Si siempre estás buscando formas de optimizar tu gestión, es probable que hayas escuchado el término workflow. Pero, ¿ya sabes cómo aplicarlo en tu día a día? El término, que significa literalmente flujo de trabajo, es una excelente manera de automatizar procesos en la empresa.
Después de todo, en la práctica, el workflow no es más que un conjunto predefinido de reglas que establecen una jerarquía entre documentos, información, tareas y colaboradores involucrados en una determinada rutina.
Esta organización maximiza la eficiencia operativa y garantiza no solo la calidad, sino también la mejora continua del trabajo.
Te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre un workflow para aplicarlo en tu día a día, así como sus ventajas, las mejores herramientas y mucho más. Así que ¡sigue con nosotros!
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es un workflow?
El workflow, o flujo de trabajo, es un método de organización de etapas o actividades de un trabajo, en una secuencia lógica, para alcanzar un objetivo de manera eficiente.
En otras palabras, un workflow refleja las secuencias y etapas en las que se pasan acciones, tareas, documentos e información. Esto es válido entre personas, áreas y organizaciones que estén involucradas en el proceso de una actividad.
Por lo tanto, las empresas utilizan un conjunto de tecnologías y herramientas que permiten coordinar las tareas de rutina de manera fluida y eficiente.
El flujo de trabajo automatiza secuencias de actividades, reduce el tiempo invertido en proyectos y ayuda a identificar posibles errores y cuellos de botella. Como resultado, se aumenta la productividad general de los equipos.
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Tipos de workflow
Existen tres grandes categorías en las que un flujo de trabajo puede clasificarse: secuencial, basado en eventos y orientado por reglas.
Workflow Secuencial
El flujo de trabajo secuencial es el más simple de los tres. Organiza las tareas de manera lineal, siguiendo una línea recta (literal y figurativamente), que indica que los procesos siempre deben avanzar.
De esta manera, los problemas afectan solo a la siguiente parte del flujo de trabajo. Es decir, este tipo de flujo nunca retrocede a una etapa o ciclo anterior, porque cada tarea está vinculada a la siguiente de manera encadenada, ya que la primera se ha completado.
Workflow Basado en Eventos (State Machine)
Este flujo permite que los problemas afecten etapas y procesos anteriores, lo que requiere regresar a alguna etapa del ciclo.
En este sentido, los procesos no se designan como una serie de tareas encadenadas, sino como eventos distintos que permiten interacciones más complejas y elaboradas.
Workflow Orientado por Reglas
Este tipo de flujo de trabajo es muy similar al secuencial. La diferencia es que las condiciones que determinan el flujo de trabajo son más complejas. Por lo tanto, partir de una tarea a otra implica reglas similares a las que se ven en lenguajes de programación, como “en caso de X ➔ Y”, “después de A ➔ B”, “➔ si no, C”. O sea, las acciones se basan en alternativas.
Completar una actividad en este escenario no siempre significa que se alcanzará el conjunto de tareas siguientes (como ocurre en los flujos de trabajo secuenciales), ni que será posible regresar a alguna etapa.
¿Qué es un workflow de aprobación?
También hay otro concepto relacionado con el flujo de trabajo muy importante para la gestión de empresas, especialmente aquellas que interactúan directamente con el consumidor. Se trata del flujo de trabajo de aprobación.
Este tipo de workflow es excelente para procesos más burocráticos, que pasan por un flujo de aprobación para completarse. Por lo tanto, las rutinas que involucran el llenado de formularios, la recopilación de firmas y la aprobación de pedidos, por ejemplo, se benefician del flujo de trabajo de aprobación.
En este sentido, el flujo de trabajo de aprobación sirve para automatizar estos procesos de aprobación, brindando agilidad y precisión a estas operaciones. Además, se puede utilizar en el control de aprobación de atención al cliente, es decir, en las solicitudes de Service Desk.
Por lo tanto, entra en juego cuando el cliente, interno o externo, realiza una solicitud para resolver un problema relacionado con su producto o servicio.
Es él quien hace que el proceso de atención al cliente sea más fluido, desde el registro hasta su aprobación y, posteriormente, su finalización. Todo esto de manera digital, documentada y segura.
Otro aspecto interesante del flujo de trabajo de aprobación es que se pueden adoptar repositorios de información para etapas del flujo de trabajo. De esta manera, se pueden generar bases de conocimiento para todo el equipo.
¿Cuáles son los objetivos de un workflow?
Entre los diversos objetivos del flujo de trabajo, los dos principales son:
- Estandarizar procesos de rutina en el trabajo
- Facilitar la organización entre equipos y departamentos
Esto queda muy claro en la integración entre colaboradores, que a veces “caen de paracaídas” en un departamento, sin tener claridad sobre lo que se había hecho anteriormente. Con un flujo bien definido, es posible captar lo que necesita ser hecho, de qué manera, para quién y qué entregar después de finalizar una cierta tarea.
Cuando una empresa adopta el recurso de flujo de trabajo, significa que está buscando reducir problemas relacionados con la gestión de procesos, no conformidades y, en consecuencia, planes de acción. Esto se debe a que, a través de él, la organización puede tener más claridad, estandarización y prontitud. Además, los flujos de trabajo también tienen como objetivo:
- Agilizar, simplificar y brindar seguridad a los procesos.
- Ordenar etapas de manera eficiente para contribuir a las actividades generales.
- Proporcionar visibilidad y claridad sobre la responsabilidad de cada profesional que integra un equipo.
- Presentar indicadores de rendimiento para facilitar la implementación de planes de acción y mejoras.
- Proporcionar apoyo para ayudar en la toma de decisiones más acertadas.
¿Cómo funciona un workflow?
En teoría, cada vez que ejecutas la misma secuencia de tareas, obtienes el resultado planeado. Esto se debe a que funciona con etapas específicas, con los recursos necesarios para llevarlas a cabo, como tu equipo o maquinaria, que interactúan entre sí.
Aunque los modelos de flujos de trabajo pueden variar de una empresa a otra, los componentes son los mismos en cada método. La primera forma de identificarlos es a través de características informales o formales.
- Los flujos de trabajo informales son simples, no necesariamente requieren un software para gestionarlos y pueden ser solo un diagrama o flujo escrito con la secuencia de etapas;
- Ya los formales pueden estar compuestos por varias etapas y definitivamente dependen de un software, ya que los gerentes necesitan hacer seguimiento al progreso de cada actividad para entender si el flujo está funcionando como se planeó.
Cada etapa de un flujo de trabajo también puede describirse mediante tres parámetros: entrada, ejecución y salida.
- Entrada: materiales y recursos necesarios para completar una etapa del flujo;
- Ejecución: conjunto específico de reglas que dictan cómo se recibe la entrada y qué se hace con ella;
- Salida: materiales y recursos que se producen y actúan como salida de un lado y entrada en las siguientes etapas.
¿Qué compone una etapa dentro del flujo de trabajo?
Cuatro componentes principales conforman la mayor parte de las actividades dentro de los flujos de trabajo. Al modelar cada flujo, debe estar compuesto por: actores, actividades, resultados y estado.
- Los actores son las personas o incluso las máquinas responsables de una parte de la etapa del flujo;
- Las actividades son las tareas o procesos ejecutados. Están estructurados de manera adecuada para que la persona o máquina los realice sin mayores problemas. Cuando las actividades se practican de una manera específica, se les denomina una acción;
- Los resultados son lo que la empresa considera como un retorno deseable de cada etapa;
- El estado del control de flujo garantiza que el flujo de procesos esté siguiendo la dirección prescrita, según cómo estén definidos.
Documentar el flujo de trabajo también es fundamental para gerentes de proyecto, profesionales y líderes. Ofrece un camino para el futuro, aumenta la calidad, transparencia y permite el análisis de datos dentro del ciclo de vida de los proyectos.
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¿Cuáles son las ventajas de utilizar un workflow?
Como hemos mencionado, el workflow busca el control y organización de tareas rutinarias en tu empresa. Debe realizarse de manera sistemática, simple y automatizada. Esta fórmula trae varios beneficios para la gestión de tu operación. Por ejemplo:
Transparencia del flujo de trabajo
El ruido en la comunicación es uno de los problemas más comunes en las rutinas de trabajo. Es decir, muchas veces no hay una dirección clara sobre qué hacer con una información específica o a quién debe ser transmitida.
Este problema se minimiza de manera inmediata con la implementación del workflow, ya que guía los procesos de principio a fin.
Con transparencia sobre la responsabilidad de cada integrante de tu equipo, la falta de coordinación en la información se vuelve mucho menos frecuente. Por lo tanto, facilita el avance de proyectos y mejora la eficiencia operativa.
Aumento de la productividad
Cada flujo de trabajo se cumple más fácilmente cuando hay claridad en el proceso. Por lo tanto, los equipos enfocan más su atención en las actividades y etapas que necesitan realizar, lo que aumenta la productividad general de los sectores.
Fluidez en el avance de proyectos
En el desarrollo de un flujo de trabajo, es necesario especificar qué debe hacerse, por quién y en qué momento. Esto genera una mayor integración entre las personas que participan en el proceso, así como favorece el avance de las tareas. ¿El resultado? Mayor colaboración.
De esta manera, la rutina de trabajo se organiza de manera encadenada (es decir, la finalización de una tarea lleva al inicio de otra). Así, se evita que haya obstáculos que conviertan una actividad en improductiva.
Reducción de errores, reelaboración y etapas innecesarias
Con todas las funcionalidades y determinaciones mencionadas anteriormente, los flujos de trabajo disminuyen la posibilidad de fallos. Además, permiten la fácil identificación de tareas innecesarias y puntos de mejora. De esta manera, todos los procesos se vuelven más acertados e inteligentes.
Accesibilidad y mejora de la comunicación interna
Es posible optimizar y facilitar cualquier trabajo en equipo mediante un workflow, garantizando interacciones y verificaciones relevantes para responsabilidades previamente establecidas. La rutina se vuelve más eficiente y organizada, lo que aumenta la sinergia entre profesionales y trae resultados duraderos para el equipo.
Con una herramienta adecuada, que une el flujo de trabajo a la gestión de procesos (Business Process Management – BPM), este beneficio se vuelve aún más claro. Después de todo, el BPM proporciona la integración entre equipos.
Flexibilidad para desarrollar proyectos
El recurso que estamos analizando trata sobre la fluidez, y eso se refleja en la forma en que debe aplicarse. Uno de los grandes beneficios del flujo de trabajo es que puede (y debe) adaptarse en todo momento. Es decir, periódicamente es esencial revisar los procesos y evaluar en qué medida están alineados con las necesidades de tu organización para adaptarlos en consecuencia.
Dado que las etapas de las actividades se desarrollan según las demandas de la empresa, deben generar valor para el servicio, producto y/o cliente. Por lo tanto, hay libertad para modificar cualquier etapa, repensar el flujo en su totalidad y mejorar los resultados alcanzados.
Mejora de los servicios entregados
Las responsabilidades y los plazos de finalización para cada tarea simplifican la gestión de procesos, incluida la definición de entregas y lo que debe hacerse a continuación, de manera encadenada.
En este sentido, una visión de rendimiento facilita la identificación de cuellos de botella en cada etapa del flujo de actividades. De esta manera, la empresa tiene oportunidades para optimizar aspectos del servicio o producto para el cliente, lo que mejora su experiencia y satisfacción, y esto impacta directamente en la imagen de la organización.
Reducción de costos
Una de las principales ventajas, la reducción de costos también es una consecuencia de otras reducciones. Al final, es natural que el rendimiento de los costos mejore al disminuir los desperdicios, las tareas improductivas, las fallas de comunicación, los retrabajos y situaciones similares.
Recuerda que: los gastos no siempre se refieren a actividades que involucren específicamente dinero, sino también al valor que existe en el tiempo y el trabajo de los colaboradores de una empresa.
Aumento de la escalabilidad
Por último, pero no menos importante, la unión entre workflow y un software adecuado para gestionarlo favorece la escalabilidad del negocio debido a la estandarización de procesos.
Es importante recordar que tener actividades estandarizadas significa tener actividades replicables en el futuro.
La disminución de controles manuales favorece la optimización del tiempo y el enfoque en actividades estratégicas, que mejoran el desempeño y garantizan una ventaja competitiva en el mercado al atender las demandas de los clientes de manera oportuna.
¿Cuál es la relación del flujo de trabajo con BPM?
Entre las ventajas mencionadas anteriormente, se estableció que es posible potenciar su accesibilidad y comunicación interna. Todo esto mediante una herramienta que combina las funcionalidades de un workflow con el BPM (Business Process Management o Gestión de Procesos de Negocio, en español).
Sin embargo, pueden surgir dudas sobre cuáles son las diferencias entre estos recursos y cómo se relacionan. Por eso, ¿vamos a entender mejor cómo funcionan?
El flujo de trabajo se enfoca en el diseño de la trayectoria recorrida por las actividades organizacionales. Por otro lado, el BPM está fuertemente vinculado a la gestión de procesos de un negocio. Tiene un concepto más amplio y trata de planificar, monitorear y analizar la visión sistémica de una organización.
En la práctica, la unión de estos dos factores resulta en la eliminación de actividades manuales, hojas de cálculo y documentos físicos. Así, los propios departamentos tienen más autonomía para automatizar y asignar sus tareas.
¿Cómo crear un workflow?
El flujo de trabajo debe hacer tu trabajo más fácil. Por eso, es importante no complicar su desarrollo y seguir un conjunto de pasos para identificar, diseñar, documentar y luego diagramar tus flujos de trabajo. Consulta una guía paso a paso sobre cómo crear workflows:
1. Identifica y selecciona procesos
La primera etapa es verificar qué actividades se benefician de la codificación en flujos. Es importante recopilar información sobre tareas específicas rutinarias y cuáles son los objetivos de los empleados.
Además, estudia cómo suelen organizarse las tareas pendientes y cuánto tiempo se necesita para completar proyectos pequeños y grandes.
También es válido y recomendable solicitar comentarios sobre trabajos difíciles o caóticos, posibles cuellos de botella y objetivos mal definidos o ambiguos..
2. Realiza el mapeo y la documentación
Después de identificar qué se debe hacer, es hora de documentar este flujo de trabajo. En esta etapa, todos los procesos se mapean y describen en detalle para que puedan ser discutidos y mejorados. Es decir, todas las información recopilada previamente debe incluirse. El refinamiento de este mapeo debe hacerse con todo el equipo, que puede proporcionar un punto de vista único sobre la ejecución de sus tareas.
3. Implementa el workflow
Una vez que todas las personas involucradas llegan a un consenso, puedes contar con un software dedicado para finalizar tu esbozo. La versión digital debe incluir la documentación completa de los procesos y todo lo necesario para facilitar tus instrucciones para quienes utilizarán el workflow.
El último paso es completar el diagrama del flujo antes de comunicar y distribuir tu versión final (preferiblemente digital) a los miembros del equipo y los gerentes.
Antes de compartir este flujo de trabajo, sin embargo, es imprescindible realizar una prueba con un grupo pequeño. Así, debes analizar los resultados y resolver cualquier problema de bajo impacto.
¿Cómo optimizar un flujo de trabajo ya existente?
Una vez implementados los flujos de trabajo, es un proceso sencillo optimizar los resultados. Se vuelve más fácil visualizar dónde se puede eliminar el desperdicio y dónde se pueden crear nuevas acciones más eficientes.
Ahora, vas a conocer los 5 pasos para crear un flujo aún más optimizado. Esta secuencia de etapas puede funcionar para cualquier segmento de mercado, pero será aún más efectiva en la industria. Es en este sector donde podrás monitorear tus actividades con el análisis de informes, implementando mejoras con enfoque en la eficiencia operativa.
1. Identifica tareas repetitivas
Identificar el área que tiene tareas repetitivas debe ser el primer paso cuando una empresa considera la creación de un workflow.
Para identificar el problema, es esencial tener un conocimiento profundo del negocio. La mejor manera sería hacer una representación visual de tu cadencia de actividades actual, con la ayuda de diagramas, y entender mejor qué puede ser optimizado, con el objetivo de identificar las tareas repetitivas.
Ahora puedes crear un flujo ideal, que mejore el ya existente y simplifique el proceso ejecutado por los colaboradores. Esta es la etapa más importante que debe realizarse antes que cualquier otra.
Puedes considerar los beneficios en términos de tiempo ahorrado y también de costos como el resultado principal de este análisis de tareas. Esto ayudará en la presentación de un plan claro para apoyar la automatización de estos procesos.
2. Define las metas de negocio
Después de identificar el problema, el siguiente paso será definir tus objetivos de negocio utilizando el flujo de trabajo.
Claro que vamos a considerar el modelo actual como referencia. Pero tu objetivo puede estar relacionado con mejorar el rendimiento o reducir el tiempo de ciclo en un solo proceso o optimizar recursos para tareas más productivas.
Puedes querer que tu fuerza de trabajo maneje menos entrada de datos y se enfoque más en percepciones y optimización de procesos.
Puede ser cualquier cosa, pero necesitas ser capaz de justificar cómo tus objetivos de negocio serán alcanzados mediante la automatización y cómo los medirás.
3. Selecciona la solución correcta para la automatización del flujo de trabajo
El siguiente paso sería decidir sobre los medios para el fin. Es decir, pregúntate: ¿cómo queremos alcanzar los objetivos de negocio? Para llegar a una solución, tu próximo paso prioritario será seleccionar el software de automatización de flujo de trabajo correcto.
Basándote en los objetivos que estableciste en el paso anterior, selecciona una herramienta que brinde los objetivos deseados y, al mismo tiempo, sea simple, amigable y fácilmente adaptable por los usuarios.
Elige el software adecuado para tener una visión clara de las etapas y mantener siempre alineado lo que cada colaborador necesita ejecutar. Es importante entender, entre las opciones disponibles, cuál tendrá el ajuste ideal para tu organización.
Cada vez más empresas están migrando a la opción de checklist en línea, que ofrece una enorme flexibilidad y reduce costos. Esta es la solución ideal para seguir una actividad que fluye de un estado a otro. Después de todo, utilizando el módulo de Workflows, creas el orden correcto de aplicación de las listas de verificación, evitando que algún procedimiento salga de la secuencia de acciones esperadas.
4. Capacita a todos los usuarios
El siguiente paso sería capacitar a tu equipo para utilizar el nuevo software de flujo de trabajo. Cualquier cambio nuevo introducido por la gestión siempre encuentra resistencia, ya que se percibe como algo fuera del estándar utilizado hasta el momento.
Por lo tanto, es necesario involucrar a los usuarios finales desde el primer paso e incluirlos en las discusiones para que se conviertan en parte integral del proceso. Esto establece a los usuarios finales como responsables y trae las mejores prácticas como elementos importantes en el día a día de trabajo.
Proporcionar un camino de transición claro, pasando del proceso manual al nuevo sistema automatizado, comienza con una capacitación adecuada. Esta acción los ayudará a hacer que esta transición sea exitosa.
5. Evalúa los principales indicadores de rendimiento y mejora tu flujo de trabajo
Después de completar las etapas anteriores, estarás listo y funcionando en tu nuevo sistema de flujo de trabajo automatizado.
Tus usuarios seguramente proporcionarán comentarios sobre el proceso basados en su uso. Entonces, estás listo para dar el paso final que sería medir los indicadores de rendimiento y mejorar tu flujo de trabajo.
El monitoreo y la medición continua de tu flujo de trabajo automatizado ayudarán a identificar cuellos de botella y sugerir mejoras. Y más: la evaluación continua ayudará a que tu equipo sea más eficiente.
Recordando que un software de flujo de trabajo, que funciona de manera multifuncional, como el caso de las soluciones de lista de verificación digital, te facilitará identificar los resultados y tareas repetitivas, así como automatizarlas.
Aplicando workflows utilizando tecnología
Como hemos visto, es muy difícil implementar workflows sin la ayuda de la tecnología. Después de todo, esta es responsable de la automatización de los flujos de trabajo, tan importantes para mitigar problemas operativos y el complejo y burocrático intercambio de flujos.
A través de un software, la información del proceso se centraliza en un solo lugar. El monitoreo de las actividades de los equipos se vuelve mucho más efectivo, lo que genera mejores resultados.
Existen muchas herramientas digitales que pueden ayudarte en esta tarea, pero para elegir la plataforma ideal para la gestión de tus procesos, es importante considerar las siguientes cuestiones:
- ¿Tu plataforma tiene integración con aplicaciones que los equipos de tu organización generalmente utilizan?
- ¿Cuenta con un software como servicio (SaaS), con aplicación a través de dispositivos móviles y fácil implementación en tu empresa?
- ¿Este software satisface otras necesidades, además de la creación de flujos de trabajo, como la personalización de planes de acción o la generación automática de informes?
- ¿Cuál es su flexibilidad con la herramienta de workflow? ¿Es posible crear y modificar modelos de flujo de trabajo caso por caso?
- ¿Existen opciones de automatización para workflows que permitan que se desarrollen sin supervisión manual?
- ¿Hay un lugar centralizado, como un panel de control, para gestionar todos los procesos, no conformidades, reincidencias y planes de acción?
- ¿Las opciones de visualización de datos y estadísticas son accesibles y claras para crear diagramas para la gestión de proyectos?
- ¿Tu software de preferencia tiene métricas incorporadas, aplicaciones en línea y offline y opciones variadas de registro de actividades?
- ¿Los recursos de seguimiento de la plataforma pueden ayudar a gestionar el tiempo, los recursos y el rendimiento?
Checklists digitales para la implementación de flujos de trabajo
Las tecnologías de apoyo para los workflows no son más que medios que aseguran el intercambio y la transferencia de información entre personas y departamentos, con una herramienta de checklists digitales. Implementar un flujo de trabajo respaldado por tecnología beneficia a todo el ecosistema de tu empresa: los departamentos, los clientes y los resultados.
Así que nuestra recomendación es el Checklist Fácil, líder en Latinoamérica en el desarrollo de soluciones para checklists en línea, que estandarizan procesos y potencian actividades esenciales.
Al final, la plataforma cuenta con una función exclusiva para workflows, con indicadores e informes completos que pueden revolucionar la eficiencia operativa de tus proyectos.
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