Gestión de flota de vehículos, tips para controlarla

Entienda porque es importante saber cómo controlar la gestión de flota de vehículos de su empresa. Además, consulte los 6 pasos para asegurarse de que esta actividad se realice de manera eficiente. ¡Buena lectura!

Tempo de leitura: 7 minutos
¿Cómo controlar la flota de vehículos?

En el día a día de muchas empresas, es habitual necesitar vehículos para realizar partes importantes del trabajo. Ya sea para actividades logísticas o comerciales, saber la gestión de flota de vehículos, camiones o SUV puede ser una ventaja competitiva importante. Pero después de todo, ¿cómo vamos a controlar la gestión de flota de vehículos?

Encontrar la forma ideal de tener una gestión de su flota de vehículos tiene el potencial de ahorrar tiempo y dinero. Este es un beneficio tanto para las pequeñas como para las grandes empresas. El desafío es encontrar las herramientas y soluciones adecuadas para cada situación, sin provocar excesivas interrupciones operativas en el flujo de la empresa.

Para ayudarlo a comprender los detalles, exploremos la respuesta a algunas preguntas comunes aquí, como: ¿cuáles son los beneficios y cuál es la mejor manera de administrar la flota de vehículos de una empresa?

¿ Controlar la gestión de flota de vehículos, por qué es importante?

Una flota está formada por una serie de vehículos de motor, propiedad o arrendados por una empresa. Varias formas de organizaciones pueden utilizar estos vehículos para ponerlos a disposición de los empleados, como representantes de ventas o gerentes. Lo más habitual es utilizarlos para la entrega de mercancías y trabajos de logística.

Las empresas de alquiler o los proveedores de servicios, como los taxis, también pueden utilizar vehículos de flota. Pero dependiendo del tamaño de la flota de una empresa, puede ser difícil de administrar, ¿cierto?

Inicialmente, es importante que las empresas evalúen sus objetivos y desafíos generales con sus esfuerzos de gestión de flotas. Los conocimientos recopilados en este análisis ayudarán a las empresas a armar el rompecabezas para hacer este trabajo. Pero sepa que tener un desarrollo de flota estratégico es ideal en logística.

Generalmente, las empresas tienen dos opciones para trabajar en el entorno logístico: ofrecer sus propios vehículos o reembolsar a los empleados por el uso comercial de sus vehículos personales. Si bien los dos modelos ofrecen muchos beneficios distintos, hay ocasiones en las que tener su propia flota tiene más sentido.

A continuación, examinamos las razones más comunes por las que las empresas eligen incorporar la flota en sus programas de gestión de vehículos.

Razones para tener su propia flota de vehículos

El objetivo general de saber cómo gestionar una flota de vehículos debe ser el uso óptimo de los equipos y el capital. Esto incluye factores como:

  • Gestión de combustible;
  • Actualizaciones, mantenimiento y reparaciones de vehículos;
  • Longevidad de vehículos y equipos;
  • Seguridad y cumplimiento.

Todos estos factores de control de flotas tienen el potencial de ahorrar tiempo y dinero a las empresas si se administran de manera óptima. En este caso, buscar el mejor tipo de gestión interna es fundamental para obtener los mejores resultados.

Por ejemplo: realizar mantenimiento preventivo en lugar de solo mantenimiento correctivo en una flota de 15 vehículos puede ahorrar miles de dólares en gastos. Entonces, tener cuidado ayudará mucho, ampliando las posibilidades de inversión.

Las organizaciones buscan encontrar soluciones que puedan integrarse sin problemas con los sistemas comerciales existentes. También deben cumplir y adaptarse a las necesidades de la gestión de la flota de vehículos y sus proyecciones de crecimiento.

3 beneficios de tener un control total de la fricción del vehículo

Si bien las necesidades y formas de controlar la gestión de su flota de vehículos cambian mucho con el tamaño de la empresa, existen claros beneficios para todos ellos.

Presentamos el top 3:

1. Es más fácil satisfacer necesidades específicas

Tener una flota de vehículos puede ser una opción atractiva para las organizaciones que necesitan brindar transporte para funciones específicas. Esto incluye camiones de servicio, furgonetas, vehículos de reparto o privados con otros requisitos.

Con el control adecuado, se asegurará de que se satisfagan las necesidades de transporte especializadas de los trabajadores. De esta forma, optimizando el desempeño de todos los profesionales involucrados.

2. Mayor supervisión y control de vehículos

Con los programas de control de vehículos, es posible obtener un control completo sobre la flota que utilizan los profesionales. Esto significa que también es más fácil gestionar cualquier factor e información relacionada con ellos, como la cobertura del seguro y el mantenimiento.

De esa manera, puede elegir las características de seguridad de cada vehículo que su empresa considere importantes. Las empresas también pueden tener una vista 24 horas al día, 7 días a la semana, de dónde se encuentran y conducen sus vehículos.

Hoy en día, esta es una funcionalidad simple que se puede lograr al instalar GPS en vehículos. A partir de ahí, puedes saber exactamente dónde se encuentran en relación con la ruta de destino y si están de acuerdo con la hora prevista de llegada, por ejemplo.

3. Divulgación de marca y acciones de marketing

Las empresas también utilizan los vehículos de la flota como una forma de promover su marca mientras los empleados realizan sus tareas diarias.

Esto se puede hacer mostrando el nombre y el logotipo de su empresa en sus vehículos de servicio. Esta acción aumenta el reconocimiento de la marca a medida que la flota se mueve de puerta en puerta.

Por lo tanto, saber cómo controlar la gestión de una flota de vehículos influye directamente en la forma en que las personas ven su empresa. Si no tiene los cuidados necesarios, puede transmitir la idea de descuido, por ejemplo.

Paso a paso sobre cómo controlar la gestión de flota de vehículos

Ahora que conoce los beneficios, es hora de comprender los pasos que puede seguir para comenzar a tomar el control de su flota de vehículos.

En la práctica, la mayoría de las empresas adoptan una forma simplificada de gestionar los vehículos a través de los flujos de trabajo diarios. Sin embargo, la dificultad comienza a aparecer cuando comienzan a surgir otros puntos relevantes y es necesario resolverlos.

Para ello, es fundamental utilizar checklist. Desde ellos puedes realizar una serie de tareas específicas y necesarias. Un ejemplo es la lista de comprobaciones que deben realizarse siempre que se vaya a utilizar un vehículo de la flota. Para garantizar que todos los elementos de seguridad funcionen.

Entonces, conozcamos estos pasos en la práctica sobre cómo controlar la flota de vehículos:

1. Confíe en una herramienta central para una mayor visibilidad

La centralización de procesos y soluciones de control de flotas es fundamental en el día a día. Después de todo, es necesario ocuparse del control de mantenimiento de la flota, las inspecciones de seguridad y el control de carga y descarga con comprobaciones periódicas.

Es importante señalar que este trabajo ya no se puede realizar con lápiz y papel. Si la idea es ahorrar tiempo y tener un control confiable, las herramientas y aplicaciones digitales son la mejor opción en la actualidad.

¡Un gran ejemplo es el Checklist Fácil! Con esta herramienta, se puede tener toda la información de la flota en un solo lugar. Con las funcionalidades disponibles, también puede monitorear estas actividades con el análisis de informes, implementando mejoras específicas con un enfoque en la eficiencia operativa. Además, también encontrarás:

  • Funciones automatizadas para resolver desconformidades.
  • Seguimiento óptimo de la información para gestionar el uso de combustible;
  • Herramienta accesible para la creación de planes de acción y asignación de responsables;
  • Utilice recursos de gestión en tiempo real.

Para lograr todo esto, se necesita acceso a datos operativos e históricos para evaluaciones de riesgos y auditorías de cumplimiento. Es precisamente aquí donde resulta tan importante utilizar una herramienta que centralice todo.

2. Planifique un programa completo de control de flota

Un plan de control de flota de vehículos bien ejecutado puede contribuir mucho al resultado final de cualquier empresa.

El programa bien planificado incluye:

  • Funciones de seguimiento;
  • Monitoreo de flotas;
  • Gestión de costes de mantenimiento;
  • Formación de conductores;
  • Seguimiento del conjunto de requisitos de seguridad;
  • Creación de KPIs o indicadores de desempeño logístico.

Anticiparse a todas estas funciones es fundamental para el correcto funcionamiento de su planificación. Sin el plan, es difícil controlar toda la flota, ya que la información más relevante podría pasar desapercibida para la operación.

3. Mantenga registros adecuados de todos los datos

La frecuencia con la que se rellenan los registros es fundamental para la gestión del vehículo. Si el equipo directivo se encarga de conocer todos los detalles, como qué vehículo será utilizado, por qué conductor y a qué hora, le corresponde a todo el equipo pasar esta información correctamente dentro del centro de registro.

Asegúrese de tener un registro que los conductores firmarán a diario, incluso utilizando una aplicación para hacerlo de forma más fluida. Debe incluir detalles como el nombre del conductor, la fecha, la cantidad de vehículos que conducen y la hora a la que partieron y regresaron.

Las empresas también deben mantener registros físicos o digitales de información como:

  • Estado del vehículo, que ayuda a predecir todos los problemas mecánicos;
  • Kilometraje antes y después del turno;
  • Condiciones y presión de los neumáticos;
  • Historial de mantenimiento detallado, como la fecha del último cambio de aceite de todos los vehículos de la flota;
  • Rutas comunes por las que circulan los vehículos.

Con estos registros digitales, es fácil encontrar cualquier informe, con datos y gráficos mucho más rápido que buscar en una pila de papeles.

4. Utilice soluciones con aplicaciones móviles

Las aplicaciones de control de flotas basadas en sistemas móviles son indispensables en la actualidad. Esto se debe a que este software le ayuda a tomar el control total sobre casi todos los aspectos de las operaciones de su flota.

Además de cumplir con los requisitos de planificación de cada empresa, estas aplicaciones pueden generar beneficios como:

  • Reducir los costos operativos;
  • Mejorar la visibilidad de la flota;
  • Facilitar la gestión del combustible;
  • Aumentar la satisfacción del conductor con la facilidad de operación.

Las empresas están proporcionando plataformas de automatización del transporte que ayudan a convertir el procedimiento operativo actual de su flota en procedimientos basados ​​en aplicaciones que son mucho más simples de realizar. Pueden aumentar el compromiso y crear una experiencia más segura para todos los involucrados.

Con este tipo de sistema, los administradores también pueden beneficiarse de funciones como alertas en tiempo real, planes de optimización de rutas y mucho más. Elija uno que pueda integrarse perfectamente con sus sistemas y que funcione sin la necesidad de una conexión a Internet.

5. Proporcionar formación continua a los conductores.

No se puede pensar en la lista de acciones sobre cómo controlar la flota de vehículos sin pensar en las personas que los utilizarán, ¿verdad? A pesar de contar con conductores contratados con experiencia, impartir formación es una acción obligatoria.

Pasar instrucciones para conducir en diferentes tipos de carreteras, advertencia de peligros al conducir y primeros auxilios son temas que ayudarán en estas capacitaciones.

También debe asesorar sobre las políticas de conducción segura para reducir el riesgo de incidentes de tráfico vehicular. Con programas de capacitación en seguridad exitosos, las organizaciones pueden:

  • Disminuir las tasas de accidentes;
  • Reducir los costos de reparación de vehículos;
  • Disminuye los riesgos legales.

Asegúrese de proporcionar a sus conductores orientación sobre averías o accidentes de vehículos. También implementar reglas de seguridad para toda la flota y hacer que sea obligatorio que los empleados las sigan.

Con eso mapeado e identificado, pídales que firmen este documento de reglas de seguridad para asegurarse de que comprenden estas políticas.

6. Mantenga un flujo de mantenimiento en los vehículos

Al administrar su flota, recuerde que sus vehículos necesitan un cuidado constante. Considere tener políticas de seguridad específicas para cada vehículo para proteger a cada uno de los daños o accidentes.

El desarrollo de un programa integral de evaluación y mantenimiento preventivo para cada vehículo de la flota ayuda a las empresas a gestionar los riesgos relacionados con las operaciones. Además de garantizar la seguridad y reducir gastos innecesarios.

También recuerde actualizar y documentar periódicamente estas pautas. El programa de mantenimiento de su flota siempre funciona como una acción preventiva y debe seguirse incluso si aparecen acciones de emergencia.

Esto es fundamental para que no tengas gastos superiores a los previstos, así como emergencias.

Ahora que ha visto cómo administrar su flota de vehículos, es hora de una solución con todas las funciones. Así que comience su viaje de digitalización ahora: solicite su cotización en el Checklist Fácil!

Escribo contenido para ayudar a las empresas a lograr la estandarización de los procesos mediante la gestión de no conformidades: hacer que las empresas sean más eficientes y los empleados más felices 🙂
Luciana Silva

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