Un flujo de trabajo permite a los equipos alcanzar sus objetivos mediante la conexión adecuada entre los datos y las personas. Este proceso consta de una serie de tareas específicas y estructuradas que deben complementarse para avanzar en el proceso.
En el mundo empresarial actual, la eficiencia y la productividad son dos factores clave para el éxito. Por esa razón muchas empresas recurren a la implementación de flujos de trabajo, también conocidos como workflows.
En este post, te compartiremos qué son los flujos de trabajo, cuáles son los tipos que existen y las mejores metodologías para organizarlos, aquellas que ayudan a las empresas a aumentar su eficiencia y reducir errores.
Podrás leer en este artículo:
¿Qué son los flujos de trabajo en una empresa?
En el ámbito empresarial, un flujo de trabajo es un proceso holístico que permite a los equipos alcanzar sus metas mediante la conexión adecuada entre los datos pertinentes y las personas apropiadas en el momento oportuno.
La implementación de un flujo de trabajo efectivo no solo garantiza la compresión de la información, sino también su reiteración.
En términos generales, la gestión de un flujo de trabajo consta de siete etapas organizadas en tres fases:
- Fase de planificación: abarca tres pasos esenciales, siendo la recopilación de la información y la generación de ideas, la recopilación de solicitudes y, por último, la priorización de recursos.
- Fase de ejecución: el proceso comprende el desarrollo y revisión de los trabajos en cuestión y el monitoreo del progreso.
- Fase de revisión: se divide en dos etapas, las cuales son la aprobación y la emisión de informes.
De esta manera, se entiende por flujo de trabajo a una serie de tareas específicas y estructuradas que deben complementarse para avanzar con el proceso. Cada paso debe estar condicionado a la finalización del paso anterior para que se considere un flujo de trabajo.
Tipos de flujos de trabajo
Los flujos de trabajo varían según las características específicas de los sectores, empresas y departamentos en los que se aplican. Incluso, algunos flujos de trabajo pueden requerir la colaboración de terceros o ser interdepartamentales.
Si una empresa no integra los procesos con los flujos de trabajo correspondientes, corre el riesgo de perder la cohesión entre tareas y/o departamentos. La organización puede tener retrasos, inconvenientes de stock y pérdidas financieras.
Para lograr una estructuración adecuada, se pueden diferenciar tres tipos de flujos de trabajo: flujos administrativos, flujos de producción y flujos ad hoc.
Flujos de trabajo administrativos
Es el más común, debido a la gran cantidad de documentos administrativos que se gestionan en una empresa. Es muy frecuente que los sistemas de gestión documental incluyan automatización de tareas y flujos de trabajo para mejorar los tiempos y la eficiencia.
Estos flujos de trabajo suelen requerir firmas y validaciones de una o más personas. Por ejemplo, en el caso de las facturas, dependiendo de la empresa, se puede procesar en papel y almacenar, digitalizar o recibir electrónicamente.
La factura debe ser validada por el responsable de compras y luego ser firmada electrónicamente, o a mano, por el director. Todos los pasos deben quedar registrados en el flujo de trabajo para que no se pierda ningún detalle.
Además, mediante alertas de tiempo y checklists, la empresa puede evitar tener que pagar multas por retraso en el pago de facturas.
Flujos de trabajo de producción
El flujo de trabajo de producción se enfoca en las tareas que son predecibles y requieren pocos cambios, por lo que es especialmente útil en la planificación de la producción.
Un ejemplo sería una empresa que fabrica productos para el inventario, ya que en este caso es importante tener una buena conexión entre el inventario disponible y la producción.
Con este sistema, la empresa se asegura de contar con el inventario preciso a tiempo y sin ocupar más espacio del necesario en el almacén.
Flujos de trabajo ad hoc
En este tipo de flujo de trabajo, las reglas y los procedimientos pueden ser creados y ajustados durante el proceso en sí para adaptarse a las necesidades que surjan.
Es común que se implemente en empresas de construcción o ingeniería que fabrican por pedidos, ya que ven cada pedido como un proyecto, lo que significa que el trabajo también varía según cada proyecto.
Mejores metodologías para organizar flujos de trabajo en la gestión de proyectos
Son muchas las metodologías y marcos de gestión de proyectos existentes diseñados para ayudar en diferentes tipos de proyectos. Aquí te mostraremos 2 de los más importantes para ayudarte a determinar cuál es el más indicado para tu empresa.
1. Agile
La familia Agile es un conjunto de metodologías de gestión de proyectos que enfatizan la flexibilidad y la mejora continua.
La gestión de proyectos Agile se centra en tareas incrementales y de retroalimentación continua basada en las necesidades de los usuarios finales.
De esta forma, Agile PM prioriza la relación de colaboración entre el usuario final y el equipo del proyecto, por lo que puede ser utilizada en diversas industrias que requieren flexibilidad y cambio.
Dentro de los tipos de metodologías Agile se encuentran:
- Scrum: involucra a equipos más pequeños que trabajan en periodos cortos de tiempo llamados sprints.
- Kanban: prioriza el esfuerzo continuo para mejorar un producto o servicio de forma incremental.
2. Cascada
También conocida como tradicional, sigue un conjunto secuencial de tareas para producir un entregable final. Por esa razón es adecuada en proyectos con solo un entregable grande, pero no muy flexible para proyectos que requieren cambio o tienen tareas pendientes.
Este método es útil para una planificación y organización estrictas, así como un alto control del proyecto. Sin embargo, puede dificultar la adaptación a eventos inesperados o cambios en el alcance del proyecto y es probable que aumente el tiempo, los recursos y los costos del proyecto.
Implementar flujos de trabajo es un paso hacia el éxito
Como ves, los flujos de trabajo son esenciales para el éxito de cualquier empresa, ya que permiten una mejor organización y coordinación de tareas.
Al adoptar una metodología efectiva en la gestión de flujos de trabajo, tu empresa puede optimizar sus procesos y aumentar la eficiencia de sus equipos de trabajo.
Una herramienta útil para este propósito es Checklist Fácil, ya que permite a las empresas crear flujos de trabajo personalizados y automatizados, permitiéndoles simplificar la gestión de proyectos y aumentar la productividad.
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