Aprende cómo crear una ficha técnica para mejorar tu negocio

Este documento es ideal para quienes realizan inspecciones y buscan los mejores resultados en control de calidad, la ficha técnica permite el análisis operativo y gerencial de todo lo que se produce. ¡Descubre cómo crearlo en la práctica!
Actualizado: 10 de abril de 2024
Tiempo de leer: 11 minutos

La ficha técnica es una herramienta esencial para el control de calidad. Con ella, puedes verificar si los estándares preestablecidos para cada producto están en conformidad o no. Así, normalmente se especifican características de un producto, como su valor unitario y peso. 

La ficha técnica puede ser útil en cualquier sector, sin embargo, suele ser más común en industrias, comercios minoristas y en el sector de alimentos y bebidas. 

Por lo tanto, si tu negocio hace parte en uno de estos sectores, y aún no has implementado esta herramienta en tu operación o deseas optimizar este procedimiento en búsqueda de mejores resultados, ¡consulta este artículo para obtener toda la información que necesitas para crear una ficha técnica!

¿Qué es la ficha técnica?

La ficha técnica es un documento en el que se detallan todas las especificaciones de una materia prima o mercancía. Al traer descripciones objetivas, técnicas y meticulosas, es especialmente útil para quienes realizan inspecciones.

Así, la creación de una ficha técnica permite direccionar mejor la actividad desarrollada por la empresa, promoviendo mayor eficiencia y resultados significativos en el proceso de control de calidad, incluyendo:

  • Estandarización de la calidad
  • Notas de auditoría
  • Conformidad de productos

Sin embargo, ninguno de estos beneficios se obtiene si este documento no es elaborado de manera rigurosa. Es decir, debe ser simple, objetivo y, al mismo tiempo, completo. Solo así se garantizará que el profesional comprenda la información, evitando múltiples interpretaciones.

Y más: evita reelaboración, devoluciones e incluso recall, especialmente en el caso de su aplicación en la industria automotriz.

Para alcanzar esta objetividad, el equipo puede recurrir incluso a elementos visuales que complementan el documento, como dibujos, fotos o gráficos que representen exactamente la información que se desea transmitir.

Uno de los sectores que más utiliza esta herramienta es el de alimentación. Ella ayuda, por ejemplo, en la verificación de los insumos, así como en los ingredientes que deben utilizarse en cada platillo. Sin embargo, es importante no confundirse: la ficha técnica no debe mostrar el modo de preparación, ya que ese es el papel de la receta.

Además, es importante aclarar que la ficha técnica no es lo mismo que el Procedimiento Operativo Estándar (POE). Mientras que este último se centra en la operación, la ficha técnica tiene como objetivo enfocarse en el detalle del producto.

¿Para qué sirve la ficha técnica?

Su principal objetivo es proporcionar la estandarización de los productos de tu empresa. Al fin y al cabo, cuando se sabe exactamente qué debe contener en ella, es más fácil evaluar si es adecuado o no.

La ficha técnica también hace que los procesos de auditoría interna sean más fáciles y sencillos. Esto es esencial porque la función de esta actividad es precisamente controlar la calidad de las manufacturas que llegan al cliente final.

Con el uso de este documento, además, puedes realizar una previsión de gastos y compras, ya que en él se listan las materias primas necesarias y sus respectivos precios. Esto hace que la organización sea aún más productiva, permitiendo la reducción de costos y desperdicios, como veremos más adelante.

Al final, ¿cómo se crea una ficha técnica en la práctica?

Como ya mencionamos, los parámetros técnicos para verificación deben ser presentados de manera clara y objetiva. Si posible, utiliza imágenes o dibujos que representen exactamente el estándar de calidad que se debe seguir.

Esto es especialmente importante en el caso de la entrada de mercancías. De lo contrario, podría llevar al recibimiento de una materia prima que no cumple con los estándares.

Existen diversos modelos de ficha técnica, que pueden variar según el sector del negocio Para facilitar la comprensión, vamos a enseñar los principales elementos que este documento debe contener:

  1. Nombre del producto
  2. Costo de cada insumo
  3. Cotización del proveedor
  4. Tiempo de preparación
  5. Mano de obra necesaria
  6. Equipo utilizado
  7. Especificaciones del almacenamiento de los ingredientes
  8. Rendimiento total esperado
  9. Tamaño de cada porción
  10. Impuestos
  11. Cargos
  12. Costo final total
  13. Imagen del producto
  14. Instrucciones especiales

Al crear una ficha técnica en tu empresa, es importante, en primer lugar, realizar un análisis integral de todos los procesos internos, así como de los costos ya practicados.

Esta planificación es clave para establecer un historial de análisis y evolución del rendimiento, que será útil para comprender los resultados obtenidos tras la implementación u optimización de la ficha técnica.

Paso a paso para elaborar una ficha técnica de producto

Para facilitar este proceso, hemos creado una sugerencia de pasos básicos para la creación de tu ficha técnica. Echa un vistazo:

Identificación

En primer lugar, comienza llenando una identificación básica en la ficha: qué es y el nombre. De esta manera, puedes separar los documentos según esta información, lo que será de gran ayuda a la hora de buscar y consultar.

Categoría 

Separa todo por categoría. De esta forma, puedes incluir este tema en la ficha técnica del producto y facilitar la búsqueda de elementos o procesos cuando sea necesario. Es un tipo de filtro esencial. 

Dimensiones

Datos como altura y anchura no pueden faltar en una ficha técnica de producto, especialmente dentro del ámbito industrial. Estos datos son indispensables para un funcionamiento de trabajo organizado, seguro y controlado.

Peso

Así como las dimensiones de altura y anchura, es esencial destacar siempre el peso y la carga de ese producto. En la industria, la producción no puede llevarse a cabo sin esta información en la ficha técnica.

Materiales 

Realiza un análisis y separa los materiales que el equipo necesitará durante el proceso de trabajo. Luego, enumera todos los elementos necesarios y registra todo lo que se utilizará.

Código SKU

El SKU, abreviatura de Stock Keeping Unit o Unidad de Mantenimiento de Inventario, es indispensable en tu ficha técnica de producto.

Básicamente, se trata del código creado automáticamente para identificar cada artículo o material. Es una forma de dar un “nombre” a lo que se está registrando en la ficha.

Responsable

Otro punto muy importante al crear una ficha técnica de producto eficiente es incluir datos del responsable de una demanda o elemento.

De esta manera, es más fácil controlar los resultados de cada empleado, así como encontrar al responsable para obtener más información.

Costos

Los costos deben ser definidos, analizados y reconsiderados en cualquier etapa del trabajo. Después de todo, la reducción de gastos no solo genera menos pérdidas, sino que también permite invertir el dinero en mejoras.

Por lo tanto, recuerda siempre incluir en la ficha técnica de producto todos los costos involucrados.

Tecnología

Considera la posibilidad de invertir en softwares eficientes. Después de todo, cuando hablamos de datos e información tan importantes como estas, la tecnología funciona mejor que la mano de obra humana.

A través de sistemas digitales como el Checklist Fácil, encuentras una manera de integrar la información y guardarla en la nube, o sea, sin riesgo de perderla o cometer errores.

Además de reducir errores, también encuentras una serie de facilidades esenciales como checklists, programaciones, automatización de procesos e integración de equipos. Es la clave para mejorar tu modelo de gestión, haciéndolo más eficiente y con enfoque en la mejora continua.

Datos extras

Por último, realiza una revisión general de la ficha técnica de producto e incluye todos los datos adicionales que consideres necesarios. Puedes incluir fotos, registros, documentos o cualquier información que pueda ser útil para quienes realizan el trabajo y para quienes lo inspeccionan después.

En resumen, estos son los pasos simples para construir este modelo de ficha de manera básica y eficiente.

Sin embargo, vale la pena destacar que debe estar de acuerdo con las especificaciones y necesidades de los procesos de trabajo de cada empresa. Por lo tanto, ten en cuenta el escenario interno y personalízalo según sea necesario.

Principales errores en el proceso de creación de la ficha técnica de un producto 

Anteriormente, vimos toda la información necesaria y el paso a paso para la elaboración de una buena ficha técnica de producto. Sin embargo, existen algunos errores muy comunes que pueden ocurrir y que deben evitarse al máximo.

Conoce ahora los principales errores en tu proceso de creación:

No revisar la información

Inicialmente, es importante tener en cuenta que la ficha técnica de producto tiene una importancia gigante en el control de datos y monitoreo para la gestión de calidad y estandarización de procesos. Es decir, evitar inconsistencias aquí es primordial.

Por eso, uno de los principales errores es la falta de revisión de la información. Siempre es necesario incluir los datos con atención y revisar todo el contenido al final, evitando problemas que puedan surgir más adelante debido a un número o una palabra equivocada.

Así que, ¡recuerda siempre revisar la ficha técnica de producto!

Olvidarse de una información importante

Siguiendo la misma línea del tema anterior, un error que se debe evitar al máximo es la falta de información esencial.

La ficha técnica funciona como un guión, al mismo tiempo que sirve como informe de resultados. Por lo tanto, cualquier información olvidada puede modificar todo un proceso y generar datos incorrectos.

Usar papel 

No contar con la tecnología a estas alturas puede ser un error.

Como ya mencionamos anteriormente, con software modernos puedes tener todo registrado en la nube, además de tener integración y automatización de esta información. Literalmente, es el análisis de datos y control de procesos en la palma de tu mano.



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Ficha técnica estándar

Un error muy común en las empresas es mantener una ficha técnica estándar para diferentes objetivos. Este documento siempre debe ser personalizado según la empresa y el tipo de proceso para el cual será utilizado.

Además, es necesario destacar que debe mantenerse en constante actualización. El estándar debe existir para organizar, no para burocratizar.

Finalmente, ya tienes todo el conocimiento necesario para crear y llevar a cabo el montaje de fichas técnicas de producto dentro de tu empresa.

Pero, si aún tienes alguna duda de que es indispensable en la rutina de trabajo, ¡entiende ahora por qué debes implementarla ya!

¿Cuál es el papel de la tecnología para una gestión más eficiente?

¿Estás pensando en hacer una ficha técnica en papel? ¿O tal vez en una hoja de Excel? Ambas opciones pueden ser útiles en un principio. Sin embargo, no son las formas más recomendadas, especialmente pensando en la seguridad de los datos.

Mientras que el papel es susceptible a los efectos del tiempo y a extravíos, las planillas de Excel requieren mucho espacio de almacenamiento. Y además, pueden ser eliminadas accidentalmente o ser infectadas por virus.

De esta manera, pueden resolver el problema de forma temporal. Pero no generarán los insights  necesarios a largo plazo, algo fundamental para un plan de ficha técnica eficiente, ya que se trata de un trabajo continuo.

Es por eso que muchas empresas recurren a soluciones inteligentes, con almacenamiento en la nube, para este fin. Además de que la información puede ser accesible desde cualquier dispositivo mediante inicio de sesión y contraseña, permite gestionar el flujo de datos de manera optimizada.

Después de todo, cuando se habla de estandarización de procesos y control de calidad, la organización es la clave para el flujo organizacional.

Por lo tanto, el uso de fichas técnicas puede ser controlado a través de un checklist en línea, es decir, cuestionarios creados en un software específico para ello.

Un checklist digital permite evaluar el producto desde diferentes aspectos, al crear listas de verificación por área o actividad, mejorando el control de recepción y salida de productos e insumos. O sea, la herramienta actúa directamente en el control del volumen de pérdidas de insumos y en el flujo de salida de inventario.

Con el uso de checklists para crear y mantener fichas técnicas, tu empresa también estará mejor preparada para auditorías internas, ya que cada procedimiento está de acuerdo con criterios específicos, inherentes a tu producción.

¿Por qué hacer la ficha técnica con Checklist Fácil?

Ahora, seguramente debes estar preguntando: entonces, ¿qué herramienta elegir? Checklist Fácil es un gran aliado en la optimización de la auditoría interna, control de calidad, reducción de costos y estandarización operativa.

Después de todo, es una herramienta que facilita el acceso rápido a informes, con posibilidades prácticas de promover mejoras continuas en la operación. Entre sus funcionalidades, vale la pena destacar aquellas que están relacionadas con la organización y control de la ficha técnica en tu empresa.

En primer lugar, todas las programaciones de aplicación pueden ser automatizados. En la herramienta, es posible configurar días e incluso horas, así como sus repeticiones y anticipaciones, cuando sea necesario. O sea, cuando el proceso debe realizarse regularmente, o incluso comenzar antes de la fecha establecida.

El Checklist Fácil también permite la creación de planes de acción cuando se encuentran no conformidades durante su aplicación, garantizando así que serán rápidamente solucionadas.

¿Y sabes aquellos procesos que necesitan ser monitoreados regularmente? La herramienta envía una alerta por correo electrónico para recordar los plazos, facilitando el seguimiento ágil y preciso a cada uno de ellos.

En este escenario, incluso los planes de acción completados posteriormente necesitan aprobación antes de continuar con el flujo de tratativas. Con eso, la operación se convierte más segura y los datos para el análisis son coherentes con la realidad de la producción.

En la práctica, esto significa que, además de optimizar la operación con fichas técnicas operativas, también permite el control de los tipos gerenciales, con la posibilidad de elaborar paneles de control personalizados.

¿Por qué la ficha técnica es tan importante?

El uso de esta herramienta brinda una serie de beneficios, tales como:

  1. Organización de la operación
  2. Control más preciso de entrada y salida
  3. Estandarización de los procesos
  4. Control de las compras
  5. Gestión de ventas
  6. Reducción de desperdicio
  7. Control de inventario
  8. Mantenimiento del estándar de calidad
  9. Optimización de capacitación para los empleados
  10. Obtención y almacenamiento de datos

En la práctica, esto significa que la ficha técnica permite que la fabricación de un producto, o incluso la receta de una determinada comida, sea reproducida. Con esto, independientemente de quién esté involucrado en la operación, el resultado será fiel a lo que consta en el documento.

Otro uso de este instrumento es en entrenamientos, para garantizar que la operación se realice de manera correcta y fluida.

¿Pero cuál es su relación con la reducción de costos? Al reducir los desperdicios mediante la estandarización, la cantidad de materia prima comprada, almacenada y utilizada se vuelve más coherente con la realidad del negocio. Por lo tanto, los vencimientos causados por excesos o negociaciones costosas en el departamento de compras tienden a ser eliminados.

Así, la ficha técnica también influye en el control del precio practicado, ya que permite una mejor estimación del margen de ganancia. De esa manera, el costo de los ingredientes se controla sistemáticamente, lo que hace con que la empresa sea más competitiva en el mercado.

Del mismo modo, este documento garantiza parámetros de calidad del producto, ya sea en términos cuantitativos (relativos a la porción o volumen en sí) o cualitativos (sabor, aroma, presentación, etc.).

En el caso del sector alimenticio, también sirve para determinar el valor nutricional de una receta, así como para evitar la monotonía en la producción de menús, ¡otra ventaja competitiva proporcionada por la ficha técnica!

Finalmente, el restaurante puede informar al cliente sobre todo lo que compone los platillos. Datos como la presencia de gluten, lactosa y azúcar, por ejemplo, se incluyen en esta cuestión.

¿Cuál es la diferencia entre la ficha técnica operativa y gerencial?

La principal diferencia está en el nivel de detalle de la información y el uso de cada tipo de ficha técnica.

La ficha técnica operativa está más relacionada con la ejecución. Por lo tanto, está destinada a detallar los puntos principales relacionados con la producción.

En el contexto de restaurantes y otros establecimientos que trabajan con alimentos, la ficha técnica de un platillo puntualiza los ingredientes utilizados, así como las cantidades y el método de preparación. De esta manera, se evitan alteraciones que puedan llevar a una pérdida de calidad del producto y, como consecuencia, a la insatisfacción del cliente.

La ficha técnica operativa brinda aún:

  • Uniformidad y calidad en la operación
  • Control de inventario optimizado
  • Seguimiento de la cantidad de materia prima utilizad
  • Descentralización de procesos, donde todo el equipo conoce los métodos utilizados

Por otro lado, la ficha técnica gerencial ofrece más información relacionada con el análisis de datos, con un enfoque en administración y compras. Aún en el contexto de un restaurante como ejemplo, la ficha técnica gerencial se centra en:

  • Precio de cada ingrediente
  • Comparación de costos entre proveedores
  • Costo por pratillo
  • Margen de ganancia
  • Precio final

Así, ayuda en el día a día de áreas como compras, inventario y marketing, permitiendo una toma de decisiones más acertada por parte de los gerentes.

Puesto que es un documento sobre los recursos financieros de la operación, la ficha técnica gerencial debe ser revisada periódicamente, actualizando datos cuando sea necesario, de acuerdo con las fluctuaciones de precios.

Debe contener los detalles de los gastos, así como indicadores financieros que permitan el análisis de la rentabilidad y el retorno de la inversión (ROI).

¿Quién debe utilizar la ficha técnica?

Esta herramienta debe ser utilizada por todos los empresarios que ofrecen algún tipo de producto. Es decir: desde un cocinero autónomo que vende dulces y salados hasta los dueños de grandes fábricas de automóviles.

Esto se debe a su capacidad de ayudar a verificar el costo efectivo del producto, así como a organizar la rutina productiva. En otras palabras, ayuda en la definición de precios y en el día a día de la operación.

Es importante tener en cuenta que el propósito de la ficha técnica es estandarizar el producto. Por lo tanto, debe ser vista como una aliada en la búsqueda de calidad.

También es importante recordar que cada tipo de ficha técnica tiene un propósito. La ficha técnica operativa indica el método de producción y debe implementarse en el día a día de la operación.

Por otro lado, la ficha técnica gerencial es un recurso orientado a la gestión y, por lo tanto, debe ser evaluada por el líder del equipo para manejarla de la mejor manera posible.

6 beneficios de digitalizar la ficha técnica

En resumen, la ficha técnica digitalizada trae ventajas en rapidez, precisión y control de la información, como vimos apenas. Entre las principales razones para automatizar esta etapa de la operación con Checklist Fácil están:

  1. Capacidad para estimar correctamente el uso de materia prima por período.
  2. Control adecuado del inventario, trayendo artículos para verificación cuando sea necesario, evitando pérdidas de insumos vencidos.
  3. Visión completa de los valores practicados, desde la negociación con proveedores hasta la venta.
  4. Conocimiento de la variación de precios pagados por cada artículo.
  5. Planificación segura de la vida financiera del negocio, proyectando el margen de beneficio mes a mes, con información de los sectores de inventario y compras integrados a través del sistema.

¿Interesado en esta solución? Entonces necesitas conocer ahora mismo el Checklist Fácil. Líder en Latinoamérica, esta herramienta te permite crear y programar la realización de verificaciones. Y además, con ella, puedes generar informes que hacen que la gestión por lo general sea aún más eficiente.

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