Con el avance de la tecnología y sus innovaciones, la modernización del checklist ha facilitado el control operativo. Una plataforma de checklist aporta velocidad y calidad en el procesamiento del servicio, un factor clave en la vida organizacional.
El checklist es un instrumento muy eficaz que certifica condiciones de servicio, procedimientos, productos o actividades. Su objetivo es asegurarse de que todo el cronograma se cumpla de acuerdo con los pasos establecidos.
Esta característica no solo se considera una herramienta de calidad, sino que también se puede aplicar en varios campos comerciales. Esto ciertamente ayuda a la práctica corporativa, ya que hay varias actividades en la vida diaria que requieren la atención del gerente.
Actualmente, considerando la competitividad en los mercados, las instituciones necesitan métodos productivos. Además, la adopción de estrategias que valoren y optimicen el desempeño laboral de los equipos, como la plataforma de checklist, es fundamental.
Pero, ¿cuál es la diferencia entre hacer un checklist usando una planilla u otros métodos y usar una plataforma de checklist específica? En esta publicación, verás:
- ¿Qué es y cómo hacer un checklist?
- ¿Por qué hacer un checklist?
- Checklist por planillas
- Checklist por programación
- El software de checklist
- ¿Cómo funciona una plataforma de checklists?
- Beneficios de usar una plataforma de checklists
- Verifique casos exitosos
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es y cómo hacer un checklist?
Se puede decir que checklist es una lista de temas y elementos a realizar para lograr un determinado objetivo. Así, el cumplimiento de estos puntos debe resultar en eficiencia y optimización de procesos.
Una forma sencilla de monitorear las actividades es a través de la gestión de tareas que checklist puede ofrecer. Pero ¿cómo hacerlo?
Planificando las tareas
Para que una empresa tenga éxito, es necesaria la planificación. Primero, se deben informar todos los proyectos prioritarios. Además, la descripción detallada de todas las tareas que se deben realizar es muy importante.
Otro punto importante es designar a los responsables de cada una de las tareas, junto con los plazos. Por tanto, es necesario indicar las actividades que deben realizarse simultáneamente para no ser olvidadas.
Describiendo actividades
Las tareas deben informarse de manera objetiva, de modo que el checklist funcione rápidamente y facilite la gestión. Todo lo que se realiza, debe estar descrito en el control, preferiblemente, conteniendo el tiempo y el responsable de la ejecución, para aclarar posibles dudas que puedan surgir.
Adquirir el hábito de usar checklist
La gestión de tareas es muy importante para controlar los principales proyectos de una organización. Para que los resultados sean satisfactorios, es necesario orientar a los funcionarios sobre la importancia de una buena gestión, que aporta agilidad y evita retrabajos.
Al crear el hábito, todos deben contribuir a actualizar el checklist. Por tanto, la información sigue siendo auténtica y fiable. Con el compromiso de todos los funcionarios, la herramienta se vuelve imprescindible y simplifica el trabajo del equipo.
Uso de tecnología accesible: plataforma de checklist
Con la variedad de aplicaciones de checklist, se recomienda a los administradores aprovechar la tecnología accesible en el mercado, ya que las plataformas online y offline son fáciles de encontrar para realizar actividades.
Actualmente, hay softwares disponibles en el mercado con el propósito de crear y aplicar checklists personalizables. Se pueden utilizar en cualquier organización que realice auditorías operativas.
Ahora que tienes una visión amplia del concepto de checklist, expliquemos la necesidad de su ejecución. ¡Verifique!
¿Por qué hacer un checklist?
Precisamente, existen diferentes métodos para realizar una checklist. Por lo tanto, para comprender el uso y la diferencia de un método a otro, es necesario comprender la importancia de la herramienta.
Primero, está claro que, con el uso del checklist, el gerente monitorea los diversos procesos dentro de su empresa y observa si las actividades están siendo efectivas, bien desarrolladas y adecuadas a las necesidades de los clientes.
Dado que el checklist es una herramienta eficaz en diversos campos de actividad, se utiliza como garantía de calidad en el servicio para ahorrar tiempo, reducir errores y aumentar la productividad.
Así, es posible organizar prioridades, gestionar el desarrollo de tareas y también controlar los costos de cada proyecto. Entonces, para facilitar tu comprensión de las características del checklist, enumeramos algunas de ellas. ¡Vea!
Organización de procesos
La organización de procesos debe ser visible dentro de la empresa para que los funcionarios puedan tener una visión de conjunto. Este tipo de acciones, además de demostrar transparencia, promueve la alineación entre áreas.
Con el checklist es posible organizarse en cuanto a la estructuración e identificación de productos, así como facilitar la ejecución de procesos. De esa manera, es más fácil rastrear y controlar el progreso de los resultados.
Estandarización de procesos
Otra función de los checklists es estandarizar los procesos. De esta manera, las organizaciones que tienen múltiples unidades pueden mantener el padrón de los procedimientos corporativos, independientemente de la ubicación.
Seguridad mejorada
Con la complejidad del servicio moderno, el checklist ayuda a disminuir el margen de posibles errores, actuando como una red de seguridad cognitiva. También evalúa los equipamientos, reduciendo riesgos y previniendo accidentes laborales.
Eficiencia incrementada
Los grupos de funcionarios se vuelven más ágiles y eficaces en el desempeño de sus tareas gracias al checklist. Además, es posible monitorear y realizar los trámites de acuerdo con la normativa legal.
Conseguir el enfoque
Checklists ayudan a crear un cronograma de las actividades a realizar y a evitar posibles olvidos. También pueden ayudar a llevar a cabo tareas repetidas e inusuales y al lanzamiento de proyectos.
Solución de problemas remota con una plataforma de checklist
Un factor importante para el uso de una plataforma de checklist es posibilitar la resolución de problemas de forma remota, ya que proporciona interacción entre funcionarios que se encuentran distantes y tienen sus actividades relacionadas o interdependientes.
Al observar la importancia del checklist, debe haber una comprensión de qué método se puede utilizar para la optimización efectiva de los procesos dentro de su institución. Entre las alternativas, hablemos del checklist por planillas, agendas y la plataforma de checklist. ¡Verifique!
Checklist por planillas
En la gestión de las actividades de una organización, es importante tener el control de las tareas para que no haya olvido ni reelaboración. Como se dijo, una de las formas de realizar este checklist es utilizando planillas. Sin embargo, ¿el checklist por planillas es eficiente en términos de agilidad y practicidad?
Tenga en cuenta que la construcción de una planilla requiere tiempo, ya que es necesario obtener la información del campo, construir el checklist en un editor de texto, formatear e imprimir. Con la planilla en la mano, debe salir y completarla. Después de este procedimiento, todos los datos se tabulan y digitalizan.
Así, queda claro que se trata de un proceso laborioso, propenso a errores y fallas y que carece de agilidad en su funcionamiento. Se puede decir que con este método las posibilidades de reelaboración son altas.
Con el uso de planillas, toda la información de la empresa se guarda en archivos, provocando la acumulación de papeles y dificultando el intercambio de datos entre sectores. También es necesario recordar que se necesita un colaborador para actualizar periódicamente la planilla con la información reciente.
Por lo tanto, no hay practicidad y agilidad en el checklist para planillas, principalmente para dedicar mucho tiempo a prepararse.
Checklist por agenda
Muchos profesionales y empresas todavía utilizan las agendas para garantizar una organización y comunicación adecuadas. Sin embargo, su uso tiene algunos inconvenientes, debido a su inflexibilidad. ¿Alguna vez has tenido problemas con la agenda?
Si bien ayuda a la organización si se utiliza correctamente, la agenda no es práctica y puede impedir la flexibilidad del horario que se realiza aplicando un calendario estricto, provocando la pérdida de la capacidad de innovación e independencia.
Al utilizar esta herramienta, no es posible obtener una visión general del proceso de gestión y control de solicitudes y rutinas específicas. Con este método, hay una mayor incidencia de registros incompletos, horarios incorrectos, pérdida de datos, en definitiva, otros obstáculos que pueden ser un inconveniente para la institución.
Plataforma de checklist
Actualmente, existen softwares para el uso de checklists que se pueden adaptar a la realidad y a la necesidad del directivo. Una plataforma de checklist en el modelo SaaS (Software as a Service) permite una aplicación a través del dispositivo móvil, que se puede utilizar offline, con posterior sincronización.
Con este mecanismo es posible automatizar el trabajo, agilizar los procesos, extinguir las fallas y retrabajos sujetos a procedimiento manual. Por tanto, aumenta la transparencia a través de la automatización, reduciendo la burocracia en el procesamiento de procesos.
Otra ventaja considerable es la obtención de toda la información en tiempo real para facilitar la gestión y optimización del checklist, de forma que sus indicadores de gestión estén siempre actualizados. Los indicadores más utilizados son los de calidad, salud y sostenibilidad.
Con el uso de la plataforma de checklist, la gestión remota se convierte en una realidad en la empresa, siendo este sistema una estrategia de integración que facilita la administración de varias unidades o franquicias, ya que permite la estandarización.
Al ser un instrumento en tiempo real, es posible gestionar la información recopilada, datos del equipo, horarios, geolocalización, es decir, tener un sistema de gestión que cubra varios aspectos.
Se puede acceder a las plataformas de checklists desde cualquier computadora o desde cualquier lugar con internet, y además tienen la posibilidad de ser desplegadas en dispositivos móviles sin necesidad de internet.
Este proceso mejora el acceso a los datos y ayuda en el desarrollo de soluciones, además de brindar un ambiente de trabajo más agradable y productivo, con practicidad.
Por tanto, se puede decir que con la plataforma de checklist se ahorra tiempo, se reducen los costos operativos y se adquiere calidad de la información para facilitar la toma de decisiones.
¿Cómo funciona una plataforma de checklists?
La plataforma de checklist es una herramienta unificadora que se puede utilizar para gestionar trámites importantes en diferentes segmentos, como industria, comercio minorista, supermercados, franquicias, transporte, logística, entre otros.
Además, dentro de un mismo segmento, es posible aplicar checklists para diferentes propósitos en diferentes sectores: control de calidad, control de stock, seguridad laboral, estandarización de procesos, prevención de pérdidas, gestión de rutinas, gestión de personas y mucho más.
La herramienta va más allá de una lista de tareas compartidas en línea. Este instrumento se utiliza para desarrollar un checklist de calidad con aplicaciones tecnológicas y metodología de análisis y gestión. Así, su estructura se coordina según la siguiente clasificación:
- política de gerencia;
- planificación estratégica;
- inserción y operación;
- evaluación del desempeño;
- correcciones y mejoras;
- examen crítico.
Recordando que la plataforma de checklist elimina el uso de papeles y planillas, compilando los datos en tiempo real. Entonces, ¿cómo funciona una herramienta de checklist? El sistema funciona de la siguiente manera:
1. Creación de cuestionarios en la plataforma de checklist
Al crear un checklist, para cada pregunta, defines una escala de respuesta. Es posible tomar fotos, insertar comentarios y crear planes de acción, con puntuación personalizada.
2. Aplicación de checklists
Los checklists se aplican mediante dispositivos móviles sin necesidad de Internet o la web, y también se pueden programar. En la aplicación, la plataforma de checklist permite crear registros de fotos y comentarios, además de capturar la ubicación por GPS y habilitar la firma digital.
3. Resolución de inconvenientes en una plataforma de checklist
Los inconvenientes pueden estar relacionados con procesos que generan resultados desagradables o no cumplen con los requisitos preestablecidos, que pueden ser un requisito interno o externo. Para poder resolver los inconvenientes, se necesita ayuda para estandarizar procesos y métodos.
Así, en esta etapa, los inconvenientes deben resolverse mediante la creación de planes de acción y la asignación de responsables de cada uno de estos planes. También es necesario definir el plazo para la corrección y registrar las pruebas para resolver los planes.
4. Visualización de informes de gestión en una plataforma de checklist
Finalmente, la plataforma de checklist cuenta con indicadores de desempeño por unidad, departamento y región, con análisis de las recurrencias de inconvenientes, niveles de planes de acción e indicadores de ejecución de checklists programados.
Para garantizar el mejor uso de la herramienta, todos los pasos dentro del sistema son monitoreados diariamente y además cuentan con un equipo que brinda soporte técnico en caso de necesidad.
Beneficios de usar una plataforma de checklist
A medida que la empresa crece, la organización se vuelve cada vez más compleja, se extiende geográficamente, incluye más departamentos y aumenta el número de funcionarios.
De esta manera, la plataforma de checklist es una herramienta esencial para una expansión segura, ya que se enfoca en reducir la complejidad y permitir a los gerentes tener una visión general de la empresa.
Como se ve, el uso de la plataforma de checklist es un medio para evitar inconvenientes y asegurar la eficiencia en el servicio. Este sistema es fundamental para que la organización brinde oportunidades:
- Sistematización de acciones;
- Reducción de fallas;
- Estandarización de procesos;
- Gestión de inconvenientes.
Además de los puntos mencionados, la plataforma de checklist aporta beneficios a la vida diaria de todos los funcionarios involucrados en el uso del sistema. Mira cada uno de ellos:
1. Cumplimiento de estándares legales
Un factor indispensable para el uso de la plataforma de checklist es el cumplimiento de la normativa legal. Esto se debe a que la herramienta proporciona un módulo de auditoría que garantiza que todos los pasos necesarios se lleven a cabo en el mismo ambiente.
El checklist de auditoría permite estructurar todo el funcionamiento de la empresa, mediando y señalando los inconvenientes. De esta forma, facilita la planificación y reduce el trabajo del técnico que realiza las auditorías.
Además, el proceso de auditoría digital mejora el rol del administrador al contar con informes simplificados y directos, que informan el estado de cada ubicación o equipo auditado. Y, sin embargo, permite una rápida toma de decisiones en función de los resultados obtenidos.
La automatización del proceso asegura que no ocurran pérdidas y que nada esté mal clasificado, debido a la gran cantidad de detalles a analizar, asegurando la periodicidad de la auditoría, sin perjudicar sus resultados y análisis.
Por tanto, podemos decir que la plataforma de checklist es un instrumento estratégico capaz de intensificar el crecimiento de la institución en base a la seguridad, rentabilidad y calidad de los procesos que se llevan a cabo.
Además, la herramienta contribuye a aumentar la productividad al resumir las solicitudes a cumplir con practicidad, acelerando la ejecución de tareas y aportando rentabilidad.
2. Eliminación del uso de papel y planillas con una plataforma de checklist
Sin olvidar la responsabilidad social que tienen las organizaciones, la plataforma de checklist contribuye a la sostenibilidad del planeta, reduciendo el impacto ambiental mediante la tala de árboles, extinguiendo el uso de papel en sus procesos.
Además de los beneficios de la responsabilidad social, eliminar el uso de papeles y planillas es necesario para la transformación digital de la empresa. Es decir, al adoptar la tecnología, las actividades se automatizan.
Por tanto, no hay necesidad de desorientarse en medio de un sinfín de procesos a ejecutar en su empresa. A través de las innovaciones tecnológicas que ofrece la plataforma de checklist, su institución estará en orden. Tendrá calidad en la elaboración de sus checklists, organización de sus prioridades y también tendrá la gestión del avance de tareas y el control de proyectos.
3. Visión completa de las opiniones de los clientes
Con los sistemas de gestión se facilita el acceso a la información de todos los departamentos de la empresa. Así, los datos están centralizados, siempre disponibles y actualizados.
Cabe mencionar que este tipo de sistema incluye varias acciones independientes o modulares, con programas basados en bases de datos que son archivos separados, haciendo accesible la información.
Se concluye que, para lograr una gestión organizada y exitosa, el primer paso es invertir adecuadamente en tecnologías que coadyuven en la calidad y control de los procesos.
4. Mayor productividad de los funcionarios
Con el software, los trabajadores realizan sus tareas más rápidamente, ya que se detallan todas las funciones. Esto evita la pérdida de tiempo para comprender las actividades, ya que los funcionarios están mejor orientados a sus actividades.
5. Prevención de pérdidas en la plataforma de checklists
Como el checklist tiene la función de ayudar en las verificaciones, ayuda a la empresa a detectar posibles fallas que derivarían en pérdidas. Por ejemplo, la herramienta puede ayudar a verificar que:
- todos los equipamientos fueron apagados antes de que terminaran las actividades del día, lo que contribuye a reducir el desperdicio de energía;
- el manejo de los productos frágiles se hizo de la manera correcta, lo que evita la pérdida de stock;
- todo los equipamientos están actualizados, lo que evita desperdiciar combustible, energía o rendimiento.
Es decir, el checklist se puede aplicar en múltiples situaciones, con el fin de evitar pérdidas de materia prima, stock e incluso productividad.
6. Mayor control para los gerentes con una plataforma de checklist
Los gerentes pueden monitorear la ejecución de actividades en tiempo real. Esto permite una intervención más ágil en caso de fallas, lo que puede reducir significativamente los daños y pérdidas.
7. Mayor eficiencia del proceso
El checklist permite una mayor eficiencia en los procesos, ya que consta de un sistema que certifica que todos los pasos se realizaron correctamente. Así, se mantiene el mismo padrón de calidad durante toda la operación, lo que evita retrabajos y posibles desperdicios.
8. Mejor visualización del panorama general de la empresa
Al estar integrada con todos los departamentos de la empresa, la plataforma de checklist permite a los gerentes tener una mejor visión del desempeño de todos los sectores. Esto se debe a que facilita la organización de planes de acción y estrategias.
Ahora que conoces todos los beneficios de una plataforma de checklist, ¿qué tal conocer algunos casos exitosos?
Verifique casos exitosos
Checklist es un sistema eficaz comprobado y ya ha ayudado a varias empresas grandes. ¡Vea algunos casos exitosos a continuación!
Tevah
Tevah es un franquiciador de ropa masculina que ofrece consultoría a sus clientes. La empresa cuenta con supervisores de campo responsables de verificar el cumplimiento de los padrones de la marca, desde la formación de los funcionarios hasta la propia inteligencia empresarial.
Con el checklist, los funcionarios utilizan el plan de acción, un recurso disponible en el momento de la solicitud. Entonces, al utilizar la herramienta, el franquiciado se compromete a adaptar lo que no está conforme.
Además, es una excelente manera de contabilizar al franquiciador a través del software. “Es una herramienta indispensable para el éxito y la expansión de la red de franquicias de Tevah”, dice el socio gerente Vladimir Portz Machado.
Tumelero
Las tiendas Tumelero operan en el negocio de acabados y hoy hay alrededor de 29 unidades repartidas por el interior del estado de Rio Grande do Sul. Según el director controller Jacir José Vanzetto, el objetivo con el checklist era implementar un sistema de estandarización en las tiendas.
Con el software, es posible identificar el problema, registrarlo en una foto y, al mismo tiempo, crear un plan de acción para desarrollar una solución. Luego, la herramienta carga el informe en la nube y se ve de inmediato.
Centauro
Centauro es la cadena de artículos deportivos más grande de América del Sur en la actualidad, con más de 200 tiendas repartidas en 92 ciudades brasileñas. Por lo tanto, el mayor desafío de la compañía fue lograr que los funcionarios brinden un servicio que cumpla con los padrones de Centauro.
Para eso, además de estandarizar procesos y ofrecer capacitación, era necesario asegurar, a través de la verificación, que todas las actividades se cumplieron con éxito.
Según el director de operaciones Thiago Rebelo, los checklists tradicionales eran muy difíciles para la gestión de datos. “Hoy tenemos toda la información integrada en tiempo real”, explica.
Casa do Pão de Queijo
Casa do Pão de Queijo es una empresa que lleva 50 años en el mercado. Fue una de las primeras empresas franquiciadoras en aparecer en Brasil.
Según Caio Zanardi, coordinador de planificación estratégica de la empresa, una de las principales características del checklist es la posibilidad de generar informes para cada tipo de evaluación, como la calidad de operación y la gestión de agendas.
Además, es posible monitorear tiendas que no están en el padrón y realizar intervenciones más ágiles. “Sin la herramienta, sería muy difícil para nosotros tener la dinámica que tenemos hoy”, explica Zanardi.
Invertir en una herramienta de checklist para reducir costos traerá beneficios que van más allá de la optimización de gastos en la empresa. El sistema permite estandarizar procesos, implementar modelos de calidad y optimizar las operaciones de la empresa.
Por tanto, es un excelente software para garantizar una entrega satisfactoria al cliente y, así, ampliar el desempeño de la organización en el mercado.
¡Ahora que conoces los beneficios de la herramienta, aprovéchate y contáctanos para que podamos ofrecerte la solución ideal para tu empresa!
