Qué beneficios ofrece el software de gestión a las empresas

Con un software de gestión es posible automatizar y optimizar una serie de procesos internos. Por lo tanto, aumenta la productividad de los equipos, lo que influye directamente en los resultados de la empresa. ¿Quieres conocer las ventajas de utilizar esta tecnología en tu negocio? ¡Siga con nosotros!

Tempo de leitura: 5 minutos
Qué beneficios ofrece el software de gestión a las empresas

El software de gestión se ha convertido en un elemento indispensable para las empresas que buscan una mayor eficiencia. A través de él, es posible automatizar y optimizar una serie de procesos internos. Por lo tanto, los empresarios y gerentes pueden reducir costos y aumentar la productividad.

Una organización está formada por una serie de actividades y rutinas que se deben realizar para lograr los resultados esperados. Sin embargo, algunos trabajos repetitivos acaban quitando mucho tiempo a los empleados. Por lo tanto, asegurándose de que su potencial intelectual y creativo no se explote al máximo.

Es en este escenario donde el software de gestión surge como un gran aliado. Su objetivo principal es facilitar la planificación, administración, operación y medición de una empresa en su conjunto. ¿Quieres saber más sobre esta herramienta? ¡Quédate con nosotros!

¿Qué es un software de gestión?

El software de gestión es una herramienta de gestión que ayuda a organizar actividades y documentos. Su intención es automatizar tantos procesos como sea posible. De esta forma, ofrecer una visión más amplia del negocio, además de un control total sobre los procedimientos internos.

Puede venir en forma de un sistema instalado en la computadora o una versión más actual, que opera íntegramente en la nube. En este último caso, el acceso es online, mediante un registro con login y contraseña. Y, como no requiere espacio de almacenamiento propio, ya es el formato más buscado.

Con un software de gestión, evitas una serie de errores y además garantizas la integridad de la información. No se distribuirán en papel y planillas, que pueden borrarse y perderse fácilmente.

En consecuencia, tiene un impacto positivo en los resultados de la empresa. Dado que, al proporcionar un acceso rápido a los datos, la toma de decisiones se vuelve más precisa.

¿Qué procesos se pueden optimizar con un software de gestión?

Esta solución puede ser utilizada por diferentes sectores de la empresa. Sin embargo, hay algunos procesos específicos que tienden a beneficiarse más de su uso. Son ellos: 

Control financiero

Un sistema de gestión adecuado permite controlar el flujo de caja, las cuentas por pagar y por cobrar. También realiza proyecciones, monitorea indicadores y genera diferentes informes, que contribuyen a la toma de decisiones sobre presupuestos y nuevas inversiones.

Toda la información se revisa y actualiza permanentemente. Lo que garantiza más seguridad y fiabilidad en el análisis de los datos.

Identificación de tendencias

Con información e indicadores siempre actualizados, todos pueden reconocer tendencias positivas o negativas. Y, así, actuar de forma inmediata en la planificación de nuevas acciones.

Las fluctuaciones pueden señalar, por ejemplo, el avance de los competidores, la composición correcta o incorrecta de los precios, la aparición de nuevas demandas o cambios en el escenario económico. De esta manera, la planificación estratégica adquiere una base aún más sólida.

Mejora continua

El software de gestión también puede realizar el análisis SWOT. Es una metodología reconocida orientada a evaluar los riesgos y alternativas que rodean al negocio.

SWOT es el acrónimo de strengths (fuerzas), weaknesses (debilidades), opportunities (oportunidades) y threats (amenazas). Con él, es más fácil establecer una visión sistémica de toda la operación y, así, promover mejoras continuas.

Rendimiento del equipo

Otra posibilidad de optimización que trae la tecnología está relacionada con la gestión de las tareas del equipo. Con él, el líder puede supervisar las actividades, calendarios, agendas, plazos, asuntos pendientes y metas de todos los miembros del equipo.

De esta forma, es posible evitar emergencias, imprevistos, retrasos y dilación. Optimizando así el desempeño de los profesionales.

Viabilidad de nuevos proyectos

La innovación es fundamental para sobrevivir en el mercado. Sin embargo, es necesario evaluar cuidadosamente la viabilidad de nuevas ideas.

Con el análisis 360º de oportunidades, es posible realizar esta verificación de manera rápida, considerando los beneficios para el cliente, la aceptación del público objetivo y la rentabilidad, entre otros aspectos.

De esta forma, el emprendedor puede estudiar mejor cada propuesta, evitando futuros desperdicios y pérdidas.

Diagnósticos

El monitoreo de los KPIs (Key Performance Indicators) y los resultados generales también se pueden optimizar a través del software de gestión. 

Con checklists específicos, el gerente puede conocer la evolución de ciertos procesos. Además, es capaz de localizar problemas y puntos que se deben mejorar de manera eficiente, eliminando planillas y registros manuales.

Con esto, comienza a corregir desviaciones y apalancar el desempeño corporativo de manera sistémica.

Principales ventajas de utilizar un software de gestión

El principal beneficio de un software de gestión es la automatización de tareas, que solía llevar mucho tiempo a los gerentes y empleados. 

Otro punto a destacar es la centralización del flujo y acceso a la información interna, que mejora la comunicación entre sectores y simplifica el monitoreo de procesos. 

En definitiva, hay más inteligencia para la gestión del negocio y una mayor optimización de estrategias. En consecuencia, promueve una mejora en el desempeño general de la empresa.

Consulta las principales ventajas de tener esta solución:

1. Optimiza el tiempo

Con el software de gestión, el tiempo de trabajo en su empresa se vuelve más productivo. Esto se debe a que gran parte de la gestión y la operación están automatizadas. 

Además, la información está centralizada en una única plataforma. Es decir, el formateo, emisión y almacenamiento de informes, planillas, notas y documentos están integrados en el sistema.

Por lo tanto, no es necesario utilizar papeles o moverse entre diferentes áreas para recopilar datos. 

2. Reduce los errores manuales

A medida que el trabajo se automatiza, hay menos riesgo de fallas manuales, como:

  • Entradas de registros duplicadas;
  • Errores de cálculo en la creación de gráficos e informes de rendimiento.

Literalmente, podemos decir que los cuadernos, calculadoras y extensas planillas en Excel son cosas que estarán cada vez más en el pasado. El software de gestión facilita y aporta más agilidad e inteligencia a la administración de tu negocio.

3. Disminuye los costos operativos

Al contrario de lo que mucha gente piensa, la implementación de software de gestión no es cara. Sobre todo porque la mayoría de estos sistemas funcionan en la nube, lo que elimina el uso de servidores y reduce los costos para los proveedores.

A medio y largo plazo, tu empresa también empieza a ahorrar en el uso de papel. Además, existe un mayor aprovechamiento del tiempo por parte de tus funcionarios. Por no hablar de un mejor control del gasto, ya que todos los movimientos financieros pueden ser monitoreados por la herramienta.

4. Integra sectores de la empresa

Otra ventaja de los sistemas de gestión es su amplitud. En una misma plataforma, es posible integrar los diferentes departamentos de una empresa, tales como: 

  • Financiero;
  • Ventas;
  • Marketing;
  • Transporte y logística;
  • Recursos humanos, entre otros. 

En la práctica, esto significa que los datos financieros se pueden compartir con otros sectores. Sin necesidad de que alguien los envíe por correo electrónico, por ejemplo.

5. Aporta más seguridad a tus datos

El almacenamiento y actualización de la información está garantizado, ya que el sistema realiza backups automáticas. Esto proporciona mucha más seguridad ya que elimina las preocupaciones sobre la pérdida de datos. 

Estas pérdidas suelen ocurrir debido a incendios, inundaciones y otros problemas que resultan de la retención de discos duros, servidores físicos y papeles. Es decir, dejan de existir cuando se automatiza la gestión.

Además, solo las personas autorizadas, con login y contraseña, tienen acceso a los archivos contenidos en la plataforma. Lo que garantiza esa seguridad extra.

¿Cómo elegir la mejor solución para tu empresa?

En el mercado existen algunas opciones de herramientas que automatizan la gestión de procesos. Sin embargo, es necesario prestar atención a algunos detalles antes de cerrar una asociación con cualquier proveedor.

Es relevante hacer una encuesta sobre tus clientes actuales, buscando referencias, por ejemplo.

Otro punto significativo es el compromiso con el servicio al cliente y la resolución de problemas. Es importante comprobar cómo funciona el soporte técnico, incluido el tiempo de respuesta y el tiempo de disponibilidad de los técnicos. Es normal que a diario surjan dudas y dificultades, y es fundamental contar con alguien en quien confiar.

También verifique si el software tiene:

  • Interfaz personalizada;
  • Actualización en tiempo real;
  • Posibilidad de insertar imágenes, documentos u otro tipo de archivo.

Además, pregunte al proveedor del software de gestión si cumple con la Ley General de Protección de Datos (LGPD). Tratará con datos estratégicos y es importante asegurarse de que estén seguros.Entonces, ¿te gustó nuestra publicación de hoy? ¡Si deseas saber más sobre los beneficios de un sistema de checklists de procesos, contáctenos!

Escribo contenido para ayudar a las empresas a lograr la estandarización de los procesos mediante la gestión de no conformidades: hacer que las empresas sean más eficientes y los empleados más felices 🙂
Luciana Silva

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