Un mejor control de entradas y salidas de almacén ayuda a ser más ágiles y eficientes, a fin de incrementar la productividad del negocio. Es muy importante disponer de un sistema para controlar el acceso al almacén, pues así se evitarán errores o incidencias de stock.
Este tipo de control permitirá conocer quién y cuándo accedió al almacén, y otorgar permisos de acceso a personas que estén autorizadas, incrementando las medidas de seguridad y control de todo el sistema logístico y de almacenaje de la empresa.
Cómo mantener el control de un almacén
Son muchos los aspectos importantes para poder tener un control eficiente de entradas y salidas. Se debe contar con los mejores sistemas, las mejores herramientas y el personal para que la gestión ágil del almacén sea un elemento diferenciador para la empresa.
Los principales factores a tener en cuenta para un buen control de almacén son:
Realizar inventarios
Es la mejor forma de controlar los productos que se encuentran en almacenaje. Se trata de un conteo visual de toda la mercancía disponible para compararla con la que se encuentra registrada en el software o programa de almacén y el realizar inventarios precisos y periódicos permitirá evitar pérdidas al negocio.
Sistema de almacenaje
Se debe tomar en cuenta el espacio disponible, las características y cantidad de productos a almacenar, teniendo ubicadas estas características, se podrá elegir el mejor sistema de almacenaje que proporcione mayores beneficios a la empresa.
Clasificación de los productos
A fin de realizar una gestión de pedidos rápida y eficiente es importante contar con un sistema de clasificación adecuado para ordenar o agrupar la mercancía por una serie de criterios como pueden ser el peso, el tamaño y la forma.
Costos de almacenaje
Esto se genera por la maquinaria de transporte y su mantenimiento, gastos de personal, gastos de suministros, renta de locales, y muchos otros gastos asociados. Es importante conocer el precio del almacenaje para optimizarlo y reducirlo en la medida de lo posible.
Tipos de productos
Dependerá de la rotación de los artículos es un punto fundamental para una gestión eficiente del almacén. El control de las entradas y salidas de un almacén teniendo en cuenta si un producto tiene alta o baja rotación es fundamental para optimizar el stock de cada artículo.
Checklist Fácil, te permitirá optimizar aspectos como el espacio, el tiempo necesario para las distintas tareas de almacenaje, ahorro de tareas administrativas y el ajuste de los recursos en capital humano necesarios, así como una gestión eficiente de los pedidos permitirá a la empresa ser más competitiva y adaptarse fácilmente a picos de demanda o cambios en el mercado.
Controla un almacén correctamente
Llevar un control efectivo es un proceso complejo que necesita de una planificación y el uso de las mejores herramientas para automatizar procesos y conseguir una visión en tiempo real de lo que ocurre en el almacén.
1. Optimizar el entorno de trabajo
Sin duda uno de los mejores consejos para mejorar la gestión de un almacén es optimizar el entorno de trabajo. Para ello es necesario hacer un estudio y análisis previo que permita limitar los trayectos y distribución de los productos en las estanterías.
Invertir en tecnología es otro factor necesario para crear un entorno de trabajo eficiente. El software como Checklist Fácil es importante para poder agilizar todos los procesos de almacenaje y tener un control en tiempo real de las mercancías. También puede utilizarse un cuadro de mandos que incluya métricas y KPI’s prioritarios del almacén como recepciones por hora, día, semana y meses.
2. Control de entradas y salidas
Un almacén debe evitar el acceso de todo personal no autorizado para así minimizar muchos riesgos, como la interrupción de procesos de trabajo, el almacenaje incorrecto de mercancías, la sustracción de productos o material, o incluso la posibilidad de que se produzcan accidentes laborales.
Quedó atrás aquel tiempo en el que todo se manejaba con papeles y lápices. En la actualidad los almacenes de muchas empresas se encuentran dotados de equipos para gestionar de forma eficaz la entrada y salida de productos. Por eso es tan importante que los colaboradores estén capacitados para su uso. Con un sistema moderno como Checklist Fácil se obtendrán numerosos beneficios.
3. Formación del personal
El personal de un almacén debe contar con la formación adecuada para poder realizar sus tareas de forma más rápida, eficiente y con las máximas medidas de seguridad.
Es importante invertir en la capacitación del personal en materias como la seguridad, el manejo de máquinas y herramientas, así como el manejo del software que se utilice.
La formación del personal es un pilar básico en la prevención de riesgos laborales de un almacén.
4. Dirigir en tiempo real
El responsable del control de almacén deberá mantenerse al tanto de todo lo que suceda en el interior de este y tomar las decisiones sobre el terreno laboral. No puede perder el tiempo ya que los mercados son móviles y en muchas ocasiones se requiere de la intervención de un director de almacén para sacar provecho de cualquier situación. Ya sea para aumentar las existencias o para apostar por una nueva estrategia en el negocio.
5. Delimitar las áreas de trabajo
Contar con una distribución eficiente de las distintas zonas del almacén permitirá un mayor flujo de trabajo. Las principales zonas que deben delimitarse son:
- Zonas de picking: priorizar la zona de preparación de pedidos para que estén disponibles para el transporte lo antes posible, a fin de llegar al cliente de forma rápida.
- Áreas de llegada y salida: delimitar correctamente cuáles son las zonas de carga y descarga de mercancías. Se debe proporcionar el espacio y herramientas para realizar estos procesos de forma rápida y segura.
- Áreas de sobrestock: para almacenar la mercancía que no será utilizada de forma inmediata, las cuales deben estar en zonas más alejadas o de difícil acceso.
Para poder delimitar las áreas de trabajo de un almacén y poder optimizar al máximo los procesos y espacio de almacenaje, es necesario evaluar el almacén, los pedidos que se realizan y la estrategia logística que se aplica.
6. Priorizar productos de alta rotación
Los productos con una alta rotación deben contar con un tratamiento especial pues son los que mayor trabajo generan. Con una correcta gestión de los productos con alta rotación se conseguirá:
- Agilizar el picking o preparación de pedidos.
- Evitar que los artículos queden en stock cero.
- Evitar errores de almacenaje, por ejemplo, los productos que salen no son los primeros que entraron.
- Poder afrontar periodos de alta demanda, por ejemplo, cuando hay campañas.
Los productos de alta rotación deben estar almacenados en una situación estratégica dentro del almacén. Debe ser un lugar cercano a la zona de entrada de mercancías para conseguir almacenarlos en el menor tiempo posible, pero también cercana a la zona de preparado de productos (embalaje y envío) para que puedan ser enviados lo antes posible a los clientes.
7. Considera el cross docking
El cross docking es una técnica por la cual los productos que entran al almacén permanecen el menor tiempo posible, incluso pasando directamente a ser preparados para su envío a los clientes.
Al contar con este sistema, el nivel de agilidad del almacén se dispara, el espacio de almacenamiento se optimiza, las posibilidades de roturas, pérdidas o robos disminuyen, y los gastos de almacenaje son menores.
Hemos visto cómo gestionar la entrada y salida de producto de forma correcta, con una serie de recomendaciones al respecto. Con un mejor control se incrementarán las medidas de seguridad del mismo, a la vez que se evitarán errores y descontrol del stock.
8.Optimización del transporte de mercancías
El correcto control de almacén no solamente está limitado a gestionar la entrada y salida de existencias. Más allá de eso, es necesario que el experto del área pueda garantizar que estos llegarán al mercado en las condiciones adecuadas. Por eso es tan necesario enfatizar en el transporte y en la distribución de nuestros productos.
Ahora que ya sabes sobre la entrada y salida de producto de negocios y almacenes, además de entender el papel que la tecnología y su gestión pueden jugar en la operación en su conjunto, ¿qué tal conocer la herramienta que facilitará todo su seguimiento?
Programa una demostración del Checklist Fácil, herramienta líder en América Latina.
