¿Cómo optimizar la gestión de flotas en tiempos de pandemia?

Al enfrentar la crisis, es necesario elegir ciertas alternativas eficientes. ¡Lea nuestra publicación y comprenda por qué la administración de flotas en línea puede ser una excelente opción!

Tempo de leitura: 6 minutos
¿Cómo optimizar la gestión de flotas en tiempos de pandemia?

Estamos viviendo en un escenario desconocido con la crisis de salud que ha impactado, fuertemente, la economía. Por un lado, los gerentes de logística y transporte enfrentan un gran desafío, otros sectores dependen de los servicios prestados por sus vehículos. Por otro lado, optimizar la gestión de flotas puede ser el secreto del éxito de tu negocio. 

Entonces, para que tu organización permanezca firme en el mercado, preparamos esta publicación con las informaciones principales sobre la gestión de la flotas: concepto, importancia, beneficios y optimización. ¡Verifique!

¿Qué es la gestión de flotas?

La gestión de flotas implica una serie de tareas específicas. Principalmente para el sector del transporte, con el objetivo de controlar los costos, optimizar la productividad, generar eficiencia, monitorear los riesgos, administrar los combustibles, identificar los inconvenientes y mucho más.

Cualquier empresa que posee o alquile vehículos puede invertir en el control de flotas para proporcionar soluciones para mejorar la operación. Por lo tanto, puedes seguir siendo competitivo en el mercado y cumplir con los objetivos presupuestarios.

Con una presión constante para reducir el costo total de los servicios, fortalecer las políticas de seguridad del conductor y tener una gestión adecuada de los procesos, los gerentes de flotas están buscando alternativas tecnológicas que puedan ayudarlos a enfrentar estos desafíos.

¿Qué tan importante es optimizar la gestión de flotas?

La importancia de optimizar la gestión de flotas está en las ventajas que esta estrategia puede aportar a tu empresa. Por ejemplo:

  • ahorro de inversión en combustible;
  • aumento de productividad;
  • control de tiempo eficiente;
  • mejora en la calidad del servicio al cliente;
  • mayor satisfacción de los funcionarios. 

En otras palabras, los gerentes deberían considerar invertir en un sistema de control de flotas. Esta práctica ayuda a aprovechar al máximo los vehículos e incluso los equipos de trabajo. 

Esta mejora ayuda a las empresas a controlar los hábitos de conducción individuales de sus conductores, así como a recopilar información crítica sobre el estado del vehículo. Con estas funciones, la gestión de flotas es una de las actividades más importantes en cualquier organización.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de flotas?

Como se explicó, los beneficios del control de flotas pueden ocurrir a través de la integración, la reducción de costos, la optimización de la productividad, entre otros. A continuación, presentaremos, en detalle, algunas de estas ventajas.

Mejor gestión del tiempo

La gestión de flotas mejora la productividad, ya que ahorra tiempo a los conductores y mecánicos, y también a los administradores y gerentes. Con el rastreo por GPS, puedes planificar rutas de manera eficiente, recibir actualizaciones de tráfico y predecir sus horarios de salida y llegada.

En el control de flotas, los rastreadores optimizan la gestión del tiempo y los horarios de trabajo. Con esto, los mecánicos pueden acceder al historial de reparaciones, mientras que los gerentes monitorean todos los datos de combustible, mantenimiento y transporte.

Fácil gestión de combustible

Una de las mayores ventajas de la gestión de flotas en línea es la reducción de costos a través de las funciones. La información del combustible, acompañada de una planificación eficiente de la ruta, optimiza el consumo y reduce el tiempo de inactividad excesivo.

Aquí, los sistemas de seguimiento también son útiles para planificar sitios de reabastecimiento. Los despachadores pueden ver en tiempo real dónde se encuentra cada vehículo o activo para planificar la ruta más conveniente. 

Otra ventaja de esta estrategia es que algunos sistemas proporcionan información de tráfico. Estos datos ayudan a evitar la pérdida de tiempo y combustible en atascos de tráfico.

Más calidad en el servicio al cliente

A través de un sistema que ayuda en la gestión de la flotas, los clientes obtienen información en tiempo real sobre la ubicación de sus activos. Además, reciben los productos de manera segura y puntual debido a una planificación eficiente del tiempo. 

Por lo tanto, la calidad del servicio prestado es alta. Esto mejora la satisfacción general del cliente y puede conducir a un compromiso a largo plazo, lo que significa un aumento en los ingresos.

Mayor satisfacción de los funcionarios

El uso de softwares para controlar flotas requiere dedicación por parte del empleador y de los funcionarios. Un flujo eficiente de información es importante para una implementación exitosa. Por lo tanto, los recursos del sistema deben presentarse adecuadamente a los funcionarios.

Cuando se implementa completamente, la administración de flotas en línea puede optimizar el servicio del conductor y reducir la cantidad de trabajo manual, aumentando la seguridad y satisfacción de los profesionales.

Reducción de costos en la contratación de seguros

Cuando tu empresa trabaja desde el control de flotas, aplica estrategias de prevención de robos. Este trabajo es importante al contratar un seguro, ya que reduce los costos debido al historial de control de pérdidas.

Además, desde una perspectiva a largo plazo, los sistemas de gestión de flotas mejoran la seguridad de camiones y conductores. Por lo tanto, las tasas de accidentes se reducen, moderando el uso y el costo del seguro.

Disminución de los gastos de mantenimiento del vehículo

Con el uso optimizado y la amortización de los medios de transporte, es posible reducir los costos para el mantenimiento del vehículo. Algunos sistemas de gestión de flotas permiten notificaciones basadas en tiempo del calendario, kilometraje y otros criterios elegidos.

Además, se puede crear un plan de control de flota basado en estrategias de mantenimiento preventivo y predictivo. Como resultado, no solo los servicios mecánicos serán más eficientes, sino la vida útil del vehículo también será más larga.

¿Cómo optimizar la gestión de flotas?

Con la presentación de los beneficios, entendemos que el control de flotas puede mejorar considerablemente los números de tu empresa, tanto en términos de vehículos como en la eficiencia del servicio para el cliente final. ¡Vea nuestros consejos sobre cómo optimizar la gestión de tu flota y obtener estos beneficios! 

1. Control de costos por viaje

Se sabe que cada vehículo toma una ruta diferente y tiene una entrega diferente de mercancías y/o servicios. Por lo tanto, cada viaje también tiene diferentes costos en relación al otro, ya que hay gastos fijos y variables que deben considerarse.

El primer consejo, por lo tanto, es controlar tus costos por viaje. Consulte el kilometraje recorrido, los gastos de alimentación y alojamiento (si es necesario) para cada conductor, reparaciones y desgaste del vehículo, etc. De esta forma, evitas sorpresas y predices todo lo que se gastará, incluido el mantenimiento de cada camión.

2. Gestionar gastos de mantenimiento

La revisión es esencial para el buen rendimiento de los vehículos. Sin una política de mantenimiento de flotas, tienes grandes pérdidas debido a accidentes automovilísticos parciales o totales.

Luego, al implementar la optimización de gestión de flotas, puedes controlar el pronóstico de los gastos de reparación para cada camión o automóvil. Para esto, tenga a mano el historial de cada vehículo. Es decir, cuántos kilómetros ha recorrido, cantidad de reparaciones ya realizadas, entre otras informaciones.

Es muy importante buscar este equilibrio. Porque, si los automóviles están en buenas condiciones, puedes ser más productivo, reduciendo los costos de reparaciones y aumentando la rentabilidad. Y recuerde: los vehículos que están en buenas condiciones pueden cumplir con sus plazos.

3. Monitorear plazos de entrega a través de la automatización

Para mejorar aún más el rendimiento de tu flota, es importante automatizar el proceso de monitoreo de los plazos. Estos programas realizan todo el monitoreo y te envían alertas sobre el estado de cada entrega, similar a los sistemas de seguimiento mencionados anteriormente.

Es una forma de evitar retrasos, comprometiendo la imagen de tu organización con el cliente. Para que puedas optimizar tus procesos de entrega, también considere controlar el vehículo por localización.

4. Controlar vehículos por localización

¿Sabes cuál es uno de los mayores problemas que enfrentan las empresas de logística? Desviación y retraso de mercancías. Esto sucede a menudo porque el conductor del vehículo no siguió una buena ruta y tuvo obstáculos (malas condiciones del camino, robo, etc.) que comprometen la entrega completa.

¡Entonces, use la tecnología para tu ventaja! Puedes usar programas que hacen el seguimiento y monitoreo vía satélite. Con este software, es posible seguir los pasos de cada conductor y analizar si la ruta que ha establecido estaba bien planificada o utilizar los datos obtenidos para mejorar la disponibilidad de cada vehículo.

5. Gestionar la disponibilidad de cada vehículo de flota

Una forma de optimizar tu flota es ponerla a disposición de todos tus clientes. De este modo, puedes realizar todas las entregas de forma ágil, sencilla y sin comprometer tu presupuesto.

Con el monitoreo del mantenimiento, los plazos y los costos por viaje, se vuelve mucho más fácil dirigir la cantidad necesaria de vehículos a una ruta determinada. Por lo tanto, evitas los problemas relacionados con la entrega de mercancías y/o servicios, ya que cuenta con un buen apoyo para planificar actividades.

6. Planear para optimizar y no perder

A lo largo de esta publicación, viste lo importante que es tener la planificación como un aliado para optimizar la gestión de tu flota. Con esto, puedes controlar, pronosticar y reducir costos, mejorar tus rutas, estandarizar procesos y aumentar tus ganancias. Use herramientas como checklists para que no se pasen por alto ni se omitan elementos.

En resumen, en tiempos de crisis, el uso de la gestión de flotas puede ser la salida para que tu empresa permanezca operativa y mejore la relación con el cliente. Analice toda la información y asegúrate de tener todas las herramientas necesarias para optimizar tus servicios.

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Escribo contenido para ayudar a las empresas a lograr la estandarización de los procesos mediante la gestión de no conformidades: hacer que las empresas sean más eficientes y los empleados más felices 🙂
Luciana Silva

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