El software de gestión se ha convertido en un elemento indispensable para las empresas que buscan una mayor eficiencia. A través de él, es posible automatizar y optimizar una serie de procesos internos. De esta manera, los empresarios y gerentes pueden reducir costos y aumentar la productividad.
Una organización está formada por una serie de actividades y rutinas que se deben realizar para lograr los resultados esperados. Sin embargo, algunos trabajos repetitivos acaban quitando mucho tiempo a los empleados y, en consecuencia, haciendo con que su potencial intelectual y creativo no sean aprovechados al máximo.
Es en este escenario donde el software de gestión surge como un gran aliado. Al final, su objetivo principal es facilitar la planificación, administración, operación y medición de una empresa en su conjunto. ¿Quieres saber más sobre esta herramienta? ¡Quédate con nosotros!
Podrás leer en este artículo:
¿Qué es un software de gestión?
El software de gestión es una herramienta que ayuda a organizar actividades y documentos. Su enfoque es automatizar tantos procesos como sea posible, ofreciendo, de esta forma, una visión más amplia del negocio, además de un control total sobre los procedimientos internos.
La aplicación puede adoptar la forma de un sistema instalado en la computadora o una versión más actual, que opera íntegramente en la nube. El acceso se realiza en línea a través de registro con login y contraseña. Dado que no requiere almacenamiento local, esta opción se ha convertido en la más solicitada.
Con un software de gestión, evitas una serie de errores y garantizas la integridad de la información, puesto que no se distribuirá en papel y planillas, que pueden borrarse y perderse fácilmente.
En consecuencia, el software genera un impacto positivo en los resultados de la empresa, dado que, al proporcionar un acceso rápido a los datos, la toma de decisiones se vuelve más precisa.
¿Qué procesos se pueden optimizar con un software de gestión?
Esta solución puede ser utilizada por diferentes sectores de la empresa. Sin embargo, hay algunos procesos específicos que tienden a beneficiarse más de su uso. Son ellos:
Control financiero
Un sistema de gestión adecuado permite controlar el flujo de caja, las cuentas por pagar y por cobrar. También realiza proyecciones, monitorea indicadores y genera diferentes informes, que contribuyen a la toma de decisiones sobre presupuestos y nuevas inversiones.
Toda la información es revisada y actualizada de forma permanente, lo que garantiza más seguridad y fiabilidad en el análisis de los datos.
Identificación de tendencias
Con la información y los indicadores constantemente actualizados, todos pueden identificar tendencias positivas o negativas y, así, tomar medidas inmediatas en la planificación de nuevas acciones.
Las variaciones pueden señalar, por ejemplo, el progreso de los competidores, la adecuación o inadecuación de los precios, el surgimiento de nuevas demandas o cambios en el panorama económico. De esta manera, la planificación estratégica adquiere una base aún más sólida.
Mejora continua
El software de gestión también puede realizar el análisis SWOT, una metodología reconocida orientada a evaluar los riesgos y alternativas que afectan el negocio.
SWOT es el acrónimo de strengths (fuerzas), weaknesses (debilidades), opportunities (oportunidades) y threats (amenazas). Con él, es más fácil establecer una visión sistémica de toda la operación y, así, promover mejoras continuas.
Rendimiento del equipo
Otra posibilidad de optimización que brinda la tecnología está relacionada con la gestión de las tareas del equipo. Con ella, el líder puede supervisar las actividades, calendarios, agendas, plazos, temas pendientes y metas de todos los miembros del equipo.
De esta forma, es posible evitar emergencias, imprevistos, retrasos y dilación, optimizando así el desempeño de los profesionales.
Viabilidad de nuevos proyectos
La innovación es fundamental para mantenerse competitivo en el mercado. Sin embargo, es necesario evaluar con cuidado la viabilidad de nuevas ideas.
Mediante un análisis integral de oportunidades, es posible realizar esta verificación de manera ágil, considerando los beneficios para el cliente, la aceptación del público objetivo y la rentabilidad, entre otros factores.
De esta forma, el empresario puede estudiar con mayor profundidad cada propuesta, desperdicios y pérdidas en el futuro.
Diagnósticos
El seguimiento de los KPI (Key Performance Indicators) y de los resultados generales también puede optimizarse a través del software de gestión.
Al aplicar checklists específicos, los gerentes pueden supervisar la evolución de ciertos procesos. Además, es posible identificar cuellos de botella y áreas de mejora de manera eficiente, eliminando la necesidad de utilizar planillas y registros manuales.
Esta práctica permite abordar desviaciones y mejorar el rendimiento corporativo de manera sistemática., comienza a corregir desviaciones y potenciar el rendimiento corporativo de manera sistémica.
¿Cuáles son los tipos principales de sistemas de gestión empresarial?
Varios procesos pueden ser optimizados con esta tecnología y, para atender las demandas de manera más específica, existen sistemas de gestión enfocados en algunas áreas. A continuación, conoce los principales tipos de sistemas disponibles en el mercado:
Sistema de gestión integrado (SGI)
Un Sistema de Gestión Integrado (SGI) unifica diversos procesos y sectores dentro de una organización. Su objetivo es optimizar la eficiencia operativa de la gestión y mejorar la comunicación entre las áreas, logrando esto al conectar todas las áreas de la empresa en un solo software.
Este tipo de sistema ofrece muchos beneficios, como la reducción de costos y errores en los datos. Después de todo, toda la información se registra en la misma plataforma. Además, el uso de un SGI evita la duplicación de esfuerzos y simplifica los procesos de gestión.
Sistema de gestión de operaciones (SGO)
Mientras que el SGI se enfoca en la gestión empresarial, el SGO (Sistema de Gestión de Operaciones) se enfoca en la operación en sí misma. Con el objetivo de mejorar la producción, optimizar el uso de recursos y garantizar eficiencia y calidad en la entrega de productos o servicios, el SGO se concentra en la efectividad de los procesos operativos.
Ampliamente utilizado en industrias, herramientas relacionadas con la optimización de la producción, como Lean Manufacturing y Six Sigma, son comúnmente incorporadas en un SGO.
Sistema de gestión logística
Los sistemas de gestión logística se enfocan en administrar la cadena de suministro de principio a fin, integrando procesos como transporte, recepción, almacenamiento y distribución. Las funcionalidades incluyen la planificación de rutas, control de mantenimiento de flota y de horarios de conductores, auditoría de carga y recepción de artículos, rastreo, gestión de almacenamiento, logística inversa, etc.
Sistema de gestión de inventario
Muy utilizado por el comercio minorista y las industrias, este tipo de sistema se concentra únicamente en una parte de la cadena de suministro: el inventario. Buscando proporcionar una gestión efectiva de los productos de la empresa, el sistema abarca el control de entrada y salida de artículos, generación de inventarios, análisis de niveles de inventario ideales, pronóstico de demanda, etc.
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Sistema de calidad
Un sistema de calidad implica la creación, implementación y seguimiento de normas y prácticas de gestión de la calidad de productos y servicios. A través de él, se llevan a cabo auditorías, gestión de no conformidades, control de documentación, análisis de indicadores, gestión de riesgos, integración con normas y certificaciones, entre otros aspectos.
Sistema de gestión de personas
Utilizado sobre todo por gerentes y el área de recursos humanos, un sistema de gestión de personas incluye procesos de reclutamiento y selección, capacitación y desarrollo, gestión de talentos y evaluaciones de rendimiento, además de rutinas como nómina y programación de vacaciones.
Sistema de gestión ambiental
Este tipo de sistema busca asegurar que las prácticas de la empresa estén alineadas con normativas ambientales y sostenibles, algo de gran importancia no solo debido a la existencia de diversas regulaciones en este ámbito, sino también por la creciente tendencia de ESG.
Las funcionalidades incluyen monitoreo de emisiones, gestión de residuos, evaluaciones de impacto ambiental, auditoría de cumplimiento con normativas e implementación de prácticas ecoeficientes.
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Software de gestión financiera
Este es uno de los tipos de sistemas más comunes en el mercado y se enfoca en el control y análisis de las finanzas de la empresa. Incluye, por ejemplo, gestión de cuentas por pagar y por cobrar, contabilidad, emisión de facturas, análisis y pronósticos financieros, flujo de efectivo, informes y gestión de presupuestos.
Sistema de gestión comercial
Los sistemas de gestión comercial están centrados en todos los procesos relacionados con las ventas. Algunos ejemplos de funcionalidades son el control de pedidos, automatización de ventas, gestión de clientes, análisis e informes de resultados.
Software de gestión de proyectos
Utilizadas por diferentes segmentos y áreas de las empresas, son utilizados para planificar, monitorear y controlar la evolución de los proyectos y sus actividades. Ofrecen gestión de tareas, calendarios, presupuestos, conexión entre los equipos, etc.
CRM (Customer Relationship Management)
La sigla CRM significa Gestión de la Relación con el Cliente, en español. O sea, es un sistema centrado específicamente en la gestión de relaciones con clientes y posibles consumidores.
A través de un sistema de CRM, la empresa administra contactos, mantiene un historial de interacciones, automatiza comunicaciones y ventas, analiza datos relacionados con el público, entre otras actividades.
¿Cuáles son los mejores programas de gestión empresarial?
Como has visto, hay docenas de tipos de sistemas que atienden diversas áreas y aplicaciones dentro de las empresas.
A continuación, vas a conocer una serie de programas de gestión de diferentes tipos para facilitar tu comprensión y búsqueda. ¡Échale un vistazo!
Checklist Fácil
Líder en checklists digitales en Latinoamérica, el Checklist Fácil puede ser utilizado para el control y gestión de cualquier actividad o proceso.
En resumen, los checklists son listas de temas e ítems que deben ser ejecutados o auditados, que puedes utilizar en diversas aplicaciones: control de calidad, seguridad laboral, producción industrial, inventario, proyectos, logística y gestión ambiental, entre otros ejemplos.
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Trello
Trello es una herramienta de gestión de proyectos, cuya interfaz está organizada en cuadros, listados y tarjetas. A través de él, es posible gestionar todo lo que está relacionado con una tarea dentro de un proyecto, ya sea su status, plazo, sub actividades o encargados, por ejemplo.
Qulture.Rocks
Qulture.Rocks es un sistema de gestión del rendimiento de los empleados. Ofrece funcionalidades como gestión de objetivos y OKR, plan de desarrollo individual, feedbacks y evaluación del rendimiento.
RD Station
El RD Station CRM presenta funciones de funnel y automatización de ventas, gestión de equipos y más. Además del CRM, el software ofrece soluciones de marketing digital, atención al cliente e inteligencia artificial.
Principales ventajas de utilizar un software de gestión
El principal beneficio de un software de gestión es la automatización de tareas, que previamente consumían gran parte del tiempo de gerentes y empleados
Otro punto a destacar es la centralización del flujo y acceso a la información interna, que mejora la comunicación entre sectores y simplifica el monitoreo de procesos.
En suma, hay más inteligencia para la gestión del negocio y una mayor optimización de estrategias y, en consecuencia, una mejora en el rendimiento general de la empresa.
Consulta a continuación las principales ventajas de adoptar esta solución:
1. Optimiza el tiempo
Con el software de gestión, el tiempo de trabajo en su empresa se vuelve más productivo. Esto se debe a que gran parte de la gestión y la operación están automatizadas.
Y más: la información está centralizada en una única plataforma. Es decir, el formateo, emisión y almacenamiento de informes, planillas, notas y documentos están todos integrados en el sistema.
Por lo tanto, no es necesario utilizar papeles o moverse entre diferentes áreas para recopilar datos.
2. Reduce los errores manuales
A medida que el trabajo se automatiza, hay menos riesgo de fallas manuales, como:
- Entradas de registros duplicadas;
- Errores de cálculo en la creación de gráficos e informes de rendimiento.
Literalmente, podemos decir que los cuadernos, calculadoras y extensas planillas en Excel son cosas que estarán cada vez más en el pasado. El software de gestión facilita y aporta más agilidad e inteligencia a la administración de tu negocio.
3. Disminuye los costos operativos
Al contrario de lo que mucha gente piensa, la implementación de un software de gestión no es cara. Sobre todo porque la mayoría de estos sistemas funcionan en la nube, lo que elimina el uso de servidores y reduce los costos para los proveedores.
A medio y largo plazo, tu empresa también empieza a ahorrar en el uso de papel. Además, existe un mayor aprovechamiento del tiempo por parte de tus empleados. Por no hablar de un mejor control del gasto, ya que todos los movimientos financieros pueden ser monitoreados por la herramienta.
4. Integra los sectores de la empresa
Otra ventaja de los sistemas de gestión es su amplitud. En una misma plataforma, es posible integrar los diferentes departamentos de una empresa, tales como:
- Financiero;
- Ventas;
- Marketing;
- Transporte y logística;
- Recursos humanos, entre otros.
En la práctica, esto significa que los datos financieros se pueden compartir con otros sectores, sin la necesidad de que alguien se los envíe por correo electrónico, por ejemplo.
5. Aporta más seguridad a tus datos
El almacenamiento y actualización de la información está asegurado, ya que el sistema realiza backups automáticos. Esto ofrece más seguridad al eliminar las preocupaciones sobre la pérdida de datos.
Estas pérdidas suelen ocurrir debido a incendios, inundaciones y otros problemas que resultan de la retención de discos duros, servidores físicos y papeles. Es decir, las pérdidas dejan de existir cuando se automatiza la gestión.
Además, solo las personas autorizadas, con login y contraseña, tienen acceso a los archivos contenidos en la plataforma, lo que garantiza esa seguridad extra.
¿Cómo elegir la mejor solución para tu empresa?
En el mercado, existen algunas opciones de herramientas que automatizan la gestión de procesos. Sin embargo, es necesario poner atención a algunos detalles antes de cerrar una asociación con cualquier proveedor.
Vale la pena hacer una búsqueda sobre sus clientes actuales, buscando referencias, por ejemplo.
Otro punto a ser considerado es el compromiso con el servicio al cliente y la resolución de problemas adoptados. Es importante comprobar cómo funciona el soporte técnico, incluso el tiempo de respuesta y la disponibilidad de los técnicos. Al fin y al cabo, es normal que surjan dudas y dificultades y para eso es fundamental contar con alguien en quien confiar.
También vale verificar si el software tiene:
- Interfaz personalizada;
- Actualización en tiempo real;
- Posibilidad de insertar imágenes, documentos u otro tipo de archivo.
Además, pregunta al proveedor del software de gestión si cumple con leyes de protección a datos. Esto porque tratarás con datos estratégicos y es importante asegurarte de que estén seguros.
Qué tal, ¿te gustó nuestra publicación de hoy? ¡Si deseas saber más sobre los beneficios de un sistema de checklists de procesos, contáctanos!
