mejora continua en los procesos y ambiente laboral. Muy utilizado por las empresas, su principal objetivo es la solución de problemas e inconvenientes. Por tanto, se centra especialmente en la calidad.
Fue creado por el físico y estadístico Walter A. Shewhart, en la década de 1920. Inicialmente, constaba de 3 pasos cíclicos: especificación, producción e inspección.
Sin embargo, en 1938, el físico William E. Deming descubrió su estudio y comenzó a trabajar con él, con el objetivo de mejorar aún más la metodología. En este momento surgió la necesidad de insertar otro escalón en esa rueda. Dando así lugar al modelo que se conoce a día de hoy.
¿Cuál es el propósito del ciclo PDCA?
Su objetivo principal es hacer que las actividades se desarrollen más rápidamente. Además de hacer que los procesos sean más claros y objetivos para los funcionarios.
La gran ventaja es que su aplicación cubre cualquier modelo de negocio. Esto permite que diferentes empresas mejoren su gestión, garantizando mejores resultados.
Así, el control de los procesos, tanto internos como externos, se vuelve mayor. Además, te permite estandarizar la forma en que se realizan las actividades. Además de buscar soluciones que tengan como objetivo minimizar los errores y sus impactos negativos.
Sin embargo, cabe mencionar que, una vez implementado, el ciclo PDCA debe ser continuo. Además, los pasos son cíclicos. Hasta que se obtengan los resultados, iniciando una nueva mejora posteriormente.
¿Cómo funciona en la práctica el ciclo de mejora continua?
Como sugiere su nombre, el funcionamiento del PDCA es cíclico. Es decir, la secuencia se reinicia tan pronto como se completa la anterior.
Sigue los principios del concepto de mejora continua. En este caso, no hay fin. Teniendo en cuenta que la búsqueda de la perfección y la calidad en los procesos, productos y servicios debe ser permanente.
El ciclo siempre comienza con la planificación, que requiere mucha más dedicación que la mera creación de horarios específicos. Aquí es donde se identifica el objetivo central del plan. Así como se describen las estrategias para lograrlo.
Si este paso no se lleva a cabo con claridad, es posible que los demás no produzcan el efecto deseado. Todos están interconectados. En el resto del ciclo, como mostraremos en este contenido, las acciones se ejecutan y, posteriormente, se analizan.
Si no se logra el objetivo, se debe reiniciar la aplicación para encontrar dónde está el error, así como para solucionarlo. Ahora, si se ha completado con éxito, es el momento de buscar nuevas mejoras continuas en el trabajo.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar el ciclo PDCA?
Una de las ventajas de esta metodología es su formato flexible. En otras palabras, no impone cómo se debe realizar cada paso, sino el orden más adecuado para tener éxito. Eso sí, lo ideal es siempre seguir el plan inicial. Esto hace que el próximo proyecto sea aún más preciso.
El ciclo PDCA también ofrece un aprendizaje constante. En este caso, los profesionales pueden visualizar, en tiempo real, los resultados de sus acciones. Así como reconocer errores y mejorar los aciertos a lo largo del proyecto.
Otro diferencial de la herramienta es que, aunque sea de forma indirecta, mejora algunas habilidades imprescindibles, como:
- Pensamiento estratégico;
- Habilidad analítica;
- Comunicación;
- Solución de problemas.
Como tal, contribuye al desarrollo de los equipos y su participación en el día a día.
El ciclo de mejora continua también reduce la incidencia de errores. Una vez que puedas identificar el origen de cada uno. Por tanto, ayuda a eliminar la pérdida de tiempo y energía. Hacer que la empresa actúe de manera más estratégica y eficiente.
¿En qué situaciones debe utilizarse el PDCA?
Al ser una herramienta versátil, el ciclo de mejora continua se puede utilizar en varias situaciones. Incluso en actividades cotidianas sencillas. Sin embargo, se utiliza con mayor frecuencia para:
- Organizar y mejorar procesos y actividades;
- Tratar los inconvenientes, con el objetivo de aumentar la eficiencia operativa;
- Desarrollar nuevos productos para garantizar que cumplan con los requisitos de calidad;
- Implementar padrones, así como si son, de hecho, eficientes.
Paso a paso para aplicar el ciclo PDCA
Como se mencionó, el PDCA es un acrónimo y cada letra corresponde a un paso en el proceso de mejora. Verifique cada uno de ellos a continuación:
Plan (Planificación)
Este es uno de los pasos más importantes, ya que requiere un análisis preciso del escenario. Aquí es donde deben plantearse los riesgos y las posibilidades de futuras fallas. Además, se describieron las acciones que deben tomarse para eliminar las posibilidades de problemas.
Cabe recordar que la planificación debe elaborarse de acuerdo con la cultura de la empresa, las estrategias utilizadas y los objetivos deseados. Solo así es posible definir el mejor camino, apuntando a la mejora continua en el trabajo.
Do (Ejecución)
Una vez finalizada la planificación, es el momento de ponerla en práctica. Sin embargo, debe seguirse fielmente. Para no correr el riesgo de comprometer negativamente el ciclo PDCA, ya que las fases son secuenciales y se influyen entre sí.
En este punto, también es necesario capacitar a los funcionarios. Explicando, por ejemplo, los cambios y la importancia de la participación de cada uno. Todo debe quedar registrado, para que luego puedan ser evaluados.
Check (Comprobación)
En este punto se revisa la planificación buscando los riesgos y posibles fallas que pueda presentar el ciclo PDCA. Además, es el momento de evaluar los resultados obtenidos con las modificaciones, comparándolos con las metas que se establecieron inicialmente.
Así, es posible realizar esta verificación tanto durante la ejecución de la obra (como monitoreo), como al final de la etapa, en la que se plantean los ajustes necesarios.
Act (Acción)
Esta es la última etapa del ciclo PDCA. En él se aplican todos los ajustes que se identificaron, buscando mantener mejoras continuas. Al mismo tiempo que termina el proyecto, también inicia el siguiente ciclo, mediante la definición de nuevos parámetros.
¿Qué cuidado se debe tener al implementarlo?
Aunque parece simple, hay algunas precauciones que se deben tomar al implementar el ciclo PDCA. Esto se debe a que algunas acciones pueden dañar los resultados y comprometer la eficiencia del proyecto. Entre los principales se encuentran:
- Seguir la planificación;
- Desarrollar siempre acciones para cada objetivo definido;
- Informar y preparar a los funcionarios para la ejecución de las actividades planificadas.;
- Verificar periódicamente lo que se está haciendo;
- Identificar y tomar acciones correctivas cuando sea necesario;
- No interrumpir el ciclo.
Dentro de este escenario, es importante resaltar 3 requisitos para el éxito del PDCA. Son ellos:
1. Liderazgo activo
El liderazgo tiene un papel fundamental en el compromiso del equipo. Así como en la orientación y control del proceso en su conjunto. Esto significa que el responsable debe ser un verdadero defensor del método. Señalar sus ventajas y también motivar a los funcionarios a adoptar la idea.
2. Conocimiento técnico
Tan simple como parece ser el ciclo de mejora continua, requiere conocimientos técnicos de los participantes. Para llevar a cabo la planificación, es necesario tener un conocimiento profundo del negocio y los procesos internos, por ejemplo.
Por eso, es importante promover mejoras constantes, para que el ciclo PDCA tenga un impacto positivo en la empresa.
3. Conocimiento práctico
Si bien el conocimiento técnico es importante, es en la práctica que podemos comprender, de hecho, el funcionamiento del ciclo PDCA. Por eso, es importante estudiar y practicar sin interrupción.
Así, con la experiencia, será posible crear una cultura de optimización continua en la organización.
Es importante reiterar que el ciclo PDCA ayuda a mapear y mejorar los procesos. De esta forma se obtienen mejores resultados y actividades más eficientes. En consecuencia, eliminando desperdicios, reduciendo costos y aumentando la productividad.
Hablando de eso, Checklist Fácil ha estado ayudando a innumerables empresas a optimizar el proceso de mejora continua. Descubre nuestra solución y ve cómo puede ayudarte en tu día a día.
