¿Para qué sirve la ficha técnica de producto?

La ficha técnica es aliada en la búsqueda de la estandarización de productos. Esto se debe a que define los padrones a seguir durante la operación. En este contenido mostraremos la relación de esta herramienta con el control de calidad y, también, cómo crear una en la práctica. ¡Siga con nosotros!

Tempo de leitura: 4 minutos
¿Para qué sirve la ficha técnica de producto?

La ficha técnica es una herramienta fundamental para el control de calidad. Esto se debe a que, con él, es posible comprobar si los padrones preestablecidos para cada producto están de acuerdo o no. 

Su uso es compatible con cualquier segmento. Sin embargo, a menudo se utiliza en la industria, comercio minorista y en la industria de alimentos y bebidas.

Si quieres saber todo sobre ficha técnica y, principalmente, ver la información que no puede faltar a la hora de crear una, continúa con nosotros. Abordaremos los puntos principales sobre este tema. ¡Buena lectura!

¿Qué es una ficha técnica?

Es un documento en el que se exponen todas las especificaciones de una materia prima o mercancía. Al proporcionar descripciones objetivas, técnicas y juiciosas, es especialmente útil para quienes realizan inspecciones. 

En este caso, orienta mejor la actividad, promoviendo ganancias de eficiencia, así como resultados significativos en el proceso de control de calidad, entre ellos:

Para obtener estos beneficios, sin embargo, es importante que la ficha técnica sea simple, objetiva y, al mismo tiempo, completa. Así, asegura que el profesional entenderá la información, eliminando la doble interpretación. Además, evita retrabajos, devoluciones e incluso retiradas, en el caso de su aplicación en la industria automotriz.

Uno de los segmentos que más utiliza esta herramienta es el de alimentación. Ayuda, por ejemplo, a verificar los insumos, así como los ingredientes que se deben utilizar en cada plato. Sin embargo, no confunda: no debe mostrar la forma de preparación, ya que este es el papel de la receta.

Es importante aclarar que la ficha técnica no es lo mismo que el Procedimiento Operacional Padrón (POP). Si bien esto se centra en la operación en sí, la ficha dirige tu atención a los detalles del producto.

¿Para qué sirve la ficha técnica?

Su principal objetivo es proporcionar la estandarización de los productos de tu empresa. Cuando sepa con certeza lo que necesita contener, es más fácil evaluar si es adecuado o no.

El expediente técnico también facilita los procesos de auditoría interna. Esto es fundamental porque la función de esta actividad es precisamente controlar la calidad de las manufacturas que llegan al cliente final.

Con este documento también es posible realizar una previsión de gastos y compras. Ya que, en él, se enumeran las materias primas necesarias y sus respectivos precios. Haciendo esta organización aún más efectiva.

Principales beneficios de una buena ficha técnica de producto

En la práctica, el uso de esta herramienta ofrece una serie de beneficios a los establecimientos. Seleccionamos 10 para ti. Echa un vistazo:

  1. Organización de la operación;
  2. Control de entrada y salida más preciso;
  3. Estandarización de procesos;
  4. Control de compras;
  5. Gestión de ventas;
  6. Reducción de desperdicios;
  7. Control de inventario;
  8. Mantenimiento del padrón de calidad;
  9. Optimización del entrenamiento de los funcionarios;
  10. Recolección y almacenamiento de datos.

¿Cuál es la diferencia entre archivos técnicos operativos y administrativos?

La principal diferencia radica en los detalles de la información y el objetivo detrás de su finalización.

La versión operativa es más común para ser utilizada en restaurantes y otros establecimientos que trabajan con alimentos. Se pretende detallar los principales puntos relacionados con la propia producción.

En la ficha técnica de un plato, por ejemplo, es necesario puntuar los ingredientes utilizados, así como las cantidades y el método de cocción. De esta forma, evita cambios que pueden provocar una pérdida de calidad del producto. Y, en consecuencia, a la insatisfacción del cliente.

La ficha técnica gerencial ofrece más información relacionada con la administración y compras. Por tanto, siguiendo el ejemplo anterior, datos como:

  • Precio de cada ingrediente;
  • Comparación de costos entre proveedores;
  • Costo por plato;
  • Margen de beneficio;
  • Precio final.

Por tanto, ayuda en las actividades del día a día de sectores como compras, inventarios y marketing. Permitiendo una toma de decisiones más asertiva.

¿Quién debe utilizar la ficha técnica?

La herramienta debe ser utilizada por todos los emprendedores que ofrezcan algún tipo de producto. En otras palabras: desde un cocinero autónomo que vende dulces y snacks hasta propietarios de grandes fábricas de automóviles.

Esto se debe a que ayuda a verificar el costo efectivo del producto, así como a la organización de la rutina productiva. En otras palabras, ayuda en la definición del precio, así como en el funcionamiento del día a día.

También debe tenerse en cuenta que la ficha técnica está destinada a estandarizar la mercancía. Por tanto, debe verse como un aliado en la búsqueda de calidad.

Pero, ¿cómo hacer una ficha técnica?

Como se mencionó, los parámetros técnicos a verificar deben presentarse de manera clara y objetiva. Si es posible, cuente con el apoyo de imágenes o dibujos que representen exactamente el padrón de calidad a seguir.

Esto es especialmente importante en el caso de la entrada de mercancías. De lo contrario, puede dar lugar a la recepción de materias primas no padrones.

Existen varios modelos de ficha técnica, variando según el segmento de negocio. Sin embargo, para promover la comprensión, mostremos un ejemplo muy común en el sector de alimentación. Mira los artículos que no te puedes perder:

  1. Nombre del producto;
  2. Costo de cada insumo;
  3. Cotización de proveedor;
  4. Tiempo de preparación;
  5. Mano de obra requerida;
  6. Equipamiento usado;
  7. Especificidad del almacenamiento de ingredientes,
  8. Ingresos totales esperados;
  9. Tamaño de la porción;
  10. Impuestos;
  11. Cargos;
  12. Costo final total;
  13. Imagen del producto;
  14. Instrucciones especiales.

Al crear una ficha técnica para tu empresa, lo ideal es hacer un análisis de todos los procesos internos, así como de los costos. Esta información proporcionará una descripción general, que será útil para comprender principalmente los resultados esperados y obtenidos.

¿Cuál es el papel de la tecnología para una gestión eficiente?

¿Estás pensando en realizar una ficha técnica en papel? ¿O en una planilla de Excel? Ambas opciones se pueden utilizar al principio. Sin embargo, no son las formas más recomendadas, especialmente pensando en la seguridad de los datos.

Si bien el papel es susceptible al tiempo y la pérdida, las planillas de Excel requieren un amplio espacio de almacenamiento. Además, pueden eliminarse involuntariamente o verse afectados por virus.

De esta manera, pueden resolver el problema de manera oportuna. Sin embargo, no generarán los conocimientos necesarios a largo plazo.

En este escenario, lo ideal es adoptar un software de gestión en el que los datos se almacenen en la nube. Y, sobre todo, se puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo.

Pero, ¿cuál elegir entre las distintas opciones del mercado? Opte por un checklist en línea. Es una herramienta que te permite crear listas de verificación por sector o actividad

Siguiendo el ejemplo de nuestro restaurante, es posible crear un checklist específico para recibir insumos y otro para elaborar platos. Por lo tanto, puedes garantizar, respectivamente, el stock adecuado y la estandarización de recetas.

De esta forma, los checklists se convierten en grandes aliados en el proceso de auditoría interna. Ayudando en el control de calidad, reducción de costos y estandarización operacional.

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Escribo contenido para ayudar a las empresas a lograr la estandarización de los procesos mediante la gestión de no conformidades: hacer que las empresas sean más eficientes y los empleados más felices 🙂
Luciana Silva

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