Gestión de inventario: qué es y cómo mejorarla

Actualizado: 28 de março de 2023
Tiempo de leer: 5 minutos

La gestión de inventario es una de las áreas más importantes en cualquier negocio, pues esta es una tarea crucial que puede afectar directamente las operaciones de una empresa, y por consiguiente, su rentabilidad.

Asimismo, cuando hablamos de gestión de inventarios, nos referimos a un conjunto de actividades que logran proporcionar una amplia base de datos sobre el control de inventario de una organización.

Su objetivo principal es tener el producto específico disponible de forma organizada y en el momento adecuado. Es por esto que se debe tener una visualización del inventario en tiempo real, pues con esta información se podrá saber cuándo se debe hacer una reposición de materias primas o productos necesarios para el funcionamiento continuo del negocio.

Pero, ¿sabes que es la gestión de inventario? ¿conoces su funcionamiento y la importancia que tiene para la productividad de una empresa? ¡Quédate con nosotros! En este artículo te explicaremos todo con detalles.

¿Qué es la gestión de inventarios?

La gestión de inventario no es más que el proceso de supervisar y controlar las materias primas y productos de una empresa, desde el momento en que ingresan hasta el momento en que son procesados durante la producción o son vendidos al cliente final.

Por ello, la gestión de inventario implica conocer la cantidad de inventario disponible, su ubicación, valor, rotación, entre otros. Todo esto con el fin de mantener el correcto funcionamiento de la empresa.

¿Por qué es importante la gestión de inventarios?

En primer lugar, la gestión de inventario es importante porque ayuda a evitar sobreproducciones innecesarias, así como también la falta de inventario y la pérdida de ventas.

De este modo, si una empresa tiene exceso de inventario, esto puede ocasionar costos innecesarios por almacenamiento y otros gastos relacionados. Por otro lado, los quiebres de inventarios pueden resultar en pérdida de ventas y una mala experiencia para el cliente.

Beneficios de una gestión de inventarios eficiente

Una administración de inventarios eficiente trae un sinfín de beneficios a la empresa. Entre ellos podemos destacar la reducción de costos por almacenamiento y producción, un mejor flujo de caja y sobre todo las mejoras en el servicio al cliente. Del mismo modo, ayuda a la identificación de oportunidades de mejora en el proceso de producción.

¿Cómo funciona la gestión de inventarios?

La gestión de inventario hace un seguimiento crítico del inventario desde el momento en que se fabrica hasta que pasa a las bodegas de almacenaje, y desde estas instalaciones hasta los puntos de ventas. Su funcionamiento se basa en el control constante de los niveles de inventario de un negocio. 

Asimismo, la gestión de inventarios se puede realizar de varias maneras. Una de ellas es mediante el uso de una plataforma de checklist que permita llevar un registro detallado del inventario. Otra manera es mediante la implementación de un sistema de registro de entradas y salidas de la empresa para llevar un control más detallado.

Estas son los pasos a seguir para una gestión de inventario eficiente:

  • Realizar un inventario inicial: es fundamental que se realice un inventario inicial que permita conocer con precisión la cantidad de productos existentes en el almacén.
  • Registro de entradas y salidas de productos: es uno de los aspectos más importantes de la gestión de inventarios. Esto implica el seguimiento constante de los productos que se compran o producen, así como de los productos que se venden o se utilizan en el proceso de producción.
  • Seguimiento de los niveles de inventarios: en esta parte del proceso se monitorean regularmente los niveles de inventario para asegurarse de que la empresa tenga suficientes productos para satisfacer la demanda del mercado, pero también para evitar tener un exceso de inventario.
  • Establecimiento de niveles mínimos y máximos de inventario: estos niveles son necesarios para garantizar que la empresa tenga el inventario suficiente en todo momento. Estos niveles se basan en la demanda del mercado, los tiempos de entrega de los proveedores y otros factores relevantes.
  • Análisis de rotación de inventario: para que la empresa haga un uso eficiente de su inventario, es necesario medir la cantidad de veces que se vende o utiliza un producto en un tiempo determinado.
  • Identificar oportunidades de mejora: la gestión de inventario también implica la identificación de oportunidades de mejora en el proceso. Esto puede incluir la identificación de productos con baja rotación, la revisión de los tiempos de entrega de los proveedores y otros aspectos que impactan la productividad de la empresa.

En este sentido, para realizar una eficiente gestión de inventario es esencial tener un equipo responsable, capacitado y consciente de la importancia de la tarea. También se deben tomar en cuenta los errores comunes en la administración del tiempo del equipo, y planificar de forma eficiente los procesos de producción.

Ahora bien, como ya te hemos mencionado en los párrafos anteriores, la gestión de inventario es un proceso continuo de seguimiento y control sobre los niveles de inventarios, para mantener la cantidad suficiente que exige la demanda del mercado, sin caer en excesos de inventario o pérdidas por robo o averías.

Con lo anterior en mente, gracias a la globalización y los avances en la tecnología, la gestión de inventarios está evolucionando de forma radical, ya que es posible realizar toda esta labor a través de softwares que ayudan a la gestión de inventario de forma óptima y eficiente.

Por ello, ¡te invitamos a que continúes leyendo hasta el final! Ahora hablaremos de cómo la tecnología puede ayudar en la gestión de inventarios.

¿Cómo la tecnología puede ayudar en la gestión de inventarios?

Son miles las formas en que la tecnología puede ayudar en la gestión de inventarios. Una de ellas es a través del uso de softwares especializados, que pueden automatizar gran parte de los procesos involucrados en la administración de inventarios, reduciendo los errores humanos y mejorando la precisión de los registros.

Además, la tecnología puede proporcionar estrategias óptimas para el análisis de datos, con el fin de identificar patrones en el comportamiento de la demanda y ajustar los niveles de inventario en consecuencia.

Otro ejemplo de cómo la tecnología puede ayudar en la gestión de inventarios es mediante el uso de etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID). Estas etiquetas permiten el seguimiento automático del inventario en tiempo real, lo que reduce la necesidad de recopilar datos manualmente y mejorar la precisión, manteniendo los registros actualizados en tiempo real.

La tecnología también puede ayudar en la prevención de pérdidas. Con la implementación de sistemas de vigilancia y seguridad, se puede reducir el riesgo de robos y pérdidas de inventario. Además, los sistemas de monitoreo pueden alertar a los encargados de la gestión de inventarios, permitiendo una respuesta inmediata y la recuperación de los productos perdidos.

En este sentido, la tecnología puede desempeñar un papel importante en la gestión de inventario, debido a la complejidad de sus procesos y la creciente necesidad en las empresas de ser más eficientes y competitivas.

Su importancia se establece en la posibilidad de reducir los costos de la empresa, mejorar la toma de decisiones, prevención de pérdidas y el aumento en la satisfacción del cliente, contribuyendo de forma general en la eficiencia y optimización de las empresas en un mercado cada vez más exigente

¡Aprende a gestionar tu inventario y transforma la eficiencia operativa de tu empresa!

Ahora tienes lo necesario para implementar una adecuada gestión de inventario en tu empresa, además de que ya sabes cómo apoyarte en la tecnología para ser más eficiente y competitivo.

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Rafael Zambelli

El director Ejecutivo y Co-fundador de Checklist Fácil, Rafael, es Licenciado en Administración de Empresas por la UFRGS - Universidad Federal de Rio Grande do Sul - y Magíster en Gestión de la Información por la PUC-RS. Antes de convertirse en empresario, también trabajó en empresas como Dell y Vonpar.

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